Comment créer un excellent horaire rotatif

Les entreprises de fabrication, d'hôtellerie et de garde 24h/24 et 7j/7 utilisent souvent des horaires rotatifs. Dans ce système, chacun travaille à tour de rôle à des heures et des jours différents.

Les horaires rotatifs sont parfaits lorsque vous ne voulez pas épuiser les employés lors de quarts de travail indésirables, mais que vous avez besoin d'une couverture constante pour garder les portes ouvertes ou la production en mouvement. Ils s'assurent que quelqu'un est toujours à l'heure tout en gardant les choses équitables pour votre main-d'œuvre. De nouveaux horaires peuvent être intimidants à créer et à lancer, nous sommes donc là pour vous aider. Lisez la suite pour savoir si un horaire rotatif convient à votre entreprise et comment en créer un qui fonctionne pour toute l'équipe

Qu'est-ce qu'un horaire tournant ?

Un horaire de travail rotatif est un système de planification pour les entreprises avec plusieurs quarts de travail, comme un quart de jour et un quart de nuit. Dans un horaire rotatif, les employés ne travaillent pas un quart de travail cohérent, comme seulement le quart de jour. Au lieu de cela, ils se relaient sur tous les horaires de travail disponibles.

Le programme se répète et est prévisible. Cependant, il ne suit pas un intervalle de calendrier régulier, comme hebdomadaire ou mensuel. Au lieu de cela, il se répète sur un cycle ou une rotation . Chaque rotation est d'un nombre fixe de jours et permet un tour sur tous les quarts de travail, avec un temps libre entre eux.

Ceci est comparé à un horaire fixe, où les employés se voient attribuer les mêmes heures chaque jour et ont les mêmes jours de congé chaque semaine.

Un exemple d' horaire rotatif pourrait être une usine de fabrication avec 2 équipes de 12 heures. Au lieu d'une équipe de jour et d'une équipe de nuit, avec un horaire rotatif, chaque employé :

• Travail de nuit de 12 heures pendant une semaine.
• Avoir quelques jours de repos.
• Travail par quarts de jour de 12 heures pendant une semaine.
• Avoir quelques jours de repos.
• Répétez le cycle.

Ceci n'est qu'un exemple d'horaire tournant. Plus tard, nous discuterons d'autres types de quarts rotatifs qui sont plus complexes et spécifiques aux besoins de l'industrie et de l'entreprise.

Qui utilise les horaires rotatifs ?

Les horaires tournants sont particulièrement utiles pour les entreprises ouvertes 24 heures sur 24 et/ou 7 jours sur 7. Voici quelques exemples d'industries où les horaires rotatifs sont la norme :

• Services d'urgence. Les ambulanciers paramédicaux et les services de police utilisent souvent des horaires rotatifs pour éviter toute interruption de service.
• Service d'accueil et de restauration. Les hôtels ont besoin de personnel 24h/24 et 7j/7 pour les enregistrements tard le soir et pour assurer la sécurité des clients. De nombreux employés de restaurant travaillent également la nuit dans des hôtels, des restaurants ou des établissements de service au volant.
• Fabrication . Les horaires de rotation sont courants dans les environnements de fabrication pour maintenir la production en mouvement.
• Détail. Les stations-service et autres magasins utilisent souvent des horaires rotatifs pour leurs employés.
• Soins de santé. Les hôpitaux utilisent principalement des horaires rotatifs car ils ont besoin d'avoir des travailleurs disponibles en tout temps. D'autres organisations de soins de santé avec des heures prolongées, comme les établissements de soins d'urgence, peuvent également utiliser des horaires rotatifs.
• Services sur appel. De nombreux services d'astreinte, comme l'informatique, qui prennent en charge les entreprises 24h/24 et 7j/7 utilisent un horaire rotatif.

Comment fonctionne un horaire rotatif ?

Les horaires de rotation fonctionnent en donnant aux employés un tour pour assumer tous les quarts de travail pendant une période de temps désignée.

Pour un horaire rotatif, la journée de travail est fractionnée en quarts de travail distincts. Celles-ci peuvent être de 8, 10 ou 12 heures, ou tout ce qui a du sens pour les heures d'ouverture de votre entreprise. Les employés sont également répartis en équipes pour assurer une couverture continue.

Ensuite, un modèle de rotation est créé pour garantir que tous les employés travaillent tous les quarts de manière égale pendant une période spécifique.

Cela pourrait signifier qu'un employé travaille quelques quarts de nuit, a un jour de congé, travaille quelques quarts de jour, a un jour de congé, puis travaille quelques quarts de nuit. Puis le cycle se répète.

Les rotations comprendront toujours des jours de congé. De plus, les horaires rotatifs donnent souvent aux employés plus de jours de congé consécutifs qu'un horaire fixe . Cela varie en fonction du modèle de quart de travail, mais des quarts de travail plus longs permettent aux employés d'atteindre 40 heures par semaine plus rapidement.

L'horaire recommence après que tout le monde a travaillé chaque quart de travail et eu suffisamment de temps libre.

Les horaires rotatifs garantissent que personne ne reste coincé indéfiniment sur des quarts de travail qu'il n'aime pas. Ils veillent également à ce que chacun obtienne les meilleurs quarts de travail. Les quarts de travail difficiles sont plus faciles à couvrir car les travailleurs savent qu'ils vont bientôt les quitter.

Un horaire rotatif peut demander un certain travail pour être mis en place, mais une fois qu'il est en place, il donne aux employés un horaire cohérent qui se répétera toujours. Cela leur permet de se préparer plus facilement au travail et de planifier des jours de congé consécutifs.

Avantages d'un horaire de travail rotatif

Un horaire rotatif présente de nombreux avantages pour vous et vos employés.

Assure une couverture continue

L'avantage le plus évident des horaires rotatifs est qu'ils permettent à votre entreprise de maintenir une couverture 24 heures sur 24 .

Cela peut même permettre à votre entreprise de rester ouverte plus longtemps si elle n'est pas déjà ouverte 24h/24 et 7j/7. Ou, cela peut vous permettre d'ajouter un tout nouveau quart de travail à la journée de travail.

Améliore l'équité et peut aider à réduire le roulement

Les horaires rotatifs favorisent une répartition égale des quarts de travail et un sentiment d'équité dans votre entreprise. Tout le monde se relaient sur chaque quart de travail , y compris les nuits, ce qui signifie que personne n'a à travailler tout le temps des quarts de travail indésirables.

Cela peut aider à empêcher vos travailleurs, en particulier les employés de nuit, de démissionner. Une étude des modèles d'horaires de travail a révélé que les employés qui travaillaient en équipe de jour restaient dans une entreprise près de 4,5 ans de plus que les employés uniquement en équipe de nuit.

Présente de nouvelles opportunités et stimule l'engagement

Ce type d'horaire introduit de la variété dans la vie professionnelle des employés en les exposant à différents quarts de travail , dont certains n'ont peut-être jamais travaillé auparavant.

Avec les quarts de travail rotatifs, les employés peuvent également mieux connaître les membres de leur équipe et voir davantage l'entreprise. Ainsi, ils se sentiront plus connectés à leurs collègues et comme s'ils étaient une partie importante de l'organisation, des facteurs importants pour stimuler l'engagement des employés.

Souvent, un horaire rotatif signifie également un changement de tâches. Cela peut donner aux employés de nouveaux défis et opportunités, ce qui les aide à se sentir plus impliqués dans votre entreprise.

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Augmente la flexibilité

Par nature, les horaires de travail rotatifs offrent de la flexibilité aux employés. Les employés travaillent divers quarts de travail à des moments différents, ce qui leur permet de s'adapter à leur vie personnelle d'une manière qu'un horaire typique de 9 à 5 ne pourrait pas faire.

Par exemple, un travailleur en horaire rotatif peut avoir 2 jours de repos consécutifs dans la semaine. Ils peuvent utiliser ce temps pour s'occuper de tâches personnelles ou assister à des rendez-vous que les week-ends ou les soirs de semaine ne permettent pas.

Améliore le moral et la productivité

L'un des éléments clés d'un horaire tournant est qu'il est incroyablement juste . Chaque employé travaille à chaque quart de travail. L'équité perçue sur le lieu de travail offre de nombreux avantages, notamment l'amélioration du moral et de la productivité des employés.

Les employés qui perçoivent leur travail comme juste sont des employés plus heureux. Et les employés plus heureux ont tendance à travailler plus efficacement et à fournir un meilleur service client. Ils sont également plus susceptibles de rester dans votre entreprise, ce qui réduit le roulement.

Défis d'un horaire de travail rotatif

Un horaire tournant ne conviendra pas à toutes les entreprises ou équipes. Lorsque vous envisagez ce type d'horaire, gardez à l'esprit qu'ils :

Peut nuire à l'équilibre travail-vie personnelle

Bien que ces horaires offrent une flexibilité aux employés, cette flexibilité ne va parfois pas très loin.

La journée de travail de 8 heures dans un horaire fixe donne aux employés du temps dédié à la maison chaque jour, mais des quarts de travail de 10 à 12 heures dans une rotation peuvent interférer avec les routines ou les horaires familiaux .

Les heures de travail plus longues signifient que l'employé a des congés consolidés, comme 3 jours complets par semaine après avoir travaillé 4 journées de 10 heures. Cependant, le sentiment de manquer des activités quotidiennes peut entraîner un déséquilibre travail-vie personnelle, voire un épuisement professionnel.

Les changements fréquents dans les types de quarts de travail rendent également difficile l'établissement de routines quotidiennes ou hebdomadaires. De plus, il peut être difficile de gérer la garde des enfants et les responsabilités ménagères selon un horaire rotatif.

De plus, travailler en dehors de l'horaire traditionnel du lundi au vendredi peut entraver la capacité de l'employé à assister à des événements sociaux et à des activités importantes qui se déroulent lorsque la plupart des gens sont en congé.

Peut conduire à la frustration

Certains horaires de travail rotatifs peuvent introduire des quarts de travail de 12 heures là où les quarts de travail de 8 heures étaient la norme. D'autres peuvent échanger des quarts de nuit et de jour. Cela peut frustrer les employés qui ont établi des routines et des engagements difficiles à ajuster en fonction du calendrier.

Par exemple, quelqu'un qui travaille de nuit pourrait être heureux d'échanger contre un quart de jour, mais les quarts de soir ou de nuit peuvent être des facteurs décisifs pour les employés qui ont des engagements extérieurs ou qui ne peuvent faire garder leurs enfants que pendant les heures normales de semaine.

Peut entraîner des problèmes de santé

Le changement entre les quarts de nuit et de jour peut faire des ravages sur l'horaire de sommeil d'un employé. Cela peut avoir un impact négatif sur la santé immédiate et globale des employés.

Par conséquent, un horaire rotatif peut également entraîner davantage d'appels ou de non-présentations en raison de problèmes de santé.

Peut obliger les employés à travailler des quarts de travail plus longs

Les horaires rotatifs peuvent nécessiter des quarts de travail de 12 ou même 24 heures, ce qui peut constituer une transition importante si votre personnel est habitué à travailler des journées de 8 heures.

Pour certains employés de certaines industries, 12 heures par jour peuvent être trop éprouvantes physiquement et la productivité peut en conséquence chuter.

Peut rendre la planification des congés plus difficile

Vous souhaitez que les employés utilisent leurs avantages de congés payés (PTO), mais la précision d'un horaire rotatif rend plus difficile l'échange de quarts de travail. En tant que planificateur, vous devrez gérer les demandes sans perturber les rotations. De petits changements pourraient obliger quelqu'un à faire des heures supplémentaires ou à ne pas lui accorder de jours de congé pendant trop de jours travaillés d'affilée.

Peut prendre du temps à mettre en œuvre avec succès

Il y aura probablement une période de transition lors du lancement du nouveau calendrier. Le changement a souvent un impact sur les employés, et vous pouvez même en perdre quelques-uns qui ne peuvent pas du tout s'adapter au nouvel horaire.

Cependant, une fois en place, les employés sauront toujours à quoi s'attendre et cela peut même être un moyen d'attirer de nouveaux candidats qui préfèrent les horaires rotatifs.

Horaires fixes vs horaires tournants

Après toutes ces discussions sur la rotation des horaires, pourquoi choisir – ou s'en tenir à – un horaire fixe à la place ?

Un horaire fixe est un horaire où tout le monde a des heures prévisibles qui restent les mêmes d'une semaine à l'autre. Il peut être préférable pour votre équipe si :

• Vous n'êtes ouvert que pendant 1 horaire de travail, comme un quart de jour de 9 h à 17 h.
• Vous avez déjà des jours de congé intégrés pour l'ensemble de votre personnel. Par exemple, vous pouvez être fermé le week-end ou un certain jour de la semaine.
• Les membres de votre équipe ont une disponibilité stricte et cela ne vaudrait pas la peine de forcer le problème.

Un horaire rotatif est un horaire où les employés changent de quart de travail et travaillent selon un cycle différent de celui d'une semaine civile. Il peut être préférable pour votre équipe si :

• Vous avez plusieurs quarts de travail dans une journée, et certains quarts de travail sont universellement considérés comme « pires » que d'autres.
• Vous opérez 7 jours sur 7 ou dans un environnement d'astreinte permanente.
• Vos employés potentiels sont habitués à l'horaire ou verraient des jours de congé consécutifs comme un avantage.

Types courants d'horaires rotatifs

Vous pouvez créer un horaire de travail personnalisé qui convient le mieux à votre entreprise et à votre équipe, mais vous pouvez également utiliser des systèmes éprouvés pour commencer.

Horaire tournant 4-3

C'est une rotation de 4 jours on et 3 jours off . Au lieu de travailler 8 heures par jour sur 5 jours, les employés travaillent 10 heures par jour sur 4 jours. Essentiellement, cet horaire augmente la charge de travail quotidienne des employés, mais leur donne une pause de 3 jours entre les blocs de quarts de travail.

Dans un horaire rotatif, des rotations de 10 heures et 4 jours s'échelonnent pour assurer 7 jours de couverture. Cela signifie, par exemple, que vous auriez besoin de 6 équipes pour assurer une couverture complète si votre entreprise est ouverte 24h/24 et 7j/7.

Les quarts de travail de 10 heures signifient également qu'il y a des moments où les équipes se chevauchent si vous êtes ouvert 24h/24 et 7j/7. Cela pourrait augmenter la productivité et la camaraderie, mais pourrait également laisser les mains inactives s'il n'y a pas assez de tâches à accomplir.

Exemple 4-3 Modèle d'horaire tournant

Horaire tournant 24-48

Il s'agit d'un horaire de 24 heures de marche et de 48 heures de repos . Il peut être utile dans les industries qui dépendent d'employés sur appel, comme les services d'urgence. Cela garantit qu'il y a peu de perturbations dans le service en raison des entrées et sorties des employés lors du changement de quart de travail.

Ce type d'horaire peut également être avantageux pour les employés ayant des engagements extérieurs ou même d'autres emplois, car il ne les oblige jamais à travailler plus d'une journée sans pause.

Exemple de modèle d'horaire rotatif 24-48

Horaire tournant Pitman (2-2 3-2 2-3)

Il s'agit d'une rotation de 2 semaines de 2 jours de travail et 2 jours de congé, 3 jours de travail et 2 jours de congé, et 2 jours de travail et 3 jours de congé.

Cela introduit beaucoup de variété, surtout si les employés changent de jour et de nuit à chaque rotation. Cela donne également un bon mélange de week-ends de 3 jours et de jours de congé en milieu de semaine.

Exemple de modèle d'horaire rotatif Pitman

Horaire tournant de DuPont

Celui-ci est peut-être le plus compliqué, mais il a été créé spécifiquement pour les entreprises 24h/24 . Lorsqu'il est utilisé correctement, il donne aux employés une semaine entière consécutive de congé chaque mois. Cela peut être un avantage considérable pour les employés actuels et un moyen d'attirer de nouveaux candidats.

Le cycle est défini en équipes de 12 heures et se déroule comme suit :

• 4 quarts de nuit
• 3 jours de repos
• quarts de travail de 3 jours
• 1 jour de repos
• 3 quarts de nuit
• 7 jours de repos

Chaque équipe tourne à travers le cycle à des moments différents afin qu'il y ait toujours une couverture égale.

Exemple de modèle de calendrier rotatif DuPont

Autres types d'horaires de quarts rotatifs

Les horaires ci-dessus sont considérés comme les horaires rotatifs les plus populaires, mais il existe de nombreuses variantes. Vous pouvez même créer le vôtre, parfaitement adapté à votre entreprise.

Voici d'autres types d'horaires que vous pourriez trouver utiles :

• 4-4. Cela peut fonctionner avec des emplois à une seule équipe, ou les équipes peuvent parcourir 4 jours sur l'équipe de jour, 4 jours de congé, 4 jours sur l'équipe de nuit, 4 jours de congé, etc.
• Rotation 6-4. Ce cycle de 30 jours divise les journées de travail en 3 équipes. Il donne à chacun 6 jours par mois dans chaque quart de travail, avec 4 jours de congé entre eux.
• 5-3 5-4 5-3. Vous aurez besoin de 5 équipes sur ce cycle de 25 jours. Les employés travailleront 5 jours sur le premier quart, auront 3 jours de congé, travailleront 5 jours sur le deuxième quart, auront 4 jours de congé, travailleront 5 jours sur le troisième quart, puis auront 3 jours de congé avant de répéter la rotation.
• Horaire panaméen . Il s'agit d'une variante de 56 jours d'un horaire 2-2-3 (2 jours de travail, 2 jours de repos, 3 jours de travail, 2 jours de repos, 2 jours de travail, 3 jours de repos). Il nécessite 4 équipes sur des quarts de 12 heures. C'est unique en raison de la durée de la rotation et du fait que les travailleurs sont sur un poste (comme le poste de nuit) pendant 28 jours, puis sur le poste opposé (comme le poste de jour) pendant les 28 jours suivants.

Éléments à prendre en compte lors de la création d'un programme de rotation

Construire un horaire rotatif peut sembler intimidant si vous avez utilisé un système fixe ou si vous l'aviez simplement d'une semaine à l'autre.

Voici quelques éléments à prendre en compte pour vous assurer que votre emploi du temps vous convient, à vous et à votre équipe :

Vos heures de pointe

Quand avez-vous le plus besoin de couverture ? Y a-t-il un moment où les quarts de travail doivent se chevaucher pour vous assurer d'avoir plus de personnes pointées ?

Changements populaires

Alors qu'un quart de travail rotatif donne à chacun son tour, c'est votre travail de vous assurer que c'est vraiment égal et que tout le monde a une chance sur les meilleurs quarts de travail.

Par exemple, dans certains restaurants, le brunch du dimanche est le quart de travail le plus convoité. Mais dans d'autres, c'est le moins souhaitable, donc un quart de jour le dimanche peut être moins populaire qu'un quart de jour le vendredi.

Rôles professionnels et qualifications des employés

Peut-être planifiez-vous actuellement des employés en fonction de leurs fonctions. Par exemple, vous pouvez programmer les caissiers pour qu'ils travaillent uniquement de jour et les équipes de nettoyage pour qu'elles travaillent exclusivement de nuit.

Dans ce cas, le passage à un horaire rotatif peut ne pas être possible tout de suite, car tous les employés n'ont pas les compétences requises pour travailler tous les quarts de travail. Ce serait une excellente occasion de former les employés afin qu'ils puissent travailler n'importe quel quart de travail

Vous devriez également considérer vos employés avec des compétences et des titres de compétences spécialisés. Ils pourraient devoir avoir des horaires fixes et être exclus de la rotation. Par exemple, supposons que vous ayez besoin de quelqu'un sur un chariot élévateur pour faire le stockage nocturne et que vous n'ayez qu'un seul opérateur de chariot élévateur agréé. Cet employé devra peut-être rester sur un horaire de nuit uniquement.

Disponibilité et préférences des membres de l'équipe

L'un des principaux avantages d'un horaire fixe est la prévisibilité. Il est probable que les membres de votre équipe ont construit leur vie autour de leur horaire actuel et peuvent avoir du mal à passer à un horaire rotatif, en particulier pour les équipes qui changeront d'équipe, comme travailler de nuit et de jour.

Selon vos employés, il se peut qu'ils ne soient tout simplement pas disponibles pour les nouveaux quarts de travail qu'on leur demande de travailler.

Dans le même ordre d'idées, il est également important de tenir compte des préférences des membres de votre équipe . Envoyez un sondage à vos employés ou discutez avec eux pour leur demander quels horaires ils préfèrent travailler. Apprécient-ils les quarts de jour et seraient-ils très mécontents s'ils devaient travailler de nuit? Apprécient-ils l'horaire qu'ils suivent actuellement ? Sont-ils intéressés par des quarts de travail plus flexibles?

En fonction de leurs réponses, un horaire rotatif peut ou non fonctionner pour votre équipe.

Votre budget de paie

Les horaires tournants obligent souvent les employés à faire des heures supplémentaires . Cela peut se produire lorsqu'un employé travaille plus de 40 heures par semaine ou 8 heures par jour si votre entreprise, votre industrie ou votre État considère ces heures supplémentaires.

Les horaires rotatifs sont généralement d'environ 40 heures par semaine. Mais avec des horaires fluctuants, les chèques de paie de vos employés peuvent être proches de 0 $ pour les semaines civiles avec plusieurs jours de congé consécutifs ou être plus importants lorsqu'ils travaillent 6 quarts de 12 heures au cours d'une semaine civile.

Tenez compte de vos périodes de paie et des lois de votre état lors de la création de votre horaire de rotation. Assurez-vous de bien comprendre quelles heures supplémentaires, le cas échéant, seront nécessaires et quand.

Vos employés devront également comprendre comment toute nouvelle heure supplémentaire ou tout nouveau congé affectera leur salaire, surtout s'ils sont habitués à un nombre égal d'heures à chaque période de paie.

Étapes de création et de mise en œuvre d'un programme de rotation

Étape 1 : Examinez les questions et les informations ci-dessus, puis sélectionnez un type d'horaire qui vous convient

Nous vous recommandons de commencer avec un calendrier basé sur un modèle, car il s'agit d'une option populaire et facile à utiliser. Vous connaissez mieux votre équipe et votre entreprise, alors n'hésitez pas à créer un horaire personnalisé si vous avez un meilleur modèle pour vos quarts de travail et vos travailleurs spécifiques.

Pour sélectionner ou créer un horaire rotatif, regardez les heures dont vous avez besoin de couverture . Avez-vous déjà plusieurs quarts de travail (comme le premier, le deuxième et le troisième) en place ? Avez-vous besoin que vos employés fassent des quarts de travail plus longs, ou les quarts de travail standard de 8 heures conviennent-ils ?

Vous devez également tenir compte de vos ressources disponibles . Par exemple, disons que vous êtes responsable dans une entreprise de fabrication qui fonctionne sur 3 équipes, 7 jours sur 7. Vous devez tenir compte des étapes de production et des machines disponibles.

Un horaire de rotation 4-3 n'aurait aucun sens si vous n'avez pas assez de machines pour les quarts de travail qui se chevauchent. Vous pourriez envisager de passer à 2 quarts de 12 heures ou d'essayer un 6-4 avec des quarts de 8 heures. D'un autre côté, l'horaire 4-3 pourrait augmenter la production pendant les heures qui se chevauchent si vous avez suffisamment de ressources pour faire le tour.

Vous devrez également tenir compte des préférences de votre équipe . Seraient-ils enthousiasmés par un horaire DuPont qui autorise une semaine complète de congé chaque mois, ou préféreraient-ils avoir plus de jours de congé chaque semaine ?

Étape 2 : Déterminez le nombre d'équipes dont vous aurez besoin en fonction des heures de travail et des rotations

Regardez le modèle que vous avez sélectionné ou l'exemple d'horaire que vous avez créé et comptez le nombre d'équipes en rotation nécessaires pour assurer une couverture complète pendant les heures d'ouverture.

Peut-être aurez-vous besoin de 3 équipes pour travailler selon un horaire tournant 24-48 ou de 6 équipes pour travailler selon un horaire tournant 4-3 afin d'assurer une couverture 24/7.

Assurez-vous également de regrouper tous les employés qui resteront sur un horaire fixe dans leur propre équipe. De cette façon, ils sont toujours représentés et comptabilisés.

Étape 3 : Nommez vos équipes et affectez-leur vos employés

Votre emploi du temps doit indiquer clairement qui fait partie de quelle équipe et quelle rotation. Cela signifie que vous aurez besoin de noms d'équipe clairs . Au lieu d'appeler des groupes d'employés « Night Crew » ou « First Shift », appelez-les « Team A », « Team B », etc. pour indiquer qui travaille ensemble dans chaque rotation.

Ensuite, affectez vos employés à vos équipes. Les équipes doivent être plus ou moins égales puisque tout le monde sera sur chaque quart de travail à un moment donné. Équilibrez les niveaux d'expérience et les types d'employés aussi uniformément que possible en incluant un bon mélange de tous dans chaque équipe de rotation. Assurez-vous également que toutes les équipes ont à peu près le même nombre de travailleurs.

Lors de la transition d'horaires fixes d'équipe de nuit et d'équipe de jour, au lieu de convertir ces équipes en équipes de rotation, séparez-les . Ayez un mélange de tout le monde dans chaque équipe de rotation. De cette façon, les employés peuvent bénéficier de l'expérience et de l'expertise diverses de chacun.

Étape 4 : Communiquer avec les employés, expliquer et promouvoir le nouvel horaire

Lorsque vous êtes prêt à publier ou à partager l'horaire, assurez-vous que vos employés comprennent parfaitement comment cela fonctionne et comment cela leur sera bénéfique. Cela les aidera à s'impliquer et à être enthousiastes à l'idée de travailler selon un horaire rotatif.

Vous pouvez organiser une réunion de toute l'équipe, envoyer un e-mail à l'ensemble de l'équipe, publier une mise à jour sur le fil d'actualité de votre entreprise, envoyer des messages instantanés annonçant le changement ou organiser une session d'information sur le nouveau calendrier.

Étape 5 : Affinez le calendrier au besoin et continuez à le partager

Après la première rotation complète de votre emploi du temps, vous devrez peut-être ajuster les équipes ou les équipes si vous avez remarqué des problèmes avec la dynamique des équipes ou ses effets sur votre entreprise.

Par exemple, vous voudrez peut-être séparer certains employés dont vous avez appris qu'ils seraient plus productifs sur des quarts de travail distincts. (Peut-être qu'ils ne fonctionnent pas bien ensemble, ou peut-être qu'ils se distraient pendant les tâches.)

En ce qui concerne l'horaire lui-même, vous avez peut-être remarqué que votre entreprise est trop occupée pour un changement d'équipe au moment où vous l'avez initialement défini. Ainsi, vous pouvez reculer l'heure de changement d'équipe de 1 à 2 heures.

Évitez de faire trop de changements et sachez qu'il faudra peut-être quelques rotations pour que tout le monde s'habitue au nouvel horaire.

Même si les horaires tournants deviennent prévisibles, vous devrez toujours les publier régulièrement en cas de changements avec PTO ou d'autres demandes. Vous pouvez le faire dans votre système actuel ou en utilisant une application comme Connecteam qui dispose de fonctionnalités de planification et de communication en un seul endroit.

Planifiez vos horaires tournants avec Connecteam

Connecteam est la solution parfaite pour vos besoins de planification , conçue pour éliminer le stress des horaires, même complexes, comme ceux-ci.

Voici comment vous pouvez utiliser Connecteam pour créer vos horaires tournants.

Créer les quarts de travail

Les modèles prêts à l'emploi de Connecteam facilitent la création du planning. Examinez les quarts de travail dont vous avez besoin et choisissez le modèle qui vous convient le mieux. Vous pouvez les ajuster aux heures dont vous avez besoin et marquer les quarts de travail avec des chantiers ou des rôles spécifiques. Vous pouvez même les coder par couleur pour aider à distinguer les équipes en rotation.

Ensuite, utilisez la fonction de répétition pour régler le programme afin qu'il se répète aussi souvent que nécessaire.

Affectation des employés et des tâches

Ensuite, vous utiliserez l'outil de planification par glisser-déposer de Connecteam pour affecter facilement les employés aux équipes.

Les employés peuvent noter leur disponibilité directement dans l'application. De cette façon, vous ne rencontrerez aucun conflit lors de la planification. Connecteam signalera également automatiquement tous les problèmes liés au planning, tels que les chevauchements d'équipes, afin que vous puissiez les corriger avant la publication.

Vous pouvez également inclure des listes de tâches dans chaque quart de travail pour que les employés les cochent pendant qu'ils travaillent. Ces listes peuvent être particulièrement utiles pour quelqu'un sur un nouveau quart de travail qui peut avoir besoin de quelques rappels des légères différences dans les responsabilités du quart de travail. Par exemple, vous pouvez ajouter des listes de contrôle de clôture à chaque quart de nuit afin que personne n'oublie la bonne procédure.

Partager l'horaire et communiquer avec les employés

Connecteam enverra le planning directement sur les appareils des employés lorsque vous le publierez. Vous n'aurez pas à attendre pour faire passer un horaire physique ou simplement espérer que vos employés chercheront un horaire nouvellement publié.

Il y a aussi un chat intégré , permettant des conversations en temps réel sur les demandes de prise de force ou d'autres problèmes de calendrier. Vous pouvez parler en tête-à-tête ou en groupe et partager des images, des notes audio, des fichiers et plus encore dans des messages.

De plus, Connecteam est disponible sous forme d'application mobile sur les appareils iOS et Android. Cela signifie que les employés peuvent accéder à l'horaire et communiquer avec vous et leurs collègues, peu importe où ils se trouvent ou quand ils travaillent.

Autres avantages à utiliser Connecteam pour votre horaire tournant

En plus de ses outils de planification, Connecteam dispose d'une pointeuse qui enregistre avec précision les heures des employés. À l'aide de ces données de temps et de présence, vous pouvez voir dans quelle mesure les travailleurs s'adaptent et respectent le nouvel horaire. Sont-ils souvent en retard ou absents du travail parce qu'ils ne peuvent pas s'adapter aux nouveaux quarts de travail ? Ou s'absentent-ils moins du travail en raison des jours de congé intégrés au nouvel horaire ?

Connecteam propose également des fonctionnalités de formation que vous pouvez utiliser si votre horaire rotatif implique une rotation des tâches. Créez des cours personnalisés sur n'importe quel sujet à partir de zéro ou démarrez en quelques secondes avec un modèle. Les supports de formation sont disponibles directement depuis l'application mobile, garantissant ainsi à chacun l'accès aux informations dont il a besoin pour bien faire son travail.

Conclusion

Un horaire tournant est une excellente option pour les entreprises qui sont ouvertes 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et qui doivent assurer une couverture continue. Ces horaires présentent certains défis, comme les conflits d'horaire potentiels et l'épuisement professionnel des employés, mais ils offrent également des avantages.

Il existe différents types d'horaires rotatifs parmi lesquels choisir, mais ils peuvent toujours être difficiles à créer. Avec les instructions étape par étape que nous avons décrites ci-dessus, vous serez sur la bonne voie pour créer un horaire qui convient à votre équipe.

Pour rationaliser davantage le processus de planification de vos employés, utilisez Connecteam. Ses modèles et sa fonctionnalité de glisser-déposer font de la planification un jeu d'enfant !

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FAQ

Quel est le meilleur horaire tournant ?

Il existe de nombreux types d'horaires de quarts rotatifs, et le meilleur pour votre entreprise est celui qui correspond aux ressources dont vous disposez et aux besoins de votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un exemple d'horaire tournant ?

Un horaire de quarts rotatifs est un horaire où un employé tourne à travers différents jours et différentes heures de travail. Ils ne se répètent pas sur une base calendaire régulière.

Par exemple, au lieu de travailler le quart de jour du lundi au vendredi, un employé peut travailler 4 quarts de nuit, être absent pendant 4 jours, travailler 4 quarts de jour, être absent pendant 4 jours, puis répéter ce cycle. Un autre exemple serait d'échelonner les horaires des employés pour couvrir 7 jours de quarts de 24 heures avec 24 heures de travail, 48 heures de repos, 24 heures de travail, etc.

De nombreuses industries et entreprises, comme les services d'urgence et la fabrication, utilisent régulièrement des quarts de travail rotatifs. Certains horaires de quarts rotatifs, comme les horaires Pitman et DuPont, sont devenus des normes de l'industrie.

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