Qu'est-ce que l'approbation des cartes de pointage + les meilleurs outils pour le travail

L'approbation des fiches de présence permet aux entreprises d'examiner les heures que les employés ont enregistrées et de s'assurer qu'ils sont payés correctement pour leur travail. C'est un processus important qui doit être géré correctement. Sinon, la paie pourrait être retardée ou les employés pourraient être surpayés ou sous-payés.

Par conséquent, il est essentiel de comprendre exactement comment fonctionne l'approbation des cartes de pointage et quelles sont les étapes à suivre. Dans cet article, nous expliquons tout ce que vous devez savoir et mettons en évidence 3 des meilleurs outils d'automatisation pour rationaliser votre processus de suivi du temps.

Qu'est-ce que l'approbation des cartes de pointage ?

L'approbation de la carte de pointage est lorsque les employeurs vérifient combien d'heures les employés ont travaillé pendant la période de paie en cours.

Les employés inscriront leurs heures pour chaque période de paie sur une carte de pointage. Cela décompose chaque jour d'une période de paie et montre toutes les heures que les employés ont travaillées sur chacun de ces jours. Une période de paie est généralement de 2 à 4 semaines. Cependant, dans la plupart des États, les employeurs sont libres de décider de la fréquence à laquelle ils souhaitent exécuter la paie.

L'objectif du processus d'approbation des cartes de pointage est de s'assurer que les employés ont correctement enregistré leurs heures et de détecter toute erreur avant d'exécuter la paie.

Ce qui devrait être inclus sur une carte de pointage

Une feuille de pointage doit inclure les heures travaillées, ainsi que le temps consacré aux pauses et aux congés payés. Il doit également fournir des informations sur les tâches ou les projets sur lesquels les employés ont travaillé, en particulier si les employés sont rémunérés à des taux de salaire différents pour différentes tâches.

Vérifier l'exactitude des cartes de pointage

Les employés doivent examiner leurs propres cartes de pointage avant de vous les envoyer pour approbation. Une fois que vous recevez la carte de pointage d'un employé, vous pouvez en vérifier l'exactitude.

Cette vérification de l'exactitude comprend généralement le recoupement des heures enregistrées d'un employé par rapport à son horaire de travail. Si votre entreprise utilise le suivi de localisation GPS pour vérifier les emplacements des employés pendant les heures de travail, vous pouvez également comparer les données de localisation de l'employé aux heures indiquées sur sa carte de pointage.

Calcul de la rémunération des heures supplémentaires

Vous devez également calculer les heures supplémentaires pour chaque employé et les répartir sur la feuille de temps. Les heures supplémentaires doivent être payées à 1,5 fois le taux de salaire de base d'un employé et s'appliquent chaque fois que les employés travaillent plus de 40 heures par semaine. Si les employés ont droit à d'autres primes de temps, vous pouvez également les ajouter à la carte de pointage.

Approuver ou rejeter les cartes de pointage

Si toutes les informations sur la carte de pointage d'un employé sont correctes, vous pouvez approuver la carte de pointage et la transmettre à l'équipe de paie de votre entreprise.

S'il y a des informations incorrectes, vous pouvez rejeter la carte de pointage et la renvoyer à l'employé pour révision. Une fois que l'employé a révisé sa carte de pointage, vous pouvez la revoir à nouveau.

Pourquoi est-il important d'approuver les cartes de pointage ?

L'examen des cartes de pointage permet d'éviter les erreurs de paie. Ces erreurs pourraient entraîner une rémunération incorrecte de vos employés et même entraîner des problèmes juridiques.

D'un autre côté, lorsqu'elle est effectuée correctement, l'approbation des fiches de pointage vous aide à :

Eviter les écarts de rémunération

L'examen et l'approbation des fiches de pointage permettent d'éviter que votre entreprise surpaye ou sous-paye vos employés .

Surpayer les travailleurs peut être très coûteux au fil du temps. Les sous-payer est illégal et pourrait entraîner de lourdes sanctions de la part des organismes de réglementation. Ne pas payer correctement vos employés est également mauvais pour leur moral et pourrait entraîner le départ de membres du personnel qualifiés de votre entreprise.

Les gestionnaires servent de deuxième paire d'yeux sur les cartes de pointage des employés pendant le processus d'approbation. Ils peuvent détecter les erreurs honnêtes et repérer les cas potentiels de vol de temps. Ils sont également tenus responsables de l'exactitude des relevés de temps utilisés pour traiter la paie.

Améliorer la précision de la paie

Lorsque toutes les cartes de pointage soumises pour la paie sont correctes, vous ne devez envoyer les paiements qu'une seule fois pour chaque période de paie. Cependant, lorsque les cartes de pointage contiennent des erreurs, vous devrez peut-être exécuter la paie plusieurs fois pour résoudre les erreurs de paiement.

Cela coûte du temps et de l'argent. Il est dans l'intérêt de votre entreprise de réduire le nombre de cycles de paie que vous devez effectuer. L'examen et l'approbation des feuilles de temps sont essentiels pour y parvenir.

Restez conforme

Le Fair Labor Standards Act (FLSA) oblige les entreprises à conserver les cartes de pointage des employés pendant au moins 2 ans. Le processus d'examen des cartes de pointage garantit que les gestionnaires recueillent les relevés de temps de chaque employé au cours de chaque période de paie.

Si votre entreprise fait face à une enquête sur vos pratiques de rémunération, vous pouvez produire vos fiches de pointage et être sûr qu'elles sont correctes.

Comment l'approbation des cartes de pointage aide-t-elle les employés ?

Le processus d'examen et d'approbation des cartes de pointage peut également être bénéfique pour les employés.

Les employés veulent être payés avec précision pour les heures qu'ils travaillent, mais ils peuvent parfois faire des erreurs comme oublier d'inclure une entrée de temps. Vous pouvez détecter ces erreurs et vous assurer que les employés sont payés pour toutes leurs heures .

Le partage des informations de la carte de pointage avec les employés leur permet également de revoir les heures qu'ils ont travaillées. Cela peut aider les employés à mieux comprendre combien ils travaillent et combien ils devraient s'attendre à être payés. Il offre également plus de transparence dans le processus de paie, ce qui peut être excellent pour le moral des employés.

Les employeurs peuvent-ils apporter des modifications aux cartes de pointage ?

Vous pouvez faire 1 des 2 choses lorsque vous trouvez une erreur en examinant la carte de pointage d'un employé :

1. Rejetez la carte de pointage et renvoyez-la à l'employé pour révision.
2. Apportez des révisions à la carte de pointage et approuvez-la.

Pour des raisons juridiques, il est important que toute modification apportée à une carte de pointage soit étayée par des preuves. Les responsables peuvent apporter des modifications lorsqu'un employé oublie de pointer son arrivée ou son absence, par exemple. Ou si PTO n'est pas automatiquement ajouté aux cartes de pointage, les gestionnaires peuvent ajouter ces heures au nom d'un employé.

C'est toujours une bonne idée d' informer les employés lorsqu'un changement a été apporté à une carte de pointage et de documenter ce changement par écrit.

Que se passe-t-il une fois que vous avez approuvé les cartes de pointage ?

Une fois qu'une carte de pointage est approuvée, elle est envoyée à votre équipe de paie .

En règle générale, les cartes de pointage peuvent être importées dans votre logiciel de paie sans qu'il soit nécessaire de saisir manuellement les données. Certaines plateformes de feuilles de temps s'intègrent directement aux plateformes de paie populaires. Vous pouvez également exporter les données de la carte de pointage au format CSV et télécharger le fichier dans votre logiciel de paie. Les données de la carte de pointage sont ensuite utilisées pour traiter la paie.

Après cela, les cartes de pointage doivent être stockées en toute sécurité pendant au moins 2 ans pour se conformer aux exigences de la FLSA.

Utiliser des automatisations pour suivre le temps des employés

Dans le passé, les entreprises utilisaient des machines qui tamponnaient la carte de pointage d'un employé avec ses heures d'arrivée et de départ. Aujourd'hui, la plupart des entreprises ont éliminé les cartes de pointage physiques et s'appuient plutôt sur des logiciels pour suivre les heures des employés.

Le logiciel de pointage offre plusieurs fonctionnalités pour aider votre entreprise à automatiser le suivi du temps , la génération de feuilles de temps et l'approbation des cartes de pointage . Ces fonctionnalités peuvent réduire le temps nécessaire à la création de cartes de pointage. Ils peuvent également aider à s'assurer que les relevés de temps des employés sont exacts et que la communication entre les gestionnaires et les employés lors de l'approbation est rationalisée.

Pour plus d'informations, lisez notre tour d'horizon des 6 meilleures solutions logicielles de pointage simple pour 2023 .

Voici quelques exemples de fonctionnalités d'automatisation qui peuvent améliorer votre processus d'approbation des fiches de pointage.

Suivi du temps activé par GPS

Une application d'horodateur compatible GPS peut vous aider à vérifier les emplacements de vos employés pendant qu'ils sont sur l'horloge. Vous pouvez voir où se trouvent les employés lorsqu'ils pointent ou voir leur emplacement lorsqu'ils sont en déplacement.

Ensuite, lorsque vous examinez les feuilles de temps, vous pouvez recouper l'emplacement d'un employé avec ses entrées sur la feuille de temps. Cela aide à éliminer le vol de temps et vous permet de vérifier que chaque entrée de temps est affectée au bon projet.

De plus, de nombreuses horloges compatibles GPS vous permettent de configurer des clôtures géographiques autour de votre bureau ou d'un chantier. Lorsqu'un employé entre ou sort d'une zone géo-clôturée, il reçoit un rappel pour pointer son arrivée ou son absence. Cela garantit que les employés n'oublient jamais de pointer à l'arrivée ou au départ.

Calcul des heures supplémentaires et des pauses

Le logiciel d'approbation des feuilles de temps peut calculer automatiquement les heures supplémentaires et les pauses. Cela vous évite d'avoir à faire ces calculs vous-même. Ainsi, il réduit le temps nécessaire à l'approbation des cartes de pointage et garantit que les employés sont payés correctement.

Feuilles de temps

Le logiciel de suivi du temps peut également rassembler les entrées de temps des employés et générer des feuilles de temps numériques en quelques secondes. Cela évite aux employés de faire des erreurs en n'ayant pas à enregistrer manuellement leurs heures dans une feuille de temps.

Notifications de carte de pointage

Certaines solutions logicielles vous permettent de laisser une note directement sur la feuille de temps si vous avez besoin d'informations supplémentaires sur une saisie de temps. Les employés recevront une notification afin qu'ils puissent fournir des informations ou effectuer des révisions rapidement.

Meilleurs outils pour l'approbation des cartes de pointage

Examinons de plus près certains des meilleurs outils que votre entreprise peut utiliser pour le suivi du temps et l'approbation des cartes de pointage.

Connecteam est un logiciel de suivi du temps tout-en-un qui garantit que vos employés sont payés avec précision et à temps. Notre logiciel a des fonctionnalités pour réduire les saisies de temps manquées, accélérer le processus d'approbation et éliminer le vol de temps.

Tout d'abord, Connecteam permet aux employés de suivre facilement leurs heures. Une horloge dotée d'un GPS rappelle aux employés de pointer lorsqu'ils arrivent sur un chantier et de pointer lorsqu'ils partent. Ils peuvent pointer à l'arrivée et à la sortie depuis leur smartphone d'un simple toucher et catégoriser à chaque fois l'entrée d'un projet ou d'une tâche.

Vous pouvez décider si les employés peuvent ou non modifier manuellement leurs entrées de temps, ce qui peut aider à éliminer le vol de temps.

Connecteam collectera automatiquement les données de temps des employés, calculera les heures supplémentaires et les heures de pause, et générera des feuilles de temps numériques pour chaque période de paie. Vous pouvez voir en un coup d'œil combien de temps les employés ont travaillé, quand ils ont fait des heures supplémentaires et quand ils étaient en pause.

Un autre avantage de Connecteam est que vous pouvez tenir les employés informés pendant le processus d'approbation . Vous pouvez discuter avec les employés à l'aide des fonctionnalités de messagerie de Connecteam pour demander plus d'informations sur une saisie de temps. De plus, les employés sont automatiquement informés de toute modification apportée à leurs feuilles de temps. Une fois que vous avez approuvé une carte de pointage, elle est verrouillée pour toute modification ultérieure.

Connecteam s'intègre à Quickbooks Online et Gusto pour le traitement de la paie. Vous pouvez également facilement exporter des feuilles de temps pour les utiliser avec d'autres logiciels de paie.

Connecteam est gratuit pour les entreprises comptant jusqu'à 10 employés . Pour les grandes entreprises, Connecteam commence à seulement 29 $ par mois pour un maximum de 30 employés. Vous pouvez essayer Connecteam gratuitement pendant 14 jours pour voir comment il peut rationaliser votre processus d'approbation des fiches de pointage.

TimeCamp est une application de suivi du temps qui prend en charge les approbations quotidiennes et hebdomadaires des cartes de pointage. Le logiciel permet également aux gestionnaires de mettre en place des rappels afin que les fiches de pointage arrivent pour approbation avant la date limite de paie.

De plus, TimeCamp prend en charge les commentaires dans les feuilles de temps. Cela permet aux gestionnaires et aux employés de discuter des saisies de temps lorsque plus d'informations sont nécessaires.

TimeCamp s'intègre à plusieurs plates-formes de productivité qui permettent aux employés de suivre automatiquement leurs heures. Cependant, il n'offre aucune fonctionnalité de suivi GPS, il n'est donc peut-être pas le meilleur choix pour les entreprises qui ont des employés travaillant sur le terrain.

TimeCamp propose un forfait gratuit pour un nombre illimité d'utilisateurs, mais il ne prend en charge que le suivi du temps. Les plans qui incluent des fonctionnalités d'approbation des feuilles de temps commencent à 10,99 $ par utilisateur et par mois.

Toggl Track est un logiciel de suivi du temps qui s'intègre à plus de 100 plateformes populaires. Ces intégrations permettent à Toggl Track d'enregistrer automatiquement les heures des employés et de classer le travail dans des projets spécifiques. Les employés peuvent également démarrer et arrêter les saisies de temps manuellement d'un clic ou d'une pression depuis leur ordinateur ou leur smartphone.

Toggl Track assemble automatiquement les feuilles de temps et décompose les entrées de temps par projet ou tâche. Les responsables peuvent attribuer différents taux de rémunération à différents projets et afficher le temps consacré aux pauses et aux heures supplémentaires.

Toggl Track n'offre aucune intégration de logiciel de paie, mais il peut exporter des données de feuille de temps sous forme de fichier CSV. Il manque également des outils de communication intégrés pour résoudre les problèmes pendant le processus d'approbation. Les responsables et les employés devront communiquer en dehors de Toggl pour noter tout changement apporté aux cartes de pointage.

Toggl Track propose un plan gratuit pour les entreprises comptant jusqu'à 5 employés. Les forfaits payants commencent à 9 $ par utilisateur et par mois.

Résumé

L'approbation des cartes de pointage est lorsque les employeurs vérifient et approuvent les cartes de pointage des employés pour s'assurer qu'elles sont exactes. Le processus d'approbation aide à éliminer les erreurs de paie et garantit que les employés sont payés correctement. Il est également essentiel pour se conformer aux exigences de déclaration de rémunération de la FLSA.

L'utilisation d'un logiciel d'approbation de cartes de temps peut faciliter la création de feuilles de temps et réduire le temps nécessaire à l'exécution de la paie. Nous pensons que Connecteam est le meilleur outil pour approuver les cartes de pointage dans les entreprises de toutes tailles.

Essayez Connecteam gratuitement pendant 14 jours pour voir comment il peut simplifier vos processus d'approbation des fiches de pointage et de paie.