Formulaire de demande de congé : bonnes pratiques et modèle gratuit

Offrir des congés en tant qu'avantage présente des avantages tant pour les employés que pour l'entreprise. Il augmente la productivité, améliore le bien-être des employés et rend votre personnel plus heureux. Pour profiter de ces avantages, la planification des congés de vos employés est cruciale.

Cependant, il peut être difficile de planifier le temps libre de chacun pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise en leur absence. Les employés veulent généralement des congés à peu près au même moment, par exemple, pendant les vacances et les grands événements sportifs. Comment décidez-vous qui l'obtient?

Lisez la suite pour en savoir plus sur les demandes de congé, comment hiérarchiser les demandes de manière équitable et les meilleures pratiques pour votre processus de demande de congé.

Qu'est-ce qu'un formulaire de demande de congé ?

Un formulaire de demande de congé est un moyen de demander un congé, ainsi que verbalement, par e-mail ou via un système de demande de congé comme Connecteam.

Les employés soumettent un formulaire de demande d'arrêt de travail lors de la demande d'arrêt de travail, soit physiquement avec un formulaire papier, soit numériquement via l'intranet de l'entreprise. Leur chef d'équipe ou leur responsable recevra le formulaire et pourra alors décider si leur équipe a la possibilité que cet employé s'absente du travail.

Les demandes de congés se présentent sous de nombreux formats différents, des demandes formelles aux conversations informelles. Dans certaines entreprises de cols blancs où les employés gèrent leur temps, les demandes de congés sont plus une notification qu'une demande.

Cependant, en tant que responsable, vous devez conserver une trace de toutes les demandes et notifications afin de pouvoir échelonner le nombre d'employés qui s'absentent en même temps.

Vous devez également rationaliser les voies par lesquelles vous recevez des demandes de congé ; sinon, vous pourriez vous retrouver submergé par les demandes. L'application de Connecteam aide à simplifier le processus en rassemblant toutes les demandes dans un dossier centralisé.

Téléchargez votre formulaire de demande de congé gratuit à imprimer ici

Google Docs

PDF

Congés payés vs congés non payés

Les employés peuvent avoir soit des congés payés (PTO), soit des congés non payés (UTO).

En règle générale, il n'existe aucune obligation légale de fournir des congés payés. Cependant, proposer à vos employés une prise de force les aide à trouver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les congés non payés peuvent également soutenir cela ; cependant, les implications financières peuvent dissuader l'employé de prendre ce temps.

Il y a un cas dans lequel vous devez fournir le PTO. Si un employé a travaillé au moins 1 250 heures pour vous au cours des 12 derniers mois, il a alors droit à un congé payé en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA) pour s'occuper d'un membre de la famille souffrant d'une maladie chronique. Les employés qui demandent ce type de prise de force doivent avoir la priorité sur les autres.

Quels sont les avantages de donner du temps libre ?

Offrir du temps libre aux employés peut avoir plusieurs avantages pour votre entreprise, tels que :

• Une culture d'entreprise forte : Offrir du temps libre comme avantage à vos employés créera une culture de confiance et d'appropriation. Les employés attendent avec impatience leur temps libre lorsqu'il est réservé à l'avance et peuvent concilier travail et vie personnelle. Cela augmentera finalement l'engagement et fidélisera votre entreprise.
• Rotation réduite : Forbes déclare que l'épuisement professionnel des employés est la principale raison du roulement élevé des employés. Jusqu'à 50 % des employés quittent leur emploi pour cette raison ! Offrir du temps libre à vos employés les empêchera d'atteindre l'épuisement professionnel en leur laissant le temps de se reposer et de récupérer.
• Productivité accrue : Lorsque les employés savent qu'ils ont des congés ou des heures réduites, ils seront incités à travailler plus dur pour atteindre leurs objectifs sur le lieu de travail. Cela se traduit par une plus grande productivité, non seulement parce que les employés travaillent plus dur, mais parce qu'ils ont suffisamment de temps pour se reposer entre les heures de travail.
• Meilleur équilibre travail-vie personnelle : Offrir du temps libre à vos employés leur permet d'être là pour des choses importantes dans leur vie personnelle, comme les mariages familiaux, les vacances et les remises de diplômes. Cela aide vos employés à atteindre un bon équilibre entre le travail et la vie et augmente l'engagement lorsqu'ils sont au travail.

6 meilleures pratiques pour les demandes de congé

La première étape à franchir lors de l'approbation des demandes de congé consiste à vous assurer que vous disposez d'une politique de congé solide. Cela devrait inclure comment les employés peuvent réserver des congés, qui approuvera leur demande et ce qu'ils peuvent faire si leur demande est refusée. Vous devez également inclure le temps de congé obtenu par les employés et spécifier les critères de leur demande. Cela peut inclure le nombre de personnes qui peuvent s'absenter pendant les vacances ou les événements sportifs.

La rédaction d'une politique en milieu de travail sur ce sujet peut prendre du temps. Cependant, cela en vaudra la peine à long terme, car les employés auront toujours un point de référence pour toute question relative aux congés.

Comme mentionné ci-dessus, il existe de nombreuses occasions où plusieurs employés souhaitent prendre un congé. Cela peut poser des problèmes aux managers, car vous avez toujours besoin d'une main-d'œuvre suffisante pour gérer votre entreprise, mais vous voulez également que tout le monde soit heureux.

Notre premier conseil pour hiérarchiser les demandes est d'encourager la flexibilité au sein de votre équipe. Encouragez les gestionnaires à aider les employés à prendre le temps dont ils ont besoin en trouvant des solutions de contournement pour les périodes de pointe. Vous devrez peut-être faciliter les négociations pour que tout le monde ait du temps libre.

Notre deuxième conseil est de définir clairement comment les approbations de congés seront décidées. Seront-ils basés sur le principe du premier arrivé, premier servi, sur l'ancienneté ou sur qui a accumulé le plus de temps libre ? Toutes ces options sont valables, mais c'est à vous de décider ce qui convient à votre entreprise !

Supposons que votre politique stipule que seuls 20 % des employés peuvent prendre la prise de force à la fois pendant les vacances. Vous pourriez envisager d'étendre cela à 30 ou 35 % pour vous assurer que chacun peut prendre le temps dont il a besoin. Vous devriez également considérer la même chose pour les grands événements sportifs tels que le Superbowl si vos employés sont de grands fans de sport.

Vous devez considérer toutes les demandes de prise de force pour du temps personnel ou des vacances séparément de vos considérations relatives à l'absence des employés. Lorsqu'un employé est malade ou consulte un médecin, ces absences ne peuvent généralement pas être reportées et, par conséquent, doivent être approuvées plutôt que les demandes de congé personnel.

Bien sûr, les employés ne peuvent pas aider lorsqu'ils vont être malades ou avoir besoin de soins médicaux. Cependant, refuser à un employé sa prise de force parce qu'un autre employé est absent peut créer des tensions au sein de votre effectif. Demandez-vous si vous pouvez autoriser les deux employés à s'absenter en même temps pour permettre à l'employé malade de se reposer et à l'autre de profiter de son temps libre. Si vous avez du mal à recruter du personnel, essayez d'offrir des heures supplémentaires à un employé disponible ou d'inciter à travailler ce jour-là pour augmenter les effectifs.

Une fois que le PTO d'un employé a été approuvé, il aura probablement réservé ses vols et son hébergement ou fait des projets avec ses amis ou sa famille. Par conséquent, l'annulation de leur demande peut être décevante. Même en cas d'urgence, vous devriez explorer toutes les autres voies avant de refuser leur demande de congé approuvée. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec beaucoup d'employés mécontents.

Il existe de nombreuses façons de recevoir des demandes de congé, d'une conversation à une note autocollante sur votre bureau. Si les méthodes manuelles ont leurs avantages, elles peuvent aussi avoir des inconvénients : et si vous oubliez votre discussion ? Ou vous perdez la note collante? Dans ce scénario, vous aurez des congés approuvés pour les employés, mais vous ne vous souviendrez pas de la date des demandes et vous ne pourrez pas les planifier !

C'est là qu'un système comme Connecteam est parfait. Le système de demande de congés intégré de Connecteam conserve tous vos outils de gestion du personnel au même endroit.

Les feuilles de temps en ligne faciles à utiliser vous aident à voir qui est au travail, en congé et en congé de maladie directement depuis votre téléphone.

Essayez Connecteam gratuitement dès maintenant et gérez facilement les demandes de congés