Comment faire un horaire de restaurant (+ Conseils pour maximiser la productivité de l'équipe)

Créer un horaire pour votre restaurant peut être difficile, car il y a beaucoup de facteurs différents et de priorités contradictoires dont vous devez tenir compte et tenter d'équilibrer.

Les employés peuvent vouloir travailler à des heures différentes, certains peuvent demander des jours de congé et d'autres peuvent demander plus ou moins d'heures. Tout en gérant tout cela, vous devez vous assurer que chaque quart de travail est rempli et que votre personnel peut être aussi productif que possible.

La bonne nouvelle est que la création de l'horaire parfait pour le restaurant ne doit pas être un problème. En suivant quelques trucs et astuces, vous verrez que le processus est assez simple. Dans ce guide, nous couvrons tout ce que vous devez savoir sur la façon de créer un horaire de restaurant et vous proposons nos meilleurs conseils pour réussir.

Pourquoi la planification des restaurants est-elle si importante ?

La planification est essentielle au bon fonctionnement de tout restaurant. Examinons de plus près certains des principaux moyens par lesquels une planification appropriée peut aider votre entreprise à prospérer.

Assurez-vous que chaque quart de travail est couvert

Il y a peu de choses pires dans le secteur de la restauration que d'être en sous-effectif pendant un quart de travail chargé. Les commandes prennent plus de temps, le moral des employés en souffre et les clients sont plus susceptibles d'avoir une mauvaise expérience.

L'un des principaux avantages de la planification est qu'elle garantit que chaque rôle est couvert pendant chaque quart de travail . Vous pouvez décider du nombre de chefs de file, de personnel de bus et de personnel d'attente dont vous avez besoin pour un quart de travail donné, puis affecter les bons employés à chaque quart de travail.

Si vous créez des horaires pour une semaine entière à la fois, vous pouvez être sûr que votre restaurant sera entièrement doté pour les jours à venir.

Maximiser la productivité des employés

Les employés des restaurants doivent travailler en équipe pour être aussi productifs que possible. Vous avez besoin de serveurs qui se remplacent les uns les autres et de chefs dont les styles de travail s'alignent.

La planification vous donne la possibilité de décider quels employés travailleront ensemble et à quelle fréquence. Les employés qui travaillent bien ensemble ont tendance à être plus heureux et plus productifs, ce qui peut conduire à une meilleure expérience client et à une augmentation des revenus.

Répartir le travail uniformément entre les employés

Il est bien connu dans l'industrie de la restauration que certains quarts de travail sont meilleurs pour les serveurs que d'autres. Par exemple, un restaurant haut de gamme est beaucoup plus susceptible d'être bondé les soirs de week-end que les jours de semaine pendant le déjeuner. Les quarts de travail plus occupés signifient plus de pourboires, de sorte que les employés veulent généralement autant de ces quarts de travail lucratifs que possible.

Vous pouvez en tenir compte lors de la création des horaires pour vous assurer que chaque employé bénéficie d'une répartition égale des quarts de travail . De cette façon, les employés ont à peu près les mêmes chances de gagner des pourboires tout au long de chaque semaine. Les employés qui se sentent traités équitablement de cette manière sont beaucoup plus susceptibles d'aimer travailler dans votre restaurant.

Économisez de l'argent sur les coûts de main-d'œuvre

Bien qu'il soit important de s'assurer que chaque quart de travail est couvert, vous ne voulez pas non plus payer pour une main-d'œuvre dont vous n'avez pas besoin. Cela signifie éliminer les sureffectifs et réduire les heures supplémentaires autant que possible.

Avec un logiciel de planification, vous pouvez prévoir la couverture nécessaire pendant chaque quart de travail et planifier le nombre approprié d'employés. Vous pouvez également surveiller le nombre d'heures prévues pour chaque employé au cours d'une semaine et faire des ajustements pour réduire les heures supplémentaires.

Comment fonctionne la planification des horaires des employés du restaurant ?

La planification des horaires des employés du restaurant commence par les gestionnaires qui déterminent les besoins opérationnels et les périodes les plus occupées de l'entreprise, ainsi que la disponibilité, les compétences et les préférences des employés. Les responsables créeront ensuite un emploi du temps qui tient compte de ces facteurs , généralement à l'aide d'un stylo et de papier, d'une feuille de calcul en ligne ou d'un outil numérique de planification du personnel.

Les horaires sont ensuite partagés avec les employés, qui peuvent demander des modifications si nécessaire. Les gestionnaires mettront à jour les quarts de travail au besoin pour éviter les conflits d'horaire et les problèmes tels que le sous-effectif ou le sureffectif. Les managers et les employés doivent être particulièrement flexibles et communicatifs concernant les absences qui peuvent avoir un impact sur les horaires.

Pour la plupart des restaurateurs, la meilleure façon de créer les horaires des employés est d'utiliser un logiciel de planification du personnel dédié . Cela vous permet de diviser chaque journée en équipes et de décider lequel de vos employés doit être affecté à ces équipes.

Certaines plateformes de planification, comme Connecteam, offrent une interface glisser-déposer pour créer des horaires. Ceci est utile car vous pouvez créer un horaire initial, puis apporter des modifications simplement en déplaçant les équipes et les employés dans votre calendrier. Vous pouvez également dupliquer un planning d'une semaine sur l'autre, ce qui permet de gagner du temps si les besoins en personnel de votre restaurant sont relativement conséquents.

Bien sûr, vous devez toujours savoir quelle couverture vous avez besoin pour chaque quart de travail. Ces informations sont généralement basées sur votre propre expérience, alors pensez aux jours et aux heures les plus occupés dans votre restaurant et partez de là. C'est aussi une bonne idée de prendre des notes sur la qualité de votre personnel chaque jour afin de pouvoir apporter des ajustements à vos futurs horaires au besoin.

Comment créer un emploi du temps

Maintenant que vous connaissez les bases de la programmation d'un restaurant, voyons comment créer un programme de restaurant. Nous allons le décomposer en 6 étapes.

Étape 1 : Organisez vos quarts de travail

La première étape de la création d'un emploi du temps d'un employé de restaurant est également la plus complexe. Vous devez décider des quarts de travail dont vous avez besoin et des heures que chaque quart de travail doit couvrir .

Nous expliquerons certains des types les plus courants d'horaires de travail dans les restaurants dans la section suivante. De nombreux restaurateurs utilisent un mélange de quarts de travail de 4 et 8 heures, certains utilisent des quarts de travail de 12 heures et d'autres planifient heure par heure.

Quelle que soit la structure d'équipe que vous utilisez, il est généralement utile de garder la même disposition d'équipe d'une semaine à l'autre . Cela réduit la confusion pour les employés et simplifie le processus de planification.

Vous devez également décider du nombre d'employés dont vous avez besoin pour chaque tâche dans votre restaurant. Autrement dit, de combien de personnes avez-vous besoin dans la cuisine ? Combien de personnel d'attente ? Combien de greeters et combien d'employés de bus ?

Obtenir ce droit prend quelques essais et erreurs. Passez en revue vos horaires passés si vous en avez et réfléchissez à la fréquentation de votre restaurant au cours d'une journée et d'une heure données. N'oubliez pas de tenir compte des jours fériés, qui peuvent attirer des clients supplémentaires.

Étape 2 : Décidez de la durée de votre emploi du temps

Lorsque vous vous asseyez pour établir un horaire, vous allez probablement planifier des quarts de travail pour plus d'une journée à la fois. Sinon, vous devrez passer du temps à créer des horaires chaque jour, ce qui n'est pas très efficace.

Mais combien de jours faut-il prévoir ?

Pour de nombreux restaurants, la réponse est 2 semaines à la fois . La publication de 2 semaines de quarts de travail permet aux employés de planifier à l'avance, mais cela ne se penche pas non plus trop loin dans le futur. Avec un calendrier bihebdomadaire, vous devrez créer et publier 26 calendriers chaque année.

Certains restaurateurs choisissent de créer des horaires mensuels. Cela réduit le nombre d'horaires que vous devez établir chaque année à 12. Cependant, les employés peuvent avoir des difficultés à planifier un mois ou plus dans le futur. Cela peut entraîner davantage de demandes de congé de dernière minute ou même de non-présentation.

Les horaires hebdomadaires sont également une option. Étant donné que les quarts de travail hebdomadaires sont imminents, il est moins probable que les employés aient des congés imprévus ou d'autres problèmes qui les empêchent de se présenter au travail.

Cependant, il peut être difficile pour les employés de planifier leur vie autour d'un horaire hebdomadaire, ce qui peut entraîner une baisse du moral. En tant que gérant de restaurant, il peut également être stressant de planifier les quarts de travail une semaine à l'avance.

Étape 3 : Créer un projet d'horaire

Une fois que vous avez défini vos quarts de travail pour toute la durée de votre emploi du temps, vous pouvez commencer à ajouter des employés aux quarts de travail. Vous créez un brouillon à ce stade, alors ne vous souciez pas trop de minimiser les heures supplémentaires ou d'équilibrer les heures pour chaque employé. Le but est simplement de remplir tous vos quarts de travail.

Si vous avez un horaire d'une période précédente de 2 semaines, vous pouvez le dupliquer pour créer votre ébauche d'horaire.

Étape 4 : Ajustez votre emploi du temps

Maintenant que vous avez rempli tous vos quarts de travail, il est temps de faire quelques ajustements.

Tout d'abord, vérifiez que tous les quarts de travail sont réalisables. Chaque employé que vous avez affecté à un quart de travail doit être qualifié pour remplir le rôle qui lui est assigné. Vous devez également vérifier que les quarts de travail que vous avez planifiés n'entrent pas en conflit avec les heures de congé demandées par les employés.

Ensuite, comptez les heures assignées à chaque employé. Ils devraient chacun avoir à peu près le nombre d'heures qu'ils prévoient généralement de travailler. Si un employé doit faire des heures supplémentaires, vous voudrez peut-être le remplacer par quarts de travail afin de minimiser vos coûts d'heures supplémentaires.

Enfin, vérifiez que les quarts de travail que vous avez attribués à chaque employé sont équilibrés. Autrement dit, chaque employé devrait avoir à peu près le même nombre de quarts de travail lucratifs (comme les soirées de fin de semaine) qui lui sont attribués. Si cela n'est pas possible dans un seul horaire, assurez-vous de varier les employés qui reçoivent un horaire plus favorable chaque fois que vous créez un horaire.

Étape 5 : Publiez votre emploi du temps

Une fois votre emploi du temps prêt, vous pouvez le publier et le partager avec les employés.

C'est une bonne idée de publier votre horaire au moins la longueur de l'horaire à l'avance. Autrement dit, si vous créez des horaires toutes les deux semaines, publiez chaque nouvel horaire 2 semaines à l'avance . Pour les horaires mensuels, publiez un mois à l'avance.

Étape 6 : Faites des ajustements

Inévitablement, les employés demanderont des modifications une fois que vous aurez publié le nouvel horaire. Il existe plusieurs façons de s'adapter aux changements.

Tout d'abord, vous pouvez autoriser les employés à échanger leurs quarts de travail avec votre approbation. L'échange de quarts de travail est une option relativement facile pour les ajustements, car il peut aider à garantir que chaque quart de travail est couvert et laisse aux employés le soin de décider quels changements fonctionnent pour eux.

Une autre option consiste à retirer un employé d'un quart de travail et à le laisser ouvert. Tout employé qualifié peut alors réclamer le quart ouvert avec votre approbation. Cela offre un moyen pour les employés qui veulent des heures supplémentaires de les obtenir.

Pour les changements d'horaire de dernière minute, assurez-vous d'appeler ou d'envoyer un SMS aux employés dès que possible après avoir modifié l'horaire pour leur faire savoir ce qui a été ajusté.

Types d'horaires de travail dans les restaurants

Bien que vous soyez libre de créer l'horaire qui convient le mieux à votre restaurant, la plupart des restaurateurs ont convergé vers quelques structures d'horaire communes.

Quarts de travail fixes

Avec des quarts de travail fixes, les employés travaillent le même horaire chaque semaine. Cela peut être avantageux car cela simplifie la planification et vos employés travaillent en équipes cohérentes.

L'inconvénient des quarts de travail fixes est qu'ils ne sont pas très flexibles. Ils peuvent rendre difficile la gestion des périodes chargées. Ils peuvent également entraîner des horaires déséquilibrés dans lesquels certains employés travaillent à plusieurs reprises des quarts de travail plus lucratifs que d'autres.

Quarts rotatifs

Avec les quarts de travail rotatifs, l'horaire d'un employé change de semaine en semaine. Habituellement, les quarts de travail tournent selon un schéma prévisible. Voici 3 des horaires de quarts rotatifs les plus courants :

Horaires 5-2-2-5

Un horaire 5-2-2-5 oblige les employés à travailler 5 jours, 2 jours de congé, 2 jours de travail, puis 5 jours de congé. Les quarts de travail durent généralement 12 heures, mais peuvent également être divisés en blocs de 8 heures et de 4 heures.

Horaires 2-2-3

Les horaires de travail 2-2-3 sont généralement utilisés par les restaurants ouverts 24h/24 et 7j/7. Les employés travaillent 2 jours de travail, 2 jours de repos, puis 3 jours de travail. La semaine suivante, ils travaillent 2 jours de congé, 2 jours de travail, puis 3 jours de congé. Les quarts de travail sont généralement de 12 heures.

Horaires 5-4-9

Les horaires 5-4-9 sont utilisés par de nombreux restaurants ouverts 5 jours par semaine. Les salariés travaillent 4 journées de 9 heures et 1 journée de 8 heures pendant une semaine, puis 4 journées de 9 heures la semaine suivante, avec 1 jour de repos.

Quarts fractionnés

Tout quart de travail divisé par une pause prolongée est appelé quart de travail fractionné. Ils peuvent être utilisés pour que les employés travaillent pendant les heures de déjeuner, puis prennent quelques heures de congé et reviennent pour le service du dîner.

Les quarts de travail fractionnés réduisent le temps que les employés passent à travailler lorsque le trafic du restaurant est lent. Cependant, ils peuvent également compliquer la tâche des employés pour parvenir à un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Dans certains États, dont la Californie, les employés qui travaillent en équipes fractionnées ont droit à une rémunération supplémentaire.

Conseils de planification de restaurant

Voici 5 de nos meilleurs conseils pour vous aider à vous assurer que votre restaurant dispose toujours du personnel adéquat.

Définir des politiques de planification

Créez un ensemble de politiques de planification de base et respectez-les. Cela pourrait inclure combien de temps à l'avance vous publierez les horaires et combien de temps à l'avance les employés doivent faire des demandes de congé .

Vos politiques de planification pourraient également inclure la définition d'heures minimales pour chaque employé ou la désignation de quarts de travail particuliers comme à fort trafic (et donc meilleurs pour les pourboires).

Honorer les demandes de congé

Si les employés demandent des congés, faites tout ce que vous pouvez pour honorer ces demandes. Même si vous êtes occupé, vous ne voulez pas que vos employés souffrent d'épuisement professionnel. Les employés dont les demandes de congés sont rejetées sont également plus susceptibles de chercher du travail ailleurs.

Envoyer des rappels de quart de travail

Les rappels de quart de travail automatisés peuvent grandement contribuer à réduire les absences. Celles-ci peuvent être aussi simples qu'un message texte ou une notification push envoyée aux appareils mobiles des employés.

Employés polyvalents

Une approche pour réduire le manque de personnel consiste à former vos employés. Par exemple, vous pouvez former un hôte pour qu'il serve aux tables. De cette façon, ils pourraient intervenir lorsque votre restaurant est particulièrement occupé ou si l'un de vos serveurs ne se présente pas au travail.

Plus vos employés reçoivent une formation polyvalente pour occuper plusieurs postes, plus la redondance est intégrée à chaque horaire que vous créez .

Collecter des données

À la fin de chaque journée, prenez des notes sur la façon dont votre personnel se compare au montant de la couverture dont vous avez réellement besoin. Si vous êtes constamment en sous-effectif ou en sureffectif pendant un quart de travail spécifique, cela apparaîtra dans vos données. Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour ajuster votre emploi du temps en conséquence.

Meilleures pratiques en matière de planification de restaurant

Suivre quelques bonnes pratiques peut vous aider à établir de meilleurs horaires, à garder vos employés heureux et à maximiser les revenus de votre entreprise.

Utiliser un logiciel de planification

Bien qu'il soit possible d'utiliser un stylo et du papier ou des feuilles de calcul numériques comme Google Sheets ou Microsoft Excel pour créer des horaires de restaurant, ces options prennent du temps et sont très sujettes aux erreurs.

D'un autre côté, un logiciel de planification comme Connecteam peut réduire considérablement le temps nécessaire pour créer des horaires. Il vous aide également à éliminer les conflits d'horaire et les erreurs qui peuvent entraîner un manque ou un sureffectif.

Les meilleures options offriront une interface intuitive par glisser-déposer pour une création d'horaires simple et rapide, la possibilité de créer des quarts de travail ouverts et la possibilité de planifier les employés en fonction des qualifications, des préférences, etc.

Planifier à l'avance

Créez et publiez votre horaire bien avant le premier quart de travail de cet horaire. Cela donne aux employés le temps de planifier en fonction du nouvel horaire. Si les employés ont besoin de quelqu'un pour les remplacer pendant un quart de travail, cela peut prendre quelques jours avant qu'ils trouvent un remplaçant.

Créer un système de sauvegarde

Des erreurs et des situations d'urgence se produisent, et il est important d'être préparé lorsqu'elles se produisent. Peut-être qu'un employé ne se présente pas pour un quart de travail, ou peut-être que votre restaurant a une soirée beaucoup plus occupée que prévu. Quelle que soit la cause, il est important que vous ayez un système en place pour obtenir une sauvegarde des employés qui ne travaillent pas actuellement.

Une façon d'y parvenir est de payer aux employés un taux réduit pour être sur appel , c'est-à-dire prêts à se présenter au travail à tout moment.

Alternativement, vous pouvez offrir un temps et demi aux employés qui acceptent d'entrer au travail à court préavis. Cela signifie que vous les payez à 1,5 fois leur taux horaire habituel.

Communiquer avec les employés

Plus vous communiquez avec vos employés au sujet de la planification, moins vous rencontrerez de problèmes de planification. Discutez régulièrement avec eux en personne ou par e-mail ou SMS de leurs horaires, de leur disponibilité et de leurs préférences de quart de travail.

De plus, rappelez aux employés de soumettre toute demande de congé avant de créer un nouvel horaire. Vous devez également indiquer aux employés quand s'attendre à un nouvel horaire et comment résoudre tout problème survenant après la publication d'un horaire.

Conclusion

L'horaire de votre restaurant doit garantir que votre restaurant est correctement doté en tout temps tout en gardant vos employés heureux. La création d'un horaire implique d'organiser vos quarts de travail, de répartir le travail uniformément entre les employés et de faire les ajustements nécessaires.

Bien qu'il puisse sembler intimidant de créer un calendrier au début, le processus devient plus facile avec la pratique. En suivant les meilleurs conseils que nous avons partagés dans cet article et en utilisant un logiciel de planification dédié, vous constaterez que la création d'un excellent horaire de restaurant est un jeu d'enfant.

Pour plus d'informations, consultez notre guide du meilleur logiciel de planification de restaurant pour trouver le bon outil pour votre entreprise.

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FAQ

Puis-je utiliser Excel pour créer un horaire de restaurant ?

Bien qu'il soit possible d'utiliser Excel pour créer un horaire d'employé de restaurant, ce n'est pas une bonne idée. Il est facile de perdre la trace des quarts de travail dans Excel et de créer des conflits d'horaire qui peuvent nuire à votre entreprise plus tard. Au lieu de cela, nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de planification dédié comme Connecteam.

Comment savez-vous comment planifier le personnel du restaurant ?

Décider du nombre d'employés dont vous avez besoin pour travailler dans votre restaurant tout au long de la journée peut être délicat. C'est une bonne idée de prendre des notes sur la façon dont votre couverture planifiée se compare à l'occupation de votre restaurant. Au fil du temps, vous aurez beaucoup de données à utiliser pour décider comment planifier les quarts de travail.

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