21 mèmes de rappel de feuille de temps : invites amusantes et efficaces pour votre équipe

Garder une trace des heures des employés peut être une véritable corvée, mais nous savons tous que c'est essentiel pour une paie précise et une facturation en temps opportun. Malheureusement, faire en sorte que les employés soumettent leurs feuilles de temps à temps peut sembler être une bataille difficile - un véritable défi, même pour les gestionnaires les plus organisés.

Heureusement, il existe des solutions automatisées, comme les rappels de feuille de temps, disponibles pour simplifier le processus.

Dans cet article, nous expliquerons pourquoi les rappels de feuille de temps sont si utiles et comment le logiciel de feuille de temps de Connecteam change la donne pour les entreprises. Nous inclurons également quelques trucs et astuces pratiques pour vous assurer que vous l'utilisez à son plein potentiel.

Que sont les rappels de feuille de temps ?

Les rappels de feuilles de temps sont un outil utile que les employeurs et les gestionnaires utilisent pour s'assurer que les employés soumettent leurs feuilles de temps à temps. Ils peuvent être formatés sous forme de notes écrites, de rappels verbaux ou de notifications automatisées envoyées via des logiciels ou des outils.

L'objectif principal des rappels de feuille de temps est d'aider les employés à suivre leurs heures travaillées et à s'assurer qu'ils sont correctement rémunérés pour leur temps.

En définissant des rappels et en envoyant des "coups de pouce doux", les employeurs peuvent éviter les tracas liés à la recherche de soumissions tardives et éviter toute confusion ou erreur dans la paie.

Types efficaces de rappels de feuille de temps

Des mèmes de rappel de feuilles de temps aux cris "Feuilles de temps dues aujourd'hui!" à travers le bureau, il existe de nombreuses façons de rappeler aux employés de soumettre leurs feuilles de temps à temps.

Examinons quelques types courants de rappels de feuille de temps et expliquons pourquoi certains sont moins efficaces que d'autres.

E-mails

Les employeurs peuvent rappeler aux employés de soumettre leurs feuilles de temps à temps par e-mail.

Cette méthode peut cependant prendre du temps à l'employeur, surtout s'il doit envoyer les e-mails manuellement. Même les e-mails automatisés peuvent perdre de leur efficacité avec le temps.

Après tout, nous savons tous qu'il est trop facile d'ouvrir un e-mail pour l'oublier quelques instants plus tard.

Des messages texte

Les employeurs peuvent également envoyer des SMS à leurs employés pour leur rappeler de soumettre leurs feuilles de temps.

Cette méthode est simple et rapide, mais si vous n'utilisez pas la bonne plateforme de messagerie texte, il peut être difficile de savoir qui a reçu et qui n'a pas reçu le message. Et, comme pour les e-mails, il peut être difficile de déterminer si un texte est lu ou non.

Rappels Google Agenda

Si votre entreprise utilise Google Suite, l'envoi de rappels via Google Agenda est une option. À l'aide d'un calendrier partagé, les responsables peuvent envoyer une notification de calendrier suivie d'une notification par e-mail.

Si votre équipe utilise Google Agenda pour la plupart de votre planification quotidienne, une simple notification de calendrier ne se démarquera pas. Il peut même se perdre dans les nombreuses autres réunions, appels et notifications d'anniversaire du calendrier.

Rappels de relâchement

Avec Slack, vous pouvez automatiser les rappels périodiques pour soumettre vos feuilles de temps. Et avec 18 millions d'utilisateurs actifs quotidiens et 156 000 organisations utilisant Slack, c'est un choix populaire pour beaucoup. Mais est-ce vraiment le meilleur choix ?

Malheureusement, Slack est assez cher, surtout si vous êtes une grande organisation avec de nombreux employés. Heureusement, il existe une alternative moins chère (et meilleure) à Slack.

Rappels automatisés via Connecteam

Tous les rappels de feuille de temps ne sont pas créés égaux.

Il y a un rappel de feuille de temps pour les gouverner tous, un rappel pour les trouver. Un rappel pour les apporter tous et, avec l'approbation des RH, les lier.

La réponse est des rappels automatisés via des logiciels comme Connecteam. Conçu pour faciliter la vie des employeurs et des employés, Connecteam fait tout. Du suivi précis des heures de travail avec le GPS en direct à l'automatisation des feuilles de temps et de la paie en quelques secondes, Connecteam simplifie la paie.

Mèmes Drôles De Rappel De Feuille De Temps

Ce n'est pas parce que les rappels de feuille de temps sont importants qu'ils doivent être sérieux. Gardez votre équipe engagée et motivée, même lorsqu'il s'agit de ces feuilles de temps embêtantes.

Nos mèmes triés sur le volet sont garantis pour faire sourire vos employés alors qu'ils naviguent dans le monde des délais et de la paperasse.

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Pourquoi les rappels de feuille de temps sont si importants pour les entreprises

Et si vous ne receviez pas les feuilles de temps de votre équipe à temps ? Si tout ce qui compte, c'est qu'un employé soit payé, les rappels de feuilles de temps sont-ils vraiment si nécessaires ?

En une seule réponse — oui. Oui, ils sont. Et il y a plusieurs raisons à cela.

Souvent, la soumission des feuilles de temps déclenche une bousculade de dernière minute pour les faire entrer dans les délais. Et, parfois, il peut être trop tentant (et facile) de falsifier les heures.

Un pourcentage stupéfiant de 43 % des travailleurs horaires admettent avoir exagéré le temps qu'ils travaillent pendant leurs quarts de travail. Cette fraude aux feuilles de temps peut entraîner une paie incorrecte et une perte de productivité. En fait, les feuilles de temps manquantes et inexactes coûtent au secteur américain des services professionnels environ 7,5 milliards de dollars par jour !

Les rappels de feuilles de temps peuvent prévenir ces impacts négatifs sur vos résultats en tenant les employés responsables de feuilles de temps honnêtes et précises.

Les services de paie s'appuient sur des données de feuille de temps précises et opportunes pour calculer les salaires et traiter les paiements. La réception tardive de feuilles de temps peut perturber le processus de paie, entraînant des retards ou des paiements incorrects, ce qui entraîne des employés mécontents.

En envoyant des rappels de feuilles de temps et en fixant des délais clairs, les responsables qui doivent approuver les feuilles de temps peuvent s'assurer qu'elles sont soumises à temps. Cela permet de maintenir un flux de travail organisé et d'éviter les retards dans des processus importants tels que la paie et la gestion de projet.

Une heure facturable sur cinq n'est pas enregistrée. Dans certains cas, il ne s'agit pas d'une fraude à la feuille de temps mais plutôt d'un oubli. Si les employés ne se souviennent pas de la façon dont ils ont passé leurs heures de travail, ils peuvent « rattraper » leurs heures et soumettre des feuilles de temps inexactes.

L'application Time Clock des employés de Connecteam est conçue précisément pour cette raison. Dans une application intuitive, les employés peuvent facilement pointer à l'arrivée et à la sortie lors de leurs déplacements. Cela signifie un suivi précis du temps pour les travaux, les projets, les clients, l'équipement, le kilométrage, etc. À partir de là, les feuilles de temps en ligne sont automatiquement créées et exportées vers votre logiciel de paie.

Les employés seraient d'accord : il n'y a rien de pire que d'être microgéré.

Et même les gestionnaires et les propriétaires d'entreprise ont des éléments beaucoup plus importants et urgents auxquels ils pourraient s'occuper, plutôt que d'avoir à rappeler continuellement aux employés de soumettre leurs feuilles de temps.

Les rappels de feuille de temps suppriment ce fardeau, ce qui signifie que les gestionnaires ont plus de temps pour se concentrer sur les tâches stratégiques.

Des harcèlements et un suivi constants de la part des supérieurs peuvent mettre à rude épreuve une relation employé-gestionnaire, en particulier si le harcèlement est axé sur un employé en particulier. Un rappel de feuille de temps efficace remplace le besoin de suivis persistants par un rappel simple et automatisé.

Les feuilles de temps fournissent des données précieuses pour suivre l'avancement du projet, telles que le temps consacré à différentes tâches ou projets.

Les rappels de feuille de temps garantissent que les chefs de projet ont accès à des informations fiables sur la façon dont les ressources sont utilisées et la rentabilité d'un projet. Cela les aide à prendre des décisions éclairées, à allouer efficacement les ressources et à maintenir les projets sur la bonne voie.

De nombreuses industries ont des réglementations du travail qui exigent la tenue de registres précis des heures de travail des employés. Le fait de ne pas soumettre les feuilles de temps à temps peut entraîner le non-respect de ces réglementations, pouvant entraîner des conséquences juridiques et des sanctions.

La conformité est particulièrement critique pour les entreprises qui opèrent dans des secteurs soumis à des lois du travail strictes ou soumises à des audits.

Dans certaines industries de services sur le terrain, la soumission de feuilles de temps est une exigence à des fins de conformité. En rappelant aux employés de soumettre des feuilles de temps, votre entreprise peut éviter les conséquences juridiques et les sanctions (et rester prête pour tout audit).

Avantages des feuilles de temps pour les employés

Ce n'est un secret pour personne que la plupart des employés détestent généralement soumettre des feuilles de temps. Mais cela est tout aussi bon pour eux que pour vous. Voici quelques raisons qui devraient les encourager à adopter et à apprécier l'utilisation des feuilles de temps :

En remplissant assidûment leurs feuilles de temps, les employés contribuent au bon traitement de la paie. Lorsqu'ils notent leurs heures avec précision, leur chèque de paie reflète chaque minute de travail acharné qu'ils consacrent.

Avec les feuilles de temps, les employés reçoivent leur rémunération durement gagnée à temps, sans écart ni retard.

Les feuilles de temps agissent comme un journal de bord personnel de l'historique de travail d'un employé. En tenant constamment à jour les feuilles de temps, les employés créent un enregistrement fiable de leurs efforts dans l'organisation.

Avoir un dossier précis peut également être utile en cas de différend ou de divergence avec un employeur.

En enregistrant avec précision leurs heures et leurs tâches, les employés disposent d'un moyen tangible de communiquer leur charge de travail et leur productivité. Cela crée une meilleure visibilité sur leurs efforts, aidant les managers à comprendre l'étendue des responsabilités de chaque employé et la valeur qu'ils apportent à l'organisation.

Ce registre accessible des heures travaillées est précieux pour référence future, par exemple lors d'une demande de promotion. Il démontre un bilan de dévouement et de fiabilité, mettant en valeur la croissance professionnelle de l'employé au fil du temps.

Remplir des feuilles de temps oblige les employés à réfléchir à ce qu'ils ont fait et au temps qu'ils ont passé à accomplir les tâches. Cela encourage de meilleures pratiques de gestion du temps, aidant les employés à hiérarchiser leur charge de travail et à identifier les activités qui font perdre du temps.

Les feuilles de temps sont une ressource précieuse lors des évaluations de performance. Ils fournissent des données concrètes qui aident à répondre à des questions telles que les suivantes :

• Êtes-vous à l'heure pour votre travail?
• Vous pointez à l'arrivée et au départ ?
• Êtes-vous honnête sur la façon dont vous passez votre journée ?
• Respectez-vous l'horaire requis?
• Avez-vous fait des heures supplémentaires?
• Faites-vous des pauses prolongées ?

En maintenant des feuilles de temps exactes, les employés disposent de preuves objectives pour mettre en valeur leur éthique de travail, mettre en évidence leurs contributions et soutenir leurs évaluations de performance. Ces données tangibles aident également les employeurs à faire des évaluations justes et à fournir des commentaires significatifs.

Comment amener vos employés à soumettre leurs feuilles de temps à temps

Couplé à votre rappel de saisie des feuilles de temps, vous devez adopter la bonne approche auprès de vos employés pour les amener à soumettre leurs feuilles de temps avant la date limite. Essayez certaines des stratégies suivantes pour voir celles qui fonctionneraient le mieux pour votre équipe :

Utilisez l'humour

Avouons-le, soumettre des feuilles de temps peut être un processus ennuyeux et fastidieux. Parfois, une approche légère peut faire toute la différence.

Au lieu d'envoyer des rappels formels, essayez d'envoyer des rappels amusants à votre équipe qui incluent des mèmes ou des e-mails "punny". Ajouter un peu d'humour au processus peut aider à créer une atmosphère positive et moins anxiogène autour de la soumission des feuilles de temps.

Expliquer pourquoi il est important de soumettre les feuilles de temps à temps

De nombreux employés n'aiment pas remplir des feuilles de temps. Mais les aider à comprendre pourquoi c'est si important peut être juste l'encouragement dont ils ont besoin pour le faire.

Créer une politique autour de la soumission des feuilles de temps

Établissez une politique de soumission des feuilles de temps qui décrit les attentes en matière de soumission des feuilles de temps à temps - et les conséquences de ne pas le faire.

Ces conséquences peuvent inclure des avertissements verbaux, des avertissements écrits ou même une suspension, selon la fréquence des retards. Assurez-vous que la politique et le processus de grève sont bien documentés et accessibles à tous les employés (comme dans un wiki interne !).

Utilisez l'automatisation et la technologie à votre avantage

Vous devez constamment faire un suivi auprès des employés pour soumettre leurs feuilles de temps? Personne n'a le temps pour ça !

Le logiciel et les fonctionnalités d'automatisation simplifient l'envoi manuel des rappels de feuille de temps. Connecteam calcule automatiquement les heures de travail de vos employés afin que vous puissiez exporter les feuilles de temps directement vers votre logiciel de paie.

Soyez stratégique quant au moment d'envoyer des rappels

Le timing est primordial, y compris lorsqu'il s'agit de rappels de feuille de temps. Pensez à mettre en place vos rappels à des moments stratégiques, comme en fin de semaine ou de mois.

Évitez de bombarder les employés de rappels pendant le week-end lorsqu'ils essaient de se détendre. Au lieu de cela, prévoyez d'envoyer des rappels aux moments appropriés et vous augmenterez les chances que vos employés soient réellement attentifs et agissent.

Veiller à ce que les employés comprennent le système

Les employés doivent savoir comment utiliser efficacement le logiciel de suivi du temps que vous avez en place. Si nécessaire, fournissez une formation et des ressources pour les guider tout au long du processus.

Lorsque les employés auront confiance dans le système, ils seront plus susceptibles de remplir leurs feuilles de temps avec précision et à temps.

N'en faites pas trop

Bien que les rappels soient cruciaux, bombarder les employés de rappels quotidiens peut se retourner contre eux. Si vous inondez leurs boîtes de réception de rappels constants, ils pourraient commencer à les ignorer complètement.

Trouvez le bon équilibre entre rappels doux et persévérance écrasante. N'oubliez pas que vous voulez motiver et engager, pas ennuyer et frustrer.

Approuver les feuilles de temps à temps

Les feuilles de temps sont une rue à double sens. Tout comme les employés doivent soumettre leurs feuilles de temps à temps, les gestionnaires doivent également jouer leur rôle. L'approbation en temps opportun des feuilles de temps montre le respect des efforts de vos employés et renforce l'importance du processus.

En examinant et en approuvant rapidement les feuilles de temps, vous donnerez un exemple positif à votre équipe et les encouragerez également à hiérarchiser leurs soumissions.

Que se passe-t-il si un employé oublie de soumettre une feuille de temps ?

Disons que, même après plusieurs rappels pour soumettre leurs feuilles de temps, un employé ne parvient pas à obtenir ses feuilles de temps à temps.

Voici quelques solutions possibles vers lesquelles vous pouvez vous tourner :

Discutez avec eux

Au lieu de tirer des conclusions hâtives ou d'assumer la négligence, ayez une conversation ouverte avec l'employé.

Prenez le temps de comprendre pourquoi ils ont oublié de soumettre leur feuille de temps.

Est-ce dû à un manque de clarté sur le processus ? Oubli ? D'autres problèmes personnels sous-jacents ?

Soyez ouvert à entamer cette conversation pour en savoir plus, répondre à toute préoccupation, fournir des éclaircissements et offrir un soutien si nécessaire.

Veiller au respect de la législation du travail

Bien que vous souhaitiez peut-être retenir le paiement si un employé ne soumet pas ses feuilles de temps, légalement, les employeurs ne peuvent pas payer les employés en retard ou faire des déductions sur leur paie uniquement en raison du défaut de soumettre une feuille de temps.

Selon la Fair Labor Standards Act (FLSA), il incombe en dernier ressort à l'employeur de tenir un registre des heures travaillées par les employés. Et c'est pourquoi il est si important d'avoir le bon logiciel de suivi du temps.

Pourquoi choisir Connecteam pour vos rappels de feuilles de temps ?

En parlant de logiciel de suivi du temps, l'application Timesheet de Connecteam dispose d'une multitude de fonctionnalités et d'outils pour rendre le processus de feuille de temps efficace et sans douleur.

Certaines de ces fonctionnalités incluent les suivantes :

• Le suivi automatisé du temps de Connecteam élimine le besoin d'entrées de temps manuelles, réduisant les risques d'erreurs et permettant de gagner du temps. Cela signifie que les employés peuvent facilement suivre leurs heures de travail et soumettre leurs feuilles de temps à temps.

• Grâce aux feuilles de temps personnalisables , vous pouvez appliquer différents taux de rémunération à différents employés ou emplois, ce qui facilite la gestion de la paie. Que vous ayez besoin de surveiller les heures régulières ou les heures supplémentaires, ajustez l'application Feuille de temps pour répondre aux besoins de votre entreprise.

• Les feuilles de temps soumises sont automatiquement converties en paie, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs. Cela garantit que les employés sont payés à temps et avec précision, ce qui les motive à soumettre leurs feuilles de temps à temps.

• Où qu'ils se trouvent, l'application mobile de Connecteam permet aux employés de pointer à l'arrivée et au départ depuis leur smartphone, ce qui facilite le suivi du temps et rend les feuilles de temps plus précises. Et avec le suivi GPS, vous pouvez vérifier que les employés pointent au bon endroit et au bon moment.

• Une fois les feuilles de temps soumises, il est facile d'importer ces feuilles de temps dans votre logiciel de paie préféré.

Créez des rappels de feuille de temps sans effort avec Connecteam

Le suivi des heures des employés est crucial pour l'exactitude de la paie et de la facturation, mais cela peut être une tâche fastidieuse pour les gestionnaires. À l'aide de rappels de feuille de temps automatisés, le processus peut être rationalisé, ce qui permet de gagner du temps et d'augmenter l'efficacité.

Avec la fonctionnalité de feuille de temps basée sur le cloud de Connecteam, vous pouvez configurer des rappels automatisés pour inciter votre équipe à soumettre ses heures avant la date limite, libérant ainsi votre temps et votre cerveau pour d'autres tâches importantes. Fini les soumissions tardives ou les calculs de paie désordonnés.

De plus, Connecteam est convivial et accessible depuis n'importe où avec une connexion Internet, vous donnant une visibilité en temps réel sur les heures des employés. Dites adieu au suivi manuel du temps et bonjour à des processus de paie précis et efficaces.

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