8 conseils pour former efficacement les nouveaux employés (d'un expert en RH)

Un processus d'intégration puissant ne s'arrête pas à la signature d'une lettre d'offre. Les entreprises doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour accompagner les employés dans leur transition vers une nouvelle entreprise.

Les bons programmes de formation peuvent aider les nouvelles recrues à comprendre rapidement leurs rôles, à s'aligner sur la culture et les valeurs de l'entreprise et à établir de bonnes relations de travail avec leurs collègues. Cela aide les employés à se sentir à l'aise dans un nouvel environnement. Il est important de noter qu'il fournit également aux employés les compétences et la confiance dont ils ont besoin pour commencer à contribuer aux objectifs de l'entreprise dès que possible.

Malgré cela, Gallup rapporte que seulement 12 % des nouveaux employés estiment que leur entreprise bénéficie d'une intégration efficace. La majorité des nouvelles recrues sont livrées à elles-mêmes, ouvrant la voie à l'échec et aux départs anticipés. C'est souvent parce que les chefs d'entreprise ne savent pas comment soutenir les nouvelles recrues ou ne leur accordent pas la priorité.

Dans cet article, nous examinons 8 conseils de formation efficaces pour les nouveaux employés afin que vous puissiez créer un solide programme d'intégration et de formation pour préparer les derniers membres de votre équipe à réussir.

1. Identifier les besoins de formation et préparer les ressources d'intégration

Avant de créer un plan de formation pour les nouveaux employés, vous devez déterminer ce qu'il faudra aux employés pour réussir dans leur rôle. Vous pouvez le faire en évaluant vos objectifs commerciaux, en parlant au responsable du recrutement et en examinant les normes de l'industrie.

De plus, essayez de comprendre les niveaux de connaissances des employés avant qu'ils ne rejoignent l'entreprise. Vous pouvez identifier de nouveaux besoins de formation des employés par le biais d'enquêtes en ligne ou d'évaluations pratiques et effectuer des évaluations pratiques en personne ou par chat vidéo.

À partir de là, vous pouvez personnaliser le matériel de formation pour combler les principales lacunes en matière de compétences au lieu de perdre du temps à enseigner aux nouveaux arrivants ce qu'ils savent déjà. En fait, 91 % des personnes interrogées lors d'un récent sondage ont déclaré qu'elles souhaiteraient un plan de formation personnalisé et pertinent.

Vous pouvez également envisager d'offrir des ressources de pré-intégration ou des documents de lecture que les nouvelles recrues doivent compléter avant leur premier jour de travail. C'est un bon moyen de s'assurer que les travailleurs entrent dans leurs nouveaux rôles avec des connaissances suffisantes.

Par exemple, un nouveau gestionnaire immobilier peut être invité à lire des rapports sur le marché immobilier local avant de commencer son nouvel emploi. Cela contribuera à minimiser le délai entre leur adhésion et leur contribution active aux objectifs de l'entreprise .

Enfin, vous devez disposer d' un processus d'intégration complet auquel vous pouvez vous référer avant, pendant et après l'intégration pour vous assurer que vous avez couvert toutes les bases.

2. Créer et fournir des SOP claires

Une procédure d'exploitation standard (SOP) est un document écrit avec des instructions étape par étape sur la façon d'effectuer une tâche particulière ou un ensemble de tâches. Il fonctionne efficacement comme un nouveau manuel de formateur de location.

Une SOP solide sera claire, concise et facile à comprendre. Il doit couvrir toutes les informations dont les nouveaux entrants ont besoin pour accomplir une tâche, y compris les précautions de sécurité qu'ils doivent prendre. Idéalement, des experts en la matière (PME), des superviseurs ou des employés expérimentés examineront la PON pour s'assurer qu'elle est complète et exacte.

Fournissez aux nouveaux employés un accès facile aux SOP dont ils ont besoin. Par exemple, stockez des documents en ligne , sur un disque partagé ou fournissez-leur leur propre copie papier.

Ensuite, demandez aux nouveaux employés d'effectuer une tâche en suivant la POS. De cette façon, vous pouvez évaluer leurs progrès et déterminer si votre SOP peut être utilisée pour former efficacement les nouveaux employés.

Dans l'ensemble, les SOP de votre processus de formation et d'intégration des employés peuvent aider les nouvelles recrues à effectuer des tâches rapidement et de manière cohérente, à réduire les erreurs et à améliorer la productivité de votre équipe.

3. Fournir un accès facile aux supports de formation

De bons programmes de formation pour les nouveaux employés permettent aux employés d'accéder facilement au matériel de formation. Tous les programmes de formation des employés doivent être accessibles à partir d'un emplacement central. Cela permet aux nouveaux entrants de savoir facilement où aller pour la formation, les SOP, les FAQ, et plus encore, ce qui fait gagner beaucoup de temps à tout le monde.

Il permet également aux employés existants de référencer facilement tout matériel dont ils ont besoin pour se rafraîchir la mémoire sur un sujet particulier. Tout le monde reçoit et utilise les mêmes informations sur le travail, établissant une cohérence dans le travail et réduisant les erreurs et les malentendus.

Le stockage centralisé des documents de formation et des fichiers multimédias vous aide également à rester organisé. Il peut s'agir d'un lecteur partagé ou de l'intranet de l'entreprise. Vous pouvez classer les documents par sujet, maintenir les fichiers à jour et supprimer toutes les versions obsolètes.

Les nouvelles recrues doivent également avoir la possibilité d'accéder à tous leurs cours et supports de formation de n'importe où. La plupart de la main-d'œuvre d'aujourd'hui comprend des employés de la génération Y et de la génération Z. La recherche indique que 90 % des employés de la génération Y et 98 % des employés de la génération Z utilisent des smartphones. Par conséquent, une formation des nouveaux employés adaptée aux appareils mobiles est essentielle.

Un logiciel de formation des employés comme Connecteam vous permet de créer et de diffuser facilement du matériel de formation, y compris des vidéos, des questionnaires et des documents, ainsi que de suivre les progrès des employés et d'automatiser les flux de travail de formation pour gagner du temps et augmenter la productivité.

De plus, Connecteam dispose d'une application mobile conviviale et intuitive que les employés peuvent utiliser pour accéder au contenu en déplacement.

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4. Construire un programme de formation formel

Lorsque vous réfléchissez à la manière de former un nouvel employé, vous devez d'abord déterminer sur quoi vous souhaitez le former. De bons programmes de formation des employés tiennent compte à la fois des objectifs de l'organisation et des rôles et responsabilités du nouvel employé.

Lors de la formation d'une nouvelle recrue, créez un programme comprenant les sujets suivants :

• Formation initiale : Fournit un aperçu de la mission, de la culture, des avantages et des départements de l'entreprise. Cette formation précisera également quels sont les rôles et les responsabilités de l'employé, ainsi que les attentes de l'emploi pour les premières semaines. Dans certains rôles, cela inclura également de faire visiter à l'employé son chantier et de le présenter à des collègues et à des clients.

• Formation à la conformité : détaille les exigences légales et de conformité importantes telles que la sécurité au travail, la confidentialité des données, la lutte contre le harcèlement et le signalement des violations. Demander aux nouvelles recrues de lire le manuel de l'employé de votre organisation est une étape importante dans la formation à la conformité.

• Formation professionnelle : aide les employés à perfectionner les compétences dont ils ont besoin pour leurs rôles spécifiques. Cela peut inclure un bon service client, une communication efficace ou d'autres compétences techniques.

• Formation sur les produits ou services : Fournit aux employés des connaissances clés sur les produits ou services d'une entreprise. L'objectif est de doter les travailleurs des connaissances et des compétences dont ils ont besoin pour comprendre, utiliser, promouvoir et vendre efficacement des produits ou des services.

• Formation des managers : Pour les nouvelles recrues rejoignant en tant que managers ou dans un rôle de leadership, envisagez de proposer une formation sur des compétences telles que la constitution d'équipes, la gestion de projet et la résolution de conflits. En fait, vous voudrez peut-être déployer cela plus largement - une étude récente a montré que 60% des Millennials veulent une formation en leadership.

Former une nouvelle recrue va au-delà de la simple création de cours. Vous devez également fournir aux employés une structure indiquant dans quel ordre suivre les cours et dans quels délais. Cela permet d'assurer un certain niveau de cohérence dans la formation entre les nouveaux employés, rend l'apprentissage plus efficace et efficient et est associé à de meilleurs résultats d'apprentissage.

De plus, un programme de formateur pour les nouveaux employés peut suivre une approche d'apprentissage mixte. Cela signifie qu'ils ont des composants d'apprentissage en ligne et hors ligne. Dans les deux prochaines sections, nous examinons de plus près ces options d'apprentissage.

5. Utilisez la technologie pour créer des cours, tester l'apprentissage et suivre les progrès

Lorsque vous créez un plan sur la façon de former un nouvel employé, il est indispensable d'utiliser la puissance de la technologie et des logiciels. La liste ci-dessous couvre les principales choses que vous pouvez faire avec le logiciel de formation.

Créer et déployer des cours

Le logiciel de formation fournit des outils et des fonctionnalités qui simplifient le processus de création et de publication de contenu de formation .

Ils ont généralement une interface conviviale, ce qui facilite la création de cours, même pour les gestionnaires non techniques. Vous pouvez également utiliser des modèles prédéfinis comme point de départ et les personnaliser à partir de là pour gagner du temps et des efforts.

Le meilleur logiciel de formation des employés vous permettra d'ajouter du contenu multimédia tel que des images, des vidéos et de l'audio pour rendre l'apprentissage plus efficace et engageant. Par exemple, vous pouvez fournir vos SOP dans un format vidéo supplémentaire qui permet aux nouveaux employés de voir comment effectuer une tâche.

La formation numérique permet aux nouveaux employés d' accéder à leurs cours de n'importe où à l'aide de leur ordinateur de bureau ou de leurs appareils mobiles. Une statistique récente a montré que 44 % des personnes interrogées utilisaient leur téléphone portable pour suivre une formation professionnelle. Cela ne fera que croître avec la montée en puissance des employés de la génération Z férus de technologie, les entreprises doivent donc s'adapter.

Connecteam est la meilleure solution tout-en-un de formation et d'engagement des employés. Il comprend la création de cours simples, des options pour tester l'apprentissage, un tableau de bord complet pour suivre les progrès de la formation des employés et une suite complète d'outils de communication intégrés à l'application.

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Tester l'apprentissage

Les fonctionnalités interactives sont un excellent moyen de tester la compréhension des employés du contenu de la formation.

Des questionnaires tout au long des programmes de formation peuvent aider à maximiser la rétention, en particulier si les travailleurs doivent utiliser les informations qu'ils ont apprises de nouvelles façons. La gamification (ajout d'éléments de jeu à la formation) est un autre excellent moyen de tester l'apprentissage de manière amusante et engageante. C'est ce qui se rapproche le plus d'un scénario réel sans mettre en danger les nouvelles recrues ou les clients.

De plus, vous pouvez toujours utiliser des fonctionnalités plus simples comme les évaluations en ligne et les quiz pour tester les connaissances des nouveaux employés.

Suivre le progrès

Les applications de formation offrent un moyen simple d' attribuer des délais pour terminer les cours et de suivre les progrès . Les nouveaux employés ont généralement beaucoup à apprendre en peu de temps. Il est donc important de disposer d'un moyen simple et fiable de vérifier qu'ils sont sur la bonne voie et de leur offrir un soutien s'ils ont du mal à terminer leurs programmes.

Communiquer efficacement

Une communication honnête et opportune est essentielle pour obtenir des résultats de formation réussis. Le logiciel de formation des employés peut inclure des fonctionnalités de communication telles que le chat intégré à l'application, les groupes de discussion et les sondages de rétroaction. Ces fonctionnalités peuvent aider les apprenants à dialoguer avec les instructeurs et leurs pairs, à clarifier les concepts et à fournir des commentaires en temps réel sur leurs progrès.

6. Encouragez l'observation et l'apprentissage en cours d'emploi

Lors de la formation de nouveaux employés, offrez un développement pratique des compétences pratiques lorsque cela est possible.

L'observation au poste de travail permet aux nouveaux arrivants de passer du temps avec un collègue plus expérimenté et de voir les opérations quotidiennes de leur rôle. Les nouveaux travailleurs peuvent apprendre en observant, en prenant des notes et en posant des questions pour mieux comprendre un rôle.

Vous devez également encourager vos employés à interagir avec des collègues d'autres services ou à participer à des activités d'observation interfonctionnelles . C'est un excellent moyen de comprendre le fonctionnement des différentes équipes et d'en savoir plus sur la façon de créer une culture d'entreprise et les objectifs généraux de votre organisation.

Un autre puissant outil d'apprentissage est apprentissage sur le tas. Les statistiques sur la formation montrent que 82 % des employés considèrent la formation en cours d'emploi comme le moyen le plus efficace d'apprendre . Vous pouvez assigner des tâches réelles aux nouvelles recrues et les soutenir au fur et à mesure qu'elles accomplissent chacune d'entre elles.

7. Attribuez un mentor ou un ami pour un soutien supplémentaire

Les nouvelles recrues peuvent grandement bénéficier de la présence d'un mentor ou d'un ami qui leur fournira un soutien supplémentaire pendant le processus d'intégration. Selon un rapport du HCI, 87 % des entreprises disposant d'un programme de mentorat ou de parrainage l'ont trouvé efficace pour former de nouveaux employés.

Un mentor est un membre senior du personnel qui peut aider un employé à naviguer dans son rôle . Ils peuvent également offrir des conseils sur des questions sensibles telles que les conflits d'équipe ou si l'employé a du mal à s'adapter à la nouvelle culture d'entreprise.

Pendant ce temps, un copain est plus un collègue amical qui peut offrir un soutien entre pairs et une observation au poste de travail . De plus, ils peuvent répondre à toutes les questions que l'employé ne se sent pas à l'aise de poser à son responsable ou à son mentor.

Lorsque les employés sont dispersés sur différents sites, les discussions d'équipe et les appels vidéo facilitent une communication rapide et facile entre les nouvelles recrues et leurs mentors ou amis.

Vous devriez également réfléchir à la façon de former les mentors et les copains des nouveaux employés afin qu'ils sachent quoi faire et quoi ne pas faire pendant les premières semaines de travail délicates et écrasantes des nouvelles recrues.

8. Fournir et recevoir des commentaires réguliers

Les nouveaux employés doivent recevoir des commentaires réguliers et opportuns afin qu'ils puissent améliorer leurs performances au travail le plus rapidement possible. Les commentaires peuvent vraiment aider les employés à comprendre ce qu'ils font de bien et de mal afin qu'ils puissent s'adapter et s'améliorer à l'avenir.

De plus, il est essentiel que les gestionnaires comprennent l'importance d'être solidaires et patients avec leurs nouvelles recrues. Cela signifie leur fournir les ressources nécessaires, leur offrir des encouragements et des commentaires, et leur offrir des occasions de pratiquer et d'appliquer les nouvelles compétences ou connaissances.

Enregistrements et Les sondages d'intégration sont un bon moyen pour les nouvelles recrues de partager leurs commentaires avec vous. Vous pouvez répondre à toutes les questions ou préoccupations qu'ils ont et également affiner votre stratégie de formation pour intégrer de nouvelles idées et suggestions.

Résumé

Les premières expériences peuvent faire ou défaire les sentiments, les performances et le sentiment d'appartenance des nouvelles recrues dans une nouvelle entreprise. Un rapport de Harvard a révélé que les entreprises disposant d'un programme d'intégration formel pouvaient voir une meilleure rétention de 50 % et une productivité accrue de 62 % parmi les nouvelles recrues.

Il est essentiel de créer un programme de formation qui fonctionne pour votre équipe et votre entreprise. Former les nouveaux employés avec une approche mixte d'apprentissage en ligne et en cours d'emploi est un excellent moyen de les mettre au courant de leurs rôles et responsabilités. De plus, l'affectation d'un mentor ou d'un copain pour leur fournir un soutien supplémentaire peut les aider à se sentir plus à l'aise avec la culture et à acquérir des informations précieuses sur la navigation dans leurs nouveaux emplois.

De plus, contactez régulièrement les nouveaux employés afin de pouvoir leur fournir des commentaires sur leurs performances. Vous devez également recueillir les commentaires et les suggestions des nouvelles recrues afin de pouvoir ajuster et améliorer davantage l'expérience d'intégration des employés dans votre entreprise.

Le logiciel de formation des employés de Connecteam fournit une solution complète aux entreprises pour créer, fournir et gérer leurs programmes de formation.

Avec la possibilité de concevoir un contenu de formation personnalisé, y compris des vidéos, des quiz et des documents, les entreprises peuvent s'assurer que leurs employés reçoivent la formation spécifique dont ils ont besoin pour effectuer leur travail efficacement.

Le logiciel de Connecteam comprend également des fonctionnalités de suivi des progrès et de l'engagement des employés, permettant aux entreprises de surveiller l'efficacité de leurs programmes de formation et de faire les ajustements nécessaires.

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