Expédition EDI : un guide complet pour les entreprises de commerce électronique

Les solutions d'expédition EDI existent depuis des décennies, mais leurs avantages sont souvent inconnus des propriétaires d'entreprises de commerce électronique.

D'innombrables organisations de commerce électronique utilisent l'expédition EDI. Ne pas prendre le temps de comprendre comment cela peut améliorer votre stratégie d’expédition signifie passer à côté d’un avantage concurrentiel inestimable.

Dans ce cours intensif sur les processus de fret et de logistique EDI, nous approfondirons ces flux de travail et technologies largement utilisés afin que vous puissiez les exploiter dans vos opérations d'expédition de commerce électronique.

Qu’est-ce que l’expédition EDI ?

L'expédition et l'exécution EDI permettent un transfert de données entre partenaires rapide, efficace et sans erreur.

L'EDI (échange de données informatisées) fait référence à un système technologique conçu pour échanger des documents commerciaux dans un format électronique standardisé.

Voici quelques-uns des documents que l’EDI peut gérer et partager dans le secteur du transport et de la logistique :

• Factures et préavis d'expédition
• Documents de paiement
• Documents d'expédition
• Documents d'inventaire
• Documents douaniers
• Les détails d'expédition
• Détails de l'entrepôt
• Connaissements
• Acheter en ligne

Lorsqu'une entité envoie une commande ou fait une demande, la technologie EDI crée et télécharge instantanément les documents nécessaires sur le système du destinataire.

Comprendre l'EDI dans l'expédition du commerce électronique

L'efficacité de l'expédition EDI provient des formats électroniques standardisés que tous les utilisateurs ont adoptés.

Lorsque tous les fournisseurs, expéditeurs, détaillants et prestataires logistiques utilisent le même système opérationnel, les informations sont transférées de manière transparente du système d'une entité à la base de données d'une autre.

Le workflow EDI peut être décomposé en trois étapes simples :

1. Préparation des données : les entreprises utilisent un format standardisé pour préparer les documents électroniques (par exemple, bons de commande, factures) à échanger.
2. Envoi : Ensuite, les documents sont envoyés depuis votre solution EDI au destinataire ‌ via un canal électronique sécurisé. Ce processus se produit automatiquement et ne nécessite aucune intervention humaine.
3. Accusé de réception et intégration : Les messages sont validés et des accusés de réception sont envoyés pour accuser réception. Les erreurs sont automatiquement signalées pour examen. Les données sont ensuite automatiquement intégrées dans les systèmes back-end du destinataire.

L'exécution manuelle de ce flux de travail prendrait probablement des heures et impliquerait plusieurs personnes.

Grâce à la technologie d'expédition EDI, vous pouvez accélérer l'envoi et la réception des factures, en supprimant les frictions de la chaîne d'approvisionnement du commerce électronique et en accélérant les processus d'exécution.

Documents EDI importants

Les solutions de fret et d'expédition EDI s'appuient sur un ensemble de documents EDI standardisés.

Il existe des dizaines de documents, chacun remplissant une fonction spécifique. Certains des documents EDI les plus courants que vous rencontrerez incluent :

1. Bon de commande (EDI 850) : un bon de commande est un document EDI fondamental envoyé par un acheteur pour commander un nombre et un type spécifiques de marchandises à un prix convenu.
2. Accusé de réception du bon de commande (EDI 855) : un vendeur envoie un EDI 855 pour confirmer qu'il a reçu et traité le bon de commande de son acheteur.
3. Avis préalable d'expédition (EDI 856) : le vendeur envoie un avis préalable d'expédition, ou ASN, pour permettre à l'acheteur de confirmer tous les détails avant l'expédition de la cargaison.
4. Facture (EDI 810) : En plus d'un EDI 855, le vendeur enverra également à l'acheteur une facture. EDI 810 décrit les frais dus et inclut les conditions de remboursement, telles que « paiement dû à réception ».
5. Connaissement (EDI 211) : Un EDI 211 équivaut à un connaissement de transporteur routier papier. L'expéditeur l'envoie au transporteur et fournit une description de la livraison.
6. Accusé de réception fonctionnel (EDI 997) : le bénéficiaire ou l'expéditeur envoie un accusé de réception fonctionnel en réponse à chaque demande de transaction.
7. Ordre de paiement/avis de versement (EDI 820) : les payeurs utilisent l'EDI 820 pour fournir aux vendeurs des informations sur les paiements en attente.

Les documents EDI dont vous avez besoin dépendent de votre position au sein de la chaîne d'approvisionnement, des partenaires commerciaux avec lesquels vous travaillez et du secteur vertical dans lequel vous opérez.

6 avantages de l'EDI dans le transport et la logistique

L'intégration des processus de transport et d'expédition EDI dans votre stratégie de commerce électronique peut générer une multitude d'avantages, notamment :

1. Efficacité

L'efficacité est le plus grand avantage des solutions d'expédition EDI.

L’échange de documents papier nécessite une quantité importante de saisie manuelle. Les membres de votre équipe doivent faxer ou numériser et envoyer par courrier électronique des documents papier, ce qui leur fait perdre un temps précieux.

D'autre part, l'EDI vous permet d'automatiser la saisie des données et d'optimiser l'efficacité de votre chaîne d'approvisionnement.

Les solutions EDI envoient et reçoivent des documents presque instantanément tout en consolidant vos données de commande dans un emplacement sécurisé et centralisé.

2. Économies de coûts

L’expédition EDI est également bénéfique pour votre budget.

Les stratégies de commande et de facturation manuelles sont fastidieuses et demandent beaucoup de travail, ce qui détourne votre équipe de tâches plus dynamiques et entraîne un gaspillage de main d'œuvre.

Une fois que vous avez mis en œuvre des processus basés sur l'EDI, vous pouvez réduire considérablement les coûts de main-d'œuvre liés au traitement des factures et des bons de commande.

Vous pouvez également réduire vos dépenses de gestion documentaire, car vous n'aurez plus à traiter, gérer, conserver et organiser des centaines de documents physiques.

3. Erreurs réduites

Les solutions d'expédition EDI suppriment le besoin de saisie manuelle des données, transformant vos flux de travail et réduisant le risque d'erreurs de saisie de données. L'EDI permet de garantir que vous et vos partenaires recevez des expéditions précises et ponctuelles.

De plus, la réduction des erreurs facilite une expérience améliorée pour vos consommateurs finaux. Vous pouvez éviter les ruptures de stock, les ruptures de stock ou les expéditions mal sélectionnées.

La précision des commandes est importante, car elle améliore votre image de marque et vous aide à atteindre vos objectifs de croissance.

4. Gestion améliorée des stocks

Lorsque vous gérez manuellement des factures, des bons de commande et d'autres documents, vous travaillez constamment avec des informations datant de plusieurs jours, voire plusieurs semaines.

Des données inexactes ou obsolètes entraînent des retards, une mauvaise gestion des stocks et des ruptures de stock : autant de mauvaises nouvelles pour votre entreprise.

Avec les solutions d'expédition EDI, vous pouvez accéder aux données d'inventaire et de commande en temps réel. Ces informations vous aideront à maintenir un approvisionnement adéquat en marchandises, à éviter le surstockage et à renforcer votre trésorerie.

Pour maximiser la visibilité sur l’ensemble de votre organisation, assurez-vous que votre système EDI est intégré à vos autres solutions logicielles.

Lorsque vos applications sont entièrement intégrées, vous pouvez créer un centre de communication unifié pour toutes vos opérations d'expédition, de commande et de logistique. Le résultat est une entreprise beaucoup plus efficace et agile.

5. Réduction des déchets

Ces dernières années, le secteur de la logistique a déployé des efforts concertés pour réduire son empreinte carbone et produire moins de déchets.

La technologie d’expédition et de logistique EDI joue un rôle essentiel dans la réduction de la production de déchets. En passant au numérique, vous pouvez réduire considérablement votre consommation de papier, car vous n'aurez plus à créer, distribuer et stocker des documents physiques.

En adoptant l'approche numérique, vous pouvez également réaliser des économies sur les coûts auxiliaires puisque vous n'aurez plus à dépenser de ressources pour effectuer les tâches suivantes :

• Acheter du papier
• Gestion des documents physiques
• Recyclage des factures et autres documents papier
• Envoi des factures, reçus et bons de commande

Si votre organisation s'engage à passer au vert, l'expédition EDI est un ajout précieux à votre initiative.

6. Relations partenaires améliorées

Si vous souhaitez entretenir des relations positives avec vos partenaires, efforcez-vous de rendre les interactions avec votre entreprise aussi fluides que possible. Les solutions EDI vous aident à y parvenir.

Avec l'EDI, vous pouvez transmettre des messages instantanément, améliorer l'efficacité de votre entreprise et servir plus efficacement vos partenaires.

Ils peuvent également transmettre rapidement des informations à votre entreprise, passer des commandes, effectuer des achats et obtenir les ressources dont ils ont besoin pour prospérer.

Lorsque vous et vos partenaires fournisseurs utilisez l’EDI, tout le monde y gagne.

Défis et complexités de l’expédition EDI

L’expédition EDI est pratique et largement utilisée, mais cela ne veut pas dire qu’il s’agit d’une solution parfaite.

Bien qu'il s'agisse du moyen le plus pragmatique de gérer vos expéditions et autres flux de travail logistiques, l'EDI présente son lot de défauts, notamment les suivants :

Coûts et complexité

Le plus gros inconvénient de l’expédition EDI réside dans les coûts et les complexités associés.

Pour configurer et entretenir votre système, vous devez acheter une licence logicielle, mettre en œuvre la technologie EDI et l'intégrer à vos autres solutions. Ce processus peut prendre plusieurs mois et imposer des exigences importantes à votre équipe informatique.

Si vous exploitez une petite entreprise avec un service informatique moins robuste, vous devrez peut-être faire appel à des ressources externes pour faciliter votre intégration. Cela augmenterait les coûts de mise en œuvre de l’EDI.

Même lorsque votre système est opérationnel, vous devrez lui consacrer continuellement des ressources pour qu'il continue de fonctionner comme prévu. Ces coûts de maintenance continus produiront un retour sur investissement important, mais vous devez en être conscient avant de passer à l'EDI.

Compatibilité

Bien que les documents EDI soient considérés comme « standardisés », vous pouvez toujours rencontrer des problèmes de compatibilité croisée. Chaque entreprise peut exiger des champs différents et accepter des données différentes dans les mêmes formats de document, ce qui entraîne des obstacles à l'intégration.

Ces différences obligent souvent les organisations à créer et à maintenir des intégrations distinctes avec chacun de leurs partenaires. De plus, chaque partenaire peut avoir besoin d'une méthode différente de communication sécurisée, nécessitant une infrastructure supplémentaire qui devra être construite et entretenue.

De plus, les documents EDI sont continuellement mis à jour. Même si vous et votre partenaire utilisez des documents provenant de la même plateforme, vous ne disposerez peut-être pas de la même version de chaque fichier. Des problèmes de compatibilité peuvent survenir si vous utilisez la version la plus récente du document et qu'ils utilisent la variante de l'année dernière.

Confidentialité des données

Face aux cyberattaques généralisées, les entreprises s’inquiètent à juste titre de la sécurité des données.

Pour vous engager dans l'expédition et la logistique EDI, vous devez créer une connexion entre votre réseau et les réseaux de vos partenaires fournisseurs. Si elles ne sont pas correctement gérées, ces connexions réseau peuvent rendre votre infrastructure informatique vulnérable aux attaques.

Dans cette optique, il est crucial de mettre en œuvre des protocoles clairs pour maintenir votre infrastructure informatique et votre réseau. Adhérez aux dernières meilleures pratiques en matière de cybersécurité et maintenez des logiciels de protection modernes, tels que des pare-feu et des solutions antivirus.

De plus, vous devez contrôler rigoureusement vos partenaires commerciaux. Avant de vous lancer dans l'expédition EDI avec un partenaire commercial, il est important de confirmer qu'il prend la cybersécurité au sérieux.

Comment garantir des transactions EDI sûres et sécurisées

Si vous souhaitez profiter des avantages des transactions d'expédition EDI sans exposer votre organisation à des risques indus en matière de cybersécurité, assurez-vous de cocher les cases suivantes :

Sélectionnez un protocole EDI sécurisé

Un protocole EDI approprié constitue la base d'un partage de données rapide, efficace et sécurisé entre votre entreprise et vos partenaires commerciaux. Bien qu’il existe de nombreux protocoles différents, trois des plus courants et les plus sécurisés sont :

• HTTP/HTTPS : Hypertext Transfer Protocol et l'extension Hypertext Transfer Protocol Secure sont deux des protocoles de sécurité les plus utilisés pour l'EDI car ils peuvent être cryptés à l'aide de diverses solutions, notamment TLS ou SSL. Cela dit, ils ne sont pas aussi fiables ou robustes que les autres protocoles de sécurité décrits ci-dessous.
• AS2 (Applicability Statement 2) : AS2 fonctionne sur les protocoles HTTP ou HTTPS mais offre une plus grande fiabilité et sécurité. Il utilise le cryptage et des certificats numériques pour protéger vos données pendant le transfert.
• FTP/FTPS : le protocole de transfert de fichiers offre une meilleure fiabilité que HTTP et HTTPS au détriment de la simplicité. File Transfer Protocol Secure et Secure File Transfer Protocol (SFTP) sont des versions sécurisées avec des atouts distincts et des cas d'utilisation idéaux.

Le protocole que vous avez choisi a un impact profond sur la sécurité de vos connexions d'expédition EDI. En tant que tel, vous devez évaluer soigneusement chaque option avant de définir un protocole.

Clarifier et établir des politiques

Lors de la mise en œuvre de nouvelles technologies et processus de travail, vous devez créer des politiques pour les régir.

La même règle s’applique à l’expédition EDI. Fournissez à votre personnel des procédures EDI claires et faciles à suivre afin qu’il comprenne les attentes.

Votre politique doit décrire les transactions EDI requises par chaque partenaire commercial. En fournissant des indications claires sur qui a besoin de quels documents, vous pouvez optimiser votre stratégie de partage d'informations et augmenter le retour sur investissement de votre technologie EDI.

Mettre en œuvre une infrastructure de contrôle d’accès

Les principales technologies EDI incluent une infrastructure de contrôle d'accès intégrée, vous permettant de restreindre les personnes pouvant consulter ou modifier vos données.

Utilisez ces solutions pour limiter l'accès à votre système EDI en fonction du rôle et des autorisations de chaque utilisateur au sein de l'organisation.

Pour plus de sécurité et de contrôle, envisagez d’exiger une authentification à deux ou plusieurs facteurs.

Celles-ci obligent les utilisateurs à passer par plusieurs niveaux de vérification avant de pouvoir accéder à votre réseau. Par exemple, ils devront peut-être fournir un mot de passe et scanner leur badge d’identification.

Méfiez-vous des activités suspectes et non autorisées

Effectuez des audits réguliers de votre technologie EDI pour identifier dès le début toute activité inhabituelle ou commande suspecte.

Lors d'un audit, votre équipe doit rechercher toute activité qui s'écarte des tendances attendues, comme des achats inhabituellement importants ou des transactions non reconnues.

Maintenir la sécurité de vos processus EDI nécessite une approche proactive. Vous devrez donc effectuer régulièrement des tests de sécurité.

Dans le cadre de ces tests, votre équipe informatique doit tenter d'identifier les vulnérabilités de votre infrastructure numérique et d'y remédier avant que des acteurs malveillants n'accèdent à votre réseau.

L'avenir de l'EDI dans le transport maritime et la logistique

La technologie EDI est un incontournable du secteur du transport maritime et de la logistique depuis des décennies.

Bien que d'autres technologies logistiques aient connu des progrès significatifs, tels que les systèmes de transport et de gestion d'entrepôt, l'EDI dans les solutions d'expédition est resté personnalisé, lourd et lent à mettre en œuvre.

Pour rester compétitives, les entreprises de commerce électronique doivent se concentrer sur le maintien de l'agilité de la chaîne d'approvisionnement en recherchant un partenaire d'expédition et de logistique doté d'une approche plus moderne de l'EDI qui leur permet de commercialiser de nouveaux clients et fournisseurs en quelques jours plutôt qu'en semaines ou en mois.

Une approche moderne réduit la complexité de l'EDI, permettant aux entreprises d'intégrer leurs systèmes backend à l'aide de technologies de développement plus modernes, notamment des API utilisant JSON.

Cela élimine le besoin de créer des intégrations personnalisées pour chaque partenaire et de convertir correctement les données au format EDI requis.

Alors que les solutions de commerce électronique évaluent de nouvelles solutions d'expédition et de logistique, elles doivent s'informer dès le départ sur les capacités EDI, les ressources nécessaires et le temps qu'il faudra pour être mises en service avec de nouveaux partenaires commerciaux.

Orderful propose des solutions EDI pour les entreprises de commerce électronique afin d'optimiser les flux de travail logistiques.

Lorsqu'elles sont combinées à la technologie de traitement des commandes EDI de ShipBob, les entreprises en ligne sont en mesure de dynamiser leur stratégie de vente au détail multicanal en intégrant leur vitrine à différents détaillants et marchés pour créer une opération de traitement et d'expédition transparente.

« Apprendre à adapter notre stratégie de vente, notre marketing et nos emballages aux exigences de chaque détaillant a été un défi, mais c'est là que ShipBob s'avère vraiment utile. ShipBob est compatible EDI avec des dizaines de détaillants populaires, et leurs intégrations API leur permettent d'exécuter les commandes conformément aux directives de conformité de chaque détaillant.

Aaron Patterson, COO de The Adventure Challenge

FAQ sur l’expédition EDI

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus courantes concernant l'expédition EDI.

Quels types d'entreprises peuvent bénéficier de l'utilisation de l'EDI dans le domaine du transport et de la logistique ?

Tout détaillant, transporteur ou entité logistique peut bénéficier des processus et technologies d’expédition EDI.

En quoi un EDI dans le domaine de l'expédition est-il différent d'une facture papier ?

L'EDI remplace les factures et les bons de commande sur papier. Au lieu de gérer des documents physiques, les expéditeurs, les transporteurs et les détaillants peuvent effectuer toutes les transactions par voie numérique.

Quelle est la différence entre EDI et EDIFACT ?

EDI et EDIFACT sont assez similaires en termes de capacités et de fonctions. Cependant, EDIFACT est principalement utilisé en Asie et en Europe. À l’inverse, l’EDI est principalement utilisé aux États-Unis et dans d’autres pays d’Amérique du Nord.

L’expédition EDI est-elle réalisable pour les entreprises de toutes tailles ?

Pour la plupart, oui. La plupart des entreprises, y compris les petites et moyennes entreprises, peuvent mettre en œuvre l'expédition EDI. Il existe cependant des exceptions, comme les petites entreprises qui disposent d’une pile technologique obsolète et qui n’ont pas de marge de manœuvre dans leur budget pour se mettre à niveau.

Combien de temps faut-il généralement pour mettre en œuvre un système EDI dans une opération d'expédition ou de logistique ?

La mise en œuvre d'un système EDI peut prendre 30 à 60 jours ou plus, en fonction de divers facteurs, notamment la taille de votre organisation et les ressources informatiques dont vous disposez. La mise en œuvre peut prendre plus de temps si vous rencontrez des problèmes de compatibilité technologique ou d'autres défis.