Qu'est-ce qu'un congé compensatoire (TOIL) ? Tout ce que tu as besoin de savoir

Le monde du travail change. Au-delà du traditionnel 9h-17h, les employés ont de nombreuses autres options pour travailler, comme le temps partiel, les horaires flexibles, sur appel et les arrangements hybrides. À mesure que les modalités de travail deviennent plus flexibles, il est devenu tout aussi important d'offrir également des options de congés flexibles à vos employés.

C'est là que le temps libre compensatoire (TOIL) entre en jeu. TOIL est un outil que les employeurs peuvent utiliser pour équilibrer les besoins des employés avec les besoins de l'entreprise sans frais supplémentaires.

Dans cet article, nous nous penchons sur le TOIL, en expliquant ce que c'est, en quoi il diffère des heures supplémentaires rémunérées, ses avantages et ses inconvénients, et comment vous pouvez le calculer pour vos employés.

Qu'est-ce qu'un congé compensatoire (TOIL) ?

Les employés qui ont travaillé au-delà de leurs heures contractuelles devraient être indemnisés pour ce temps. Cependant, il n'est pas toujours possible de leur offrir une rémunération pour les heures supplémentaires en raison de contraintes budgétaires. C'est là qu'intervient le repos compensatoire.

TOIL est une pratique selon laquelle les employés qui font des heures supplémentaires reçoivent des congés comme alternative pour payer les heures supplémentaires qu'ils ont travaillées .

Par exemple, si un employé a un contrat de 40 heures par semaine mais travaille 44 heures par semaine, il peut être autorisé à travailler 36 heures une autre semaine. Ce faisant, l'employé aura travaillé 80 heures sur 2 semaines et rempli son contrat. Il ne devrait y avoir aucun changement à leur salaire pour ces 2 semaines.

TOIL ne s'applique généralement qu'aux salariés . Les employés horaires doivent être payés pour toutes les heures travaillées.

TOIL vs heures supplémentaires payées

Les heures supplémentaires payées signifient que les employés reçoivent une rémunération supplémentaire pour les heures supplémentaires effectuées . Selon votre lieu de résidence ou les jours où vos employés font des heures supplémentaires, votre entreprise peut engager des frais supplémentaires. Par exemple, au Royaume-Uni, les employés qui travaillent à des horaires atypiques ou un jour férié peuvent avoir droit à une rémunération à temps et demi ou même à un double salaire. Consultez le site Web du gouvernement britannique pour plus d'informations sur les heures supplémentaires rémunérées.

TOIL, d'autre part, signifie que les employés peuvent récupérer toutes les heures supplémentaires travaillées sous forme de congés à une date ultérieure. Par exemple, si un employé travaille 4 heures supplémentaires dans une semaine, il peut travailler 4 heures de moins la semaine suivante. TOIL est souvent plus avantageux financièrement pour les entreprises car il n'y a pas de coûts salariaux supplémentaires impliqués.

TOIL vs temps de compensation

Aux États-Unis, il est plus courant d'offrir une rémunération pour les heures supplémentaires que de fournir des congés compensatoires en raison des lois et réglementations du travail. Certaines entreprises américaines peuvent proposer des congés compensatoires, également appelés temps de compensation, qui fonctionnent un peu comme le TOIL mais sont soumis à des règles strictes décrites dans le Fair Labor Standards Act (FLSA).

Comment calculer le TOIL

Alors, comment calculez-vous le TOIL pour vos employés ? Suivez ces 3 étapes pour enregistrer, calculer et mettre en œuvre avec précision les heures de travail.

Étape 1 : Enregistrer toutes les heures des employés

Premièrement, il est important d'investir dans un système fiable qui enregistrera avec précision les heures des employés.

Nous recommandons d'utiliser un logiciel de suivi du temps numérique comme l'horloge de Connecteam. Les meilleures options commenceront automatiquement à enregistrer les heures des employés à la seconde où ils arrivent et s'arrêteront au moment où ils sortiront. S'appuyer sur des options de suivi manuel du temps comme les systèmes de rotation sur papier et les feuilles de calcul, d'autre part, vous expose à des erreurs de calcul et à des erreurs de paie coûteuses.

Les meilleurs systèmes numériques de suivi du temps, comme Connecteam, prendront les entrées de temps des employés et créeront des feuilles de temps automatisées qui comptabilisent les absences, les pauses et les heures supplémentaires. Cela permet de rationaliser encore plus les calculs de TOIL, car vous pouvez voir exactement combien d'heures supplémentaires chaque employé a travaillé au cours d'une période de paie.

Étape 2 : Vérifiez chaque semaine pour tout TOIL dû

Une fois que vous avez mis en place une méthode de suivi des heures et des heures supplémentaires des employés, vous devez vous lancer dans une routine pour vérifier si vos employés sont dus au travail. De cette façon, vous pouvez fournir du TOIL dès qu'il est accumulé et les travailleurs ne se retrouveront pas avec un arriéré d'heures de TOIL à prendre.

Nous vous recommandons de vérifier les données de temps chaque lundi pour voir combien d'heures supplémentaires ont été travaillées la semaine précédente. Ensuite, discutez avec vos employés du montant de TOIL (le cas échéant) qui leur est dû et ajustez votre rotation en conséquence.

Étape 3 : Calculer la TOIL due

Le calcul du TOIL est facile une fois que vous avez compris. Vous regardez simplement le nombre d'heures supplémentaires qu'un employé a effectuées pendant une période donnée et vous lui proposez ce nombre exact d'heures dans TOIL .

Par exemple, disons qu'un de vos employés est sous contrat pour 40 heures par semaine. Pourtant, la semaine dernière, ils ont travaillé 46 heures afin de respecter un délai. Cela signifie qu'ils sont dus à 6 heures de TRAVAIL. Pour résoudre ce problème, l'employé peut avoir un jour cette semaine où il ne travaille que 2 heures au lieu de ses 8 heures habituelles, récupérant ces 6 heures supplémentaires.

Un autre bon exemple est lorsqu'un employé est engagé pour travailler uniquement le samedi et le dimanche mais accepte de travailler une journée complète le lundi en raison d'un jour férié. Cela signifie que votre employé aurait droit à un jour de compensation. Ils pourraient prendre une journée entière de congé à un autre moment et recevoir leur plein salaire.

Il est important de noter que les employés doivent faire approuver leur temps de travail par un responsable avant de le prendre. De cette façon, vous pouvez remplir l'horaire de vos employés pour vous assurer que vous êtes au complet pendant que les membres de votre équipe font leur travail.

Est-il obligatoire de payer le TOIL ou les heures supplémentaires ?

Au Royaume-Uni, il n'est pas obligatoire de payer le TOIL ou les heures supplémentaires. En fait, les heures supplémentaires non rémunérées sont légales tant que les employés ne sont pas obligés de faire des heures supplémentaires contre leur volonté et qu'ils gagnent au moins le salaire minimum national. Cependant, il est toujours de bonne pratique de rémunérer les employés pour leur temps travaillé, c'est là que la rémunération des heures supplémentaires et le TOIL entrent en jeu.

Si vous envisagez d'offrir des heures supplémentaires rémunérées ou du travail à vos employés, il est essentiel que vous rédigiez une politique solide sur le travail et les heures supplémentaires . Cela garantira que la procédure de prise de TOIL est juste et équitable. C'est aussi un bon moyen de s'assurer que les employés ne dépassent pas régulièrement leurs heures prévues, car cela peut entraîner du stress et de l'épuisement professionnel.

Au Royaume-Uni, il existe une législation appelée Working Time Regulations guidelines. Il stipule que, pour des raisons de santé et de sécurité, les employés ne doivent pas dépasser régulièrement une semaine de travail de 48 heures.

Cela dit, votre politique sur le temps de travail et les contrats de vos employés doivent indiquer clairement que des heures supplémentaires peuvent être nécessaires . Vous pourriez envisager d'ajouter une clause aux contrats des employés indiquant qu'en signant, les travailleurs reconnaissent qu'ils peuvent parfois être tenus de travailler plus de 48 heures par semaine pour répondre aux besoins de l'entreprise.

Le TOIL est-il bénéfique pour les employeurs ? — Avantages du congé compensatoire

Bien que TOIL soit un grand avantage pour les employés, car ils récupèrent le temps passé à travailler des heures supplémentaires, il est également avantageux pour les employeurs. Il peut vous aider :

Respecter les délais

L'offre de TOIL vous permet de répondre aux échéances urgentes et aux besoins commerciaux urgents en donnant aux employés la possibilité de faire des heures supplémentaires et d'être compensés par des congés plus tard. Il est également parfait lorsque vous êtes pressé, car il peut être proposé à la dernière minute.

Réduire les coûts

Au lieu de payer les heures supplémentaires aux travailleurs à temps et demi ou même au taux double, vous pouvez offrir TOIL au taux de rémunération habituel des employés. Cela vous aidera à respecter votre budget de paie.

TOIL est également bénéfique si vous utilisez des heures supplémentaires pour générer des ventes supplémentaires. Vous ne verrez pas vos marges diminuer à cause du coût des heures supplémentaires.

Soutenir l'équilibre travail-vie personnelle des employés

Offrir TOIL montre aux travailleurs que vous vous engagez à leur offrir un équilibre travail-vie sain. Ils peuvent prendre du temps personnel pour les heures supplémentaires qu'ils travaillent (bien que vous deviez toujours approuver le moment où les employés peuvent utiliser leurs congés accumulés). Pendant tout ce temps, ils économisent leurs indemnités de congé réelles pour quand ils en ont besoin, comme pour prendre des vacances.

Un bon équilibre travail-vie a ses propres avantages. Il contribue à améliorer le bien-être des employés, augmente la satisfaction au travail, augmente le moral et contribue à une culture de positivité et de bien-être sur votre lieu de travail.

Réduire le stress au travail

En offrant aux employés TOIL, ils savent qu'ils peuvent récupérer toutes les heures supplémentaires qu'ils effectuent. Cela atténue le stress qu'ils pourraient ressentir lorsqu'ils travaillent au-delà de leurs heures contractuelles.

Il offre également à vos employés de la flexibilité, qui a permis de réduire le stress au travail jusqu'à 20 %.

Retenir les travailleurs et attirer de nouveaux talents

Permettre aux employés de suivre le TOIL peut grandement contribuer à garder votre main-d'œuvre actuelle heureuse et à attirer l'attention des nouvelles recrues potentielles.

Les employés actuels apprécieront la flexibilité, l'équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et la reconnaissance que TOIL leur offre. Ce sentiment positif entraîne une augmentation de la satisfaction au travail et de l'engagement des employés, qui sont connus pour augmenter les taux de rétention. Surtout pour les employés avec un salaire déjà élevé, il pourrait être plus avantageux d'obtenir du travail plutôt que d'être payé des heures supplémentaires pour les heures supplémentaires travaillées.

De plus, TOIL montre aux employés potentiels que votre entreprise valorise le bien-être des employés et s'engage à maintenir un environnement de travail positif.

Inconvénients du congé compensatoire

Comme pour toute initiative en milieu de travail, il y a des inconvénients et des limites à offrir TOIL.

Il est difficile à mettre en œuvre pour tous les employés

Bien que TOIL puisse être un outil utile pour promouvoir l'équilibre travail-vie personnelle et vous aider à respecter les délais, TOIL peut ne pas être un avantage approprié pour tous les employés .

Par exemple, les employés occupant des postes moins bien rémunérés peuvent ne pas apprécier les congés supplémentaires comme rémunération. De plus, les employés à temps partiel peuvent ne pas ressentir les avantages du TOIL comme le ferait un employé à temps plein.

Il est important de tenir compte de la situation personnelle de votre employé lorsque vous proposez du TOIL en compensation des heures supplémentaires effectuées. Discutez avec vos employés de la façon dont vos arrangements actuels fonctionnent pour eux. Envisagez d'ajuster votre politique si l'écrasante majorité ne bénéficie pas du TOIL.

Il y a un potentiel d'exploitation

TOIL peut contribuer à accroître la flexibilité et à maîtriser les coûts, mais il existe toujours un risque d'abus de la politique.

Par exemple, vous pouvez constater que les employés commencent à sauter leurs pauses déjeuner pour accumuler des heures de travail supplémentaires. Ils peuvent également commencer à faire des heures supplémentaires inutiles ou non approuvées pour augmenter le temps qu'ils peuvent récupérer.

Pour atténuer ce risque, il est important d' établir des directives claires et transparentes pour l'utilisation du TOIL. Ceci comprend:

• Préciser que les employés ne peuvent accumuler de TOIL que par le biais d'heures supplémentaires approuvées
• Indiquer combien d'heures de travail un employé doit accumuler avant qu'il puisse être pris - par exemple, 4 heures
• Noter à quelle fréquence les employés peuvent utiliser TOIL — par exemple, pas plus de 8 heures de TOIL en 1 période de paie pour les employés qui travaillent régulièrement 40 heures par semaine
• Détailler le type de préavis que les employés doivent donner pour demander des TOIL—par exemple, un préavis d'une semaine à leur superviseur direct

Vous devez également surveiller régulièrement les heures travaillées et résoudre tout problème, et assurer un enregistrement précis des heures de travail. Cela minimisera le risque d'exploitation et maintiendra le TOIL équitable pour tous.

Conclusion

Les congés compensatoires peuvent être bénéfiques tant pour les employeurs que pour les employés. En tant qu'employeur, les congés compensatoires peuvent être un outil précieux pour vous aider à équilibrer les coûts salariaux, à soutenir l'équilibre travail-vie personnelle de vos employés et à respecter les délais en un clin d'œil.

Cependant, il peut être difficile de mettre en œuvre TOIL de manière cohérente et équitable, et il existe toujours un risque que les employés exploitent la politique.

Assurez-vous de comprendre les avantages et les inconvénients de TOIL avant de l'offrir à votre organisation. Ensuite, suivez les étapes décrites dans cet article pour calculer le TOIL pour vos employés.

FAQ

Suis-je payé pour TOIL ?

TOIL signifie que vous recevez un congé pour les heures supplémentaires travaillées au lieu de recevoir une rémunération supplémentaire. Il ne devrait y avoir aucune différence dans votre salaire pour prendre TOIL.

Que signifie TOIL en absence ?

TOIL est un congé compensatoire pour les heures supplémentaires approuvées et ne compte donc pas comme une absence de la même manière que les congés annuels ou les congés de maladie.

Que signifie TOIL dans les salaires ?

Vous ne devriez remarquer aucun changement dans votre salaire suite à la prise de TOIL. Par exemple, si vous effectuez 8 heures supplémentaires non rémunérées, la reprise de 8 heures de TRAVAIL compensera vos heures travaillées non rémunérées.

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