Communication transparente sur le lieu de travail : comment créer une culture d'ouverture

La pandémie de COVID-19 a entraîné un changement important dans la culture et les attentes en milieu de travail. Alors que le monde se redressait, de nombreux travailleurs ont réévalué leur perception de l'importance de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

La redéfinition des priorités a conduit un nombre record de personnes à quitter leur emploi à la recherche d'entreprises plus en phase avec leurs valeurs.

Dans le climat actuel, les travailleurs s'attendent à être bien traités par les employeurs et ils veulent sentir qu'ils font partie intégrante de l'équipe. Une communication transparente entre vous et vos employés est essentielle pour créer des membres d'équipe plus heureux, qui se sentent appréciés et veulent travailler dur pour votre entreprise.

Avec le bon ensemble d'outils de communication, vous pouvez favoriser une communication transparente entre les employés à tous les niveaux de votre entreprise.

Comment créez-vous une culture de communication ouverte et honnête sur votre lieu de travail, demandez-vous ?

Tout d'abord, vous devez comprendre la communication transparente et les outils dont vous avez besoin pour mettre en œuvre cette philosophie dans votre propre entreprise.

Qu'est-ce qu'une communication transparente ?

La communication transparente est la pratique dans laquelle les informations - bonnes et mauvaises - sont clairement et ouvertement partagées à tous les niveaux de votre entreprise.

Avec ce type de style de communication, vous partagez des informations :

• Vers le haut : Les membres de votre personnel peuvent communiquer ouvertement avec leurs supérieurs.
• Vers le bas : les membres de votre équipe de direction disposent des canaux, des outils et de la capacité appropriés pour communiquer librement avec leurs employés.
• Communication horizontale : Les employés à tous les niveaux peuvent communiquer ouvertement avec leurs pairs.

Une communication transparente n'a pas besoin d'être complexe. Cela peut être aussi simple qu'une entreprise planifiant des réunions hebdomadaires, utilisant la messagerie instantanée ou envoyant des newsletters internes pour expliquer ses dernières stratégies, actualités et décisions.

La transparence profite aux employeurs et aux employés, et lorsqu'une organisation donne la priorité à la communication, elle a des avantages tangibles.

Pourquoi la communication transparente sur le lieu de travail est-elle importante ?

Il existe de nombreuses raisons d'adopter une atmosphère de transparence dans votre entreprise. D'une part, cela améliore le moral.

Dans un récent sondage, 68 % des employés ont indiqué qu'ils souhaitaient plus de transparence de leur entreprise.

Bon nombre de ces répondants pensaient que leur équilibre travail-vie s'en trouverait amélioré.

Voici cinq avantages supplémentaires dont votre organisation peut bénéficier lorsque vous adoptez des efforts de communication transparents.

Selon la Society for Human Resource Management, une communication claire et ascendante est nécessaire pour stimuler l'innovation. Dans de nombreuses entreprises, les employés qui n'occupent pas de postes de direction hésitent à s'écarter des procédures normales par crainte de communiquer les échecs à la direction.

Pour innover, cependant, vous devez être à l'aise avec l'échec. Les membres de votre équipe doivent se sentir suffisamment soutenus pour partager des idées et contribuer à l'amélioration des processus. Cela peut mener à de grandes choses.

La légende raconte qu'au début des années 1900, par exemple, un ouvrier d'une entreprise de jumelage a approché la direction avec l'idée de n'appliquer du papier de verre que sur un côté de ses boîtes d'allumettes.

Cette innovation a permis à l'entreprise d'économiser des centaines de milliers de dollars, tout cela parce que quelqu'un en première ligne s'est senti obligé de parler.

Vos employés à tous les niveaux sont pleins d'idées. Créez une culture où ils se sentent habilités à s'exprimer et encouragez les employés à prendre des risques. Certaines de ces idées ne se concrétiseront peut-être pas, mais vos employés apprécieront cette opportunité.

Une communication transparente est l'un des meilleurs moyens d'instaurer la confiance entre vous et vos employés. Lorsque vous êtes ouvert et honnête sur vos procédures de prise de décision, votre équipe de direction semble plus accessible et vos employés se sentent plus valorisés.

Offrir une culture de confiance contribuera à réduire le roulement, car les employés qui font confiance à leur employeur sont moins susceptibles de quitter leur emploi.

Les employés à tous les niveaux de votre entreprise sont plus susceptibles de s'engager si vous encouragez la transparence. En effet, ils se sentiront plus en mesure de vous approcher et de discuter des moyens par lesquels vous pouvez aider à rendre leur travail plus significatif.

Les meilleurs talents quittent souvent les organisations lorsque leurs besoins ne sont pas satisfaits. Offrir des lignes de communication ouvertes et des discussions saines et honnêtes sur les stratégies et les décisions aide vos employés à résoudre les problèmes en milieu de travail avant qu'ils n'en arrivent là.

De nos jours, les entreprises de tous les secteurs se disputent les meilleurs talents, votre marque doit donc se démarquer pour attirer les bonnes personnes. Des événements internes, des programmes de reconnaissance des employés et un flux de communication de type médias sociaux favorisent l'engagement entre pairs.

Les employés potentiels entendront parler d'une culture d'entreprise forte lorsqu'ils se pencheront sur votre organisation sur des sites comme Glassdoor, Indeed et LinkedIn.

En jetant les bases d'une communication honnête et claire avec vos employés actuels, vous établissez également votre organisation comme un endroit où il fait bon travailler et avec qui faire des affaires.

Que peut faire un manque de transparence sur un lieu de travail ?

La confiance en prend un coup :

La confiance est le fondement de toute équipe ou organisation qui réussit. Sans transparence, la confiance s'érode, laissant les employés s'interroger sur les motivations et les intentions de chacun. La productivité souffre car les gens deviennent prudents et réticents à collaborer.

Le moulin à rumeurs s'emballe :

En l'absence d'une communication claire et ouverte, les spéculations et les rumeurs se déchaînent. Les employés commencent à combler les lacunes avec leurs propres récits, ce qui conduit à la désinformation et à une anxiété inutile. Au lieu de se concentrer sur leurs tâches, ils passent du temps à déchiffrer la vérité de la fiction.

La motivation diminue :

Lorsque les employés se sentent laissés dans l'ignorance ou croient que leurs opinions ne comptent pas, leur motivation diminue. Le manque de transparence engendre le désengagement et l'apathie. Les gens sont déconnectés des objectifs de l'organisation, ce qui entraîne une baisse de productivité et des opportunités manquées.

Les conflits s'intensifient :

Les malentendus et les interprétations erronées fleurissent lorsque la transparence fait défaut. Sans canaux de communication clairs, des conflits surgissent et s'enveniment. Les équipes se divisent, la productivité chute et l'environnement de travail devient toxique.

Comment promouvoir une culture de communication transparente

Si vous n'avez pas déjà une culture de partage ouvert, suivez ces étapes pour être plus transparent sur le lieu de travail.

Les employés aiment travailler pour des entreprises où ils se sentent valorisés. Favoriser les relations à tous les niveaux est l'un des moyens les plus simples pour une organisation d'y parvenir. Vous pouvez entretenir des relations en :

• Être cohérent
• Éviter les commérages
• Offrir une atmosphère de soutien
• Communiquer clairement les directives et les attentes

Utilisez des outils de communication numériques tels que la fonction de planification de Connecteam pour organiser des réunions régulières avec les membres de l'équipe et les responsables afin de vérifier et d'aborder les sujets urgents. Prévoyez régulièrement du temps pour la constitution d'équipe afin que vos employés puissent se connecter et partager des choses qu'ils ont en commun.

Une communication transparente est un facteur clé pour aider les employés à surmonter les défis sur le lieu de travail. Certains dirigeants peuvent être tentés de protéger leurs équipes des nouvelles difficiles ou des préoccupations croissantes.

Cependant, l'authenticité et la sincérité (surtout face à l'adversité) aident les gens à vous faire confiance, et la confiance est essentielle à toute relation saine.

La transparence commence par le haut. Encouragez vos managers à utiliser une communication ouverte et honnête avec leurs employés et entre eux. Demandez à votre équipe de direction de demander des commentaires à vos employés et d'utiliser leurs idées pour apporter des améliorations. Si les employés pensent que vous n'agissez pas en fonction de leurs commentaires, ils peuvent cesser de les offrir.

Certains employés pourraient ne pas être à l'aise pour aborder des sujets sensibles. Dans ce cas, pensez à leur offrir la possibilité de rester anonyme. De cette façon, vous pouvez maintenir une relation de confiance avec tous les membres de votre équipe tout en traitant les problèmes sensibles en milieu de travail.

Lorsque vous mettez en place une culture de transparence, soyez cohérent et assurez-vous que chacun à tous les niveaux peut obtenir les commentaires qui lui conviennent le mieux. Utilisez ces outils régulièrement pour le meilleur effet :

• Bulletins d'information de l'entreprise
• Séances de rétroaction des employés
• Messagerie instantannée
• Enquêtes anonymes

Utilisez une plateforme d'engagement comme Connecteam pour reconnaître votre équipe lorsqu'elle se porte bien. Célébrez les succès et encouragez les travailleurs qui partagent de bonnes idées en utilisant des récompenses numériques.

Vous pouvez même créer des groupes de discussion communautaires informels pour encourager la camaraderie et tenir un registre des étapes importantes de l'équipe pour faire savoir à votre personnel que vous les appréciez.

Établissez des lignes de responsabilité claires pour les tâches et les processus. Lorsque chaque membre de l'équipe connaît ses responsabilités, il peut mieux comprendre ses attentes et être tenu responsable. La responsabilité est également essentielle pour encourager les membres de votre équipe à partager leurs idées.

Être responsable ne signifie pas punir votre équipe pour chaque erreur. Certaines erreurs sont plus coûteuses que d'autres et doivent être corrigées. Cependant, la plupart des échecs offrent à votre équipe la possibilité d'apprendre et de grandir. Lorsque des erreurs se produisent, rassemblez votre équipe pour discuter de la situation et développer des solutions pour éviter qu'elles ne se reproduisent à l'avenir.

Conseil de pro :

Assurez-vous que vos employés peuvent contrôler les mesures que vous utilisez pour les tenir responsables. Seuls 21 % des employés estiment qu'ils sont tenus responsables de facteurs sous leur contrôle.

Invitez les employés à tous les niveaux à participer à la prise de décision. Donnez à chaque membre de l'équipe la possibilité d'exprimer son opinion et de concevoir des solutions à l'échelle de l'entreprise. Permettre à chacun de participer à la prise de décision contribue à renforcer les relations d'équipe et peut vous aider à trouver des solutions que votre équipe de direction n'a peut-être pas envisagées.

Facilitez la participation de tous en utilisant une terminologie que tout le monde peut comprendre, en particulier si vous invitez à participer des personnes qui travaillent dans différentes parties de votre entreprise. Chaque équipe peut avoir un jargon et des acronymes différents qu'elle utilise quotidiennement, mais vos autres employés ne connaîtront pas ces termes et pourraient se sentir exclus.

Il y aura des moments où vous ne pourrez pas partager d'informations avec votre équipe. Si vous êtes impliqué dans un procès, une fusion ou une autre affaire juridique, vous pouvez être lié par une stricte confidentialité. Quelle que soit la raison pour laquelle vous refusez de divulguer des informations, soyez honnête avec vos employés quant à la raison pour laquelle vous le faites.

Si vous n'êtes pas honnête, vos employés peuvent penser que vous leur cachez quelque chose, ce qui rompt la relation de confiance que vous avez travaillé si dur à établir.

Une fois que vous avez mis en place des pratiques de communication transparentes dans votre entreprise, incluez-les dans votre image de marque. Promouvoir votre engagement envers la transparence dans :

• Vos énoncés de mission et de valeurs
• Le site de votre entreprise
• Offres d'emploi et descriptions
• Comptes de médias sociaux de l'entreprise

Mettez en avant vos collaborateurs et leurs idées sur les réseaux sociaux pour montrer que vous appréciez votre équipe. Enfin, utilisez une communication transparente dans vos pratiques de recrutement, d'embauche et d'intégration afin que les nouveaux membres de votre équipe sachent à quoi s'attendre dès le début.

Être dévoué à vos employés et à leur développement est un excellent outil pour vous aider à attirer et à retenir des travailleurs talentueux.

Utiliser des outils de communication modernes pour améliorer la transparence

Une fois que vous avez pris les mesures nécessaires pour renforcer la transparence, le maintien d'une communication régulière et ouverte est le meilleur moyen de continuer à favoriser une culture de confiance. Le bon ensemble d'outils et de politiques vous aidera à maintenir votre élan.

Messagerie instantannée

Les systèmes de messagerie instantanée comme ceux disponibles via Connecteam permettent à votre équipe de rester en contact lors de vos déplacements, dans des lieux dispersés et selon des horaires différents, même s'ils n'ont pas enregistré tous les numéros de téléphone de leurs collègues.

La messagerie instantanée permet aux membres de l'équipe de terrain de communiquer avec leurs responsables lorsqu'ils sont confrontés à des défis ou de prendre des décisions sur site, et ils permettent aux membres de l'équipe de se connecter les uns aux autres pour résoudre des problèmes et partager des idées en temps réel. Le bon outil fournit des discussions sécurisées pour les groupes ou les discussions en tête-à-tête, et les gestionnaires doivent pouvoir contrôler facilement les autorisations et minimiser la distraction qui peut survenir avec trop de discussions secondaires privées.

Des conversations productives entre pairs peuvent se produire facilement dans une application de communication. Lorsque les travailleurs rencontrent des problèmes, ils peuvent discuter avec d'autres membres de votre équipe pour demander si quelqu'un d'autre a rencontré le même problème et, si oui, comment ils l'ont résolu. Ils peuvent également voir si d'autres personnes sont disponibles pour aider ou donner des idées. L'accès à la messagerie régulière aide les équipes à se sentir connectées et soutenues par leurs collègues et leurs responsables.

Sondages anonymes

Certains commentaires peuvent être difficiles à entendre et ils peuvent être tout aussi difficiles à partager. Les membres de l'équipe peuvent hésiter à offrir des commentaires spontanés, mais un sondage peut briser la glace en sollicitant des idées et des commentaires sur des sujets spécifiques.

Permettre aux membres de votre équipe de rester anonymes peut les rendre plus à l'aise pour discuter de problèmes difficiles, ce qui conduit à des informations et des données plus ouvertes et honnêtes de votre équipe.

Vous pouvez programmer vos enquêtes de manière stratégique pour recueillir des commentaires rapides et en temps réel après la mise en œuvre des modifications, ou vous pouvez maintenir une cadence régulière pour surveiller le sentiment des employés et les progrès sur tout problème connu.

Par exemple, un travailleur peut avoir un problème avec un système de planification qu'il perçoit comme injuste, mais il peut ne pas vouloir en parler directement avec son responsable ou devant ses collègues de peur de paraître geignard.

Une enquête anonyme permet à cet employé d'exprimer son opinion sans se soucier d'être pénalisé, et si plusieurs employés partagent une préoccupation similaire, leur responsable peut voir une opportunité de prendre ces commentaires en considération et d'apporter des modifications.

Listes de contrôle des tâches

Lors de la création d'une culture de responsabilité, vous avez besoin d'un moyen d'aider tous les membres de votre équipe à comprendre leurs responsabilités. Avec les affectations de tâches et les notes de travail de Connecteam, vous pouvez créer des listes de contrôle pour aider votre équipe à rester cohérente.

Les listes de contrôle tiennent également chaque membre de l'équipe responsable de ses tâches quotidiennes. Les listes de contrôle des tâches sont également excellentes lors de l'intégration, aidant les nouveaux employés à établir une routine et à se familiariser avec leurs tâches quotidiennes tout en favorisant un sentiment d'accomplissement au fur et à mesure qu'ils parcourent la liste.

D'autres fonctionnalités de responsabilisation telles que les rappels de calendrier peuvent aider à motiver votre équipe et à favoriser la responsabilité.

Bulletins internes

Votre équipe marketing peut développer des newsletters pour tenir les clients informés. Les entreprises peuvent utiliser la même approche pour rester en contact avec leurs employés. Des newsletters internes régulières avec des mises à jour et des annonces vous permettent de partager des informations importantes sur l'entreprise et du contenu précieux au sein de votre équipe, le tout en une seule fois.

Lorsque les membres de l'équipe reçoivent la même communication centrale en même temps, ils sont tous sur la même page et peuvent même trouver quelque chose d'intéressant à discuter pendant une pause ou un temps d'arrêt.

Utilisez vos newsletters internes pour être ouvert et honnête sur ce qui se passe dans votre entreprise. Par exemple, si vous possédez une entreprise de construction, vous êtes probablement confronté à des problèmes d'inflation et de chaîne d'approvisionnement. Offrez des informations sur ce que vous faites en tant qu'entreprise pour faire face à ces augmentations de coûts et montrez à votre équipe qu'elle est suffisamment appréciée pour être incluse dans ces considérations.

Reconnaissance et récompenses des employés

Offrir régulièrement des remerciements et des félicitations pour un travail bien fait aide les équipes à créer une culture positive. Cherchez des occasions de célébrer votre équipe, comme leur souhaiter un joyeux anniversaire et un anniversaire de travail et les féliciter pour leurs succès, tant dans leur vie personnelle qu'au travail.

Quelqu'un a peut-être trouvé une nouvelle façon de résoudre un problème courant sur son chantier. Un employé aurait pu aller au-delà lorsqu'il servait un client. Pour encourager une communication transparente, utilisez cet outil pour récompenser les membres de l'équipe qui s'expriment et apportent de bonnes idées ou des commentaires critiques nécessaires.

Reconnaître et récompenser ces contributions - que ce soit par des éloges verbaux devant l'équipe, des récompenses physiques comme une petite carte-cadeau pour un café gratuit, ou les deux - encourage les autres à s'exprimer, lorsqu'ils voient que c'est apprécié.

Blogue de la direction

La rédaction d'un blog mensuel ou trimestriel est un excellent moyen pour les propriétaires et les dirigeants d'entreprise de se connecter avec leurs équipes et de mettre en valeur leur côté humain. Si vous êtes doué avec les mots, écrire vos pensées à partager avec votre équipe est un excellent moyen d'offrir un aperçu de votre personnalité et de ce qui vous motive, ainsi que l'entreprise que vous construisez, ce qui peut aider à forger un lien plus fort avec les membres de votre équipe.

Si vous écrivez sur l'actualité générale de l'entreprise, saupoudrez de quelques références à votre émission de télévision ou à votre équipe sportive préférée. La prochaine fois que vous discuterez avec des employés, demandez si quelqu'un d'autre regarde. Ne vous souciez pas trop d'imposer le respect et de répéter les points de discussion des entreprises, mais saisissez l'opportunité de partager votre point de vue sur les problèmes que vous résolvez.

Mieux vos employés comprennent qui vous êtes et d'où vous venez en tant que personne et chef d'entreprise, plus ils sont susceptibles de se sentir à l'aise de vous aborder avec des problèmes et des idées.

Logiciel d'intégration et de formation

Non seulement une communication transparente facilite la standardisation du processus d'intégration et de formation, mais c'est aussi l'occasion idéale de créer un précédent de communication ouverte, honnête et accessible au sein de votre entreprise.

Capturez vos processus avec un logiciel d'intégration et de formation. Connecteam vous permet de créer des questionnaires, de télécharger du matériel de formation et de générer des listes de contrôle pour votre équipe d'intégration afin que chaque nouvel employé sache ce que vous attendez de lui dès le premier jour. Un processus centralisé garantit que les nouvelles recrues ne reçoivent pas d'informations contradictoires de différents superviseurs ou ne manquent pas quelque chose que tous leurs collègues ont appris au cours de la deuxième semaine.

N'oubliez pas non plus de faire un suivi pendant et peu de temps après l'intégration. Grâce à des réunions régulières et aux commentaires des employés, vous pouvez savoir ce qui fonctionne bien pendant la formation et l'intégration et ce qui pourrait nécessiter quelques ajustements, afin que vous puissiez itérer et vous améliorer pour la prochaine fois et créer une approche toujours réussie.

Le dernier mot sur la communication transparente

Une communication transparente sur le lieu de travail fait partie intégrante de l'engagement, de la satisfaction et de la productivité de vos employés. Favoriser une communication ouverte et transparente et créer une culture de confiance dans votre entreprise vous permet de donner aux employés à tous les niveaux les moyens de partager leurs idées et de contribuer au succès de votre entreprise. Vous devez être vulnérable et ouvert aux commentaires constructifs pour bien le faire. Vous avez également besoin des bons outils de communication.

L'outil de gestion des employés de Connecteam vous offre de multiples ressources que vous pouvez utiliser pour rester en contact avec vos employés et les tenir informés. Tirez parti de fonctionnalités telles que le chat d'équipe, les outils de planification, les listes de contrôle des tâches, le matériel d'intégration et les outils de reconnaissance pour engager votre équipe et remonter son moral.

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