Le guide complet de l'arrondi de l'horloge

Le suivi des heures de travail des employés peut être une tâche difficile et chronophage, surtout s'ils arrivent ou sortent avec quelques minutes d'avance ou de retard. Pour faciliter le processus, les entreprises peuvent utiliser l'arrondissement horaire. Cela implique d'arrondir les pointages d'entrée et de sortie des employés vers le haut ou vers le bas à l'intervalle de temps le plus proche.

Points clés à retenir

• L'arrondissement de l'horloge est légal si le temps est arrondi à un incrément maximum de 15 minutes et qu'il n'en résulte pas que les employés soient constamment sous-payés.
• Il existe différentes règles d'horloge par état. Ces États comprennent Washington, la Californie, le Texas et le Michigan.
• Il existe trois méthodes pour arrondir le temps : incréments de 5, 6 et 15 minutes.
• Les meilleures pratiques en matière d'arrondi horaire incluent l'utilisation d'incréments d'arrondi équitables, la communication régulière avec les employés à propos de l'arrondi et la révision annuelle de votre politique d'arrondi.
• Vous devez conserver des registres précis des heures des employés pour vous assurer de rester en conformité avec les lois et réglementations du travail.

L'arrondi de l'horloge n'est plus aussi courant qu'avant, grâce à la popularité des logiciels de suivi du temps numérique. Cependant, il y a des avantages à arrondir l'horloge. Cela peut aider à rationaliser les processus de paie, à simplifier les calculs de salaire et à prévenir le vol de temps des employés. Mais cela peut également entraîner des conflits avec les employés et même des problèmes juridiques s'ils ne sont pas effectués correctement.

Ci-dessous, nous discutons des meilleures pratiques d'arrondi de l'horloge et de la manière d'éviter les arrondis biaisés. Nous couvrons également trois méthodes d'arrondi et partageons plusieurs exemples de tableaux d'arrondi d'horloge.

Qu'est-ce que l'arrondi de l'horloge ?

L'arrondissement de l'horodateur implique qu'un employeur arrondit les heures d'un employé vers le haut ou vers le bas. Les heures sont arrondies en fonction d'incréments de temps prédéfinis, généralement 5, 6 ou 15 minutes.

Les employeurs utilisent souvent l'arrondi pour faciliter le calcul du temps de travail d'un employé, ce qui réduit le temps nécessaire pour effectuer la paie. C'est généralement légal si c'est fait d'une manière cohérente et équitable qui n'entraîne pas que les employés soient constamment sous-payés.

Par exemple, supposons que votre employé soit payé 20 $ de l'heure et travaille 9 heures par jour. Ils sont arrivés à 8h02 et sont sortis à 17h01. Sans arrondir, vous devrez calculer le salaire de l'employé pour la durée exacte de son travail. Cela ressemblerait à ceci :

(20 $ x 9 heures) + (1/60) x 20 $) – ((2/60) x 20 $) = 179,67 $

Cependant, vous pouvez facilement arrondir leur heure de début jusqu'à 8 h et arrondir leur heure de fin jusqu'à 17 h. Le calcul est beaucoup plus simple :

20 $ x 9 heures = 180 $

La différence de 33 cents est négligeable. Avec l'arrondi au cadran, le calcul des salaires est très simple.

Arrondissement de l'horloge pour les employés exonérés par rapport aux employés non exonérés

Il existe différentes règles d'horloge pour les employés horaires et les employés non horaires ou salariés. Les employés horaires ne sont pas « exemptés » de l'arrondissement horaire, tandis que les employés non horaires ou salariés sont « exemptés ».

Cela signifie que vous pouvez arrondir les heures d'un employé non exempté. En effet, ils doivent être payés pour toute heure supplémentaire effectuée au-delà de 40 heures. Ils doivent également être payés au salaire minimum fédéral.

En revanche, les salariés exonérés n'ont pas besoin d'être rémunérés pour les heures supplémentaires effectuées au-delà de 40 heures. Cependant, vous devez toujours prouver à la Fair Labor Standards Act (FLSA) que ces travailleurs ne dépassent pas régulièrement les semaines de 40 heures. Arrondir ne serait-ce que quelques minutes ici et là peut pousser les entrées de temps hebdomadaires des travailleurs à plus de 40 heures. Ainsi, il n'est pas recommandé que

Règles d'horloge par état

En plus des lois fédérales sur l'horloge, certains États ont leurs propres règles d'horloge. Ces états comprennent :

• Washington . La loi de Washington oblige les employeurs à payer les employés non exemptés à 1,5 fois leur taux de rémunération normal pour toute période de travail supérieure à 40 heures.
• Californie . Le California Wage Order stipule que les cartes de pointage des employés doivent être remplies en anglais et d'une manière qui ne peut pas être falsifiée. La Californie oblige les employeurs à utiliser des cartes de pointage papier écrites à l'encre (et non au crayon) ou des cartes de pointage numériques.
• Texas . La loi du Texas sur les salaires permet aux employeurs d'utiliser des horloges numériques et des feuilles de temps pour enregistrer le temps de travail. Il stipule également que les employeurs doivent créer et stocker des enregistrements de temps pour chaque période de paie jusqu'à 3 ans.
• Michigan . Les employeurs du Michigan doivent tenir des registres du nombre total d'heures travaillées chaque jour par les employés, indiquant clairement les heures de début et de fin. Le temps doit être compté au 10e d'heure près (6 minutes) ou moins.

Pourquoi les employeurs arrondissent-ils le temps des employés ?

Maintenant que vous avez une bonne idée de ce qu'est l'arrondi de l'horloge, discutons de certaines des raisons pour lesquelles les employeurs arrondissent le temps des employés. L'arrondi permet :

• Améliorer l'équité. L'arrondissement peut aider à garantir que tous les employés sont traités équitablement et équitablement lorsqu'il s'agit de calculer le nombre d'heures travaillées.
• Autoriser la flexibilité. Arrondir les heures des employés offre une certaine flexibilité dans leur journée de travail. Par exemple, les employés peuvent avoir 5 minutes de retard s'ils sont coincés dans les embouteillages ou partir 5 minutes plus tôt pour se rendre à un rendez-vous sans que le temps manqué n'impacte leur salaire.
• Simplifiez les calculs de paie. Il est plus facile de calculer le salaire en fonction de nombres entiers et de fractions simples que de calculer des paiements en fonction du temps à la seconde près.
• Réduisez le temps administratif et augmentez la productivité. L'arrondi peut vous faire gagner du temps sur des tâches telles que la saisie de données et les calculs de paie, afin que vous et vos employés puissiez vous concentrer sur des tâches plus importantes.
• Minimisez les erreurs et réduisez les coûts. Le temps d'arrondi pour la paie réduit les erreurs, ce qui évite les sous-paiements ou les trop-payés aux employés. Cela signifie également que les responsables n'auront pas à perdre de temps à corriger les erreurs, ce qui permet d'économiser sur les coûts de main-d'œuvre.
• Assurer la conformité. En arrondissant les heures de paie et en tenant des registres du temps des employés, les employeurs peuvent être sûrs qu'ils respectent les lois et réglementations du travail. Il s'agit notamment des réglementations de la FLSA et du ministère du Travail concernant les temps de pause, les temps de travail, le paiement des heures supplémentaires, etc.

L'arrondi horaire est-il légal ?

Arrondi de l'horloge légale

Le ministère du Travail considère que l'arrondissement de l'heure est légal tant que les employeurs respectent ces règles :

• L'arrondissement de l'horloge doit être équitable pour l'employé. Vous ne pouvez pas arrondir les heures des employés simplement pour économiser sur les coûts salariaux. En règle générale, vous devez arrondir les heures de vos employés d'une manière qui favorise l'employé.
  
  Par exemple, en arrondissant une heure d'arrivée de 8h03 à 8h00, ils sont donc payés pour ces 3 minutes. Cela aidera à prévenir les plaintes et les conflits de paiement.

• Les employeurs ne peuvent pas arrondir par tranches supérieures à 15 minutes. Cela signifie que vous ne pouvez pas arrondir par incréments d'une demi-heure ou d'une heure. En plus de l'arrondi de 15 minutes, le DOL permet un arrondi de 5 minutes et un arrondi de 1/10e d'heure (6 minutes).

• Les employeurs doivent respecter la règle des 7 minutes. Cette règle s'applique à la marque de 7 minutes dans une fenêtre de 15 minutes. Par exemple, si un employé pointait avant 9h07, vous pouvez arrondir l'heure à 9h00. Cependant, si un employé arrive à 9h08, vous devez arrondir cette heure à 9h15.
  
  En dehors de ces règles, l'arrondi du temps d'horloge pourrait être considéré comme illégal.

Arrondi d'horloge illégal

Voici deux exemples d'arrondissement de l'horloge qui pourraient entraîner des problèmes juridiques.

1. Supposons qu'un employé arrive à 7h56 et quitte à 17h03. Vous devez arrondir leur heure de début à 7h55 et arrondir leur heure de fin à 17h05. Cela permet à l'employé d'être payé pour 3 minutes supplémentaires.
   
   Cependant, disons que vous arrondissez leur heure de début jusqu'à 8h00 et arrondissez leur heure de fin jusqu'à 17h00. En faisant cela, vous avez arrondi leurs heures de début et de fin d'une manière qui favorise votre entreprise, pas votre employé.
   
   Dans cet exemple, le salarié a perdu 7 minutes de temps travaillé. Bien que cela ne semble pas être une grande différence, si cela est fait tous les jours pendant un an, cela représente 30 heures de travail non rémunéré. Cela vous expose au risque d'une réclamation de salaire impayée.

2. Supposons que vous arrondissez le temps de vos employés à la demi-heure la plus proche, par opposition à l'intervalle de 5, 6 ou 15 minutes le plus proche autorisé par le DOL.
   
   Par exemple, imaginez qu'un employé arrive en retard à 8h07. Vous devez suivre la règle des 7 minutes et arrondir l'heure à 8h15. Cependant, disons que vous arrondissez leur heure à 8h30 à la place.
   
   Cela se traduirait par 23 minutes de travail non rémunéré pour cette journée, soit jusqu'à 100 heures non rémunérées par an si elles sont effectuées régulièrement.

Différents types d'arrondi de l'horloge

5 minutes

Avec un arrondi de 5 minutes, chaque incrément de 5 minutes dans une heure a un seuil de 2,5 minutes.

Si un employé pointait à l'entrée ou à la sortie avant ce seuil, son temps de pointage est arrondi à l'inférieur. Leur temps d'horloge est arrondi s'ils arrivent ou sortent après ce seuil.

Par exemple:

6 minutes

L'arrondi aux 6 minutes est également connu sous le nom d'arrondi au 1/10e d'heure. Avec un arrondi de 6 minutes, l'heure est divisée en intervalles de 6 minutes avec un seuil de 3 minutes.

Si un employé entre ou sort avant le seuil de 3 minutes, son temps de pointage est arrondi à l'intervalle de 6 minutes le plus bas. Leur heure d'horloge est arrondie à l'intervalle de 6 minutes le plus proche s'ils arrivent ou sortent après le seuil de 3 minutes.

Par exemple:

15 minutes

L'arrondi de 15 minutes respecte la règle des 7 minutes. Cette règle indique si un employeur doit arrondir le temps des employés vers le haut ou vers le bas.

Si un employé pointait avant le seuil des 7 minutes, son temps de pointage est arrondi au quart d'heure inférieur. Leur temps d'horloge est arrondi s'ils arrivent ou sortent après le seuil de 7 minutes.

Par exemple:

Les défis de l'arrondi de l'horloge

Il y a quelques pièges dont vous devez être conscient lorsque vous arrondissez le temps des employés.

• Travaillez hors de l'horloge. Le travail en dehors des heures d'horloge est une violation majeure de la FLSA. Par exemple, si un employé arrive à 8h55 et que vous arrondissez son heure de début à 9h00, il aura travaillé ces 5 minutes gratuitement.
  
  Au cours d'une semaine, cela représente près de 25 minutes de temps non rémunéré. Ne pas payer les employés pour le temps travaillé pourrait entraîner une réclamation à la FLSA.

• Travail de minimis. De minimis fait référence à toute quantité de temps ou de tâche trop petite pour susciter des inquiétudes. Le DOL détermine qu'une durée de minimis est inférieure à 15 minutes.
  
  Ainsi, les employeurs peuvent arrondir le temps vers le haut ou vers le bas en 15 minutes. Cependant, cela est actuellement en cours de réévaluation en Californie.

• Feuilles de temps inexactes . Un arrondi excessif des feuilles de temps des employés peut éventuellement créer des feuilles de temps inexactes. Les employés pourraient alors réclamer une réduction de salaire injuste ou illégale en vertu de la LSF.
  
  Pour éviter cela, il est important que l'arrondi des feuilles de temps soit cohérent dans toute votre entreprise. Vous devez également inclure des informations sur l'arrondissement des pointages dans votre manuel de l'employé afin de minimiser les malentendus.

• Contentieux de la paie. Arrondir excessivement le temps des employés peut entraîner des écarts de paie. Parfois, les employés peuvent s'attendre à être payés plus qu'ils ne l'étaient en réalité. Pour éviter cela, vous devez communiquer votre politique d'arrondi aux employés et toujours arrondir équitablement les heures des employés.
• Suivi des employés. Arrondir les heures des employés peut donner à votre équipe l'impression d'être microgérée. Cela pourrait finir par diminuer le moral, réduire la productivité et même augmenter le roulement du personnel.

Meilleures pratiques pour l'arrondi de l'horodateur

Déterminez si vous devez arrondir le temps des employés

Les nouvelles technologies ont simplifié le suivi du temps des travailleurs à la seconde près. Les travailleurs peuvent utiliser des applications numériques pour pointer les entrées et les sorties directement depuis leur téléphone mobile. Les systèmes modernes de suivi du temps génèrent également des feuilles de temps numériques automatiques et s'intègrent souvent aux logiciels de paie. Il est ainsi plus facile pour les employeurs de payer au personnel exactement ce qui leur est dû.

De cette façon, vous n'aurez peut-être pas besoin (ou ne voudrez pas) d'utiliser l'arrondi de l'horloge.

Créer et suivre une politique de pointage

Une politique d'arrondi robuste est le meilleur moyen de vous assurer que vous êtes cohérent et juste avec l'arrondi.

Votre politique doit définir les éléments suivants :

• Les incréments d'arrondi qui seront utilisés. Par exemple, 5 minutes, 6 minutes ou 15 minutes.
• À quel moment le temps sera arrondi vers le haut ou vers le bas. Par exemple, à la minute 7 pour une politique d'arrondi de 15 minutes.
• Un exemple de tableau pour illustrer l'impact du temps d'horloge sur le salaire des employés.
• La date à laquelle la politique a été révisée pour la dernière fois.

Vous pouvez également inclure une brève explication de la raison pour laquelle vous avez décidé d'arrondir l'heure de cette manière. Cela peut aider à encourager une culture d'honnêteté et de transparence.

Une fois votre politique rédigée, communiquez-la directement aux employés. Vous pouvez le faire verbalement lors d'une réunion ou d'un appel téléphonique. Vous pouvez également envoyer un mémo ou un e-mail, ou publier un message dans l'application de chat de votre employé pour mettre à jour votre équipe.

Il est également essentiel d'inclure votre politique d'arrondi dans votre manuel de l'employé. Demandez à vos employés de signer le manuel après l'avoir lu pour s'assurer qu'ils comprennent la politique.

Ensuite, assurez-vous d'appliquer la politique en appliquant votre méthode d'arrondi à toutes les heures des employés. Cela doit être fait de manière cohérente dans toutes les équipes et les modèles de travail pour garantir l'équité.

Enfin, contactez votre fournisseur de paie par e-mail, appel téléphonique ou réunion pour les mettre à jour sur votre politique d'arrondi.

Utiliser des incréments d'arrondi équitable

Les incréments d'arrondi équitable sont considérés comme étant de 5, 6 ou 15 minutes. Les incréments trop petits (comme 2 minutes) ou trop grands (comme 30 minutes) ne sont ni légaux ni équitables pour vos employés. Ils peuvent se sentir microgérés, frustrés ou sous-payés pour leur travail.

Éviter les arrondis biaisés

En règle générale, l'arrondissement biaisé se produit lorsqu'un employeur arrondit le temps d'une manière qui se traduit systématiquement par un travail non rémunéré. Cela profite à l'employeur par rapport à l'employé et peut créer de la méfiance entre les travailleurs.

Par exemple, une politique d'arrondissement aux 15 minutes qui arrondit tous les temps au quart d'heure inférieur serait considérée comme biaisée puisqu'elle favorise l'employeur.

Assurez-vous d'arrondir le temps d'une manière équitable pour tout le monde. Par exemple, une politique d'arrondissement aux 15 minutes qui respecte la règle des 7 minutes profite à la fois aux employeurs et aux employés.

Parlez à vos employés de l'arrondissement horaire

L'arrondissement des feuilles de temps peut être un sujet délicat à discuter avec les employés, car certains pourraient penser que cela ne profite qu'à l'employeur. Par exemple, si les employés font systématiquement arrondir leurs pointages d'arrivée et de départ, ils peuvent avoir l'impression de perdre leur salaire.

Communiquer avec les employés au sujet de votre politique d'arrondissement des pointages peut les aider à se sentir plus positifs à ce sujet. Par exemple, les employés qui savent que leurs pointages d'entrée et de sortie seront toujours arrondis à l'intervalle de 5 minutes le plus proche se sentiront plus confiants quant à l'exactitude de leurs chèques de paie.

Ce type de communication ouverte peut également contribuer à favoriser une culture globale de confiance et de transparence au sein de votre organisation.

Revoyez votre politique d'arrondi chaque année

La révision de votre politique d'arrondi chaque année garantit que vous restez à jour avec les dernières réglementations afin que votre entreprise reste conforme.

Cela montre également aux employés que vous suivez des directives spécifiques et que vous n'arrondissez pas leur temps sans raison. Cela peut les aider à se sentir plus à l'aise dans votre décision d'arrondir leurs heures.

De plus, l'examen de votre politique d'arrondi peut mettre en évidence des problèmes tels que les retards des employés ou les heures supplémentaires excessives. Vous pouvez ensuite prendre des décisions commerciales basées sur les données pour résoudre ces problèmes.

Tenir des registres précis

Même lorsqu'ils utilisent l'arrondi, les employeurs doivent tenir des registres précis des heures de travail des employés. Les employeurs doivent conserver des copies des talons de paie et de tout autre registre de paie pendant une période maximale de 3 ans.

Les enregistrements doivent inclure les pointages d'entrée et de sortie et tous les ajustements d'arrondi qui sont effectués. Ils doivent également être facilement disponibles pour que les employés, les auditeurs et les organismes de réglementation puissent les consulter.

Dans l'ensemble, des enregistrements précis aident à prévenir les litiges et les problèmes juridiques.

Conclusion

Bien qu'il soit moins courant aujourd'hui, l'arrondissement de l'horloge des employés peut être un outil précieux pour rationaliser la comptabilisation du temps et le traitement de la paie. Cependant, il est essentiel de suivre les meilleures pratiques lors de l'arrondi du temps pour éviter d'éventuels problèmes juridiques et conflits avec les employés.

En utilisant une politique d'arrondi cohérente et des incréments d'arrondi équitables, en évitant les arrondis biaisés, en conservant des registres précis et en communiquant avec les employés, les employeurs peuvent s'assurer que leurs pratiques d'arrondi sont justes, efficaces et conformes aux exigences légales.