25 exemples de vol et de détournement de fonds sur le lieu de travail

Une partie de votre travail en tant que propriétaire d'entreprise consiste à suivre et à protéger les ressources de votre entreprise. Cela comprend la recherche de signes de détournement de fonds ou de vol d'employés. Pour le faire efficacement, il est utile de connaître les différents types de malversations courantes dans les petites entreprises. Lisez la suite pour une liste complète d'exemples de détournement de fonds.

Qu'est-ce que le détournement de fonds ?

Le détournement de fonds est l'utilisation abusive ou le vol des fonds ou des biens de l'entreprise. Un employé ou un propriétaire d'entreprise peut voler ou détourner des ressources de différentes manières, que vous pouvez voir dans la liste ci-dessous.

Comment se passe le détournement de fonds ?

Le détournement de fonds se produit lorsqu'un employé ou un propriétaire d'entreprise vole ou détourne les fonds de l'entreprise. Par exemple, un employé peut accepter le paiement d'une transaction sans placer de fonds sur le compte bancaire de l'entreprise. Voir la liste ci-dessous pour plus d'exemples de détournement de fonds.

Exemples courants de détournement de fonds et de vol d'employés

Le détournement de fonds fait référence à un large éventail d'actions par lesquelles des employés ou des décideurs volent ou abusent des ressources de l'entreprise. Pour protéger votre petite entreprise, voici plusieurs exemples de malversations à connaître. Et si vous vous êtes déjà demandé : « Comment puis-je gérer les détournements de fonds et les vols d'employés ? » vous pouvez également trouver des conseils sous chaque exemple.

1. Annulation de transactions à la caisse enregistreuse

Lorsqu'un employé entre dans une transaction et récupère de l'argent, il peut alors annuler la transaction et garder l'argent pour lui. Cela peut être difficile à détecter, car le système devrait s'équilibrer, mais le client a quand même reçu son produit ou service, et votre entreprise ne reçoit pas les fonds.

Prévention : De nombreux systèmes de point de vente modernes ont des paramètres qui nécessitent l'approbation d'un superviseur ou d'un responsable pour annuler une vente. Mettez à niveau votre système ou activez cette fonctionnalité pour éviter de donner cette opportunité aux employés.

2. Empocher les paiements en espèces des collectes de fonds

Si votre entreprise ou organisation organise des collectes de fonds, vous pouvez collecter des dons qui ne sont pas comptabilisés immédiatement. Si un seul travailleur a accès à ces fonds avant qu'ils ne soient affectés, il peut en collecter pour lui-même.

Prévention : Avoir plus d'un employé chargé de collecter et de compter les fonds.

3. Encaissement des chèques clients

Un employé peut créer un compte bancaire avec un nom similaire à celui de l'entreprise. Ils peuvent ensuite encaisser les chèques des clients ou transférer les paiements électroniques vers leur compte au lieu de celui de l'entreprise.

Prévention : Ce crime est le plus courant lorsqu'un employé est responsable à la fois de la collecte des paiements et du suivi des registres comptables. Séparez les responsabilités afin que plusieurs personnes puissent détecter les problèmes potentiels.

4. Surfacturation des clients

Un employé peut facturer des clients plus que le tarif de votre entreprise pour un certain produit ou service, ou ajouter des frais supplémentaires et empocher l'argent supplémentaire.

Prévention : Effectuez des audits périodiques des pratiques de facturation des clients et examinez les plaintes des clients concernant la facturation ou les frais supplémentaires.

5. Faux paiements

Un employé peut faire des chèques à son nom ou transférer des fonds du compte bancaire de l'employé s'il a accès à vos informations et à votre signature. Ils peuvent alors créer des écritures comptables frauduleuses pour dissimuler ces paiements.

Prévention : évitez de donner accès à votre signature électronique et vérifiez les paiements de dépenses pour détecter toute bizarrerie.

6. Faux paiements aux fournisseurs

Un employé peut créer de faux comptes de fournisseurs ou modifier des écritures comptables pour donner l'impression que des paiements sont effectués aux fournisseurs. Mais ensuite, ils s'envoient cet argent à eux-mêmes.

Prévention : Examinez périodiquement tous les paiements aux fournisseurs ou demandez à plusieurs employés de vérifier vos entrées.

7. Vol des données de carte de crédit des clients

Les employés qui collectent les données de carte de crédit des clients pour effectuer des achats peuvent ensuite enregistrer les numéros à utiliser pour leurs propres achats. Cela vole directement les clients et peut entraîner un manque de confiance envers votre entreprise.

Prévention : Utilisez un logiciel de paiement qui efface le numéro de carte de crédit complet et évitez de prendre des informations manuellement sauf en cas d'absolue nécessité.

8. Double trempage

Les employés peuvent collecter de l'argent supplémentaire sur votre compte de dépenses en imputant d'abord la dépense sur leur carte de crédit d'entreprise, puis en demandant des fonds de remboursement comme s'ils l'avaient payé eux-mêmes.

Prévention : Séparez les responsabilités afin que les autres employés puissent vérifier si une dépense a déjà été couverte. Un logiciel de gestion des dépenses peut rationaliser ce processus.

9. Utilisation abusive d'un compte de dépenses

Les employés peuvent également demander le remboursement de dépenses qui ne sont pas liées aux fonctions de l'entreprise. Par exemple, ils peuvent essayer de couvrir un déjeuner personnel, même s'ils ne rencontraient pas un client.

Prévention : Créez une politique claire de ce qui est couvert et de ce qui ne l'est pas. Utilisez ensuite un logiciel de gestion des dépenses pour collecter les données et les reçus.

10. Utilisation abusive des remises pour les employés

Si un magasin ou un restaurant offre des remises uniquement aux employés, certains peuvent tenter d'offrir ces privilèges à des amis, à la famille ou à d'autres personnes.

Prévention : créez une politique stricte concernant qui peut et ne peut pas utiliser ces remises. Vérifiez les achats excessifs effectués par tout employé.

11. Voler de l'argent

Les employés ayant un accès exclusif à l'argent peuvent prendre de petites sommes, en espérant qu'ils ne seront pas remarqués. Cependant, ces petits incréments peuvent s'additionner avec le temps.

Prévention : Ce vol se produit souvent lorsqu'un employé est responsable de l'argent du comté ou des dépôts bancaires. Il existe de nombreuses pratiques exemplaires en matière de gestion des espèces que votre entreprise devrait suivre pour éviter cela, notamment en demandant à plusieurs personnes d'effectuer ces dépôts.

12. Voler des fournitures de bureau

Un employé peut voler des fournitures dans votre zone de stockage et les ramener à la maison ou même les vendre.

Prévention : Ne gardez que de petites quantités de fournitures accessibles à la fois. Ou demandez aux employés de demander quand ils ont besoin de plus d'un article particulier.

13. Voler de l'équipement

L'équipement comprend souvent des articles plus volumineux comme des ordinateurs ou de la technologie. Les employés peuvent rapporter ces articles à la maison ou les revendre contre de l'argent.

Prévention : Demandez aux employés de déconnecter les gros appareils ou exigez qu'ils restent au bureau.

Plus d'exemples de détournement de fonds à connaître

Le détournement de fonds fait référence à une vaste gamme d'actions que les employés ou les décideurs entreprennent à des fins personnelles. Voici encore plus d'exemples de détournement de fonds que les propriétaires d'entreprise doivent connaître.

14. Vente de secrets commerciaux – Espionnage d'entreprise

Ce type de détournement de fonds se produit lorsqu'un employé vend des informations confidentielles à un concurrent.

Prévention : Ne donner accès qu'aux informations indispensables aux rôles de chacun. Utilisez un stockage sécurisé pour les données importantes et suivez qui y a accès.

15. Utilisation d'une carte de crédit d'entreprise à des fins personnelles

Si vos employés ont accès aux cartes de crédit de l'entreprise, leur utilisation pour des achats personnels peut être considérée comme un détournement de fonds.

Prévention : Établissez des règles claires pour l'utilisation des cartes de crédit et révisez régulièrement vos achats.

16. Cambrioler votre emplacement

Les employés qui ont une connaissance privilégiée de votre emplacement, comme les codes d'alarme ou l'emplacement des objets de valeur, peuvent participer à des cambriolages.

Prévention : utilisez des caméras et des alarmes de sécurité et suivez attentivement qui a accès aux informations sensibles.

17. Voler des marchandises

Les employés du commerce de détail peuvent voler des produits physiques dans les rayons ou prendre des articles récemment retournés :

Prévention : Définissez de solides pratiques d'inventaire et de retour, et utilisez des caméras de sécurité pour surveiller l'activité.

18. Réclamation d'équipement perdu

Un employé prétend qu'un ordinateur portable ou un autre équipement a été volé. Ils en obtiennent un nouveau et gardent l'ancien ou le donnent à un membre de la famille.

Prévention : utilisez un logiciel pour suivre l'emplacement des appareils de l'entreprise ou désactivez-les en cas de perte ou de vol.

19. Créer des employés fantômes

Les employés qui contrôlent votre paie peuvent créer de nouveaux employés qui n'existent pas. Ils « payent » ces faux employés et gardent l'argent pour eux.

Prévention : Examinez régulièrement les documents de paie et comparez-les aux dossiers des employés. C'est également l'une des principales raisons pour lesquelles la paie est une fonction que vous devriez sous-traiter à un fournisseur réputé.

20. Voler des fonds fiscaux

Les employés responsables du paiement des impôts peuvent garder cet argent pour eux. Non seulement ces fonds manquent, mais vous serez également redevable d'une facture fiscale plus importante.

Prévention : Vérifiez régulièrement vos pratiques fiscales ou confiez cette fonction à un service fiscal de bonne réputation.

21. Collecte des pots-de-vin

Les pots-de-vin sont des paiements des fournisseurs aux employés en échange des activités de votre entreprise ou d'autres avantages.

Prévention : Il existe de nombreuses façons de mieux gérer vos comptes fournisseurs et vos comptes clients. Commencez par choisir vous-même les fournisseurs ou créez un comité pour prendre ces décisions.

22. Vol d'identité

Ce type de détournement de fonds se produit lorsqu'un employé utilise le nom de votre entreprise pour ouvrir des cartes de crédit ou contracter des emprunts à utiliser pour ses propres achats.

Prévention : Vérifiez régulièrement les comptes et le pointage de crédit de votre entreprise pour noter toute irrégularité.

23. Utiliser les ressources de l'entreprise pour démarrer une entreprise

Si un employé utilise le temps, l'équipement ou les fonds de l'entreprise pour démarrer sa propre entreprise à votre insu, cela est considéré comme un détournement de fonds.

Prévention : Établissez des règles claires sur la façon dont les ressources de l'entreprise doivent être utilisées.

24. Schémas de Ponzi

Un schéma de Ponzi se produit lorsqu'une entreprise ou un individu promet des rendements élevés aux investisseurs ou aux parties prenantes, mais les paie avec l'argent de nouveaux investisseurs au lieu du produit ou du service que l'entreprise prétend fournir. Ce type de régime est le plus courant dans les entreprises de gestion financière et de planification de la retraite.

Prévention : Suivez comment l'argent est rentré et où il va. Si vous travaillez avec des investisseurs, soyez totalement transparent sur l'origine des fonds.

25. Falsification des documents commerciaux

De nombreuses formes de détournement de fonds impliquent la falsification de documents commerciaux pour dissimuler le détournement de fonds ou pour escroquer des investisseurs.

Prévention : Trouvez une entreprise de tenue de livres réputée pour externaliser ces tâches et vérifiez périodiquement vos dossiers et vos finances.

Le détournement de fonds est-il un crime en col blanc ?

Oui, le détournement de fonds est l'un des crimes en col blanc les plus courants. La gravité et le type d'accusation peuvent varier considérablement, mais ils sont généralement considérés comme une forme de vol ou de fraude.

Quelle est la peine pour détournement de fonds ?

Le type d'accusations criminelles auxquelles une personne pourrait être confrontée pour détournement de fonds peut varier considérablement en fonction de la situation et de la somme d'argent ou des ressources qui ont été volées ou utilisées à mauvais escient. Les lois varient également selon les États. Les accusations de détournement de fonds mineures sont souvent considérées comme des délits, qui peuvent entraîner des amendes ou des peines de prison. Le détournement de fonds peut inclure des peines de prison graves pouvant aller jusqu'à 15 ans.

Pouvez-vous détourner de votre propre entreprise ?

Le détournement de fonds se produit lorsque les fonds ou les ressources d'une entreprise sont détournés à des fins personnelles. Si vous êtes l'unique propriétaire de votre entreprise, vous ne pouvez généralement pas être accusé de détournement de fonds, car vous êtes le propriétaire de ces ressources. Cependant, si votre entreprise fait partie d'un partenariat ou compte plusieurs parties prenantes, votre détournement de fonds pourrait être considéré comme une fraude.

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