8 conseils efficaces pour écrire un e-mail à quelqu'un que vous ne connaissez pas

Si vous lisez ceci, vous envisagez probablement d'écrire un e-mail à quelqu'un que vous ne connaissez pas.

Avouons-le, la plupart des gens détestent recevoir des e-mails de vente et de marketing.

Et bien que le marketing par e-mail soit toujours un excellent moyen de développer une entreprise, vous devez le faire de la bonne manière.

Envoyer un e-mail à un ami est facile, mais envoyer un e-mail à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré peut être un peu difficile et stressant.

Après tout, vous ne connaissez pas la personne, vous ne connaissez pas ses préférences.

Et vous ne savez pas s'il serait préférable de vous présenter par téléphone ou lors d'une rencontre en personne.

Même si les e-mails peuvent être difficiles à rédiger, il existe une formule pour vous faciliter la tâche.

Dans l'article d'aujourd'hui, nous allons passer en revue les 8 conseils pratiques sur la façon d'écrire un e-mail à quelqu'un que vous ne connaissez pas pour vous aider à le rendre plus inconfortable et à augmenter vos réponses.

Alors, plongeons-y.

1. Faites vos recherches

Donc, vous voulez envoyer un e-mail à quelqu'un, et vous ne savez rien à son sujet.

C'est un excellent point de départ si vous connaissez le nom de la personne et pour quelle entreprise elle travaille.

Ce que j'ai trouvé qui fonctionnait le mieux pour moi lorsque je communiquais avec des inconnus avant que je ne les connaisse, c'était de prendre le temps de les rechercher, leurs profils LinkedIn, leurs anciens tweets ou articles, etc.

Vous n'avez peut-être jamais pensé que vous ne connaissiez pas votre destinataire jusqu'à ce que je vous en fasse part.

Il est essentiel de faire vos recherches avant d'envoyer un e-mail froid.

Comment pouvez-vous vous attendre à ce qu'ils répondent si vous ne savez rien sur la personne ?

La recherche de personnes est l'une des premières choses que nous faisons lorsque nous démarrons une nouvelle campagne ou une nouvelle relation commerciale, mais nous omettons souvent de prendre le temps de réfléchir au moment où nous devrions le faire.

Pour vous aider à les rechercher et à mieux les rencontrer, mettez-vous à la place du destinataire.

• Qui sont-ils?
• Comment créer de la valeur ?
• Quelle est la meilleure ligne d'objet d'e-mail pour attirer leur attention ?

Après avoir trouvé toutes ces informations sur vos destinataires, il vous sera plus facile de démarrer votre email.

Alors voici un exemple qui peut vous aider :

Salut,

Je vous écris parce que j'ai lu votre article de blog sur _____. J'aime la façon dont vous écrivez sur _____. Je pense que vous êtes une personne qui pense profondément à ______ et qui a des opinions bien arrêtées à ce sujet.

J'aimerais discuter avec vous de _______, mais pour l'instant, voici mes réflexions sur le sujet :

J'ai également joint quelques articles qui, je pense, vous seront utiles. S'il vous plaît laissez-moi savoir si c'est quelque chose que nous pouvons travailler ensemble!

Ici, vous leur montrez que vous les avez bien étudiés et que vous savez de quoi vous parlez, ce qui peut augmenter vos chances d'obtenir une réponse.

2. Objet

Lorsque votre e-mail apparaît dans la boîte de réception de quelqu'un, plusieurs signaux et déclencheurs déterminent s'il est ouvert ou non - et votre ligne d'objet en fait partie .

L'une des plus grandes erreurs que les gens commettent est de se laisser emporter par trop de détails génériques dans leur ligne d'objet et leur corps.

Vous voulez que votre premier e-mail ait une ligne d'objet mémorable, mais vous ne savez pas s'ils l'ouvriront.

Face à ce challenge, par où commencer ?

Voici quelques conseils pour rédiger des lignes d'objet qui fonctionnent :

• Soyez clair et concis - N'essayez pas d'être intelligent ou mignon - indiquez simplement le sujet de votre e-mail en quelques mots faciles à comprendre sans avoir à lire le corps du message.
• Rendez-le personnel - Ajoutez le nom du destinataire à la ligne d'objet si vous le pouvez. Cela montre que vous faites attention et que vous vous souciez d'eux en tant que personne.
• Soyez créatif - N'ayez pas peur d'utiliser l'humour ou même le sarcasme pour attirer l'attention de votre lecteur. Assurez-vous simplement qu'il correspond à votre marque et à la culture de votre entreprise !

En garantissant ces éléments dans votre ligne d'objet et en ne la faisant pas paraître générique, vos chances d'obtenir une réponse augmenteront considérablement.

Voici quelques exemples:

Ligne d'objet 1 : Idée de collaboration {{firstName}} ?

Ligne d'objet 2 : Question sur {{companyName}}

‍

En le gardant court et clair ainsi qu'en le personnalisant, vos chances de faire lire votre e-mail peuvent s'améliorer.

4. Saluez la personne

Les e-mails doivent toujours commencer par une salutation et se terminer par une signature qui inclut votre nom et vos coordonnées.

Les salutations font partie intégrante de tout e-mail professionnel, mais elles peuvent être délicates.

• Est-il acceptable d'utiliser leur prénom ?
• Faut-il les appeler par leur titre ?

En cas de doute, tenez-vous en à "Cher M./Mme/Mme", qui est non sexiste et professionnel.

Et ne vous inquiétez pas si votre message d'accueil sonne comme quelqu'un d'un autre pays - il vaut mieux être poli que poli !

S'il y a plus d'une personne responsable dans l'entreprise et que vous ne savez pas qui doit recevoir l'e-mail, envoyez-le à chaque personne et incluez le titre de chacun dans votre ligne d'objet ("Re : Notre réunion la semaine prochaine").

De cette façon, chaque personne saura qui doit répondre en premier.

Voici un exemple :

Chère Mme Smith,

Je vous écris pour me présenter et demander votre aide pour un projet qui me tient à cœur. Je travaille sur un livre sur l'écriture avec un sentiment qui aidera les gens à s'exprimer dans toutes leurs communications. Dans le cadre de la recherche pour mon livre, j'aimerais savoir ce que vous pensez de l'énoncé suivant : "Écrire avec émotion, c'est être honnête quand vous écrivez."

Veuillez me faire part de vos réflexions en m'envoyant un e-mail à [email protected]. Merci beaucoup pour votre temps et votre considération!

4. Identifiez-vous dans votre ligne d'ouverture

Vous avez une idée géniale et vous voulez la partager.

Vous y avez pensé toute la journée, et il est maintenant temps d'envoyer votre idée par e-mail.

Mais qu'en dites-vous ?

La première chose que vous devez faire est de vous identifier dans votre ligne d'ouverture.

Si la personne ne sait pas qui vous êtes, elle ne lira pas plus loin — ou pire encore, elle pensera qu'un robot spammeur lui a envoyé un message .

S'il ressort clairement de votre signature de courrier électronique que vous appartenez à [entreprise], vous n'avez pas besoin de le mentionner à nouveau dans votre ligne d'ouverture également.

Mais si vous voulez être sûr que le lecteur sait qui lui a envoyé un e-mail, alors quelque chose comme

" Hé [nom] ! C'est [votre nom] ", ça va.

Alors en voici un exemple :

J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je suis récemment diplômé de l'Université de X, où je me suis spécialisé dans [ce dans quoi vous vous êtes spécialisé]. Je travaille comme stagiaire dans mon entreprise actuelle depuis trois mois maintenant et je cherche à faire la transition vers un poste à temps plein avec eux après l'obtention de mon diplôme.

J'ai adoré travailler chez [entreprise] pendant mon stage et je pense que ce serait un bon choix. Cependant, comme la remise des diplômes approche bientôt, je voulais tendre la main et voir si des postes vacants pourraient me convenir. Je suis très intéressé par [insérer les compétences pertinentes] et j'ai hâte d'avoir de vos nouvelles.

Merci pour votre temps et votre considération!

Maintenant que nous nous sommes identifiés, apprenons à concevoir votre e-mail pour que les gens aient envie de le lire !

5. Utilisez le corps en votre faveur

Le corps de votre e-mail est l'endroit où vous pouvez vraiment briller.

Vous devez utiliser cet espace pour montrer votre personnalité et établir une connexion avec votre lecteur.

Vous pouvez leur parler un peu de vous et de la raison pour laquelle vous leur écrivez, et vous voudrez également inclure quelques détails sur ce que vous recherchez.

De cette façon, le destinataire saura s'il peut répondre à votre demande ou non.

Voici quelques conseils pour rédiger un bon corps d'e-mail :

• Utilisez un ton amical - Votre objectif est de faire en sorte que la personne se sente suffisamment à l'aise pour répondre à votre e-mail, alors n'ayez pas peur d'utiliser des émoticônes ou des points d'exclamation si cela aide à faire comprendre que vous êtes excité !
• Soyez concis et clair - Si vous ne pouvez pas expliquer ce dont vous avez besoin en deux phrases ou moins, c'est probablement trop compliqué ou trop spécifique pour que quelqu'un d'autre puisse vous aider.
• Utilisez des puces et du texte en gras pour mettre en évidence les points clés de votre message.
• Posez des questions sur le poste spécifique ou sur l'expérience et les qualifications de la personne.
• Dites-leur comment vos compétences pourraient leur être utiles, ainsi qu'à leur équipe ou à leur organisation, et quelle valeur vous apporteriez au poste.

Donnez des informations sur vous-même, afin qu'ils aient une idée de la personne à qui ils parlent (peut-être même inclure une photo).

Voici un exemple de ce qu'il ne faut pas faire :

Bonjour à tous!

Je m'appelle Sam et je suis un écrivain indépendant en herbe à la recherche d'un travail dans le domaine du marketing de contenu. Je suis disponible pour des travaux de rédaction, de blogging et de gestion des médias sociaux à partir de 10 $/heure jusqu'à 30 $/heure, selon l'expérience. J'ai également une certaine expérience du codage HTML de base (par exemple, changer la taille et la couleur de la police) et des compétences de base en conception graphique (par exemple, créer des en-têtes).

Si mon travail vous intéresse, n'hésitez pas à me le faire savoir ! Sinon, pas de soucis !

Cet e-mail n'a aucune personnalité. C'est ennuyeux, robotique et fade.

La seule chose que cela me dit à propos de Sam, c'est qu'il est peut-être bon marché – ce qui n'est pas très professionnel de toute façon puisque les pigistes devraient facturer en fonction de leur niveau d'expertise, et non de combien ils ont besoin de chaque travail.

Voici un exemple de la façon dont vous pouvez le faire :

Salut John,

Je suis un grand fan de toi, et j'aimerais travailler avec toi sur un projet. J'ai joint mon CV pour votre référence. Si vous souhaitez en discuter davantage, veuillez me faire savoir comment me joindre au mieux !

Meilleurs vœux,

{{Votre nom}}

6. Fournissez des détails supplémentaires si nécessaire

Même si votre e-mail doit être court et clair, cela ne signifie pas qu'il doit rester inachevé et sans fournir d'informations au destinataire.

Assurez-vous d'inclure toutes les informations pertinentes et supplémentaires afin que votre destinataire comprenne tout de vous.

Voici quelques conseils:

• Si vous écrivez à propos d'une candidature, utilisez le mot "candidature" ou "demande d'emploi" dans la ligne d'objet, afin que votre message ne se perde pas parmi d'autres e-mails dans leurs boîtes de réception.
• Soyez aussi précis que possible si vous demandez une faveur ou une information.
• Si vous recherchez une personne en particulier dans un bureau, mentionnez son nom, son titre et son département.
• Fournissez des informations supplémentaires telles qu'un CV, un portfolio, un site Web ou tout autre élément pertinent par rapport à l'objectif de l'e-mail afin que le destinataire puisse le parcourir après avoir lu un e-mail.

7. Inclure un appel à l'action

Le but de votre message doit être clair : que voulez-vous en retour ?

Une réponse?

Une rencontre?

Une opportunité?

Faites savoir à vos destinataires ce qu'ils peuvent faire dès que possible, afin qu'ils n'oublient pas votre message.

Si vous demandez de l'aide, dites-leur ce dont vous avez besoin et pourquoi vous pensez qu'ils peuvent vous aider.

Si vous proposez de l'aide, expliquez quel type d'expertise vous possédez et comment cela pourrait leur être bénéfique.

Voici un exemple :

Salut [nom],

Je suis sûr que vous êtes occupé, mais je voulais vous envoyer un petit mot à propos de [sujet].

Je suis votre travail depuis un certain temps et j'ai toujours été impressionné par [votre travail]. J'espérais donc que nous pourrions prendre un café ou déjeuner dans les prochaines semaines. J'aimerais en savoir plus sur ce que vous faites et comment cela peut s'appliquer à mon entreprise.

Si c'est quelque chose qui vous intéresse, faites le moi savoir !

8. N'oubliez pas le suivi

Le courrier électronique est un excellent moyen d'atteindre les gens, mais ce n'est pas un moyen garanti d'obtenir une réponse.

En fait, seuls 20 % environ des e-mails sont lus dans les 24 heures.

N'attendez pas trop longtemps avant d'envoyer un autre e-mail si vous n'avez pas encore reçu de réponse de leur part.

Si cela fait plus d'une semaine que vous n'avez pas envoyé d'e-mail et que vous n'avez pas encore reçu de réponse de leur part, envoyez-leur un autre !

Mais assurez-vous de le faire d'une manière qui ne donne pas l'impression que vous harcelez.

Voici quelques conseils:

• N'utilisez pas que des majuscules ou des points d'exclamation dans votre ligne d'objet - Cela peut donner l'impression que votre e-mail est un courrier indésirable ou un spam.
• Soyez poli et respectueux dans votre corps de texte - Ne dites rien de négatif à propos de la personne ou de son entreprise et évitez d'être trop désinvolte (par exemple, "Hey mec").
• Soyez bref et incluez une seule demande, si possible. Par exemple, "J'espère que nous pourrons planifier un rendez-vous cette semaine."

Conclusion

J'espère que ces conseils vous aideront à résoudre vos doutes sur la façon d'écrire un e-mail à quelqu'un que vous ne connaissez pas et à augmenter votre taux de réponse.

Sachez qu'il n'y a pas de règle universelle concernant la création de ce type d'e-mail, et cela dépend beaucoup de la personne à qui vous écrivez et de l'industrie.

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