Comment faire un guide étape par étape d'audit de temps (+ feuille de travail d'audit de temps)

Les audits de temps vous montrent comment les travailleurs passent du temps sur les tâches et les projets afin que vous puissiez évaluer et améliorer la productivité. Ils aident également à identifier le travail inefficace et le vol de temps. De plus, vous pouvez utiliser des fiches d'audit pour repérer le surmenage, éviter les coûts des heures supplémentaires et rester en conformité avec la législation du travail.

Dans ce guide, nous expliquons ce qu'est un audit du temps et comment vous pouvez en réaliser un, y compris en utilisant un logiciel d'audit du temps. Nous fournissons également une feuille de calcul gratuite que vous pouvez télécharger et utiliser pour les audits de temps dans votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un audit de temps ?

Un audit du temps est le processus de collecte et d'analyse des données sur la façon dont votre équipe passe son temps au travail . L'audit est généralement effectué à l'aide de feuilles de temps avec des entrées et des sorties, et tient compte des congés et des pauses. Pour plus de contexte, les responsables peuvent également examiner les listes de tâches et les calendriers, ou mener des enquêtes.

Les données des feuilles de temps peuvent être analysées de plusieurs façons. Vous pouvez décomposer les données pour voir combien de temps est consacré à différentes tâches et projets pour voir comment cela s'aligne sur les objectifs de l'entreprise. Vous pouvez également suivre la façon dont les travailleurs individuels utilisent leur temps et évaluer leur efficacité. De plus, les audits de temps vous donnent une visibilité sur les jours d'assiduité et d'absence de vos employés.

La fréquence à laquelle vous auditez le temps varie en fonction des besoins et des objectifs de votre entreprise. Idéalement, vous devriez effectuer un audit du temps régulièrement , une fois par trimestre ou tous les 6 mois. Mais si votre entreprise a des projets plus courts plus fréquemment, vous pouvez envisager d'auditer plus souvent.

Pourquoi est-il important d'effectuer un audit de temps ?

Un audit minutieux et régulier du temps des employés vous aide à :

Allouer efficacement les ressources

Voir à quel point vos employés passent leur temps de manière productive peut vous aider à mieux répartir vos quarts de travail et vos projets. Par exemple, vous pouvez attribuer des tâches avec des délais plus courts à ceux qui en font généralement plus en moins de temps.

De même, les tendances vous montrent quels travailleurs sont meilleurs pour les tâches qui nécessitent des compétences spécifiques. Cela peut vous aider à affecter les bonnes personnes aux bons projets afin de maximiser les compétences de vos employés.

Enfin, comprendre les tendances en matière de disponibilité des employés peut aider à améliorer la planification. Par exemple, les audits peuvent montrer qu'un travailleur spécifique est souvent indisponible le vendredi, vous pouvez donc savoir programmer d'autres travailleurs pour combler ce vide.

Identifiez le vol de temps, les retards et autres inefficacités

L'audit du temps vous aide à identifier la mauvaise gestion du temps, un réel problème lorsque les employés sont répartis sur plusieurs sites.

Par exemple, vous pouvez repérer des modèles tels que les employés qui arrivent constamment en retard au travail. Les audits de temps mettent également en lumière le vol de temps, lorsque les travailleurs passent leurs heures rémunérées de manière improductive. Ils indiquent également quand les travailleurs prennent plus de pauses que prévu.

Respecter la législation du travail et éviter les frais d'heures supplémentaires

La réalisation d'un audit de temps pour les employés vous permet de rester en conformité avec les lois du travail. La plupart des juridictions ont des règles concernant les heures supplémentaires et les pauses. Les entrées de temps peuvent vous aider à identifier si certains employés travaillent au-delà des heures autorisées ou ne prennent pas de pauses prévues.

En plus de la conformité, cela empêche également les employés de se surmener et de s'épuiser. De plus, cela peut vous faire économiser une tonne de dépenses en heures supplémentaires.

Prendre des décisions commerciales stratégiques

Une feuille de travail d'audit du temps vous donne des éclaircissements sur le temps passé sur différents projets. Vous pouvez comparer les coûts de temps et de main-d'œuvre aux revenus pour déterminer si ces projets rapportent suffisamment d'argent pour justifier le temps passé dessus. Ces informations sont inestimables pour guider les futures sélections de projets et les décisions de stratégie commerciale.

Comment faire un audit de temps en 3 étapes

Étape 1 : Créer une feuille de calcul d'audit du temps

Qu'est-ce qu'une feuille de travail d'audit de temps ?

Les feuilles de travail d'audit du temps sont des formulaires que vos employés peuvent remplir pour suivre les entrées de temps et les tâches qu'ils ont effectuées pendant les heures de travail. Vous pouvez créer ces feuilles dans Microsoft Excel ou Google Sheets, ou manuellement à l'aide d'un stylo et de papier. Vos employés peuvent les remplir en ligne ou à l'aide d'un stylo, selon que vous avez distribué des copies numériques ou papier.

Vous pouvez simplement utiliser un horaire ou un calendrier pour voir sur quels quarts les employés travaillent et quand. Cependant, cela ne fournit pas de détails comme les tâches qui ont été accomplies pendant les quarts de travail. Il ne tient pas non plus compte des pauses, des heures de repas, etc.

Ce qu'il faut inclure dans une feuille de travail d'audit du temps

• Mois/Trimestre : En haut de la feuille de calcul, vous pouvez ajouter le mois ou le trimestre pour lequel le formulaire est valide. Par exemple, juillet 2023 ou Q3 2023. Assurez-vous de fournir suffisamment d'espace pour que les travailleurs puissent ajouter des entrées pour le mois ou le trimestre.

• Nom de l'employé : laissez un espace pour que l'employé puisse ajouter son nom complet.

• Colonne de date : le formulaire doit inclure une colonne de date afin que les travailleurs puissent clairement indiquer la date pour laquelle ils saisissent des informations.

• Colonne Heure de début : cette colonne permet aux travailleurs d'enregistrer l'heure à laquelle ils ont commencé une tâche ou un projet.

• Colonne Heure de fin : elle indique à quel moment les employés ont cessé de travailler sur une tâche. Cela pourrait être la fin de la journée ou le moment où ils se sont arrêtés pour une pause.

• Colonne Nombre total d'heures : cette colonne indique le nombre d'heures de travail effectuées entre "l'heure de début" et "l'heure de fin"

• Colonne Tâche/activité : C'est là que les travailleurs peuvent suivre ce sur quoi ils travaillaient pendant le temps enregistré.

• Colonne Niveau de priorité : Ici, les employés peuvent indiquer l'importance ou la priorité élevée de la tâche ou du projet. Vous devriez avoir un système cohérent en place pour enregistrer cela. Par exemple, une échelle où 1 correspond à une priorité très élevée et 5 à une priorité très faible.

• Colonne de notes supplémentaires : laissez de la place aux employés pour qu'ils puissent ajouter des notes supplémentaires sur le temps qu'ils ont passé ou sur la tâche sur laquelle ils ont travaillé.

• Signatures : Prévoyez un espace pour que les travailleurs puissent signer leurs entrées de temps. Cela aide à responsabiliser les employés, encourage l'honnêteté et peut être utile si votre entreprise est un jour auditée. Vous pouvez également fournir un espace pour que les responsables puissent signer une fois qu'ils ont approuvé les entrées.

Étape 2 : Recueillir un contexte supplémentaire (facultatif)

Avant d'analyser les résultats, il est utile de collecter des informations supplémentaires que les travailleurs n'ont pas pu ajouter à leurs formulaires. Par exemple, le travail du projet peut avoir été plus lent que d'habitude en raison d'une maladie ou d'un autre problème personnel.

Vous pouvez recueillir le contexte en interrogeant le travailleur qui a été affecté à un quart de travail ou à un projet.

Cependant, si vous avez besoin de collecter des informations sur une période plus longue, les entretiens peuvent prendre beaucoup de temps. Les sondages sont un excellent moyen d'obtenir rapidement l'opinion de l'équipe. Vous pouvez même les rendre anonymes afin que les travailleurs soient authentiques dans leurs réponses.

Étape 3 : Créer des rapports et analyser les résultats

Créer des graphiques et des tableaux pour analyser les tendances

Il ne suffit pas de collecter des feuilles de calcul d'audit du temps pour comprendre ce qui se passe réellement dans votre entreprise. Pour repérer les tendances et obtenir des informations précieuses, vous devez procéder comme suit :

• Rassemblez toutes les entrées dans une feuille de calcul Excel ou Google. C'est plus facile à faire si les feuilles de travail étaient déjà dans ce format. Sinon, vous devrez ajouter manuellement les données des copies physiques dans une feuille en ligne.

• Réfléchissez à ce que vous voulez retirer des données. Vous pouvez analyser les données de plusieurs manières, par exemple par travailleur, équipe, projets, emplacements, etc. Décidez des informations que vous recherchez. Par exemple, vous voudrez peut-être voir combien de temps est consacré au projet X par rapport au projet Y.

• Créez des graphiques et des tableaux pour vous aider à voir visuellement les différences. Utilisez des graphiques Excel ou Google Sheets pour créer des visuels simples. Un graphique à barres, par exemple, peut vous montrer le nombre total d'heures consacrées au projet X par rapport au projet Y. Mais un graphique à secteurs vous aidera à voir quelle quantité de temps total d'une équipe a été consacrée au projet X.

Saviez-vous?

Connecteam dispose de fonctionnalités de création de rapports avancées qui vous permettent d'afficher des rapports personnalisés sur le temps et la présence en quelques clics.

Utilisez les informations pour prendre des décisions

Les informations issues de votre audit du temps peuvent vous aider à prendre des décisions qui correspondent aux objectifs de l'entreprise .

Vous pouvez décider d'arrêter certains projets si le temps que cela prend ne vaut pas le revenu que cela rapporte, par exemple. Ou, vous pourriez décider de récompenser les travailleurs qui ont fait beaucoup d'excellent travail en moins de temps.

Ces informations aideront également à planifier et à hiérarchiser le travail plus efficacement, par exemple en attribuant des projets hautement prioritaires aux travailleurs qui travaillent généralement plus rapidement.

Meilleures pratiques d'audit du temps

Suivez ces meilleures pratiques pour vous assurer que votre processus d'audit du temps est robuste et fiable.

Distribuer les formulaires à tous les employés et aux nouvelles recrues

Vous pouvez distribuer les formulaires numériquement (par e-mail, partage de fichiers, SMS, partage de lien, etc.) ou en personne avec des copies papier. Assurez-vous simplement que chaque employé de l'entreprise utilise la feuille de calcul pour suivre son temps et ses tâches.

Vous pouvez contacter vos employés par e-mail ou SMS pour voir si quelqu'un n'a pas reçu de feuille de travail par erreur. Les formulaires manquants peuvent créer des erreurs dans les résultats, ce qui vous donnera probablement la mauvaise histoire.

Insistez sur l'importance de la feuille de travail et envoyez des rappels

Vous devez également vous assurer que tout le monde dans l'entreprise comprend l'importance d'utiliser la feuille de travail. Faites-le par le biais d'annonces ou d'e-mails de l'entreprise . Effectuez un suivi, soit en personne, par téléphone, par e-mail ou SMS, auprès de tous les travailleurs qui n'utilisent pas le formulaire comme ils le devraient.

Vous pouvez également joindre le formulaire à votre manuel de l'employé dans la section des procédures obligatoires de l'entreprise.

De plus, rappelez aux employés de pointer leurs quarts de travail avec la feuille de travail. Envoyez-leur un rappel quotidien par e-mail ou ajoutez-le à leur liste de tâches pour qu'ils s'en souviennent. Vous devez également rappeler aux travailleurs de soumettre leurs feuilles de temps régulièrement - hebdomadairement, mensuellement, etc.

Limiter les changements

Il est préférable de ne pas apporter de modifications majeures au modèle de feuille de calcul. Lorsque tous les champs restent identiques, il est plus facile de comparer les résultats dans le temps .

Soyez cohérent avec les audits

Assurez-vous de vérifier régulièrement le temps de votre équipe. Cela peut être mensuel, trimestriel, semestriel ou tout ce qui convient le mieux à votre entreprise. Être cohérent vous aide à savoir si vos décisions commerciales se traduisent par des améliorations au fil du temps. De plus, cela montre aux travailleurs que le processus d'audit du temps est pris au sérieux.

Évitez le favoritisme

Soyez juste et équitable lorsque vous analysez les résultats des audits de temps. Par exemple, vous ne devriez pas intenter de poursuites contre un travailleur pour retard si un autre travailleur a été en retard tout aussi souvent. Le favoritisme peut vous exposer légalement à un risque de discrimination et nuire à votre réputation auprès de vos employés, clients et investisseurs.

Stockez les feuilles de travail soigneusement et en toute sécurité

Que les feuilles de calcul soient soumises en ligne ou sous forme de copie papier, vous devez les stocker en toute sécurité et en un seul endroit afin qu'elles ne disparaissent pas.

Conservez-les dans un endroit sûr et physique du bureau de votre entreprise, comme un classeur verrouillé. Ou, vous pouvez les stocker numériquement à l'aide d'un logiciel basé sur le cloud.

Ensuite, assurez-vous que seules les bonnes personnes ont accès aux feuilles de calcul . Ne donnez à certains employés les clés du classeur, par exemple, ou définissez des autorisations d'accès utilisateur personnalisées si vous choisissez de stocker les feuilles de calcul numériquement.

Évaluer l'efficacité

Passez régulièrement en revue votre processus d'audit du temps et vérifiez son efficacité. Évaluez si les informations que vous recevez sont suffisantes pour comprendre comment vos employés passent leur temps. Ensuite, considérez tout autre contexte qui serait utile ou des champs supplémentaires qui doivent être ajoutés au formulaire pour une meilleure analyse. Enfin, vous pouvez faire des ajustements pour améliorer le processus.

Automatisez complètement l'audit du temps avec Connecteam

Le temps d'audit peut être chronophage et frustrant, mais un logiciel comme Connecteam élimine le stress du processus.

Avec Connecteam, les travailleurs peuvent pointer leurs quarts de travail d'une simple pression sur leurs appareils. Ils recevront des rappels automatiques pour démarrer et terminer leur suivi du temps au début et à la fin des quarts de travail.

Connecteam vous permet également de mettre en place des barrières géographiques . Les employés ne peuvent se connecter que lorsqu'ils se trouvent dans une clôture géographique et doivent pointer lorsqu'ils ont quitté l'emplacement. De plus, vous pouvez utiliser le logiciel de suivi de localisation GPS intégré pour vous assurer que les employés sont là où ils doivent être pendant les heures de travail.

De plus, vous pouvez définir des règles personnalisées pour les pauses et les heures supplémentaires, et approuver ou refuser les demandes d'heures supplémentaires directement depuis l'application. De cette façon, une partie du processus d'audit se déroule en temps réel avant que les problèmes ne se développent.

De plus, les fonctionnalités de gestion des tâches de Connecteam vous permettent de voir comment les travailleurs progressent sur les tâches que vous leur avez assignées. Vous pouvez également envoyer des rappels aux employés pour qu'ils terminent leurs tâches lorsque les échéances approchent.

Enfin, l'outil de création de rapports personnalisé de Connecteam vous permet d'analyser les données instantanément, sans avoir à rassembler les données et à créer vous-même des graphiques. Vous pouvez suivre la présence, le temps passé sur les projets, les heures de travail de chaque employé et bien plus encore.

Conclusion

Auditer le temps de vos employés présente de nombreux avantages qui vous aideront à augmenter votre productivité. De plus, le processus vous aide à rester en conformité avec les lois du travail et à prendre des décisions commerciales plus judicieuses. Mais même en connaissant ces informations, vous trouverez peut-être difficile de savoir exactement comment effectuer un audit de temps et quelles étapes suivre.

Tout d'abord, vous devez créer une feuille de travail d'audit du temps et vous assurer que tous les travailleurs n'oublient pas de la remplir. Les données de toutes les feuilles de calcul doivent ensuite être combinées dans un seul fichier Excel ou Google Sheets afin que vous puissiez créer des graphiques pour analyser les résultats.

Un logiciel comme Connecteam automatise et simplifie l'ensemble du processus, de bout en bout. Les travailleurs peuvent suivre le temps sur leurs appareils mobiles. Vous pouvez ensuite analyser facilement les données à l'aide de l'outil de reporting de Connecteam afin de prendre de meilleures décisions commerciales. Découvrez Connecteam dès aujourd'hui pour tirer le meilleur parti du temps de votre équipe.

FAQ

Comment se préparer à un audit de temps ?

Pour vous préparer à un audit du temps, créez et distribuez votre feuille de calcul d'audit du temps à vos travailleurs, sous forme de copie papier ou numérique. Ensuite, planifiez les ressources dont vous avez besoin pour créer des rapports et analyser les données, par exemple, un consultant externe ou une solution logicielle en ligne comme Connecteam qui créera des rapports pour vous.

Qu'est-ce que "l'audit en temps réel" ?

L'audit du temps traditionnel analyse les feuilles de temps historiques et les tendances. Ces informations guident les décisions commerciales futures. « L'audit en temps réel » signifie voir comment les employés passent leurs heures de travail en temps réel. Des applications comme Connecteam vous montrent les heures en direct des employés, les emplacements, etc., afin que vous puissiez apporter des améliorations immédiatement.

À quelle fréquence devez-vous auditer le temps des travailleurs ?

Vous pouvez effectuer des audits de temps mensuels, trimestriels, semestriels ou même annuels selon la nature de votre entreprise. Certaines entreprises telles que la livraison de nourriture ont un processus de contrôle interne qui nécessite des audits de temps plus fréquents. Certaines entreprises utilisent des logiciels comme Connecteam pour réaliser des audits en temps réel.

Feuille d'audit du temps

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