Guide complet pour comprendre l'échange de données informatisé (EDI)
Publié: 2023-06-13Introduction
Pour les entreprises de commerce électronique et les prestataires de services logistiques, l'échange de documentation commerciale est une réalité quotidienne. L'échange de données informatisées (EDI) est une technologie de communication instrumentale pour les entreprises. Bien que l'EDI existe dans une certaine mesure depuis la fin des années 1040, son avatar actuel est le mieux adapté pour améliorer les communications B2B.
Chaque étape de la chaîne d'approvisionnement nécessite un bon de commande, un connaissement, une étiquette d'expédition , des factures ou des accusés de réception de commande. Il est facile de perdre un temps précieux et de perdre de la précision dans la rafale de papiers et de mots qui pleuvent. Pour alléger le fardeau des entreprises, l'EDI est la ressource la plus fiable. Apprenons-en plus sur cette technologie polyvalente.
EDI : Précurseur de la nouvelle génération de communication d'entreprise
L'échange électronique de données, mieux connu sous le nom d'EDI, est une technologie qui aide les entreprises à communiquer entre elles par voie numérique. C'est un support qui facilite l'échange de documents commerciaux entre deux systèmes informatiques sur un chemin de réseau sécurisé.
Aujourd'hui, l'EDI est devenu la principale source de communication pour le traitement de documents tels que les factures et les connaissements entre deux ou plusieurs entreprises. Mais ce n'était pas toujours le cas. Pour bien comprendre et apprécier la valeur de l'EDI, jetons un coup d'œil sur son histoire fondatrice.
Histoire de l'EDI
L'EDI est une idée originale du sergent-chef de l'armée américaine, Ed Guilbert. Au début des années 1960, M. Guilbert a développé une norme de messagerie électronique pour échanger des informations sur l'expédition et le fret. Cela a marqué l'avènement de l'EDI.
Il a acquis une renommée internationale après qu'un navire à vapeur américano-hollandais a envoyé des manifestes d'expédition via la messagerie télex, un système d'échange électronique de messages manuscrits via des téléimprimeurs. C'était la première fois qu'un manifeste d'expédition était envoyé dans les deux minutes suivant sa transmission.
Depuis lors, l'EDI a gagné la popularité et la confiance de l'industrie de la logistique, avec de nombreux événements marquants qui se sont rapidement succédés au cours des décennies suivantes. L'une d'entre elles est la création du TDCC (Transportation Data Coordination Committee), qui a standardisé les formats EDI pour le secteur des transports. Il a ensuite été changé en Electronic Data Interchange Association.
D'autres étaient le développement de VAN (Value Added Network) et la formulation du protocole HTTP qui permettait la transmission de données sur Internet. Depuis le début des années 1990, l'EDI a gagné la confiance de nombreuses entreprises américaines et l'histoire montre qu'en 1991 quelque 12 000 entreprises utilisaient déjà largement l'EDI.
Les types de formats de documents pris en charge par les EDI
L'une des principales caractéristiques de l'EDI est qu'il élimine le besoin d'interaction sur papier, voire écarte l'utilisation des e-mails pour les échanges commerciaux. Mais comment fait-il ?
Les EDI prennent en charge les documents dans des formats standard qui sont transmis électroniquement à un système informatique via Internet. Vous pouvez considérer ces formats comme un modèle de codes que les ordinateurs peuvent comprendre et traiter. L'EDI prend en charge plus de 1 000 normes de documents commerciaux adaptés à des objectifs commerciaux spécifiques. Voici quelques exemples:
- Le format ANSI X12 est utilisé par 300 000 entreprises en Amérique du Nord. Par exemple, EDI 856 pour un préavis d'expédition et EDI 250 pour les expéditions de bons de commande.
- EDIFACT est une norme EDI universelle régie par l'ONU contenant de nombreux sous-ensembles pour le transport et le commerce. Par exemple, DELFOR (prévision de livraison) et INVOIC-factures.
- Format HIPAA spécialement conçu pour le secteur de la santé.
- La norme ODETTE est principalement conçue pour l'industrie automobile en Europe et utilise les codes OFTP et OPTP2 EDI.
Les différents types de systèmes EDI :
Les nombreux types d'EDI différents témoignent de la polyvalence de l'EDI dans l'échange d'informations structurées via des points de contact et des systèmes électroniques. Voici quelques-uns des modes de communication EDI les plus répandus :
1) EDI point à point
Il s'agit d'un canal de communication direct et sécurisé entre deux entreprises individuelles. Cette connexion ne peut pas être reproduite ou partagée avec d'autres entreprises par l'une ou l'autre des parties concernées. Cette approche EDI oblige les deux entreprises à adopter le même protocole EDI. Il exige également que les deux parties utilisent le même package EDI, comme AS2 ou FTPS, pour les transactions EDI éligibles.
2) EDI via VAN ou un fournisseur de services réseau
Dans cette méthode, une entreprise peut initier une communication basée sur l'EDI avec d'autres parties sur un réseau à valeur ajoutée (VAN) avec une connexion Internet. Le fournisseur de services du réseau VAN créera une boîte aux lettres pour le propriétaire de l'entreprise. La boîte aux lettres devient alors un entrepôt permettant aux entreprises d'envoyer et de recevoir des documents.
L'EDI dirigé par VAN permet aux entreprises de procéder à un partage rapide de documents avec des formats EDI et est plus rentable que l'EDI point à point. Il agit également comme un système centralisé qui permet aux entreprises de suivre en temps réel la localisation de leurs documents.
3) EDI basé sur le Web ou sur le cloud
Refonte de l'infrastructure EDI traditionnelle, un EDI basé sur le web ou le cloud facilite l'échange de données B2B suivant les protocoles HTTP, FTPS ou AS2. En fait, AS2 est le système EDI le plus utilisé dans l'environnement numérique actuel en raison de son cryptage sécurisé et de son prix abordable.
Les entreprises peuvent implémenter un logiciel EDI cloud (il en existe de nombreux sur le marché) pour échanger des documents. Le fournisseur cloud EDI propose souvent un traducteur EDI, permettant aux entreprises de partager des fichiers XML et plats.
4) EDI tiers
Cette approche est communément appelée externalisation EDI. Ici, les entreprises s'intègrent à un fournisseur de services tiers et utilisent leur plate-forme sans configurer l'infrastructure ni engager de frais de configuration.
Les solutions EDI tierces sont actuellement demandées principalement parce que les entreprises préfèrent intégrer leur EDI à des logiciels existants tels que les ERP et les WMS.
Le rôle de l'EDI dans le commerce électronique et la logistique
Voici une liste des principaux domaines où les EDI jouent un rôle dans le commerce électronique et la logistique :
1) Technologie centrale dans la conformité des fournisseurs
La conformité des fournisseurs est l'un des domaines populaires de la logistique où l'EDI est largement utilisé. Prenons, par exemple, les nombreux documents commerciaux pris en charge par la technologie EDI, tels que les bons de commande et les factures. En fait, les grandes chaînes de distribution comme Walmart, Target et Costco demandent à leurs fournisseurs de communiquer avec EDI.
Prenons le cas de Walmart. Il émet même 4 exigences de conformité des fournisseurs EDI. Walmart souhaite que les partenaires commerciaux disposent d'un ensemble de 7 documents EDI de base tels que 821 (réclamation) et 820 (versement). Il vise également à ce que les fournisseurs prouvent leur connectivité EDI avec succès dans les 6 semaines pour se qualifier en tant que partenaires commerciaux de Walmart.
2) Traiter le connaissement et autres documents d'expédition
Les EDI ont obtenu un statut permanent dans l'industrie du fret et de l'expédition en raison de leur diffusion automatisée, plus simple et sécurisée des informations. Les EDI sont couramment utilisés pour traiter et transmettre les connaissements, les listes de manutention du fret et les manifestes de fret.
Les EDI aident à formuler un canal de communication transparent entre les autorités portuaires et les compagnies maritimes. Il facilite et accélère la recherche d'une escale, d'une escale ou d'un permis d'amarrage auprès des autorités compétentes. De même, les transitaires peuvent soumettre leur Document Administratif Simple pour la déclaration en douane en utilisant le format CUSDEC d'EDI.
3) Rationaliser la gestion des entrepôts et des stocks
L'EDI crée des jetons de données qui peuvent créer une transition transparente des transactions commerciales. Il existe plusieurs documents EDI qui se sont avérés utiles pour la gestion des entrepôts et des stocks . Ceux-ci inclus:
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- EDI 945 ou avis d'expédition d'entrepôt qui permet aux 3PL d'envoyer rapidement une confirmation d'expédition accompagnée de détails tels que la date, le mode de livraison et le statut de paiement aux fournisseurs.
- L'EDI 856, ou préavis d'expédition, permet aux fournisseurs d'informer les 3PL de l'arrivée anticipée d'un lot de fret ou de marchandise.
- L'EDI 862, ou calendrier d'expédition, transmet des informations sur toute modification apportée à une expédition, telle qu'une augmentation ou une diminution de la quantité commandée.
4) Optimiser les communications TMS et ERP
De nos jours, de nombreuses entreprises de commerce électronique et de transport cherchent à intégrer l'EDI aux logiciels TMS (Transport Management System) et ERP (Enterprise Resource Planning). Ce faisant, les entreprises en ligne peuvent faire progresser leur communication commerciale avec les compagnies maritimes.
Il existe plus de 50 formats de documentation standard EDI pour permettre le transport électronique de messages entre entreprises. Prenons les exemples de l'EDI 109 pour les détails du contenu du navire, de l'EDI 212 pour les manifestes des remorques de livraison de véhicules à moteur et de l'EDI 859 pour les factures de fret.
De même, si l'EDI est combiné avec les ERP, il peut réduire considérablement les erreurs de saisie de données et créer une base de données centralisée pour stocker les données de l'entreprise. Il accélère également le temps de traitement des commandes et aide à offrir un meilleur service client.
5) Impose la durabilité dans la logistique
On peut très bien en déduire que l'utilisation des EDI aide les entreprises à réduire leur empreinte carbone et à introduire la durabilité dans leurs pratiques commerciales. Tout d'abord, il élimine le besoin d'utiliser du papier, contribuant ainsi à la préservation des arbres.
Plus que cela, l'EDI réduit les risques d'erreurs de commande. Ce faisant, il réduit la possibilité de commandes et de retours, économisant ainsi le temps de transit, la consommation de carburant et les émissions de carbone des véhicules.
5 avantages de l'intégration de la technologie EDI par les entreprises
Maintenant que nous comprenons le rôle de l'EDI dans le commerce de détail et la logistique, examinons de plus près ses avantages pour les entreprises :
1) Traiter les documents à une vitesse 2x
Selon un rapport sur le marché du commerce électronique B2B de 2019, l'EDI représentait environ 78,4 % de toutes les ventes B2B effectuées par voie électronique. La principale raison était la vitesse à laquelle la transmission EDI se produit en quelques minutes seulement. Cela permet aux entreprises d'accélérer leurs processus commerciaux et d'augmenter l'efficacité du cycle économique d'environ 61 %.
2) Réduire les coûts opérationnels de 1/20 proportion
L'une des principales caractéristiques de l'EDI est de réduire l'utilisation des transactions sur papier. Ceci, à son tour, réduit les coûts de diverses variables, notamment les coûts d'impression, de stockage, de classement, d'affichage et de récupération.
Étant donné que les EDI sont traduits automatiquement, cela réduit également le coût du traitement manuel des commandes. Dans l'ensemble, cela permet aux entreprises d'économiser environ 35% de leurs coûts globaux de gestion d'entreprise.
3) Réduire le pourcentage d'erreur de 30 %, garantissant l'exactitude de la commande
Il n'y a pratiquement pas d'erreurs techniques associées aux EDI. Étant donné que les formats EDI sont liés par des protocoles et des normes d'adhésion stricts, il y a moins de risques d'erreurs. En fait, les recherches de l'industrie suggèrent que l'EDI aide les entreprises à réduire leurs erreurs et leurs incohérences de 30 %.
Cela aide les entreprises en ligne à conclure des contrats commerciaux avec de grands détaillants comme Home Depot et Walmart. Déjà 160 000 entreprises sont passées du traitement manuel des commandes aux transactions EDI.
4) Multipliez par deux l'efficacité commerciale
L'intégration des EDI dans les entreprises a contribué à améliorer les cycles de commande à l'encaissement et d'approvisionnement. Cela permet également d'améliorer la visibilité des opérations de la chaîne d'approvisionnement, de l'exécution et des délais de livraison.
De plus, l'EDI contribue à accroître l'efficacité commerciale en permettant aux entreprises de respecter les contrats SLA des partenaires commerciaux. Dans ce sens, les EDI aident les entreprises à éliminer les situations de rétrofacturation de service et les amendes pour non-conformité.
5) Renforcer la sécurité des transactions de 90 %
Les transactions EDI sont effectuées sur des réseaux sécurisés et protégés, principalement sur des RVA et des solutions Web/cloud. Ces solutions créent une piste d'audit complète afin que les entreprises soient au courant des détails de leurs transactions.
La plupart, sinon la totalité, de ces services utilisent des codes cryptés pour garantir l'intégrité et la sécurité des données. En dehors de cela, les fournisseurs de services EDI introduisent également des mesures préventives contre le personnel non autorisé. Ces mesures comprennent la vérification des autorisations, la signature numérique et les étapes de cybersécurité.
À quoi ressemble l'avenir de l'EDI ?
Au cours des deux dernières années, il y a eu des spéculations selon lesquelles la technologie EDI aurait dépassé ses premières années. Mais la vérité est loin de là. Selon les statistiques de marché en vigueur, l'EDI devrait atteindre 4,04 milliards USD d'ici 2029, affichant un TCAC de 11,6 % au cours de la période de prévision. On estime que 59 à 80 % des entreprises de la chaîne d'approvisionnement ont adopté l'EDI.
L'une des caractéristiques de la technologie EDI est son adaptabilité à l'évolution de l'infrastructure informatique et des besoins commerciaux. Des efforts sont en cours pour intégrer l'EDI à l'API (Application Programming Interface). Cela permettrait aux API de diffuser des documents standardisés parmi plusieurs partenaires commerciaux et à la technologie EDI d'atteindre davantage d'entreprises.
De plus, les attentes changeantes des entreprises B2B lorsqu'elles s'aventurent dans le commerce électronique peuvent être gérées avec l'EDI. Les EDI sont dimensionnés pour offrir un commerce « sans friction » reposant sur les pouvoirs de l'automatisation.
De plus, compte tenu des écosystèmes de sécurité et de la commodité de la transmission de documents avec l'EDI, il est devenu un acteur clé de l'e-procurement B2G (business to government).
En fait, l'Union européenne a créé la norme Peppol (Pan European Public Procurement Online) à cette fin. Cela suggère que l'avenir de l'EDI s'étend au-delà du domaine B2B.
Conclusion
L'EDI est une technologie de communication interentreprises remarquable qui permet le transfert transparent d'informations commerciales critiques. Il a une longue histoire d'utilisation dans les affaires et la logistique depuis les premières années après la Seconde Guerre mondiale.
L'EDI s'est avéré être une solution fiable, sécurisée et automatisée qui réduit les coûts, les erreurs et la lenteur des communications postales. L'avenir de l'EDI cherche à renforcer son utilité en se mélangeant à des technologies plus récentes telles que l'API. En intégrant les fonctionnalités des deux pour créer une solution hybride, les entreprises peuvent faire passer l'efficacité au niveau supérieur.
FAQ
1) Qu'est-ce que la conformité EDI ?
La conformité EDI est un processus par lequel une entreprise établit qu'elle peut échanger en toute sécurité et avec précision des transactions EDI avec ses partenaires commerciaux en fonction des exigences de ses partenaires.
2) Quels sont les bons logiciels EDI ?
Certains bons logiciels EDI sur le marché incluent IBM (pour les grands détaillants et les entreprises de commerce électronique), Cleo (pour les intégrations avec plusieurs logiciels), Truecommerce (pour une gestion fluide des stocks et la livraison directe) et SPS commerce (pour le service client et la gestion des opérations).