12 façons efficaces de partager des informations avec les membres de l'équipe

Quel que soit votre secteur d'activité, le partage d'informations occupe probablement une place importante dans les opérations quotidiennes de votre organisation. Vous pouvez partager des ordres de travail, des instructions pour une nouvelle plate-forme en ligne, des conseils et des meilleures pratiques pour un travail plus efficace, ou même le prochain jour de congé.

Dans le monde occupé d'aujourd'hui, il y a tellement de communication et des détails importants peuvent passer entre les mailles du filet. Lorsqu'ils le font, les travailleurs peuvent ne pas disposer des informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Pire encore, ils peuvent se sentir frustrés, négligés ou désengagés s'ils sont laissés pour compte.

Nous sommes là pour vous aider à éviter ces problèmes. Ci-dessous, nous décrivons exactement comment partager des informations avec les membres de l'équipe. Nous vous apprendrons également à créer plus de transparence et à prévenir les erreurs de communication et la perte d'informations. De plus, nous couvrons les canaux de communication les plus efficaces à utiliser et comment utiliser des logiciels comme Connecteam pour mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.

L'importance du partage d'informations avec les membres de l'équipe

Le partage d'informations est crucial pour vos résultats et le succès de votre entreprise. Lorsque vous partagez efficacement des données et des connaissances importantes, vous :

Aider les travailleurs à devenir plus productifs

Avec un bon système de communication, votre équipe n'a pas à passer des heures à chercher les manuels des employés, les instructions et tout ce dont ils ont besoin pour leur travail. Au lieu de cela, ils consacrent plus de temps aux tâches professionnelles.

Encourager les travailleurs à faire leur travail plus efficacement

Celui-ci est simple : le partage des connaissances sur les meilleures pratiques et les conseils peut aider les employés à mieux faire leur travail.

Construire une meilleure culture d'entreprise

Lorsque les entreprises partagent des détails sur les changements apportés à l'organisation ou sur les événements à venir, les travailleurs se sentent inclus. Ceci, à son tour, peut créer une culture de travail plus forte.

Réduire le risque de défis

De nombreux défis en milieu de travail se résument à un mauvais partage de l'information. Par exemple, si les employés ne sont pas informés qu'ils doivent appeler lorsqu'ils sont en retard, les managers peuvent être frustrés par les employés qui ne se présentent pas. La communication des processus et des attentes élimine de nombreux problèmes comme celui-ci.

Gardez vos employés heureux et engagés

Lorsque tout le monde obtient des informations directement de l'entreprise et pas seulement de bouche à oreille, les employés ont plus de chances de se sentir comme faisant partie de l'équipe. Le partage d'informations renforce la confiance et les relations.

Obtenez de meilleurs résultats des initiatives

Que vous lanciez un club de lecture d'entreprise ou que vous ayez besoin d'un comité pour planifier une fête de fin d'année pour votre organisation, avoir un moyen d'atteindre votre équipe avec des informations vous aide à obtenir plus d'adhésion.

Réduisez votre responsabilité

Vous devrez peut-être communiquer des informations sur la sécurité ou des informations réglementaires spécifiques à l'industrie pour réduire le risque de poursuites judiciaires coûteuses. Par exemple, si vous travaillez dans le secteur de la santé, votre équipe doit savoir comment protéger les données des patients.

14 façons de partager des informations avec les membres de votre équipe

La meilleure façon de partager des informations avec un groupe dépend de ce que vous partagez et avec qui vous communiquez . Votre organisation peut communiquer en ligne et hors ligne, et chaque méthode de partage d'informations peut avoir sa place.

Vous trouverez ci-dessous 14 façons de rester en contact avec votre équipe pour vous assurer qu'elle dispose des ressources, des faits et des données dont elle a besoin.

9 méthodes en ligne

1. Wiki d'entreprise. C'est le meilleur moyen de partager des informations avec un groupe sur des données qui (généralement) ne changent pas. Cela peut être l'endroit où vous expliquez les services que vous offrez, vos valeurs et votre énoncé de mission, par exemple.
2. Messagerie instantannée. Les plates-formes qui permettent la messagerie instantanée, comme Slack et Connecteam, sont bonnes pour une communication immédiate avec des individus et des groupes. Vous pouvez vous connecter avec d'autres membres de l'équipe directement depuis votre appareil mobile et discuter en temps réel. Vous pouvez, par exemple, prendre rapidement connaissance d'un changement soudain dans un projet ou avertir une équipe sur le terrain de l'arrivée d'intempéries.
3. Vidéos en ligne. De courtes vidéos de 2 à 3 minutes publiées en ligne peuvent être un excellent moyen de démontrer les tâches de travail ou d'offrir une formation. Ils sont également parfaits pour partager des informations avec un groupe.
4. Appels téléphoniques. Ceux-ci peuvent être un bon moyen d'obtenir instantanément des informations d'un employé. Par exemple, si un travailleur ne se présente pas pour un quart de travail, un appel téléphonique peut résoudre le problème rapidement.
5. E-mail. C'est une bonne méthode à utiliser pour les avis officiels et formels, en particulier lorsque vous souhaitez conserver des documents. Par exemple, cela peut être le bon choix si vous souhaitez annoncer une fusion. Le courrier électronique vous donne un espace pour tout expliquer et permet aux travailleurs de lire le message à leur rythme.
6. Fil d'actualité de l'entreprise. C'est parfait pour partager des informations avec des équipes spécifiques ou toute votre organisation en même temps. Vous pouvez également l'utiliser comme alternative au courrier électronique pour des annonces plus formelles.
7. Des outils qui permettent la collaboration. Des plates-formes telles que Google Docs et Connecteam sont idéales pour le travail collaboratif et le partage d'informations internes. Par exemple, vous pouvez utiliser l'une des plateformes pour partager des fichiers de projet ou demander aux employés d'ajouter leurs propres idées à un brouillon d'un nouvel énoncé de mission de l'entreprise.
8. Systèmes de gestion de contenu (CMS). Les plates-formes conçues pour gérer le développement de contenu vous permettent de suivre les délais et les projets, de laisser les employés faire des commentaires sur les tâches de travail et de partager de nouvelles affectations et de nouveaux fichiers.
9. Réseaux sociaux internes. Des plates-formes telles que Yammer et Connecteam peuvent agir comme des plates-formes de médias sociaux internes sécurisées, où les travailleurs peuvent s'engager dans des discussions sociales « refroidisseur d'eau ».

5 méthodes hors ligne

Voici les moyens les plus efficaces de partager des informations hors ligne dans une entreprise :

1. Standups quotidiens. Ces courtes réunions quotidiennes vous aident à partager les progrès des projets et les objectifs de l'équipe. Ils vous permettent également de partager et de relever les défis qui pourraient ralentir le travail.
2. Rencontres individuelles. Partagez des informations avec des personnes spécifiques, en face à face.
3. Réunions d'équipe hebdomadaires et réunions mensuelles de l'ensemble de l'entreprise. Rassembler tout le monde vous permet d'aborder le travail et les quarts de travail à venir, les progrès réalisés et tout ce qui pourrait être nécessaire pour atteindre les objectifs à venir.
4. Réunions générales trimestrielles. Les réunions plénières rassemblent toutes les parties prenantes, y compris tous les employés et la direction, pour examiner toutes les questions à l'échelle de l'entreprise. Cela peut inclure l'introduction de nouveaux objectifs d'entreprise ou un nouveau leadership.
5. Retraites d'entreprise. Les retraites rassemblent les travailleurs en dehors du travail. C'est une occasion de coaching, de renforcement des compétences, de socialisation, de réseautage et d'activités brise-glace conçues pour améliorer le moral des employés, renforcer les équipes et réduire le risque d'épuisement professionnel.

Comment promouvoir une bonne communication dans votre entreprise

Maintenant que nous avons examiné 14 façons efficaces de partager des informations avec les membres de l'équipe, vous réaliserez peut-être que vous aurez besoin de différentes méthodes de communication pour différentes situations. Une bonne stratégie de communication peut aider.

Voici comment en créer un :

Établissez votre niveau de transparence

Réfléchissez à la quantité d'informations que vous partagerez avec vos équipes. En cas de doute, optez pour une plus grande transparence. Cela encourage la confiance et crée un précédent pour le partage d'informations qui peut inspirer les employés à partager également leurs propres idées.

La direction et les responsables de votre entreprise doivent discuter des informations pouvant être partagées et de celles qui sont privées.

Vous pouvez également définir quelles informations sont partagées par qui. Par exemple, vous pouvez décider que les managers peuvent partager les objectifs de l'équipe, tandis que le leadership est responsable du partage des changements à l'échelle de l'entreprise.

Tenez compte des besoins de votre équipe

Les jeunes travailleurs peuvent préférer la messagerie directe et la communication instantanée, tandis que certains travailleurs plus âgés peuvent préférer les e-mails ou les appels téléphoniques. Mais ce n'est pas toujours le cas.

Sondez votre équipe pour savoir quelles formes de partage d'informations fonctionnent pour tout le monde.

S'il y a consensus, vous pouvez choisir un canal de communication plutôt qu'un autre, comme la messagerie instantanée par e-mail, par exemple. Ou, vous pouvez choisir de partager les mêmes informations sur quelques canaux pour vous assurer que tout le monde les voit.

Faire de la communication un boomerang collaboratif et non une rue à sens unique

Regardez comment l'information circule dans votre entreprise. Lorsque vous envoyez des nouvelles ou des mises à jour à vos équipes, les informations doivent vous revenir avec des commentaires et de nouvelles idées.

Lorsque vous avez ce type d'approche collaborative, vous pouvez vous appuyer sur les informations .

Par exemple, imaginez partager une idée pour une fête de vacances d'entreprise. Quelques salariés se portent volontaires pour organiser l'événement et partager leurs idées de décorations. Soudainement, vous envoyez et recevez des informations que vous pouvez utiliser.

Pour vous assurer que les informations ne restent pas à sens unique, demandez des idées supplémentaires lorsque vous partagez des mises à jour ou des nouvelles de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez partager un fichier et écrire : "Si vous remarquez qu'il manque quelque chose ici, faites-le moi savoir".

Facilitez la prise d'informations

Lorsqu'un travailleur n'est pas en mesure d'assister à une réunion virtuelle à l'échelle de l'entreprise ou manque un avis concernant une nouvelle formation, assurez-vous qu'il peut rattraper son retard. Par exemple, vous pouvez publier les notes de réunion en ligne dans la base de connaissances de votre entreprise ou envoyer des rappels concernant la formation.

Une plateforme en ligne ou un bulletin d'information pour les employés sont deux excellents moyens de s'assurer que chacun reçoit les informations dont il a besoin. Lorsqu'une nouvelle actualité ou une mise à jour est partagée, publiez-la dans un endroit central afin que tout le monde ait une seconde chance de se tenir au courant.

Évaluez vos méthodes de partage d'informations

Recherchez activement les ralentisseurs qui ralentissent le partage des ressources. Assurez-vous que les employés disposent des autorisations appropriées pour consulter les fichiers en ligne et que les fichiers sont mis à jour avec les dernières informations. Supprimez les ressources obsolètes en ligne pour éviter toute confusion.

De plus, demandez régulièrement à votre équipe de vous faire part de ses commentaires sur les données et les ressources auxquelles elle a accès. Demandez s'il existe des options de formation supplémentaires, des listes de contrôle, des formulaires ou d'autres informations qui pourraient les aider à mieux faire leur travail. Ensuite, travaillez à mettre en œuvre ces ressources.

Établissez des règles pour mettre les informations entre les bonnes mains via les bons canaux

La plupart des employés ne veulent pas être informés d'un licenciement par message instantané. Cependant, ils veulent souvent entendre des éloges dans un forum public, comme un message vidéo partagé avec l'équipe.

Organisez une réunion générale où vous passerez en revue la manière dont les différents types d'informations doivent être partagés . Cela vous aide à parvenir à un consensus sur ce qui est et n'est pas approprié en matière de partage d'informations. Par exemple, vous pouvez décider que les informations sur les changements d'emploi ne doivent être partagées que par e-mail.

En plus de réfléchir à la façon de partager des informations, pensez à quand partager des informations . Par exemple, vous souhaiterez peut-être définir des règles indiquant si et quand les responsables peuvent contacter les travailleurs après les heures de travail.

Lorsque vous réfléchissez à la façon dont vous partagez des informations, n'oubliez pas l'accessibilité . Par exemple, les travailleurs malentendants apprécieront les sous-titres codés sur les messages vidéo, tandis que d'autres employés peuvent bénéficier des images et des graphiques inclus dans les documents, messages et autres annonces.

Utilisez Connecteam pour partager efficacement des informations avec les membres de l'équipe

Connecteam est une plateforme tout-en-un pour tous vos besoins de communication et de partage d'informations. Il offre un cryptage des données de bout en bout et aucune limite de stockage, ce qui vous permet de partager tous les fichiers et documents dont vous avez besoin en toute confiance.

Examinons de plus près les fonctionnalités qui vous faciliteront la vie au travail.

La base de connaissances

Connecteam vous permet de créer une base de connaissances remplie de toutes les informations importantes de votre entreprise. Les employés peuvent y accéder n'importe où et n'importe quand, directement depuis leurs appareils mobiles. Ils peuvent même utiliser l'application Connecteam dans l'une des 14 langues différentes et rechercher facilement les informations dont ils ont besoin.

Avec Connecteam, organiser et partager des fichiers et des informations est un jeu d'enfant. Faites simplement glisser et déposez les fichiers pour les télécharger . Vous pouvez également remplacer facilement les anciennes versions de fichiers et, comme tout est sauvegardé sur un cloud privé sécurisé, vous verrez toujours la dernière version de chaque fichier. Ne vous souciez plus jamais des informations obsolètes !

De plus, vous pouvez définir des autorisations personnalisées afin que les bonnes personnes de votre équipe aient accès aux manuels des employés, aux supports de formation, aux documents et aux autres informations dont ils ont besoin. Vous pouvez révoquer des autorisations ou demander à vos équipes de télécharger leurs propres fichiers si nécessaire.

Formation Connecteam

Connecteam simplifie le téléchargement de courtes vidéos de formation et la création de cours de formation entièrement personnalisés pour votre équipe. Vous pouvez même interroger les travailleurs sur ce qu'ils ont appris.

De plus, vous pouvez voir les formations que vos employés ont suivies et leur envoyer des rappels pour terminer les sessions de formation. De plus, vous pouvez facilement mettre à jour et remplacer les supports de formation chaque fois que vous en avez besoin.

Chat intégré à l'application

Le chat intégré sécurisé de Connecteam vous permet, à vous et à vos employés, de vous connecter en temps réel. Configurez des discussions de groupe ou des discussions individuelles pour permettre une communication instantanée, où que se trouve votre équipe.

Dans les messages, vous pouvez partager des images, des notes audio, des fichiers et même des raccourcis vers d'autres fonctionnalités Connecteam.

Enquêtes et sondages

Les sondages de Connecteam vous permettent de prendre le pouls de votre organisation et de recueillir facilement des commentaires. Vous pouvez, par exemple, demander de quelles informations vos employés ont besoin et quelle est leur expérience avec le style de communication de votre entreprise, afin que vous puissiez apporter les modifications nécessaires.

Il existe également un outil de sondage en direct qui est parfait pour obtenir des informations rapides sur certains sujets.

Fil d'actualité de l'entreprise

Avec Connecteam, vous pouvez configurer un fil d'actualité d'entreprise pour partager des mises à jour et des annonces avec certains membres de l'équipe ou avec l'ensemble de l'organisation.

Le fil d'actualité crée une expérience de type réseau social, car vous pouvez ajouter des images, des GIF et des vidéos aux publications pour rendre les informations facilement digestibles.

Il existe une option pour programmer des publications , garantissant que les informations sont partagées exactement au bon moment. Vous pouvez également voir qui a consulté vos messages afin de toujours savoir qui est à jour.

Répertoire des employés

Un annuaire d'entreprises permet à tout le monde de rester connecté et facile à trouver, et Connecteam simplifie la création d'une solution pour votre personnel.

Vous et vos employés pouvez facilement rechercher d'autres membres de l'équipe et les contacter par chat, SMS, e-mail ou téléphone, directement à partir du répertoire.

Trouvez des employés en recherchant leur emplacement, leur nom, leur fonction ou leur service. Vous pouvez même voir les détails de chaque membre de l'équipe, comme leurs heures d'appel préférées.

Informations sur les opérations

La gestion et la planification des tâches sont incluses directement dans l'application Connecteam, ce qui vous permet d'informer en temps réel les employés de la date à laquelle ils doivent travailler et de ce qu'ils doivent faire.

Voyez en un coup d'œil qui est disponible et assurez-vous que chaque travailleur dispose des formulaires, des listes de tâches, des listes de contrôle et des autres ressources dont il a besoin pour chaque travail. Vous pouvez même communiquer sur les congés.

Reconnaissance et récompenses des employés

Utilisation de la fonction intégrée de Connecteam fonctionnalités de reconnaissance des employés , vous pouvez envoyer des badges de reconnaissance personnalisés aux employés pour célébrer leurs succès et reconnaître les jalons. Vous pouvez également envoyer des jetons numériques aux employés, qu'ils peuvent échanger contre des cartes-cadeaux.

L'essentiel sur Connecteam

Le fait d'avoir plusieurs canaux de communication sur une seule plate-forme réduit le risque que quelque chose passe entre les mailles du filet. En effet, les employés n'ont besoin de vérifier qu'une seule plate-forme pour voir les informations sur les horaires, les informations sur le travail, les chats, les mises à jour, etc.

Vous pouvez utiliser Connecteam pour partager des manuels de procédures, des fichiers de formation, des politiques du personnel, des manuels de l'employé, des feuilles de calcul d'inventaire, des wikis d'entreprise et tout autre matériel de marque de l'entreprise auquel votre équipe doit avoir accès. Tout est au même endroit et toujours mis à jour.

Connecteam vous permet même de voir quels employés ont suivi une formation, qui a accédé à des fichiers et qui a vu des mises à jour. De cette façon, vous pouvez vous assurer que tous les membres de votre équipe obtiennent les informations dont ils ont besoin.

Conclusion

Vos employés doivent savoir ce qui se passe dans votre organisation pour faire de leur mieux, rester efficaces et se sentir investis dans la mission de votre entreprise.

Savoir comment partager des informations avec les membres de l'équipe est un excellent point de départ, et la bonne technologie peut vous aider. Une plateforme comme Connecteam vous aide à remplacer de nombreux canaux de communication et de partage d'informations par une seule application que vos employés peuvent utiliser à tout moment, de n'importe où.

Inscrivez-vous à Connecteam dès aujourd'hui .

FAQ

Quel est le processus de partage d'informations dans une entreprise ?

Le processus commence par l'identification d'un besoin pour un type spécifique d'informations. Ensuite, vous créerez le contenu et l'enverrez ou le téléchargerez sur les canaux appropriés. Après cela, vous souhaiterez recueillir des commentaires pour faciliter le partage d'informations à l'avenir. Il est également important de mettre à jour régulièrement les informations nécessaires pour qu'elles restent pertinentes.

Quelles informations doivent être partagées dans une organisation ?

Il existe 5 principaux types d'informations qui doivent être partagées dans la plupart des entreprises :

1. Documents requis par la loi , tels que la formation obligatoire ou les informations de sécurité
2. Ressources spécifiques à la tâche qui aident les employés à faire leur travail, telles que des instructions pour les machines
3. Mises à jour de l'entreprise et changements organisationnels , y compris les événements de l'entreprise
4. Informations qui aident les employés à réussir sur le lieu de travail, y compris des conseils de travail et des détails sur les opportunités de développement professionnel
5. Annonces qui reconnaissent ou célèbrent les employés , telles que des félicitations pour un travail bien fait ou le franchissement d'une étape importante sur le lieu de travail.

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