Comment gérer et diriger efficacement votre entreprise en ces temps difficiles

Vous ne pouvez pas allumer la télévision ou lire les informations sans mentionner le coronavirus ou le COVID-19, comme il a été officiellement nommé. Et avec le nombre de personnes infectées qui augmente chaque jour, ce n'est pas surprenant. Au 26 février 2020, il y avait 81 109 cas confirmés dans le monde.

Alors que le coronavirus continue de se propager à travers le monde, il devient également incroyablement perturbateur pour les entreprises du monde entier. Vous pouvez déjà voir son impact sur les marchés et les entreprises alors que le virus continue de créer de la confusion, de la peur et de l'incertitude - principalement en raison du manque de communication et de la diffusion de fausses informations.

S'il y a une chose que nous pouvons dire avec certitude, c'est que le coronavirus a le potentiel d'avoir un impact sur votre entreprise à tous les niveaux : les RH, les opérations, le marketing, les ventes et tous les rôles de gestion de l'entreprise devraient être affectés. Vousdevez faire face à cette perturbation à tous les niveaux - de la définition de votre plan de continuité des activités au bien-être des employés et à la préparation aux conditions de travail à distance.Vous voulez être préparé au cas où votre entreprise aurait également besoin de faire face à une éventuelle épidémie parmi les membres de l'équipe - vous devez mener votre entreprise à travers la crise des coronavirus.

« Les responsables RH ne peuvent pas attendre qu'une crise se développe pour commencer à réagir.Vous avez besoin de réponses maintenant aux questions auxquelles vous serez confrontés », a déclaré Brian Kropp, vice-président du groupe Gartner.

Ilvousincombe de fournir toutes les réponses qu'attendent vos employés et vos clients. Certaines des questions clés que nous vous recommandons de vous poser sont : « Comment mon entreprise va-t-elle être affectée par le coronavirus ? Qu'en est-il de mes employés et de mes clients ? Comment vais-je guider tout le monde à travers la crise ? afin que vous puissiez vous préparer à ce qui va arriver. Trouver et mettre en œuvre une solution viable et efficace est un must. Et comme le dit le proverbe, "le plus tôt sera le mieux". Créez une stratégie avant que le coronavirus ne frappe votre entreprise, ayez un plan d'action pour le lendemain et pour les mois à venir.

Commencez par désigner un groupe de travail dédié qui guidera votre équipe à travers la crise

Chaque plan d'exécution a besoin d'une équipe solide. Commencez par désigner ungroupe de travail qui sera chargé de traiter les problèmes que présente le coronavirus.Votre équipe doit être équipée pour guider et comprendre l'entreprise sous tous ses aspects. Il est donc préférable d'inclure des représentants de toutes les unités et départements commerciaux critiques : RH, Opérations, Marketing, Ventes, Produit et tout autre département clé comme bon vous semble.

Ce n'est pas une tâche quotidienne qui est cochée, les employés de votre groupe de travail doivent être prêts à diriger, à recueillir des informations, à communiquer efficacement et à fournir la clarté dont votre organisation aura besoin lorsque les choses sont faites à distance et différemment de ce que vos équipes sont utilisées pour.

Décomposons la préparation à la réponse en trois fronts clés :

• Clients
• Employés
• Fournisseurs/Partenaires

Gérer la crise face aux clients

Etre pro-actif. Préparez-vous à un scénario où des retards de livraison ou des changements de services pourraient survenir. À l'avance, indiquez comment vous allez le communiquer à votre clientèle et ayez-le à portée de main. Envisagez d'avoir un canal dédié pour la communication client qui peut être liée à l'épidémie, si vos ressources le permettent.

Surtout, maintenez le meilleur niveau de service en temps de crise, rassurez vos clients que même si les choses sont plus compliquées, elles sont sous contrôle. Vos clients apprécieront d'être informés et de savoir que vous êtes au courant. Ne vous contentez pas de laisser vos clients obtenir des informations à partir des actualités et ne présumez jamais qu'ils savent ce qui se passe derrière le rideau - vous devez prendre le contrôle et diriger le récit.

Assurez-vous que votre groupe de travail est prêt à répondre à ces questions :

• Vais-je recevoir mon produit à temps ? Si non, serai-je remboursé ?
• Puis-je continuer à passer de nouvelles commandes ?
• Si un client doit arriver pour une réunion d'affaires, cela arrivera-t-il ? Dois-je me présenter à la réunion ?
• En règle générale, que fait l'entreprise pour se préparer ?
• Comment suis-je directement impacté par cette crise ?

Voici quelques outils qui vous aideront à traiter les questions présentées ci-dessus :

Si vous ne pouvez pas organiser de réunions en personne

Il existe de nombreux outils de réunion en ligne que vous pouvez utiliser. Newrow – récemment acquis par Kaltura – est une excellente solution qui vous permet d'héberger des réunions collaboratives en ligne (vidéo, conférence ou téléphone) en un clic sur un lien. Cela vous aidera à vous connecter avec votre client sans délai lorsque vous avez le plus besoin de lui parler.

Si vos clients veulent parler au PDG

Pour réduire le stress de vos clients, assurez-vous que le PDG fait une apparition régulière pour répondre aux questions et montrer que tout est sur la bonne voie. Par exemple, il ou elle peut organiser un webinaire en direct, afin que les clients puissent poser leurs questions et rester informés directement par le PDG.

Si vous souhaitez tenir vos clients informés plus souvent

Envoyez une newsletter, comme avec Mailchimp, pour les tenir au courant de l'état de l'entreprise pendant le coronavirus. Ajoutez des photos du bureau et du terrain pour montrer que tout va bien, ajoutez une vidéo ou une lettre du PDG, etc. - toutes les informations nécessaires pour montrer à vos clients que tout est sur la bonne voie et que votre entreprise est au top.

Gérer la crise devant les salariés

Naturellement, vos employés auront de nombreuses questions et vous pouvez vous attendre à une certaine confusion au sein de votre équipe. Mais vous êtes aux commandes, vous devez mener votre entreprise à travers la crise du coronavirus. Soyez prêt à répondre aux questions de votre équipe, à apporter des éclaircissements et à maintenir un contact permanent :

Voici quelques questions clés auxquelles votre groupe de travail doit se préparer :

• Où et comment pouvons-nous (les employés) rester informés des développements ?
• Quelles nouvelles procédures mettre en place ? (par exemple, nouvelles règles d'hygiène, zones restreintes, nombre maximum de participants à une réunion, signes de coronavirus, etc.)
• Quelle est la politique de voyage mise à jour de l'entreprise ? Qui peut approuver le vol au moment des épidémies ? Que doit-il se passer avec les vols déjà réservés ? Tous les projets et services se poursuivent-ils comme d'habitude ? Y a-t-il des projets qui devraient être suspendus ? (par exemple, ceux qui nécessitent de voyager ou qui se produisent dans des endroits considérés comme à haut risque ?)
• La paie se déroulera-t-elle comme d'habitude ? Y a-t-il des retards à prévoir ?
• Quelles sont les règles essentielles que chaque employé devrait respecter ? Fournirez-vous des masques ? Allez-vous limiter l'utilisation des ascenseurs ? Guiderez-vous les membres de votre équipe pour qu'ils travaillent à domicile où et quand cela est possible ?
• Que doit faire un employé s'il soupçonne qu'il pourrait être infecté ? Quel est le protocole pour signaler un tel incident ? A qui doivent-ils s'adresser ?

Le groupe de travail doit préparer à l'avance et compiler des informations sur le coronavirus afin de pouvoir facilement créer des guides pédagogiques pour les employés afin de les éduquer sur le virus (comme la liste des moyens de l'éviter et les principaux symptômes pour le reconnaître). L'Organisation mondiale de la santé propose de nombreuses affiches utiles que vous pouvez imprimer et partager avec votre équipe - consultez-les ici.

Vous devez utiliser un outil qui vous permettra d'atteindre facilement tous vos employés, peu importe où ils se trouvent, afin de vous préparer aux conditions de travail à distance (y compris sur le terrain, en télétravail ou au bureau).Connecteam est un excellent outil qui vous donne exactement cela - une application organisationnelle pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde, partager des mises à jour et des connaissances importantes, permettant une communication bilatérale, le classement de listes de contrôle et de procédures numériques, et bien plus encore.

« Comprenant qu'il s'agit d'une période de besoin, nous avons élaboré un plan pour les entreprises qui souhaitent se préparer à une éventuelle épidémie dans leur organisation. Notre équipe est dévouée et prête à aider chaque organisation à déployer rapidement une plate-forme de communication qui permettra aux organisations de communiquer, de partager des connaissances et de rester à jour même en cas d'épidémie ou de conditions de travail à distance », a déclaré Amir Nehemia. , PDG de Connecteam.

"Comme nous comprenons le dysfonctionnement du coronavirus pour les entreprises, nous sommes prêts à lancer de telles solutions en 48 heures et à partager nos connaissances et nos idées pour offrir aux entreprises les meilleurs outils et conseils pour faire face à cette crise."

Contactez les experts de Connecteam à : [email protected].

Gérer la crise face aux fournisseurs/partenaires

Que votre fournisseur/partenaire se trouve dans un pays ou une ville qui a été touché par le coronavirus ou non, vous pouvez vous attendre à avoir de nombreuses questions de sa part et à de potentielles interruptions de service.

Le groupe de travail doit être préparé et débattre en permanence des questions suivantes :

• Allez-vous continuer à travailler comme d'habitude ?
• Doit-on s'attendre à des retards dus au coronavirus ?
• Pouvez-vous garantir que vous pouvez fournir tout ce qui a été commandé ?
• Doit-on s'attendre à des fluctuations de prix des produits et services que nous vous commandons ?

Appelez ou envoyez un e-mail à vos fournisseurs/partenaires chaque semaine car le statut de chaque question peut changer à tout moment et vous devez être prêt à faire face à toute situation.

Partagez votre plan avec votre conseil d'administration et les principales parties prenantes

Vous devez présenter votre plan au conseil d'administration pour montrer que vous êtes préparé au pire et que vous pouvez continuer à gérer votre entreprise le jour et les mois après l'arrivée du coronavirus dans votre pays ou votre ville. Après tout, vous pouvez mener votre entreprise à travers la crise du coronavirus en suivant les étapes que nous avons décrites ci-dessus.

Présentez votre groupe de travail et son programme pour recueillir des informations, gérer et diffuser la communication liée au coronavirus à vos clients, employés et fournisseurs/partenaires pour montrer que vous êtes proactif dans la préparation d'une crise potentielle et pour donner confiance à votre employés et clients.