9 conseils pour établir la meilleure rotation du personnel pour votre entreprise

Créer une rotation du personnel est un exercice d'équilibre délicat. Non seulement vous devez tenir compte de la disponibilité et des compétences des employés, mais vous devez également tenir compte des besoins de votre entreprise. Une planification inférieure aux normes entraîne un manque de personnel, un sureffectif et une mauvaise expérience client. Cela peut affecter votre résultat net et le moral des employés. Les changements de dernière minute peuvent aggraver les choses et laisser les employés et les gestionnaires stressés et confus.

Une rotation bien conçue est essentielle pour éviter tout cela. Les gestionnaires savent qu'ils ont suffisamment de personnel et les employés reçoivent leurs quarts de travail préférés. De plus, une rotation organisée peut aider à prévenir l'épuisement professionnel des employés et à réduire le risque d'absentéisme. Cela améliore la productivité et réduit les coûts de main-d'œuvre.

Dans cet article, nous vous expliquons comment créer une rotation du personnel qui assure le bon fonctionnement de votre entreprise et la satisfaction de vos employés.

Qu'est-ce qu'une rotation du personnel ?

Une rotation du personnel, également connue sous le nom de tableau de service ou d'horaire , présente toutes les informations relatives aux quarts de travail de vos employés . Cela inclut les heures de début et de fin de quart, le lieu, les pauses et toutes les tâches spécifiques à accomplir.

Une gamme d'industries utilisent des systèmes de rotation, telles que l'hôtellerie, la construction, la vente au détail et les services sur le terrain. Il existe également divers types d'horaires de travail flexibles que les employeurs peuvent utiliser. Il s'agit notamment des rotations compressées, fractionnées ou sur appel.

Une rotation soigneusement planifiée soutient vos opérations commerciales et le moral de votre personnel. En plus de vous aider à éviter les sous-effectifs ou les sureffectifs, un emploi du temps bien organisé vous permet de rester en conformité avec toutes les lois du travail applicables, telles que les heures supplémentaires ou les pauses.

C'est pourquoi il est essentiel de savoir créer une bonne rotation.

Qu'est-ce qui fait une bonne rotation de travail ?

Comptes pour les besoins de l'entreprise

Vous devez avoir suffisamment d'employés inscrits pour répondre aux besoins en personnel de votre entreprise. Cela comprend la prise en compte des changements saisonniers ou des événements spéciaux nécessitant plus de personnel.

Non seulement vous avez besoin de suffisamment de personnel, mais vous avez également besoin des bons . Une bonne rotation équilibre les compétences des employés.

Le manque de personnel en nombre ou en compétences impose un stress inutile à vos employés et peut affecter la qualité de leur travail. Dans le même temps, le sureffectif est un moyen rapide de dépasser les coûts de main-d'œuvre.

De nombreuses petites entreprises utilisent une combinaison de types d'employés, comme des travailleurs à temps plein et à temps partiel, dans leur rotation pour répondre à leurs besoins commerciaux.

Répond aux besoins des employés

Répondre aux besoins de vos employés dans votre rotation est crucial pour une main-d'œuvre performante et productive. Vous devez tenir compte de la disponibilité, des préférences et des engagements de chaque employé en dehors du travail. Cela permet à vos employés de concilier travail et vie personnelle.

Les employés sont plus satisfaits lorsqu'ils ont un horaire qui favorise leur équilibre travail-vie personnelle. Lorsqu'ils se sentent soutenus dans leur vie personnelle, ils sont plus heureux dans leur travail. Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée réduit également l'épuisement et le roulement des employés, créant ainsi une main-d'œuvre plus durable.

Facile à créer et simple à lire

Une bonne rotation de travail est simple à construire et simple à comprendre.

Vous ne voulez pas passer des heures chaque semaine à créer une nouvelle rotation. Vous devriez être en mesure d'en créer et de le mettre à jour rapidement et facilement. Cela vous fait gagner du temps et de l'argent. Il vous permet également de voir facilement les heures de travail de vos employés et où ils se trouvent.

La rotation doit être tout aussi facile à lire et à comprendre pour les employés. Lorsqu'ils peuvent voir leurs horaires en un coup d'œil, ils savent où ils doivent être et quand.

Juste et équilibré

Une rotation équilibrée répartit équitablement les quarts de travail entre les employés tout en étant inclusive et accommodante.

Attribuer des changements populaires aux mêmes personnes peut apparaître comme du favoritisme. Cela peut favoriser le ressentiment parmi les autres employés. Charger un ou deux employés avec la majorité des quarts de travail peut également les exposer à un risque d'épuisement professionnel.

Flexible

Les changements d'horaire de dernière minute sont inévitables. Votre rotation doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux changements dus à une maladie, une blessure ou des responsabilités d'aidant.

Construire une certaine flexibilité dans votre rotation permet également de faire évoluer les besoins de l'entreprise. Si un nouveau projet survient à court terme, vous avez besoin de flexibilité pour ajouter du personnel à votre rotation existante.

La mise en place d'un plan d'urgence ou d'une rotation sur appel sont des moyens de vous adapter aux changements inattendus.

À jour et facilement accessible

Les employés doivent toujours avoir accès à la version la plus récente de la rotation et être informés de toute modification de celle-ci. Tenir les employés informés en temps réel réduit le risque de conflits d'horaires ou des employés qui oublient un quart de travail.

Offrez des rotations aux employés aussi longtemps à l'avance que possible pour les aider à planifier leurs quarts de travail. Ils peuvent également soulever tout problème à un stade précoce. Vous pouvez ensuite les résoudre avant le début d'un quart de travail.

Une bonne communication interne est essentielle pour cela, garantissant visibilité et transparence. Mais la communication autour des rotations va dans les deux sens. Assurez-vous que les employés peuvent vous contacter immédiatement lorsqu'ils ne peuvent pas venir travailler.

Une solution de planification mobile, comme Connecteam, est idéale pour partager les rotations et informer les employés de toute modification de celles-ci. Ces applications vous permettent également, à vous et à vos employés, de communiquer facilement sur tout problème de planification.

9 conseils pour créer une rotation efficace

La planification est importante tant pour votre entreprise que pour vos employés. D'un point de vue commercial, il vous permet de prendre en compte les périodes de pointe, les congés des employés et d'autres problèmes de planification connus.

Vous pouvez alors informer vos employés le plus tôt possible de la liste . Cela leur permet de planifier leurs engagements personnels en fonction de leurs quarts de travail. Ils peuvent également soulever et résoudre tout problème d'inscription à un stade précoce.

Gardez à l'esprit que vous pouvez être légalement tenu de donner à vos employés un certain préavis de leur rotation. Par exemple, diverses lois américaines sur la planification prédictive définissent le préavis que les employeurs doivent donner à leurs employés.

Au Royaume-Uni, les employeurs doivent donner aux employés un préavis « à l'avance » de leur emploi du temps. Cela signifie généralement un préavis d'au moins une semaine.

Demandez à vos employés d'enregistrer leur disponibilité ou leurs préférences d'équipe bien avant la création de la rotation. Cela comprend les congés annuels prévus, les responsabilités de soignant et d'autres engagements personnels.

Ces informations vous permettent de créer une rotation qui reflète la disponibilité de vos employés et évite les conflits d'horaire. Cela réduit également le risque que les employés annulent des quarts de travail à la dernière minute ou ne se présentent pas du tout et vous laissent en sous-effectif.

Lors de la création d'une rotation, assurez-vous de planifier la bonne combinaison d'employés possédant les compétences nécessaires pour couvrir un quart de travail. Cela dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise. Par exemple, certains quarts de travail peuvent nécessiter un certain nombre de personnel technique, administratif et de soutien pour fonctionner efficacement et en toute sécurité.

Tenez également compte de l'équilibre de la charge de travail entre vos employés. Veiller à ce qu'il y ait une répartition juste et équitable des quarts de travail qui reflète les contrats et la disponibilité des employés.

Évitez d'attribuer trop d'heures au même personnel. Cela peut entraîner la fatigue des employés, ce qui peut avoir un impact sur leur bien-être et la qualité de leur travail. Au fil du temps, cela conduit souvent à l'épuisement professionnel. Cela peut également générer du ressentiment parmi les autres membres du personnel qui manquent des heures.

Des maladies, des accidents et des urgences personnelles surviennent et votre équipe doit s'y préparer. L'échange de quarts de travail est un excellent moyen de gérer cette situation.

L'échange de quarts permet aux employés d'échanger leurs quarts avec un collègue. Lorsque les travailleurs trouvent leur propre remplaçant comme celui-ci, cela vous fait gagner du temps. Cela vous évite également d'avoir à vous démener pour trouver quelqu'un pour couvrir un quart de travail à la dernière minute.

Offrir de la flexibilité à vos employés avec leur rotation crée un environnement de travail plus positif. Cela leur donne également plus d'autonomie et les encourage à assumer la responsabilité de leur emploi du temps.

En ce qui concerne les rotations du personnel, ne pas se préparer, c'est se préparer à échouer. Assurez-vous d'avoir un plan de secours en place si plusieurs employés se déclarent malades en même temps ou si un membre du personnel ne trouve personne avec qui échanger un quart de travail.

Cela vous évite le temps et le stress d'avoir à trouver une solution drastique en peu de temps.

Ceci est particulièrement important pour certaines industries comme la médecine ou la technologie. Ces industries utilisent souvent des rotations sur appel pour s'assurer qu'il y a toujours du personnel de remplacement disponible si nécessaire.

Les modèles sont un bon moyen d'automatiser votre système de rotation, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent. Avec les modèles de rotation du personnel, vous pouvez rapidement répliquer une rotation et apporter les modifications nécessaires en quelques clics. Cela évite d'avoir à en créer un à partir de rien, ce qui peut prendre du temps.

Vous pouvez personnaliser les modèles en fonction des besoins de votre service ou de votre équipe, ce qui en fait un outil idéal pour gérer une planification complexe. Ils vous aident à suivre les préférences des employés et leur disponibilité récurrente.

L'utilisation de modèles de rotation peut également créer une prévisibilité des horaires pour vos employés . Ils savent à quoi s'attendre en termes d'horaire de travail hebdomadaire, bimensuel ou mensuel. Cela aide à réduire le stress de vos employés concernant la planification et leur permet de faire des plans personnels à l'avance.

Bien que les modèles soient un outil de planification utile, il est également important de revoir régulièrement votre planning. Assurez-vous qu'il continue de trouver un équilibre entre les besoins de votre entreprise et les préférences et la disponibilité de vos employés.

Vérifiez auprès de vos employés et obtenez leurs commentaires pour savoir si la rotation leur convient. Cela vous aide à maintenir la satisfaction des employés en matière de planification. Les employés ont la possibilité de faire part de leurs préoccupations et de se sentir écoutés par leur employeur.

Une rotation du personnel facilite également le suivi des congés légaux auxquels vos employés ont droit, y compris les congés payés (PTO), les congés parentaux et les congés de maladie. Il peut également vous aider à suivre toutes les informations nécessaires pour à des fins de conformité telles que les heures de travail du personnel, les heures supplémentaires, les pauses et les absences.

Par exemple, au Royaume-Uni, les employés qui travaillent 6 heures ou plus par jour ont droit à au moins une pause de 20 minutes. Les travailleurs doivent également avoir 11 heures de repos entre les journées de travail.

Vous pouvez également vous assurer que tous les employés obligatoirement qualifiés sont inscrits sur la liste, tels que le personnel qualifié en secourisme ou les pompiers. Cette approche assure la sécurité de vos employés et vous aide également à éviter toute sanction en cas de non-conformité.

Investir dans un logiciel de planification mobile change la donne lorsqu'il s'agit de créer une excellente rotation du personnel.

Avec un logiciel de planification des employés tel que Connecteam , vous pouvez créer et gérer des horaires en déplacement depuis n'importe quel appareil, en vous assurant que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Vous pouvez facilement suivre la disponibilité des employés, les échanges de quarts de travail, les demandes de congés, etc.

Lorsque vous utilisez Connecteam comme logiciel de rotation, vous pouvez :

• Laissez les employés mettre à jour leur disponibilité en temps réel
• Stockez les informations sur les employés, y compris les coordonnées et les congés prévus
• Partagez immédiatement les rotations et les changements d'équipe avec les employés
• Envoyez des rappels aux employés pour leurs quarts de travail à venir
• Signalez automatiquement tout problème de conformité, comme les pauses obligatoires ou les heures supplémentaires
• Voir le nombre total d'heures travaillées par les employés
• Laissez les employés faire des demandes de congés directement depuis l'application
• Simplifiez la planification de vos équipes en signalant automatiquement les problèmes de planification
• Inclut des fonctionnalités de suivi du temps et des présences

Avec le logiciel de planification de Connecteam, vous pouvez dire adieu aux feuilles de calcul et à la planification manuelle, qui peuvent prendre du temps et être sujettes à des erreurs.

L'interface intuitive de Connecteam facilite la création, la mise à jour et la distribution des horaires, garantissant que tous les employés ont accès à leurs quarts de travail à tout moment.

De plus, vous pouvez rationaliser vos efforts de communication en envoyant des mises à jour, des notifications push et des alertes à vos employés directement via l'application.

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Meilleures pratiques de création de rotation

Il est important d'avoir une bonne rotation du personnel. Une mauvaise gestion des rotations peut entraîner des conflits d'horaire, des employés qui manquent des quarts de travail et un manque de personnel. Cela affecte le moral des employés, la productivité et votre résultat net.

Il existe plusieurs étapes simples que vous pouvez suivre pour créer des rotations qui fonctionnent mieux pour vous et vos employés.

Recueillir la disponibilité des employés et planifier à l'avance vous aide à éviter certains de ces problèmes dès le départ.

Pendant ce temps, les modèles et les options d'échange d'équipes facilitent la planification et la création de rotations. De plus, l'utilisation d'une application mobile pour gérer vos rotations de manière centralisée vous permet d'économiser encore plus de temps, d'efforts et d'argent.

Établir la meilleure rotation pour le personnel minimise les perturbations et garantit le bon déroulement des quarts de travail. Plus important encore, ils gardent votre personnel heureux et épanoui.

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