25 exemples de vol et de détournement de fonds sur le lieu de travail
25 exemples de vol et de détournement de fonds sur le lieu de travail
Publié: 2023-08-04
Une partie de votre travail en tant que propriétaire d'entreprise consiste à suivre et à protéger les ressources de votre entreprise. Cela comprend la recherche de signes de détournement de fonds ou de vol d'employés. Pour le faire efficacement, il est utile de connaître les différents types de malversations courantes dans les petites entreprises. Lisez la suite pour une liste complète d'exemples de détournement de fonds.
Table des matières
Qu'est-ce que le détournement de fonds ?
Le détournement de fonds est l'utilisation abusive ou le vol des fonds ou des biens de l'entreprise. Un employé ou un propriétaire d'entreprise peut voler ou détourner des ressources de différentes manières, que vous pouvez voir dans la liste ci-dessous.
Comment se passe le détournement de fonds ?
Le détournement de fonds se produit lorsqu'un employé ou un propriétaire d'entreprise vole ou détourne les fonds de l'entreprise. Par exemple, un employé peut accepter le paiement d'une transaction sans placer de fonds sur le compte bancaire de l'entreprise. Voir la liste ci-dessous pour plus d'exemples de détournement de fonds.
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Exemples courants de détournement de fonds et de vol d'employés
Le détournement de fonds fait référence à un large éventail d'actions par lesquelles des employés ou des décideurs volent ou abusent des ressources de l'entreprise. Pour protéger votre petite entreprise, voici plusieurs exemples de malversations à connaître. Et si vous vous êtes déjà demandé : « Comment puis-je gérer les détournements de fonds et les vols d'employés ? » vous pouvez également trouver des conseils sous chaque exemple.
1. Annulation de transactions à la caisse enregistreuse
Lorsqu'un employé entre dans une transaction et récupère de l'argent, il peut alors annuler la transaction et garder l'argent pour lui. Cela peut être difficile à détecter, car le système devrait s'équilibrer, mais le client a quand même reçu son produit ou service, et votre entreprise ne reçoit pas les fonds.
Prévention : De nombreux systèmes de point de vente modernes ont des paramètres qui nécessitent l'approbation d'un superviseur ou d'un responsable pour annuler une vente. Mettez à niveau votre système ou activez cette fonctionnalité pour éviter de donner cette opportunité aux employés.
2. Empocher les paiements en espèces des collectes de fonds
Si votre entreprise ou organisation organise des collectes de fonds, vous pouvez collecter des dons qui ne sont pas comptabilisés immédiatement. Si un seul travailleur a accès à ces fonds avant qu'ils ne soient affectés, il peut en collecter pour lui-même.
Prévention : Avoir plus d'un employé chargé de collecter et de compter les fonds.
3. Encaissement des chèques clients
Un employé peut créer un compte bancaire avec un nom similaire à celui de l'entreprise. Ils peuvent ensuite encaisser les chèques des clients ou transférer les paiements électroniques vers leur compte au lieu de celui de l'entreprise.
Prévention : Ce crime est le plus courant lorsqu'un employé est responsable à la fois de la collecte des paiements et du suivi des registres comptables. Séparez les responsabilités afin que plusieurs personnes puissent détecter les problèmes potentiels.
4. Surfacturation des clients
Un employé peut facturer des clients plus que le tarif de votre entreprise pour un certain produit ou service, ou ajouter des frais supplémentaires et empocher l'argent supplémentaire.
Prévention : Effectuez des audits périodiques des pratiques de facturation des clients et examinez les plaintes des clients concernant la facturation ou les frais supplémentaires.
5. Faux paiements
Un employé peut faire des chèques à son nom ou transférer des fonds du compte bancaire de l'employé s'il a accès à vos informations et à votre signature. Ils peuvent alors créer des écritures comptables frauduleuses pour dissimuler ces paiements.
Prévention : évitez de donner accès à votre signature électronique et vérifiez les paiements de dépenses pour détecter toute bizarrerie.
6. Faux paiements aux fournisseurs
Un employé peut créer de faux comptes de fournisseurs ou modifier des écritures comptables pour donner l'impression que des paiements sont effectués aux fournisseurs. Mais ensuite, ils s'envoient cet argent à eux-mêmes.
Prévention : Examinez périodiquement tous les paiements aux fournisseurs ou demandez à plusieurs employés de vérifier vos entrées.
7. Vol des données de carte de crédit des clients
Les employés qui collectent les données de carte de crédit des clients pour effectuer des achats peuvent ensuite enregistrer les numéros à utiliser pour leurs propres achats. Cela vole directement les clients et peut entraîner un manque de confiance envers votre entreprise.
Prévention : Utilisez un logiciel de paiement qui efface le numéro de carte de crédit complet et évitez de prendre des informations manuellement sauf en cas d'absolue nécessité.
8. Double trempage
Les employés peuvent collecter de l'argent supplémentaire sur votre compte de dépenses en imputant d'abord la dépense sur leur carte de crédit d'entreprise, puis en demandant des fonds de remboursement comme s'ils l'avaient payé eux-mêmes.
Prévention : Séparez les responsabilités afin que les autres employés puissent vérifier si une dépense a déjà été couverte. Un logiciel de gestion des dépenses peut rationaliser ce processus.
9. Utilisation abusive d'un compte de dépenses
Les employés peuvent également demander le remboursement de dépenses qui ne sont pas liées aux fonctions de l'entreprise. Par exemple, ils peuvent essayer de couvrir un déjeuner personnel, même s'ils ne rencontraient pas un client.
Prévention : Créez une politique claire de ce qui est couvert et de ce qui ne l'est pas. Utilisez ensuite un logiciel de gestion des dépenses pour collecter les données et les reçus.
10. Utilisation abusive des remises pour les employés
Si un magasin ou un restaurant offre des remises uniquement aux employés, certains peuvent tenter d'offrir ces privilèges à des amis, à la famille ou à d'autres personnes.
Prévention : créez une politique stricte concernant qui peut et ne peut pas utiliser ces remises. Vérifiez les achats excessifs effectués par tout employé.
11. Voler de l'argent
Les employés ayant un accès exclusif à l'argent peuvent prendre de petites sommes, en espérant qu'ils ne seront pas remarqués. Cependant, ces petits incréments peuvent s'additionner avec le temps.
Prévention : Ce vol se produit souvent lorsqu'un employé est responsable de l'argent du comté ou des dépôts bancaires. Il existe de nombreuses pratiques exemplaires en matière de gestion des espèces que votre entreprise devrait suivre pour éviter cela, notamment en demandant à plusieurs personnes d'effectuer ces dépôts.
12. Voler des fournitures de bureau
Un employé peut voler des fournitures dans votre zone de stockage et les ramener à la maison ou même les vendre.
Prévention : Ne gardez que de petites quantités de fournitures accessibles à la fois. Ou demandez aux employés de demander quand ils ont besoin de plus d'un article particulier.
13. Voler de l'équipement
L'équipement comprend souvent des articles plus volumineux comme des ordinateurs ou de la technologie. Les employés peuvent rapporter ces articles à la maison ou les revendre contre de l'argent.
Prévention : Demandez aux employés de déconnecter les gros appareils ou exigez qu'ils restent au bureau.
Plus d'exemples de détournement de fonds à connaître
Le détournement de fonds fait référence à une vaste gamme d'actions que les employés ou les décideurs entreprennent à des fins personnelles. Voici encore plus d'exemples de détournement de fonds que les propriétaires d'entreprise doivent connaître.
14. Vente de secrets commerciaux – Espionnage d'entreprise
Ce type de détournement de fonds se produit lorsqu'un employé vend des informations confidentielles à un concurrent.
Prévention : Ne donner accès qu'aux informations indispensables aux rôles de chacun. Utilisez un stockage sécurisé pour les données importantes et suivez qui y a accès.
15. Utilisation d'une carte de crédit d'entreprise à des fins personnelles
Si vos employés ont accès aux cartes de crédit de l'entreprise, leur utilisation pour des achats personnels peut être considérée comme un détournement de fonds.
Prévention : Établissez des règles claires pour l'utilisation des cartes de crédit et révisez régulièrement vos achats.
16. Cambrioler votre position
Les employés qui ont une connaissance privilégiée de votre emplacement, comme les codes d'alarme ou l'emplacement des objets de valeur, peuvent participer à des cambriolages.
Prévention : utilisez des caméras et des alarmes de sécurité et suivez attentivement qui a accès aux informations sensibles.
17. Voler des marchandises
Les employés du commerce de détail peuvent voler des produits physiques dans les rayons ou prendre des articles récemment retournés :
Prévention : Définissez de solides pratiques d'inventaire et de retour, et utilisez des caméras de sécurité pour surveiller l'activité.
18. Réclamation d'équipement perdu
Un employé prétend qu'un ordinateur portable ou un autre équipement a été volé. Ils en obtiennent un nouveau et gardent l'ancien ou le donnent à un membre de la famille.
Prévention : utilisez un logiciel pour suivre l'emplacement des appareils de l'entreprise ou désactivez-les en cas de perte ou de vol.
19. Créer des employés fantômes
Les employés qui contrôlent votre paie peuvent créer de nouveaux employés qui n'existent pas. Ils « payent » ces faux employés et gardent l'argent pour eux.
Prévention : Examinez régulièrement les documents de paie et comparez-les aux dossiers des employés. C'est également l'une des principales raisons pour lesquelles la paie est une fonction que vous devriez sous-traiter à un fournisseur réputé.
20. Voler des fonds fiscaux
Les employés responsables du paiement des impôts peuvent garder cet argent pour eux. Non seulement ces fonds manquent, mais vous serez également redevable d'une facture fiscale plus importante.
Prévention : Vérifiez régulièrement vos pratiques fiscales ou confiez cette fonction à un service fiscal de bonne réputation.
21. Collecte des pots-de-vin
Les pots-de-vin sont des paiements des fournisseurs aux employés en échange des activités de votre entreprise ou d'autres avantages.
Prévention : Il existe de nombreuses façons de mieux gérer vos comptes fournisseurs et vos comptes clients. Commencez par choisir vous-même les fournisseurs ou créez un comité pour prendre ces décisions.
22. Vol d'identité
Ce type de détournement de fonds se produit lorsqu'un employé utilise le nom de votre entreprise pour ouvrir des cartes de crédit ou contracter des emprunts à utiliser pour ses propres achats.
Prévention : Vérifiez régulièrement les comptes et le pointage de crédit de votre entreprise pour noter toute irrégularité.
23. Utiliser les ressources de l'entreprise pour démarrer une entreprise
Si un employé utilise le temps, l'équipement ou les fonds de l'entreprise pour démarrer sa propre entreprise à votre insu, cela est considéré comme un détournement de fonds.
Prévention : Établissez des règles claires sur la façon dont les ressources de l'entreprise doivent être utilisées.
24. Schémas de Ponzi
Un schéma de Ponzi se produit lorsqu'une entreprise ou un individu promet des rendements élevés aux investisseurs ou aux parties prenantes, mais les paie avec l'argent de nouveaux investisseurs au lieu du produit ou du service que l'entreprise prétend fournir. Ce type de régime est le plus courant dans les entreprises de gestion financière et de planification de la retraite.
Prévention : Suivez comment l'argent est rentré et où il va. Si vous travaillez avec des investisseurs, soyez totalement transparent sur l'origine des fonds.
25. Falsification des documents commerciaux
De nombreuses formes de détournement de fonds impliquent la falsification de documents commerciaux pour dissimuler le détournement de fonds ou pour escroquer des investisseurs.
Prévention : Trouvez une entreprise de tenue de livres réputée pour externaliser ces tâches et vérifiez périodiquement vos dossiers et vos finances.
Le détournement de fonds est-il un crime en col blanc ?
Oui, le détournement de fonds est l'un des crimes en col blanc les plus courants. La gravité et le type d'accusation peuvent varier considérablement, mais ils sont généralement considérés comme une forme de vol ou de fraude.
Quelle est la peine pour détournement de fonds ?
Le type d'accusations criminelles auxquelles une personne pourrait être confrontée pour détournement de fonds peut varier considérablement en fonction de la situation et de la somme d'argent ou des ressources qui ont été volées ou utilisées à mauvais escient. Les lois varient également selon les États. Les accusations de détournement de fonds mineures sont souvent considérées comme des délits, qui peuvent entraîner des amendes ou des peines de prison. Le détournement de fonds peut inclure des peines de prison graves pouvant aller jusqu'à 15 ans.
Pouvez-vous détourner de votre propre entreprise ?
Le détournement de fonds se produit lorsque les fonds ou les ressources d'une entreprise sont détournés à des fins personnelles. Si vous êtes l'unique propriétaire de votre entreprise, vous ne pouvez généralement pas être accusé de détournement de fonds, car vous êtes le propriétaire de ces ressources. Cependant, si votre entreprise fait partie d'un partenariat ou compte plusieurs parties prenantes, votre détournement de fonds pourrait être considéré comme une fraude.
Prévenir et détecter les détournements de fonds dans votre petite entreprise
Prévenir et détecter les détournements de fonds dans votre petite entreprise est crucial pour protéger la santé financière et la réputation de votre entreprise. En tant que propriétaire d'entreprise, il est essentiel de mettre en œuvre des mesures qui peuvent protéger votre entreprise contre le vol interne. Voici quelques stratégies à considérer :
Mettre en place des contrôles internes : Séparer les tâches : Séparer les responsabilités entre les différents employés pour s'assurer qu'aucun individu n'a accès à tous les aspects des transactions financières. Cela permet d'empêcher toute personne de manipuler ou d'utiliser à mauvais escient les fonds de l'entreprise.
Audits réguliers : Effectuez des audits internes réguliers de vos dossiers financiers pour identifier toute anomalie ou irrégularité. Les audits peuvent aider à détecter rapidement les détournements de fonds potentiels et à dissuader les employés de se livrer à des activités frauduleuses.
Vérifiez les signatures : limitez l'accès à votre signature et assurez-vous que vous examinez et approuvez personnellement toutes les transactions financières importantes. En approuvant personnellement ces transactions, vous pouvez empêcher les décaissements non autorisés.
Promouvoir la transparence : Encourager le signalement : Favoriser un environnement dans lequel les employés se sentent à l'aise de signaler des activités suspectes ou de signaler des détournements de fonds potentiels. Encourager le signalement peut vous aider à détecter les détournements de fonds à un stade précoce.
Politique de dénonciation : Établissez une politique confidentielle de dénonciation qui permet aux employés de signaler une mauvaise conduite de manière anonyme. La protection des dénonciateurs peut encourager les employés à fournir des informations sans crainte de représailles.
Éduquez les employés : Programmes de formation : Fournissez une formation régulière aux employés sur les politiques de l'entreprise, la conduite éthique et les conséquences d'un détournement de fonds. Éduquer les employés sur la gravité du détournement de fonds peut dissuader un tel comportement.
Mettre l'accent sur les conséquences : sensibiliser les employés aux répercussions juridiques et aux mesures disciplinaires qui résultent d'un détournement de fonds. Communiquer clairement les sanctions en cas de détournement de fonds afin de dissuader les contrevenants potentiels.
Surveillez les données financières : utilisez un logiciel de comptabilité : investissez dans un logiciel de comptabilité fiable capable de suivre les transactions financières et de générer des rapports à examiner. Un logiciel de comptabilité peut vous aider à surveiller les activités financières et à identifier les transactions suspectes.
Rapprochements bancaires : Rapprochez régulièrement les relevés bancaires avec les documents comptables pour repérer toute transaction non autorisée. Le rapprochement des relevés bancaires peut aider à détecter les écarts et les détournements de fonds potentiels.
Effectuez des vérifications des antécédents : examinez soigneusement tous les employés potentiels, en particulier ceux qui auront accès à des données financières ou qui manipuleront de l'argent. La vérification des antécédents peut aider à identifier les candidats ayant des antécédents de malhonnêteté ou d'inconduite financière.
Informations numériques sécurisées : Protection par mot de passe : Exigez des mots de passe forts pour tous les systèmes de l'entreprise et changez-les régulièrement. Une protection par mot de passe fort peut aider à empêcher l'accès non autorisé à des informations financières sensibles.
Restreindre l'accès : n'accordez l'accès aux informations sensibles qu'au personnel autorisé sur la base du besoin d'en connaître. La limitation de l'accès réduit le nombre de personnes ayant accès aux données financières critiques.
Établir un code de conduite : Code d'éthique : Élaborer et distribuer un code de conduite qui décrit le comportement attendu et les normes éthiques pour tous les employés. Un code d'éthique établit des attentes claires et renforce l'importance de l'intégrité en milieu de travail.
Établissez des politiques claires : Politique de dépenses : Définissez clairement les dépenses remboursables et fixez des limites aux dépenses des employés. Une politique de dépenses explicite peut empêcher les employés d'abuser des fonds de l'entreprise.
Gestion des fournisseurs : établissez un processus de gestion des fournisseurs robuste pour empêcher les stratagèmes de fournisseurs frauduleux. Vérifiez soigneusement et régulièrement les transactions des fournisseurs.
Surveiller l'inventaire : vérifications régulières de l'inventaire : effectuer des vérifications d'inventaire de routine pour s'assurer que les actifs physiques correspondent à l'inventaire enregistré. Des contrôles d'inventaire réguliers peuvent aider à identifier les actifs manquants ou mal utilisés.
Encourager la surveillance : Examen de la direction : exiger de la direction qu'elle examine et approuve régulièrement les transactions financières. Avoir plusieurs niveaux d'approbation peut dissuader les activités frauduleuses.
Audit externe : Envisagez d'embaucher des auditeurs externes pour effectuer des audits périodiques pour une évaluation impartiale. Les auditeurs externes peuvent fournir une évaluation indépendante des pratiques financières de votre entreprise.
Stratégies
Description
Mettre en place des contrôles internes
- Tâches distinctes : Séparez les responsabilités entre les employés pour empêcher les individus d'accéder à toutes les transactions financières. - Audits réguliers : effectuer des audits internes pour identifier les écarts et décourager les activités frauduleuses. - Vérifier les signatures : limitez l'accès à votre signature et approuvez personnellement les transactions financières importantes.
Promouvoir la transparence
- Encourager le signalement : favoriser un environnement dans lequel les employés peuvent signaler des activités suspectes ou des préoccupations concernant un détournement de fonds. - Politique de dénonciation : établissez une politique confidentielle permettant le signalement anonyme d'inconduite.
Éduquer les employés
- Programmes de formation : Fournissez une formation régulière sur les politiques de l'entreprise, la conduite éthique et les conséquences du détournement de fonds. - Mettre l'accent sur les conséquences : sensibiliser les employés aux répercussions juridiques et aux mesures disciplinaires en cas de détournement de fonds.
Surveiller les données financières
- Utilisez un logiciel de comptabilité : investissez dans un logiciel fiable pour suivre les transactions financières et générer des rapports révisables. - Rapprochements bancaires : Réconciliez régulièrement les relevés bancaires pour détecter les transactions non autorisées.
Effectuer des vérifications des antécédents
- Effectuez une vérification approfondie des employés : filtrez les employés potentiels, en particulier ceux qui ont accès aux données financières ou qui manipulent de l'argent.
Informations numériques sécurisées
- Protection par mot de passe : implémentez des exigences de mot de passe fortes et des changements réguliers pour les systèmes de l'entreprise. - Restreindre l'accès : limitez l'accès aux informations sensibles au personnel autorisé en fonction des besoins.
Établir un code de conduite
- Code d'éthique : Élaborer et distribuer un code de conduite décrivant le comportement attendu et les normes éthiques pour tous les employés.
Définir des politiques claires
- Politique de dépenses : définissez clairement les dépenses remboursables et fixez des limites aux dépenses des employés. - Gestion des fournisseurs : établissez un processus pour contrôler les fournisseurs et examinez régulièrement les transactions des fournisseurs pour détecter d'éventuels stratagèmes frauduleux.
Surveiller l'inventaire
- Vérifications régulières de l'inventaire : Effectuez des vérifications de routine pour faire correspondre les actifs physiques avec l'inventaire enregistré.
Encourager la surveillance
- Examen de la direction : exiger de la direction qu'elle examine et approuve régulièrement les transactions financières. - Audit externe : Envisagez d'embaucher des auditeurs externes pour une évaluation et une validation impartiales des pratiques financières.
En mettant en œuvre de manière proactive ces mesures préventives et en favorisant une culture d'intégrité et de transparence, vous pouvez réduire considérablement le risque de détournement de fonds dans votre petite entreprise. Être vigilant et proactif est essentiel pour protéger les ressources de votre entreprise et maintenir la confiance des clients, des employés et des parties prenantes.
Conclusion
En tant que propriétaire d'entreprise, la responsabilité de suivre et de protéger les ressources de votre entreprise est primordiale. Le détournement de fonds, l'utilisation abusive ou le vol des fonds et des biens de l'entreprise, constitue une menace importante pour la santé financière et la réputation de votre entreprise. Pour lutter efficacement contre cette menace, il est crucial d'être conscient des différentes manières dont les détournements de fonds peuvent se produire.
Les exemples de détournement de fonds fournis ici illustrent les diverses méthodes que les employés ou les décideurs peuvent employer pour détourner des ressources à des fins personnelles. Qu'il s'agisse d'annuler des transactions à la caisse enregistreuse, d'utiliser à mauvais escient des comptes de dépenses ou de se livrer à l'espionnage d'entreprise, le détournement de fonds peut prendre de nombreuses formes.
La prévention et la détection des détournements de fonds nécessitent des mesures proactives et une culture de transparence et d'intégrité au sein de votre organisation. La mise en place de contrôles internes, la réalisation d'audits réguliers et la promotion de la transparence en encourageant le signalement et l'établissement de politiques de dénonciation sont des étapes essentielles pour protéger votre entreprise.
Éduquer les employés sur les conséquences du détournement de fonds et souligner l'importance d'une conduite éthique peut avoir un effet dissuasif puissant. De plus, la surveillance des données financières via un logiciel de comptabilité fiable, la vérification des antécédents des employés potentiels et la sécurisation des informations numériques sont des stratégies essentielles pour se protéger contre le détournement de fonds.
En définissant des politiques claires, en effectuant des contrôles d'inventaire réguliers et en encourageant la surveillance par le biais de revues de direction et d'audits externes, vous pouvez réduire davantage le risque de détournement de fonds dans votre entreprise.
Le détournement de fonds est un crime en col blanc qui peut entraîner de graves conséquences juridiques, notamment des amendes et des peines d'emprisonnement. En tant que propriétaire d'entreprise, il est crucial de comprendre la gravité de cette infraction et de prendre toutes les mesures nécessaires pour l'empêcher de se produire au sein de votre organisation.
En mettant en œuvre avec diligence les mesures et stratégies préventives décrites ici, vous pouvez fortifier votre petite entreprise contre la menace de détournement de fonds et maintenir la confiance de vos clients, employés et parties prenantes. La sauvegarde des ressources de votre entreprise n'est pas seulement une obligation légale, mais également essentielle pour le succès et la prospérité à long terme de votre entreprise.
