Pourquoi un répertoire en ligne des employés est indispensable pour votre entreprise

De nos jours, tout le monde possède un smartphone, qui est devenu l'outil le plus utilisé dans notre vie de tous les jours. En appuyant simplement sur un bouton, nous pouvons nous connecter avec les autres comme jamais auparavant.

Grâce à cette avancée technologique, 45 % des Américains déclarent que leur téléphone est leur bien le plus précieux.

Bien plus d'une décennie après le début de la révolution mobile, nous comprenons qu'il existe encore quelques problèmes critiques qui empêchent le smartphone de devenir la solution idéale pour les entreprises. Les problèmes incluent :

1. Les employés doivent ajouter, supprimer et mettre à jour un contact d'employé chaque fois qu'une nouvelle personne rejoint l'entreprise, quitte l'entreprise ou change de rôle ou de numéro de téléphone.
2. Les employés ne peuvent pas trouver leurs coordonnées lorsqu'ils ne connaissent pas le nom d'un collègue.
3. Les employés conservent tous les numéros de téléphone et les coordonnées des autres employés même après avoir quitté l'entreprise, ce qui peut être une information sensible que vous ne voulez pas que vos employés conservent.
4. Lorsqu'un nouvel employé rejoint l'entreprise, vous voulez qu'il soit opérationnel le jour même au lieu de s'enliser dans la saisie manuelle de tous ses collègues.

De nombreuses entreprises tentent encore de résoudre ces problèmes avec d'anciennes méthodes telles que les fiches de contact, qui sont notoirement difficiles à tenir à jour.

Quelle est la solution aux problèmes ci-dessus ?

Une application d'annuaire des employés en ligne contenant tous les contacts des employés, facilement consultable et mise à jour en temps réel.

Quels sont les principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel d'annuaire des employés en ligne ?

• Les employés peuvent accéder rapidement et facilement à toutes les informations de contact des employés de n'importe où.
• Le répertoire de l'entreprise est toujours à jour.
• Les employés peuvent facilement effectuer une recherche avancée par nom, lieu, service, fonction ou e-mail.
• C'est sécurisé, donc lorsque les employés quittent l'entreprise, ils perdent l'accès à la liste téléphonique des employés et à tous les autres détails inclus dans le répertoire.
• Seules les informations clés sont partagées, ce qui vous permet d'empêcher que des informations indésirables ne se retrouvent dans les archives publiques.

Les 5 principaux avantages pour les entreprises qui utilisent un logiciel d'annuaire des employés en ligne

1. Établissez de meilleures relations de travail

Lorsque vous pouvez mettre un visage sur un nom, vous êtes déjà plus près de créer une meilleure relation au travail. Au lieu d'avoir un répertoire papier ou d'innombrables numéros sur votre téléphone (et de ne pas vous souvenir de qui est qui), un logiciel de répertoire d'entreprise vous permet d'inclure des photos, une biographie, le titre du poste, le lieu, le service, etc. Cela permet d'identifier facilement qui est qui. Un organigramme visuel mélangé à un annuaire d'entreprise crée une expérience sociale plus humaine qui encourage la communication et la connectivité.

2. Stimulez l'engagement des employés

Lorsque les employés peuvent rechercher eux-mêmes des informations, ils se sentent plus autonomes, ce qui contribue à renforcer l'engagement des employés. De plus, le logiciel d'annuaire d'entreprise permet de trouver plus facilement et rapidement des sources de connaissances, des données et d'autres informations départementales sans perdre son élan en ayant à s'arrêter et à demander aux autres des informations de contact.

3. Renforcer la culture d'entreprise

Lorsque les employés savent comment ils s'intègrent dans l'entreprise et dans l'ensemble, ils peuvent facilement établir leur identité et comprendre leur objectif au sein de l'entreprise. En utilisant un logiciel d'annuaire des employés en ligne, vous créez un canal social plus personnalisé qui renforce la culture de votre entreprise.

4. La collaboration devient plus facile

Un logiciel d'annuaire d'entreprise est un excellent moyen de connecter les employés et de faciliter la collaboration entre les équipes ou les services. Par exemple, supposons que vous souhaitiez mettre en place un programme pour améliorer le processus d'intégration. Avec un logiciel d'annuaire d'entreprise, vous pouvez facilement identifier les collègues qui ont l'expérience et les connaissances pertinentes pour vous aider à mieux organiser vos pensées et atteindre vos objectifs.

5. Intégration améliorée

Chaque fois qu'une nouvelle personne rejoint l'entreprise, elle est submergée par tous les nouveaux noms et visages, et surtout par qui est responsable de quoi. Cela peut devenir embarrassant lorsque vous demandez à plusieurs reprises à un membre de l'équipe de vous aider à vous rappeler qui est qui. À l'aide d'un logiciel d'annuaire d'entreprise, vous pouvez réduire le risque de rencontres gênantes en mettant un nom sur le visage ou vice-versa. Tout ce que le nouvel employé doit faire est de consulter le répertoire de l'organigramme pour savoir quel employé est responsable de quoi, quel est son titre de poste, etc., ce qui facilite l'intégration.

Il y a tellement d'avantages à utiliser un logiciel d'annuaire des employés en ligne. Nous voulons vous aider à choisir le bon logiciel pour votre entreprise. Nous avons répertorié ici les trois meilleures solutions actuellement disponibles sur le marché.

Meilleures solutions logicielles d'annuaire des employés en ligne

Connecteam est une application tout-en-un pour les employés, facile à utiliser et dotée de nombreuses fonctionnalités qui font de la communication d'équipe un jeu d'enfant. Si vous avez un grand nombre d'employés sans bureau, Connecteam est fait pour vous.

Connecteam est bénéfique tant pour les managers que pour les employés. Les employés ont accès à portée de main à un répertoire d'employés toujours mis à jour, où ils peuvent rechercher n'importe qui par son nom, sa date de naissance, son emplacement, son titre de poste, son service ou toute autre information qu'il ajoute à son profil. Ils n'auront plus jamais besoin d'ajouter manuellement le numéro de téléphone de quelqu'un dans leur téléphone, car tout est entièrement automatisé et mis à jour. Depuis le répertoire des employés, les employés peuvent s'appeler ou s'envoyer des messages, envoyer des gifs, partager des formulaires et envoyer tout autre type de média.

Les managers bénéficient de ne plus jamais avoir à mettre à jour manuellement la fiche de contact des employés. Les employés qui travaillent pour votre entreprise seront actifs, et lorsqu'ils quittent l'entreprise, leur profil est désactivé. De plus, les managers ont un contrôle total sur les informations partagées. Si vous ne voulez pas que chaque employé accède au numéro de téléphone personnel du PDG, vous pouvez masquer ce champ (cela vaut pour chaque employé et chaque champ).

En plus d'ajouter les coordonnées des employés au répertoire, vous pouvez également ajouter des fournisseurs tiers, des fournisseurs et des clients que vous contactez fréquemment.

Avantages :

• Recherche avancée - trouvez rapidement qui vous cherchez en recherchant par nom, rôle, succursale, service, emplacement, anniversaire ou toute autre chose dans le profil d'un utilisateur.
• Paramètres avancés - les administrateurs décident qui apparaît dans le répertoire et quels attributs de profil sont visibles.
• Chat - envoyez des messages intégrés à l'application, passez des appels, envoyez des e-mails ou envoyez des SMS.
• Conçu pour les déplacements - communiquez facilement directement depuis votre téléphone mobile en quelques secondes.
• Partage de médias - envoyez des photos, des gifs, des documents, des formulaires et des emojis à vos collègues.
• Tellement plus- Connecteam a plus qu'une simple liste de téléphone des employés. Il comporte également des fonctionnalités telles que des publications sur les réseaux sociaux, des mises à jour, des enquêtes, une boîte à suggestions, etc.

Prix ​​: Pour seulement 29$/mois, vous pouvez profiter de toutes les fonctionnalités offertes par Connecteam. Ou commencez par l'essai gratuit pour tester les eaux.

Si vous disposez de licences Office 365 pour TOUS vos employés, alors Skype est une bonne solution pour vous en tant que logiciel d'annuaire des employés en ligne. Vous pouvez facilement discuter ou appeler qui vous voulez via votre téléphone mobile, votre ordinateur de bureau ou votre tablette. Si vous êtes une entreprise de haute technologie, Skype fonctionnera bien pour vous.

Avantages :

• Partage d'écran : partagez tout ce dont vous avez besoin, comme des présentations ou des photos.
• Enregistrer un appel - vous pouvez toujours revenir en arrière et écouter les informations critiques que vous avez peut-être manquées ou oubliées.
• Obtenez un numéro local - vous pouvez choisir un numéro dans n'importe quel pays ou région. De cette façon, les personnes qui n'utilisent pas skype peuvent facilement vous joindre, vous et vos employés.

Prix ​​: Lorsque vous appelez un utilisateur Skype, c'est totalement gratuit. Cependant, si vous avez besoin d'appeler des lignes fixes ou des téléphones portables via Skype, cela peut coûter environ 2,3 cents par minute et des frais de connexion de 4,9 cents.

Si vous êtes une entreprise qui utilise le logiciel SAP (systèmes, applications et produits), ce sera un bon logiciel d'annuaire d'entreprise pour votre entreprise.

Avantages :

• Prise de décision - stimulez la prise de décision lors d'une urgence au travail.
• Recherche d'employés - localisez les fichiers et les données des employés de n'importe où, même hors ligne.

Prix ​​: En termes de prix, vous devrez demander une démo pour ensuite vous voir présenter un devis.

L'essentiel sur l'utilisation du logiciel d'annuaire des employés en ligne

La fonction la plus couramment utilisée sur votre téléphone professionnel est le répertoire. Des employés du gouvernement et de l'État aux petites et grandes entreprises, chaque employé doit contacter un collègue à un moment ou à un autre. Le logiciel d'annuaire des employés en ligne vous permet de faire exactement cela. C'est plus qu'une simple liste de numéros de téléphone pour les employés; le logiciel permet de sécuriser les données de votre entreprise tout en vous fournissant rapidement les informations nécessaires.

Un logiciel d'annuaire des employés en ligne aide votre équipe à interagir les unes avec les autres, à connecter différents services et permet aux nouveaux employés d'apprendre rapidement l'organigramme de l'entreprise.

C'est pourquoi il est crucial pour votre entreprise d'avoir un logiciel de répertoire d'employés facile à utiliser.