7 bonnes pratiques pour la formation à distance en 2023

La formation à distance permet à votre entreprise de former efficacement ses employés, où qu'ils se trouvent. Cela peut bien fonctionner pour les employés de bureau qui travaillent à domicile et les employés de première ligne qui viennent rarement au bureau.

Alors que les sessions de formation traditionnelles en personne exigent que tout le monde soit au même endroit au même moment, les employés peuvent recevoir une formation à distance de n'importe où et souvent selon leur propre horaire.

La formation à distance a des exigences distinctes de la formation en personne. Cela doit être fait correctement afin que tous vos employés puissent être formés selon les mêmes normes.

Dans ce guide, nous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la formation à distance et mettons en évidence 7 bonnes pratiques pour la formation à distance.

Qu'est-ce que la formation à distance ?

La formation à distance est tout type de formation des employés qui a lieu en dehors des sessions en personne.

Presque toutes les communications numériques qui fournissent des compétences et des connaissances aux employés peuvent être qualifiées de formation à distance. Cela peut être aussi simple que d'envoyer un e-mail à un employé avec des conseils sur la façon de mener à bien un processus commercial. Cela peut aussi être aussi complexe que la conception d'un cours de formation vidéo en plusieurs parties.

Voici quelques exemples courants de formation à distance :

• Webinaires en direct
• Vidéos préenregistrées
• Cours de formation en ligne
• Groupes de discussion
• Supports de formation écrits
• Podcasts

Pourquoi la formation à distance est-elle importante ?

Traditionnellement, former les salariés, c'est les rassembler au même endroit au même moment. Cela peut être un processus coûteux et complexe, en particulier pour les grandes équipes. Les entreprises veulent tirer le meilleur parti de leur temps et de leur argent, et nombre d'entre elles organisent des sessions de formation en personne de plusieurs heures sur plusieurs sujets. En raison du temps et des coûts associés à la formation en personne, cela ne se produit généralement que périodiquement.

La formation à distance change tout cela. Les employés n'ont plus besoin d'être au même endroit pour suivre la formation. Ils n'ont pas non plus besoin de suivre de longs cours de formation qui pourraient les laisser se sentir dépassés.

Avec la formation à distance, vous pouvez organiser une session en direct via une audioconférence ou une vidéoconférence et les employés peuvent participer de n'importe où.

Mais les employés n'ont pas besoin d'être présents en même temps pour recevoir une formation à distance. Vous pouvez pré-enregistrer des vidéos et rendre d'autres supports de formation disponibles en ligne. Ensuite, les employés peuvent suivre la formation au moment qui leur convient le mieux.

De plus, la formation à distance facilite la prestation de formations continues afin que les compétences et les connaissances de vos travailleurs soient toujours pointues. Cela peut comprendre une formation d'intégration, une formation sur les derniers protocoles de sécurité et même une formation vidéo de 5 minutes sur la façon d'utiliser correctement certains équipements de travail.

Dans l'ensemble, la formation à distance est importante car elle est rentable , pratique pour vous et vos employés et aide à garder les travailleurs bien informés .

Votre entreprise a-t-elle besoin d'une formation à distance ?

La formation à distance est bénéfique pour toutes les entreprises, mais surtout pour celles qui emploient des travailleurs à distance . Cela inclut non seulement les employés de bureau qui travaillent à domicile, mais également les employés qui passent la plupart de leur temps sur le terrain.

Les entreprises ayant plusieurs bureaux peuvent également bénéficier d'une formation à distance. Sinon, ils devront peut-être organiser la même formation en personne dans chaque bureau, ce qui prend du temps et coûte cher.

Même les entreprises qui ont des équipes entièrement en personne peuvent bénéficier d'une formation à distance . Ces entreprises peuvent proposer des vidéos de formation préenregistrées ou des cours en ligne à leur rythme afin que les employés puissent recevoir une formation quand cela convient à leur emploi du temps. C'est plus productif que d'obliger les travailleurs à se présenter pour une formation en personne à des moments inopportuns.

Avantages de la formation à distance

La formation à distance offre un certain nombre d'avantages par rapport aux sessions de formation traditionnelles en face à face.

Il permet un apprentissage asynchrone

Premièrement, l'apprentissage à distance peut être asynchrone. Cela signifie que les employés peuvent suivre les mêmes sessions de formation à des moments différents. Des vidéos et des webinaires préenregistrés, des documents de formation en ligne et des feuilles de travail peuvent tous faire partie de cours de formation asynchrones.

L'apprentissage asynchrone est pratique pour les employés car ils peuvent faire correspondre leur horaire de formation à leur horaire de travail. C'est aussi pratique pour les gestionnaires. Vous n'aurez pas besoin de coordonner les horaires de plusieurs employés pour organiser une session de formation.

Il réduit les coûts de formation

La formation en personne vous oblige à rassembler tous vos employés en un seul endroit. Pour les entreprises ayant des employés dans d'autres villes ou même d'autres pays, cela peut coûter très cher.

De plus, les entreprises doivent normalement organiser des sessions de formation d'intégration individuelles pour chaque nouvel employé afin qu'il puisse obtenir la formation dont il a besoin. Organiser plusieurs fois la même formation en personne augmente vos coûts de formation globaux.

Avec la formation à distance, les employés peuvent suivre une formation de n'importe où. Vous pouvez également enregistrer des sessions de formation et rendre les vidéos disponibles en ligne pour que les nouvelles recrues puissent les consulter. Cela réduit la fréquence à laquelle vous devez organiser des sessions de formation en direct.

Vous pouvez répondre à différents styles d'apprentissage

Ce type de formation vous permet également de répondre aux besoins des employés ayant des styles d'apprentissage différents. Certains employés peuvent apprendre mieux en classe, tandis que d'autres peuvent mieux apprendre en regardant des vidéos ou en consultant des listes de contrôle téléchargeables.

Avec la formation à distance, vous pouvez proposer une formation dans plusieurs formats et permettre aux employés de choisir l'approche qui leur convient le mieux.

Il encourage l'apprentissage continu

Un autre avantage de l'apprentissage à distance est que vous pouvez utiliser les supports de formation que vous créez pour d'autres sessions de formation. Les employés peuvent consulter les documents de votre bibliothèque de formation chaque fois qu'ils ont besoin d'un recyclage ou d'une recertification.

Le fait d'avoir du matériel de formation en ligne permet également aux employés d'effectuer plus facilement des mises à jour rapides de la formation. Par exemple, un travailleur peut regarder une courte vidéo sur la sécurité avant un quart de travail pour s'assurer qu'il suit les protocoles et procédures appropriés.

Inconvénients de la formation à distance

Bien que ce type de formation fonctionne bien dans de nombreuses situations, il présente certains inconvénients potentiels.

Les employés peuvent être distraits

Lorsque les employés parcourent des supports de formation à distance, il est difficile de savoir s'ils y prêtent attention. Par conséquent, les employés peuvent ne pas bénéficier de tous les avantages que vous attendez d'une session de formation en ligne.

La formation à distance peut être isolante

Le travail à distance peut laisser les employés se sentir isolés, et la formation à distance peut avoir un effet similaire. Les employés peuvent ne pas se sentir habilités à poser des questions de la même manière qu'ils le feraient dans un environnement de formation de groupe. Ils peuvent également avoir l'impression d'apprendre par eux-mêmes plutôt qu'aux côtés de leurs collègues.

Problèmes techniques

Lorsque la formation est dispensée à distance, il existe un risque de problèmes techniques. Ceux-ci peuvent temporairement empêcher les employés de suivre la formation dont ils ont besoin. Les employés peuvent être moins productifs s'ils ne reçoivent pas la formation requise.

7 bonnes pratiques pour la formation à distance

Il existe de nombreuses façons d'éviter les défis potentiels de la formation à distance des employés et de s'assurer que vos employés obtiennent l'expérience d'apprentissage dont ils ont besoin.

Ci-dessous, nous couvrons 7 bonnes pratiques pour la formation à distance.

Tous les supports de formation de votre entreprise doivent être accessibles de n'importe où. Pour cela, vous pouvez mettre en place un portail de formation en ligne ou un système de gestion documentaire numérique. Ceux-ci fournissent des emplacements centraux où vos employés peuvent accéder à des cours de formation, des vidéos, des feuilles de travail, etc.

De plus, vos supports d'apprentissage doivent être compatibles avec les appareils mobiles . Assurez-vous que le portail de formation ou le système de gestion de documents numériques que vous utilisez est disponible en tant qu'application mobile. De cette façon, les employés peuvent suivre une formation à l'aide de leurs smartphones ou tablettes. Ils peuvent aussi apprendre à leur rythme.

Offrir plusieurs formats de formation est important pour répondre aux besoins des employés ayant des styles d'apprentissage différents. Certains employés apprennent mieux en lisant un PDF. D'autres peuvent mieux retenir les informations si elles sont présentées dans des photos ou des vidéos annotées. Inclure le matériel de formation sous forme écrite, visuelle, audio et vidéo. Ceux-ci peuvent inclure des documents texte, des présentations de diaporamas, des images, des fichiers audio ou des podcasts et des vidéos.

Il est également important d' offrir un mélange d'opportunités de formation synchrones et asynchrones .

Les opportunités de formation synchrone, telles que les webinaires en direct, exigent que les employés participent en même temps. Ils permettent aux collaborateurs d'interagir entre eux pendant la ‌formation et de poser des questions au formateur en temps réel.

Les opportunités de formation asynchrones, telles que les cours en ligne et les vidéos préenregistrées, permettent aux employés de parcourir les supports de formation à leur propre rythme. Bien que la formation asynchrone soit moins interactive, les employés peuvent revoir les supports autant de fois qu'ils le souhaitent.

La création de groupes de discussion en ligne autour des cours de formation de votre entreprise est un excellent moyen de maintenir l'engagement des employés et de rassembler votre main-d'œuvre distante.

Vous pouvez configurer un canal au sein de la plateforme de messagerie de votre entreprise où les employés peuvent poser des questions sur les supports de formation. Les responsables peuvent également organiser des sessions de questions-réponses en direct une fois que les employés ont suivi des sessions de formation asynchrones.

Les employés sont susceptibles de trouver une session de formation de 8 heures intimidante. Ils sont également susceptibles d'avoir du mal à retenir des informations importantes si vous en présentez trop à la fois.

Ainsi, c'est une bonne idée de diviser les longues séances d'entraînement en plus petites. La même formation de 8 heures pourrait être divisée en 8 blocs, chacun d'une heure. Vous pouvez ensuite donner un mois aux employés pour suivre l'intégralité de la formation à leur propre rythme.

Il est difficile de fractionner les sessions de formation en direct car les employés doivent aligner leurs horaires plusieurs fois. Cependant, il est beaucoup plus facile de réunir toute votre équipe à distance pendant une heure à la fois que de rassembler tout le monde pendant plusieurs heures.

L'une des meilleures pratiques de formation à distance les plus importantes consiste à évaluer si les employés ont compris les documents que vous avez présentés. Les quiz en ligne sont un excellent outil pour cela.

Vous pouvez créer et déployer des quiz à l'aide d'un logiciel dédié, comme une plateforme de création de quiz ou une application de gestion des employés. Vous pouvez également créer des quiz dans Microsoft Word ou Google Docs et les partager avec votre équipe par e-mail ou chat.

Les résultats de ces questionnaires vous donnent un aperçu des domaines de formation que les employés pourraient avoir besoin de revoir. À partir de là, vous pouvez attribuer une formation supplémentaire sur des sujets que les membres de votre équipe n'ont pas compris.

Les questionnaires permettent également de repérer facilement les problèmes liés à votre programme de formation à distance. Plusieurs employés se trompant de questions pourraient indiquer que le sujet n'a pas été suffisamment traité. Vous pouvez utiliser ces données pour affiner votre entraînement à l'avenir.

Les systèmes de gestion de l'apprentissage , tels que Connecteam, peuvent simplifier le processus de création, de maintenance et d'administration d'un programme de formation à distance.

Ces plateformes offrent des outils pour assembler des supports de formation en cours en ligne et diviser vos cours en modules. Ils prennent également en charge les quiz en ligne.

Un autre avantage du logiciel de gestion de la formation est qu'il garde une trace des formations suivies par chaque employé. Ceci est essentiel pour s'assurer que chaque employé a suivi toute la formation nécessaire pour faire son travail efficacement.

À la fin d'une session de formation à distance ou d'un cours en ligne, vous devez recueillir les commentaires des employés.

Cependant, cette rétroaction ne devrait pas être axée sur l'évaluation de ce que les employés ont appris. Vous évaluerez cela avec des quiz pendant la formation. Utilisez plutôt ces commentaires pour déterminer comment vous pouvez améliorer l'expérience d'apprentissage à distance dans votre entreprise.

Une enquête auprès des employés après la formation peut inclure des questions sur :

• Quels formats de matériel de formation ils préfèrent (tels que des vidéos préenregistrées, des webinaires en direct, des présentations de diaporamas ou des documents téléchargeables).
• Qu'ils préfèrent les séances d'entraînement synchrones ou asynchrones.
• S'ils ont utilisé le groupe de discussion en ligne de votre entreprise.
• Comment ils se sont sentis à propos de la durée de chaque session ou module de formation.
• Sur quels sujets ils aimeraient que les futures sessions de formation se concentrent.

Résumé

La formation des employés à distance peut aider votre entreprise à économiser du temps et de l'argent tout en garantissant que les travailleurs sont bien préparés pour leur travail. Cette approche n'est pas réservée aux équipes entièrement distantes. Il est également utile pour les entreprises qui ont des employés qui travaillent à domicile, des travailleurs de première ligne ou du personnel qui travaille au bureau.

Il est important de suivre les meilleures pratiques pour la formation à distance. Utilisez les 7 meilleures pratiques de formation à distance que nous avons soulignées dans cet article pour vous assurer que vos sessions de formation sont attrayantes et efficaces.