6 méthodes de suivi du temps des employés + comment choisir la bonne

Le suivi du temps vous donne un aperçu de la façon dont les employés passent leur temps lorsqu'ils sont à l'heure. Vous pouvez vous assurer qu'ils accomplissent les tâches comme prévu et respectent les délais.

Cela aide également à une meilleure allocation des ressources et vous permet de vérifier et de contrôler les heures supplémentaires.

De plus, avec un suivi précis des heures, vous pouvez payer correctement les travailleurs, ce qui évite les conflits et les erreurs de paie.

Avec les bonnes méthodes de suivi du temps, vous pouvez capturer les heures d'arrivée et de départ des travailleurs, les pauses et les congés.

Nous examinons 6 façons populaires de surveiller le temps afin que vous ayez tout ce dont vous avez besoin pour choisir la meilleure pour votre équipe.

Qu'est-ce que le suivi du temps et pourquoi est-ce important ?

Le suivi du temps fait référence à la pratique consistant à enregistrer le temps passé sur des tâches, des activités ou des projets. Cela implique de documenter les heures de début et de fin du travail, y compris souvent les pauses, les heures de repas et d'autres temps libres.

Vous pouvez suivre le temps manuellement en utilisant du papier et un stylo, des feuilles de calcul, des entrées de calendrier, etc. Alternativement, il existe un logiciel qui simplifie et automatise le processus de suivi du temps. Vous pouvez suivre le temps quotidiennement, hebdomadairement, une fois toutes les 2 semaines, ou même personnaliser le suivi du temps en fonction des besoins d'un projet.

Le suivi du temps des employés présente plusieurs avantages pour une organisation. Il vous aide :

Maintenir une main-d'œuvre productive

Le suivi du temps vous donne une visibilité complète sur la façon dont vos employés passent leurs heures planifiées. Vous pouvez repérer les travailleurs qui sont constamment en retard ou absents. De plus, vous pouvez identifier et traiter le vol de temps ou lorsque les travailleurs utilisent leur temps de manière improductive.

Le suivi du temps vous aide également à repérer les endroits où les employés ont besoin d'aide et de ressources supplémentaires. Par exemple, si une équipe prend toujours plus de temps pour effectuer des tâches, elle peut avoir besoin de plus de formation ou de soutien. Une fois identifiés, vous pouvez rapidement résoudre ces problèmes pour vous assurer que vos employés restent productifs.

Répartir efficacement la charge de travail

Comprendre comment les différents travailleurs passent du temps sur les projets aide à une meilleure allocation des ressources. Par exemple, vous pouvez affecter vos travailleurs les plus rapides à des projets dont les délais d'exécution sont rapides.

De plus, vous pouvez identifier les projets qui progressent plus lentement en raison d'un manque de personnel et affecter des travailleurs supplémentaires à ces quarts de travail. De plus, connaître la disponibilité des travailleurs vous aide à planifier à l'avance. De cette façon, vous avez suffisamment de personnel au travail même lorsque les employés sont en congé.

Réduisez les erreurs dans la paie et la facturation des clients

Les feuilles de temps vous indiquent le temps indemnisable de vos travailleurs. Utilisez ces données pour créer des rapports de paie qui reflètent correctement les efforts de vos travailleurs. Cela permet de réduire les erreurs de paie coûteuses et les conflits chronophages avec les travailleurs concernant le temps passé.

De même, avoir un registre vierge des heures travaillées vous aide à créer des factures clients précises. Avec tout en noir sur blanc, il y a moins de risques de litiges avec les clients concernant les heures facturables et non facturables.

Restez conforme aux lois et réglementations du travail

Enfin, le suivi du temps garantit que les travailleurs prennent les congés, les pauses et les heures de repas requis par les lois et réglementations du travail.

De plus, les employés bénéficient des temps d'arrêt dont ils ont besoin pour éviter l'épuisement professionnel et sont donc plus énergiques et productifs au travail.

De plus, en surveillant les heures, vous pouvez contrôler les heures supplémentaires des employés. De cette façon, ils ne sont pas surchargés de travail, vous économisez de l'argent sur les coûts des heures supplémentaires et votre entreprise reste conforme aux lois sur les heures supplémentaires.

Différents types de méthodes de suivi du temps

Il existe plusieurs façons de suivre le temps de vos employés. Nous avons décrit les 6 méthodes les plus populaires (sans ordre particulier) ci-dessous.

Papier et stylo

Méthode

Les travailleurs utilisent un cahier ou un journal pour noter à quelle heure ils ont commencé et terminé une tâche, une activité ou un projet. Vous devrez collecter toutes les entrées de temps et créer manuellement des feuilles de temps pouvant être utilisées pour la paie.

Avantages

• Facile à faire et pas cher
• Peut être fait de n'importe où et ne nécessite pas d'internet

Les inconvénients

• Difficile pour les gestionnaires de vérifier les entrées de temps
• Prend du temps, manuel et sujet aux erreurs
• Les papiers peuvent être facilement égarés s'ils ne sont pas stockés en toute sécurité
• Difficile de créer des rapports et d'analyser les tendances et les thèmes

Le système d'honneur

Méthode

Cette méthode repose sur les travailleurs utilisant leurs propres estimations du temps qu'ils ont passé sur un projet. Vous devez faire confiance aux estimations approximatives de vos travailleurs et les payer pour les heures qu'ils ont déclaré avoir travaillées en utilisant leur taux horaire.

Avantages

• Méthode de suivi du temps la plus simple
• Aucun frais et aucun matériel requis

Les inconvénients

• Peu fiable et très sujet aux erreurs
• Aucun moyen pour les gestionnaires de vérifier les heures
• Aucune donnée pour créer ou analyser des tendances
• Moins de crédibilité auprès des clients sans registre des heures facturables

Utiliser une feuille de calcul

Méthode

Cette méthode a 2 options :

1. Les travailleurs enregistrent leur temps à l'aide d'un stylo et de papier . Vous entrez ensuite manuellement les données temporelles dans un modèle de feuille de calcul pour le stockage et l'analyse.
2. Les travailleurs saisissent leurs données à l'aide d'un modèle de feuille de calcul , tel que Google Sheets ou Microsoft Excel, que vous pouvez leur envoyer par e-mail.

L'option 2 est la méthode la plus populaire aujourd'hui.

Les modèles de feuille de calcul contiennent généralement des colonnes pour :

• Nom du travailleur
• Date
• Tâche/activité
• Heure de début
• Heure de fin
• Temps pris pour les pauses
• Heures supplémentaires
• Temps total travaillé

Les managers peuvent ajouter des colonnes indiquant leurs taux horaires et calculer les montants dus en paie.

Avantages

• Capture le temps passé sur les tâches et inclut les pauses
• Peut utiliser des graphiques et des tableaux intégrés pour identifier les tendances

Les inconvénients

• Les travailleurs doivent encore saisir manuellement l'heure dans la feuille de calcul
• Les gestionnaires ne peuvent pas vérifier les entrées de temps
• Besoin d'ajouter manuellement toutes les données dans 1 feuille pour l'analyse de l'équipe
• Excel n'est pas convivial sur les mobiles et peut donc être sujet à des erreurs

Suivi basé sur le calendrier

Méthode

Vous créez un horaire de travail fixe , y compris les pauses pour vos travailleurs, à l'aide d'un calendrier numérique. Les heures de travail sont calculées en examinant les plages horaires du calendrier qui ont été bloquées pour le travail. Les entrées de calendrier peuvent être étiquetées pour refléter la tâche ou l'activité, et des notes peuvent être ajoutées pour un contexte supplémentaire. Les travailleurs sont alors rémunérés à leur taux horaire pour le nombre d'heures travaillées selon le calendrier.

Avantages

• Visualisation facile du temps passé sur les tâches
• Des notes peuvent être ajoutées aux entrées pour un contexte supplémentaire

Les inconvénients

• Difficile de suivre exactement le temps passé pendant les heures de travail
• N'empêche pas le vol de temps
• Les gestionnaires devront créer manuellement des feuilles de temps et des rapports de paie
• Les responsables ne peuvent pas suivre l'avancement des tâches en temps réel

Cartes perforées

Méthode

Tous les travailleurs reçoivent des «cartes perforées» qu'ils doivent insérer dans une horloge physique spécifique lorsqu'ils arrivent et sortent du travail. L'horodateur appose sur la carte perforée l'heure d'entrée et de sortie du travail. Les heures des employés sont calculées à l'aide des cartes perforées et vous pouvez créer des rapports de paie en utilisant les heures travaillées et leurs taux horaires.

Avantages

• Les preuves matérielles de l'entrée et de la sortie évitent les conflits
• Simple et facile à utiliser

Les inconvénients

• Sensible au vol de temps et aux coups de poing entre amis
• Les feuilles de temps et les rapports de paie doivent être créés manuellement
• Ne tient pas compte des pauses et des heures de repas
• Administrativement lourd pour stocker et gérer les cartes perforées des employés

Logiciel de suivi du temps

Méthode

Avec un logiciel de suivi du temps , tel que Connecteam, les travailleurs pointent leurs quarts de travail de n'importe où à l'aide d'une application de suivi du temps. Vous pouvez souvent vérifier que les travailleurs se trouvent là où ils doivent être en utilisant la fonctionnalité GPS en temps réel.

Les feuilles de temps sont créées automatiquement à l'aide des entrées de temps et vous sont acheminées pour approbation. Une fois approuvés, vous pouvez les intégrer au logiciel de paie pour un paiement rapide et facile des employés.

Avantages

• Facile à utiliser et accessible à distance
• Les entrées de temps sont stockées en toute sécurité dans le cloud
• Les travailleurs reçoivent des rappels automatiques pour pointer à l'arrivée et à la sortie du travail
• Les feuilles de temps sont créées automatiquement et sont moins sujettes aux erreurs
• Les gestionnaires peuvent facilement vérifier les entrées à l'aide de la technologie GPS
• Des rapports de temps et de présence personnalisés sont créés automatiquement

Les inconvénients

• Plus cher que les autres options

Quelle méthode de suivi du temps est la meilleure ?

La meilleure façon de suivre le temps consacré aux projets et d'enregistrer les heures de travail globales consiste à utiliser un logiciel de suivi du temps . Ces outils simplifient chaque aspect du processus, vous permettant ainsi qu'à vos employés d'économiser une tonne de temps et d'efforts.

Voici comment les applications de suivi du temps se comparent aux autres méthodes :

Temps d'enregistrement

Les travailleurs doivent simplement pointer à l'arrivée et à la sortie de leur application de suivi du temps, éliminant ainsi les tracas liés à l'enregistrement manuel du temps avec un stylo et du papier ou avec Excel. Ils peuvent même pointer pendant les pauses et les heures de repas afin que les entrées de temps soient précises à la seconde près. Cela diffère des cartes perforées, qui ne saisissent généralement que les heures de début et de fin au travail.

Les applications de rapport de temps permettent également à vos employés d'enregistrer le temps de n'importe où à l'aide d'un ordinateur de bureau ou d'un appareil mobile. De plus, ils reçoivent des rappels automatiques pour pointer à l'arrivée et au départ, ce qui réduit les risques qu'ils oublient de le faire.

Vérification des entrées de temps

Le meilleur logiciel de suivi du temps est livré avec des outils de suivi de localisation GPS afin que vous puissiez suivre les emplacements en temps réel de vos employés pendant les heures de travail. De cette façon, vous pouvez vérifier qu'ils sont sur les bons quarts de travail lorsqu'ils pointent.

Certaines applications vous permettent également de vérifier les entrées à l'aide de la géolocalisation . Les barrières géographiques sont des limites virtuelles qui peuvent être définies autour des lieux de travail. Les travailleurs ne sont pas autorisés à pointer avant d'entrer dans leur clôture géographique. Cela signifie que les données temporelles ont déjà subi une couche de vérification avant de vous parvenir.

Création et stockage des feuilles de temps

Les applications de suivi du temps génèrent des feuilles de temps numériques automatiques à partir des entrées de temps enregistrées. Cela ne demande ni temps ni effort. De plus, cela réduit les erreurs par rapport aux méthodes du papier et du stylo ou du système d'honneur, où vous devez créer vous-même manuellement des feuilles de temps. La méthode du calendrier nécessite également que vous saisissiez manuellement les heures travaillées en consultant les entrées du calendrier.

De plus, les applications de suivi du temps stockent les feuilles de temps en toute sécurité dans le cloud . Vous pouvez facilement les référencer pour tout litige futur avec des employés ou des clients. C'est une bien meilleure solution que d'avoir à stocker des copies papier des feuilles de temps.

Gestion de la paie

Avec les taux de rémunération et les heures travaillées des employés déjà dans le système, les rapports de paie peuvent être créés rapidement et facilement à l'aide d'applications de suivi du temps. De nombreuses applications s'intègrent également au logiciel de paie pour des paiements rapides et transparents avec moins d'erreurs.

Analyser les tendances

Le suivi du temps peut vous aider à identifier les tendances et à résoudre les problèmes liés à la gestion globale du temps. Mais cela est difficile à faire sans logiciel de suivi du temps.

Avec le papier et le stylo, l'honneur ou les méthodes de calendrier, vous ne pouvez pas voir comment les employés passent leur temps. Ces méthodes ne vous donnent pas d'informations sur les tâches et les sous-tâches sur lesquelles vous avez travaillé, par exemple.

De plus, vous souhaiterez parfois analyser des thèmes au niveau d'une équipe ou d'une entreprise. Pour ce faire, vous devrez saisir manuellement toutes les entrées de temps de vos travailleurs dans 1 feuille de calcul afin de pouvoir identifier les tendances. C'est à la fois laborieux et chronophage.

L'utilisation d'un logiciel de suivi du temps est le meilleur moyen de suivre le temps consacré aux projets et d'identifier les tendances et les problèmes potentiels. Il vous permet de créer des rapports personnalisés en quelques minutes et vous pouvez voir les historiques de temps et de présence. Vous pouvez également afficher des rapports qui vous montrent le temps passé sur les projets, les tâches et les emplacements.

Comment choisir le bon logiciel de suivi du temps

Lorsque vous choisissez entre un logiciel de suivi du temps, plusieurs facteurs doivent être pris en compte.

Premièrement, il y a la facilité d'utilisation . L'idée derrière ces outils est de simplifier le processus de suivi du temps. Si vos employés trouvent le système trop complexe à utiliser, il est peu probable qu'ils l'utilisent de manière cohérente, voire pas du tout. Non seulement cela signifie que vous n'obtenez pas ce pour quoi vous payez, mais cela pourrait également entraîner des erreurs coûteuses et inutiles dans vos devis, facturation et paie.

Il est également important de choisir une application qui s'intègre facilement aux autres outils que vous utilisez. De cette façon, vous n'aurez pas besoin de basculer entre plusieurs applications pour effectuer vos tâches.

Votre budget est également un facteur clé. Certaines solutions sont plus chères que d'autres et ne fournissent pas toujours les fonctionnalités supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin.

Voici quelques-unes des fonctionnalités à rechercher afin que vous puissiez choisir le meilleur outil de rapport de temps pour vous.

• Horodateur intuitif et précis : les travailleurs doivent pouvoir entrer et sortir facilement de leur quart de travail, où qu'ils se trouvent. Connecteam envoie même des rappels d'arrivée et de départ lorsque les travailleurs commencent ou terminent des quarts de travail.

• Suivi de localisation GPS : Vous pouvez suivre les emplacements de vos travailleurs en temps réel pendant qu'ils sont sur l'horloge. Cela vous aide à vous assurer que tout le monde est là où il doit être, évitant ainsi le vol de temps et les coups de poing entre amis.

• Feuilles de temps numériques : recherchez des plateformes qui génèrent des feuilles de temps automatisées à l'aide des entrées de temps des employés. Vous devriez pouvoir les afficher et les approuver pour une vérification supplémentaire.

• Intégrations de paie transparentes : les solutions de paie intégrées ou intégrées vous permettent d'effectuer des paiements plus rapidement avec moins d'erreurs. Par exemple, Connecteam s'intègre à QuickBooks Online et Gusto afin que vous puissiez facilement payer votre personnel.

• Suivi des congés : les fonctionnalités qui vous permettent de visualiser et d'approuver les congés vous permettent de planifier à l'avance et d'attribuer les quarts de travail efficacement. La visibilité des pauses de repos garantit également que les travailleurs bénéficient des temps d'arrêt dont ils ont besoin et que vous respectez la législation du travail.

• Fonctionnalités de planification des équipes : Un bon outil de rapport de temps aura également des fonctionnalités de planification des équipes. Cela vous permet de créer et d'attribuer des quarts de travail en fonction de la disponibilité et des préférences des employés, afin que vous puissiez être sûr que votre équipe est toujours dotée de personnel.

• Rapports et analyses : vous pouvez suivre les données de temps et de présence des travailleurs, des tâches, des projets, des emplacements, etc. Ils vous fournissent des informations que vous pouvez utiliser pour maximiser la productivité et identifier les domaines à améliorer.

Suivez votre temps avec Connecteam

Connecteam est la meilleure solution tout-en-un de suivi du temps et des présences . Il capture les heures de travail des employés, y compris les pauses et les congés. Il vous permet également de visualiser les emplacements en temps réel des travailleurs afin que vous ayez une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur votre équipe.

Approfondissons les fonctionnalités de suivi du temps de Connecteam.

Horloge GPS et géorepérage pour des entrées de temps précises et vérifiées

L'horloge pointeuse de Connecteam permet aux travailleurs d'entrer et de sortir de leurs quarts de travail d'une simple pression depuis leur ordinateur de bureau ou leurs appareils mobiles. Si votre équipe opère à partir d'un seul emplacement, la fonctionnalité de kiosque permet aux employés d'entrer et de sortir à partir d'un seul appareil partagé. Vous pouvez également configurer plusieurs kiosques pour différents emplacements.

L'horloge dispose également d'un logiciel GPS intégré afin que vous puissiez vérifier les emplacements des travailleurs sur l'horloge. Cela permet d'éviter les coups de poing entre amis, où les employés pointent pour leurs collègues.

Avec Connecteam, vous pouvez également mettre en place des barrières géographiques . Les travailleurs reçoivent des rappels automatiques pour démarrer ou arrêter le temps de suivi lorsqu'ils entrent ou sortent d'une clôture géographique. De plus, il leur est interdit de pointer à moins qu'ils ne se trouvent dans une barrière géographique. Cela évite le vol de temps et vous évite de les payer au-delà de leurs heures de travail.

Définissez des règles personnalisées pour les congés, les pauses et les heures supplémentaires

Avec Connecteam, vous pouvez définir des politiques de congés personnalisées , y compris des congés personnels, des jours de vacances, des jours de maladie, etc. Vous et vos employés pouvez consulter l'historique de leurs congés et de leurs présences, ainsi que le temps qu'il leur reste. Les demandes de congés et les approbations peuvent également être effectuées facilement à l'aide de l'application.

Connecteam vous permet de créer des politiques pour les pauses et d'inclure des pauses dans les horaires des employés. Des alertes intelligentes vous avertissent lorsque les employés font des heures supplémentaires, et vous pouvez approuver ou refuser facilement les demandes d'heures supplémentaires depuis votre appareil. De cette façon, vous pouvez rester en conformité avec les lois et réglementations du travail.

Réduisez les erreurs de paie avec des feuilles de temps automatisées et des intégrations de paie

Connecteam génère automatiquement les feuilles de temps des employés à l'aide des entrées de temps. Ceux-ci tiennent également compte des temps de repos, des pauses et des heures de repas, ce qui les rend précis à la seconde près.

À partir de votre tableau de bord central, vous pouvez repérer et corriger les erreurs et approuver les feuilles de temps avant qu'elles ne soient utilisées pour les rapports de paie. Connecteam s'intègre aux logiciels de paie tels que Gusto et QuickBooks Online pour des paiements rapides et précis.

Attribuez des quarts de travail et faites des ajustements en quelques minutes grâce à la planification des employés

L'outil de planification par glisser-déposer de Connecteam vous permet de créer et d'attribuer des quarts de travail en quelques minutes. Les travailleurs peuvent partager leurs préférences d'emplacement et de disponibilité afin que vous puissiez attribuer des tâches aussi efficacement que possible. Les employés peuvent même choisir parmi les quarts ouverts avec ou sans approbation. Vous pouvez également voir les qualifications des travailleurs afin de pouvoir affecter le bon employé au bon projet.

Les absences ou les changements de dernière minute peuvent être résolus grâce à un changement de quart de travail facile dans l'application. Les travailleurs concernés reçoivent des alertes intelligentes pour les informer des changements d'horaire. Vous pouvez également utiliser le chat intégré à l'application pour communiquer directement avec eux en temps réel.

Outils de gestion des tâches, de création de rapports, etc.

En plus de ces fonctionnalités, Connecteam dispose d'outils de gestion des tâches qui vous permettent de créer et d'attribuer des tâches et des sous-tâches aux employés. Vous pouvez envoyer des rappels et suivre les progrès en temps réel afin de savoir comment les employés passent leur temps.

De plus, Connecteam La fonction de rapport personnalisé vous permet d'afficher des rapports détaillés sur la présence, le temps consacré aux projets et aux tâches, les coûts de main-d'œuvre, etc. Vous pouvez rapidement repérer et traiter les retards, l'absentéisme ou le travail inefficace.

Connecteam propose également de nombreuses autres fonctionnalités pour la communication, la formation, la gestion des ressources humaines, etc. C'est un guichet unique pour tous vos besoins de gestion de travail.

Les plans payants commencent à partir de 29 $ par mois pour un maximum de 30 utilisateurs. Les petites entreprises de moins de 10 utilisateurs peuvent utiliser Connecteam entièrement gratuitement pour toujours.

Vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de 14 jours afin d'explorer toutes les fonctionnalités de Connecteam avant de passer à un forfait de votre choix.

Conclusion

Sans un moyen efficace de suivre le temps, votre entreprise peut faire face à des vols de temps, à un travail inefficace, à des délais non respectés, etc. Vous devez surveiller la façon dont les travailleurs passent leur temps, identifier les domaines de préoccupation et payer correctement les travailleurs pour leurs contributions.

Il existe plusieurs façons de suivre le temps. Les méthodes papier et stylo, honneur et calendrier prennent du temps, sont sujettes aux erreurs et ne vous donnent pas une idée de la façon dont le temps est dépensé. Les feuilles de calcul, bien que populaires, recueillent des données uniquement au niveau individuel. C'est une tâche fastidieuse de collecter des données à l'échelle de l'équipe ou de l'entreprise dans une seule feuille pour analyser les tendances.

Un logiciel de suivi du temps simplifie le processus de pointage des entrées et des sorties, de la création de feuilles de temps, des paiements et de la détection des tendances. Connecteam est la meilleure application de suivi du temps sur le marché aujourd'hui. Il offre des fonctionnalités telles qu'une horloge à une touche, un suivi de localisation GPS, des feuilles de temps automatisées, etc.

Commencez gratuitement avec Connecteam dès aujourd'hui !

FAQ

Comment suivre le temps d'une équipe ?

Vous pouvez collecter la carte de pointage de chaque employé et ajouter manuellement les données dans une seule feuille de calcul pour suivre le temps de votre équipe. Une meilleure façon, cependant, est d'utiliser un logiciel de suivi du temps comme Connecteam pour vous faire gagner du temps et des efforts. Ses outils de création de rapports vous permettront de suivre le temps passé au sein de votre équipe ou même par projets, emplacements, etc.

Comment les employés peuvent-ils bénéficier des outils de suivi du temps ?

Grâce aux outils de suivi du temps, les employés peuvent voir comment ils passent leur temps entre les tâches et les projets. Ils peuvent identifier ce qui fonctionne bien et ce qu'ils peuvent améliorer. Certaines solutions tiennent également compte des pauses, des heures supplémentaires et des congés afin que les employés puissent vérifier qu'ils bénéficient des pauses auxquelles ils ont droit.

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