Rotation de travail : lois et meilleures pratiques du Royaume-Uni

S'assurer que votre entreprise a les bons employés programmés pour travailler au bon moment peut prendre du temps et être frustrant. L'établissement d'un horaire de travail peut aider, mais vous devez prendre en compte plus que les besoins de votre entreprise. Le temps de travail des employés au Royaume-Uni est soumis à plusieurs réglementations légales qui affectent la façon dont vous établissez un horaire de travail.

Dans ce guide, nous décrivons les exigences légales que vous devez connaître pour établir des horaires de travail conformes qui permettent d'économiser sur les coûts de main-d'œuvre. Nous examinons également les moyens de rationaliser la planification afin que vous puissiez éliminer les maux de tête liés à la création de rotations de travail et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Qu'est-ce qu'une rotation de travail ?

Une rotation de travail est un horaire de travail qui :

• Identifie les membres de l'équipe de travail qui doivent effectuer
• Établit un calendrier de réalisation des travaux
• Identifie qui effectuera les travaux

Les employeurs utilisent les rotations de travail pour définir les attentes concernant le moment où leurs employés travailleront. Les rotations garantissent également que les employés bénéficient de pauses adéquates et que les membres de l'équipe effectuent leurs tâches à temps.

Lois britanniques qui ont un impact sur votre rotation de travail

Les rotations de travail doivent tenir compte des besoins de l'entreprise, mais elles doivent également se conformer à plusieurs lois sur l'emploi au Royaume-Uni . Les exigences légales ont un impact sur le moment où vous pouvez planifier le travail des employés, combien ils peuvent travailler et quand ils ont droit à des pauses.

Heures de travail maximales

Le Règlement sur le temps de travail de 1998 fixe la durée maximale du travail au Royaume-Uni. En vertu de ces règlements, les employés peuvent travailler un maximum de 48 heures par semaine . Les employés peuvent se soustraire à cette restriction mais doivent le faire volontairement et par écrit.

Les heures de travail comprennent tout moment où l'employé exécute des tâches ou agit sous la direction de son employeur. Cela comprend le temps de déplacement pendant la journée de travail, le temps de travail à l'extérieur du domicile et le temps passé sur appel sur le lieu de travail.

Les heures de travail n'incluent pas les temps de repos tels que les pauses déjeuner. Ils n'incluent pas non plus les temps de repos lorsque l'employé est absent de son domicile pendant la nuit ou sur appel lorsqu'il est absent du lieu de travail et qu'il n'effectue aucun travail.

Vous devez tenir un registre précis des heures de travail de vos employés pour éviter de planifier accidentellement trop d'heures de travail.

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Travail de nuit

Outre les heures de travail maximales, le Règlement sur le temps de travail de 1998 fixe des règles pour le travail effectué la nuit. Les travailleurs de nuit ne peuvent pas travailler plus de 8 heures en moyenne sur une période de 24 heures .

Calculer si un salarié a travaillé plus de 8 heures en tant que travailleur de nuit peut être délicat. Les 8 heures sont calculées en moyenne sur 17 semaines. Ainsi, il est possible pour l'employé de travailler des quarts de travail plus longs tant qu'il est compensé par du temps de repos. Vous pouvez prolonger la période de 17 semaines jusqu'à un maximum de 52 semaines si vous et votre employé êtes d'accord.

Tout salarié qui travaille régulièrement 3 heures de nuit ou plus est considéré comme un travailleur de nuit. Les heures de nuit s'étendent généralement de 23h00 à 6h00. Cela dit, vous pouvez définir les heures de nuit différemment dans un contrat de travail.

Les employés de moins de 18 ans ne sont pas autorisés à travailler entre 22h et 6h . Certaines exceptions existent pour des industries spécifiques comme l'agriculture. Il y a aussi une exception qui permet aux employeurs d'employer un jeune de 16 ou 17 ans lorsqu'ils peuvent prouver qu'aucun adulte n'est disponible pour faire le travail.

Au fil du temps

Il n'y a aucune obligation légale pour les employés au Royaume-Uni de faire des heures supplémentaires.

De même, un employeur britannique n'est pas tenu d'offrir des heures supplémentaires ou de payer des salaires plus élevés pour les heures supplémentaires tant que le salaire moyen de l'employé ne tombe pas en dessous du salaire minimum national.

En tant qu'employeur, vous devez inclure des détails sur la rémunération des heures supplémentaires et les méthodes de calcul dans le contrat de travail. Par exemple, le « temps et demi » est une méthode de calcul des heures supplémentaires souvent requise aux États-Unis et couramment utilisée dans les contrats de travail au Royaume-Uni. Un employé avec cette clause dans son contrat serait payé son taux horaire normal plus 50% de ce taux pour chaque heure supplémentaire travaillée.

Pauses de repos

En tant qu'employeur britannique, vous devez prévoir des pauses pendant et entre les quarts de travail des employés. Vous devez également prévoir des périodes de repos ininterrompues sur une base hebdomadaire ou bimensuelle. Les périodes de repos ne sont généralement pas rémunérées, mais vous pouvez modifier cela dans le contrat de travail.

Lors d'un quart de travail de 6 heures ou plus , un salarié a droit à 1 pause de 20 minutes. Habituellement, ce serait la pause déjeuner de l'employé. Les travailleurs devraient prendre cette pause au milieu d'un quart de travail plutôt qu'au début ou à la fin d'un quart de travail. Vous pouvez définir des pauses plus longues par politique.

Les employés ont droit à 11 heures de repos entre les quarts de travail . Par exemple, un employé qui termine son travail à 23h un soir ne peut plus travailler avant 10h le lendemain matin.

Les employés doivent également bénéficier d'un temps de repos ininterrompu - temps sans exigence de travail - égal à au moins 24 heures par semaine ou 48 heures par quinzaine.

Employés à temps partiel

Le règlement de 2000 sur les travailleurs à temps partiel (prévention d'un traitement moins favorable) oblige les employeurs à offrir aux employés à temps partiel les mêmes droits en matière d'heures de travail et d'horaires de travail qu'aux employés à temps plein. Cela inclut d'offrir les mêmes pauses pendant et entre les quarts de travail.

Avis d'heures de travail

La loi britannique n'établit pas de délai strict pour informer les employés de la rotation du travail. Cependant, un préavis « raisonnable » est requis.

Modifications des horaires de travail

En vertu de la loi britannique, il n'y a pas de délai précis pour modifier un horaire de travail.

Cela dit, vous devez donner aux employés un préavis raisonnable des changements apportés à leurs heures de travail. Faire un changement temporaire unique est généralement acceptable si vous donnez un préavis de 24 heures aux employés. Les changements permanents et les modifications apportées par les grandes entreprises nécessitent souvent une période de préavis plus longue.

Saviez-vous?

Les employés ont le droit légal de demander un travail flexible, ce qui peut inclure des demandes d'adaptation à leurs horaires de travail spécifiques.

Exigences en matière de tenue de registres pour les rotations de travail

Les rotations de travail ne doivent pas être supprimées après la fin des quarts de travail prévus. Ce sont des documents juridiques et peuvent être un élément de preuve dans les conflits du travail ou d'autres procédures judiciaires. La loi britannique vous oblige à conserver les relevés de temps de travail pendant 2 ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis.

Comment définir une rotation de travail

Créer une rotation efficace semble simple, mais cela peut rapidement devenir difficile. Voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit et des modèles courants pour établir une rotation de travail.

Bonnes pratiques de gestion des rotations de travail

Lors de la création et de la gestion d'une rotation de travail, assurez-vous de :

• Suivez les termes du contrat des employés. Différents employés peuvent être embauchés pour des heures de travail maximales et des horaires de travail différents. Un logiciel de planification, tel que Connecteam, facilite le suivi de ces différentes règles et réduit le risque d'erreur.
• Établissez des règles claires pour savoir qui peut créer ou modifier une rotation de travail. Limitez les personnes autorisées à modifier les horaires de travail pour éviter les erreurs d'horaire accidentelles ou le manque de personnel.
• Créez un processus d'approbation pour les demandes de temps des employés. Bien que vous souhaitiez répondre rapidement aux demandes des employés, vous devez traiter toutes les demandes de manière égale et équitable. En outre, vous devez tenir compte des besoins de l'entreprise avant l'approbation.
• Équilibrez les besoins en compétences pour chaque quart de travail. Par exemple, vous ne voudriez pas doter votre restaurant uniquement de personnel d'attente tout en laissant de côté les cuisiniers. Assurez-vous que votre emploi du temps inclut des travailleurs possédant les bonnes compétences requises pour chaque tâche à accomplir.
• Assurer une surveillance adéquate. Vous ne devriez pas demander aux employés de travailler sans avoir accès à un supérieur hiérarchique ou à un superviseur. Cela peut entraîner des erreurs, des retards et même des accidents et des blessures.
• Créer un plan d'urgence pour les absences. La maladie et d'autres absences imprévues peuvent jeter la rotation de votre personnel par la fenêtre. Envisagez une rotation sur appel ou d'autres plans de remplacement pour assurer une dotation adéquate.
• Ayez un plan pour les préoccupations des employés. Assurez-vous que les employés savent à qui ils peuvent parler s'ils ont un problème avec leurs quarts de travail.
• Établir une politique sur l'échange de quarts de travail. Soyez clair sur la fréquence à laquelle ils peuvent échanger des quarts de travail et à qui ils doivent soumettre les demandes d'échange (si ce n'est pas vous).

Modèles de rotation de travail traditionnels

La planification des rotations de travail implique des quarts de travail dont la durée varie. Vous voudrez peut-être expérimenter différents modèles pour trouver les modèles de quarts de travail qui conviennent le mieux à votre entreprise.

Les modèles de rotation de travail les plus courants incluent :

• 2 quarts de travail. Ce modèle divise la journée de travail entre 2 équipes d'employés. Par exemple, un employeur de vente au détail peut avoir un quart de travail précoce de l'ouverture du magasin à midi et un quart tardif de midi à la fermeture du magasin. Les employés peuvent être affectés en permanence à des quarts de travail précoces ou tardifs ou alterner régulièrement de l'un à l'autre.
• 3 équipes. Ce modèle divise la journée de travail en 3 quarts de travail. Ce modèle est plus courant pour une entreprise de 24 heures, comme les soins infirmiers. Les quarts de travail sont souvent divisés pour inclure 2 quarts de jour (comme 6 h à 14 h et 14 h à 22 h) et 1 quart de nuit (comme 22 h à 6 h). Les employés peuvent être affectés en permanence à un quart de travail ou effectuer une rotation périodique entre les quarts de travail disponibles.
• Décalé. Ce modèle prévoit des quarts de travail sur 5 jours ouvrables mais les étale sur une période de 6 ou 7 jours pour assurer une couverture le week-end. Les employés qui travaillent un jour de week-end bénéficient à la place d'un jour de congé compensatoire.

Les modèles de rotation de travail peuvent également inclure des options personnalisées telles que des quarts de travail au crépuscule en début de soirée, le week-end uniquement ou des horaires de 12 heures.

Utilisez Connecteam pour simplifier votre rotation de travail

La mise en place de rotations de travail efficaces peut prendre énormément de temps, mais vous pouvez rationaliser le processus avec le bon logiciel.

Les puissantes fonctionnalités de planification des employés de Connecteam facilitent la création de votre horaire de travail et vous aident à éviter des erreurs coûteuses. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez envisager d'utiliser Connecteam :

• Planification simplifiée. Utilisez des modèles, des duplications et des quarts de travail récurrents pour économiser un temps et des efforts précieux lors de la création de rotations de travail pour vos employés.
• Conformité légale. Définissez des règles personnalisées pour les heures supplémentaires, les pauses et les congés pour vous assurer que vos horaires de travail sont conformes aux lois et réglementations du travail.
• Horaires optimisés. L'application vous donne une visibilité complète sur la disponibilité, les qualifications, les demandes de congés et les préférences de vos employés. Cela permet d'éviter les conflits ou les doubles réservations.
• Diffusion rapide. Publiez des horaires de travail d'une simple pression sur votre appareil et partagez-les avec les employés via l'application. Pas besoin de partager manuellement des copies papier.
• Accès mobile aux informations. L'application mobile de Connecteam offre aux membres de votre équipe un accès instantané à toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir.
• Communication en temps réel. Le fil de discussion et de mises à jour intégré à l'application vous permet de communiquer instantanément avec vos employés, éliminant ainsi le besoin d'appels ou de SMS séparés.
• Rappels de quart et remplacements. Automatisez les rappels de quart de travail pour garantir des horaires complets du personnel et éviter les absences. Lorsqu'un employé se déclare malade, vous pouvez rapidement trouver des remplaçants à l'aide de l'application.
• Suivi du temps et reporting. L'application de Connecteam permet au personnel de se connecter à partir de leur téléphone, ce qui facilite l'enregistrement précis des heures de travail et le calcul des heures supplémentaires, des pauses et des congés. Vous pouvez exporter directement les feuilles de temps vers un logiciel de paie pour un traitement fluide.
• Contribution des employés. Vos employés peuvent consulter leurs horaires, demander des échanges et soumettre eux-mêmes des demandes de congé via l'application. Cela leur donne plus de flexibilité, les responsabilise et réduit la confusion sur les changements d'horaire.

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Créez une rotation de travail conforme à la loi pour votre entreprise

La mise en place d'une rotation de travail efficace est essentielle pour assurer le bon déroulement des opérations. Cependant, des réglementations complexes et des conditions de contrat de travail variables peuvent transformer une simple planification en une tâche énorme.

En mettant en œuvre les meilleures pratiques et en restant au courant de vos exigences légales, vous serez sur la bonne voie pour créer des horaires de travail réussis et conformes.

Les outils de planification de Connecteam peuvent vous aider à rester sur la bonne voie. Vous pouvez facilement éviter les erreurs, rester en conformité et tenir vos employés informés de leurs quarts de travail en temps réel, où que vous soyez.

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