Le guide ultime pour un processus d'intégration des employés réussi en 2022

Intégrer un nouvel employé dans votre entreprise est plus facile à dire qu'à faire. En réalité, l'intégration ne se limite pas simplement à leur fournir de nouvelles compétences et de nouveaux outils pour effectuer leur travail.

Un processus d'intégration réussi garantit que chaque nouvelle recrue adopte la culture, les valeurs et les politiques de l'entreprise. Il s'agit également de faciliter l'intégration d'un individu dans un nouvel environnement et de le familiariser avec une nouvelle équipe.

En fonction de votre secteur d'activité et du rôle attendu du nouvel employé, le processus d'intégration peut varier en durée et en durée. En fin de compte, les premiers jours, semaines et mois d'emploi d'un employé jouent un rôle clé dans le taux de roulement et de rétention de votre entreprise.

Et ce n'est qu'effleurer la surface . Décrivons exactement ce qu'est l'intégration, ses nombreuses étapes, le temps qu'elle prend et les meilleures pratiques pour intégrer de nouveaux employés.

Qu'est-ce que l'intégration ?

L'onboarding fait référence à l'introduction et à l'intégration d'une nouvelle recrue dans une entreprise (par opposition à l'offboarding). Conçue pour aider les employés à comprendre leurs nouveaux rôles et exigences, l'intégration garantit que chaque nouvelle embauche adopte de manière transparente la culture, les valeurs et les pratiques de l'entreprise.

L'intégration est un processus qui peut inclure une grande variété d'activités, allant de la création de liens d'équipe et de la formation à l'apprentissage des politiques. En termes de durée, l'intégration peut prendre quelques semaines, voire un an, selon le rôle et l'industrie dans lesquels travaille la nouvelle recrue.

Une fois le processus d'intégration terminé, l'employé doit avoir suffisamment de compétences et d'aptitudes dans son travail.

Quelles sont les activités typiques du processus d'intégration ?

Il n'y a pas de description définitive des activités qui doivent être incluses dans un processus d'intégration donné. Cela dépend uniquement du rôle joué par la nouvelle recrue et de l'industrie dans laquelle elle travaillera. Cependant, il existe des activités communes qui sont généralement incluses dans de tels programmes. Ceux-ci inclus:

• Nouveaux papiers d'embauche

• Formation culture et valeurs

• Formation politique

• Rôles et responsabilités

• Lecture du manuel de l'employé

• Soumission de documentation

• Visites du lieu de travail

• Séances de cohésion d'équipe

• Partie prenante 1:1

• Présentation des avantages

Quels composants composent le processus d'intégration

L'intégration commence généralement lorsque les nouvelles recrues acceptent leur offre d'emploi et se termine une fois qu'elles sont pleinement intégrées dans l'entreprise. Mais entre ces étapes, certains composants font partie intégrante du processus.

Préembarquement

L'intégration peut commencer avant même que l'employé ne commence sa première journée. L'entreprise peut fournir au nouvel employé des étapes de pré-embarquement pour le mettre en contact avec l'entreprise à l'avance. Certaines étapes de préembarquement typiques incluent :

• Envoi d'un colis de soins à la nouvelle recrue en signe de bonne volonté. Il peut s'agir de marchandises de l'entreprise, de bonbons, de chèques-cadeaux, etc.
• Donner au nouvel employé une visite préliminaire du lieu de travail avant sa date de début.
• Envoi d'informations précieuses sur l'entreprise, y compris les organigrammes, les informations sur les avantages sociaux et les valeurs de l'entreprise.
• Déléguer un copain d'intégration pour contacter la nouvelle recrue avant la date de début. Ils sont disponibles pour répondre à toutes les questions logistiques.

Orientation

Cette activité permet au nouvel employé de s'immerger dans les fondamentaux fondamentaux de l'entreprise, y compris les valeurs, la structure, la vision et les objectifs. Les étapes d'orientation typiques comprennent :

• Lire le manuel de l'employé et les politiques de l'entreprise
• Suivre les premières étapes de la formation en cours d'emploi
• Participation aux démarches administratives obligatoires

Pour éviter de se sentir submergés par les informations, les nouvelles recrues consacreront souvent les premiers jours, voire la première semaine, à leur orientation.

Bâtiment de fondation

Cela peut prendre des mois pour qu'une nouvelle recrue s'intègre dans son entreprise. Une partie typique de l'intégration consiste à découvrir les piliers qui forment l'identité d'une entreprise, y compris l'image de marque, la culture d'entreprise, les valeurs et la vision.

Selon Gallup, l'intégration devrait prendre jusqu'à un an. De plus, il y a cinq questions clés auxquelles les nouvelles recrues doivent répondre :

1. A quoi croyons-nous par ici ?
2. Quels sont mes points forts ?
3. Quel est mon rôle ?
4. Qui sont mes partenaires ?
5. A quoi ressemble mon avenir ici ?

Les réponses à ces questions sont les bases du parcours du nouveau collaborateur au sein de l'entreprise.

Systèmes de mentorat et de jumelage

Les employés ne peuvent pas embarquer seuls. Il est utile d'avoir au moins un pair désigné qui n'est pas en position d'autorité directe mais vers qui ils peuvent se tourner pour obtenir des conseils, le moral des employés et des réponses à toute question.

Lorsqu'il s'agit d'intégrer de nouveaux employés, de nombreuses entreprises fournissent des «copains» ou des mentors. Ils sont là pour orienter les nouvelles recrues dans la bonne direction, que ce soit vers les bonnes réunions, où trouver les toilettes ou les points de contact.

Un copain sera officiellement disponible pendant toute la durée de la période d'intégration, devenant progressivement moins pratique au fil du temps.

Embarquement

Les salariés expérimentés qui ont pris des congés de longue durée (congés médicaux, congés familiaux, etc.) peuvent nécessiter une réintégration. Ce processus aide les employés à se réacclimater à leurs flux de travail typiques tout en les informant des nouveaux changements et politiques de l'entreprise. Cela peut les aider à se mettre à niveau efficacement, à maintenir leur productivité et à s'intégrer de manière transparente dans l'équipe.

La réintégration peut s'appliquer aux employés promus ou à ceux qui changent de service. Cela aide également les employés qui reviennent à entrer en contact avec de nouveaux membres du personnel. Une annonce de bienvenue peut être un moyen simple et efficace de profiter à la fois à l'employé de retour et aux nouvelles recrues.

Membres du personnel impliqués dans l'intégration

L'intégration de nouveaux employés n'est pas la responsabilité d'un seul individu. Bien que chaque entreprise ait ses activités d'intégration uniques, plusieurs personnes sont généralement impliquées dans la mise en œuvre de la méthode. Les membres du personnel et les départements suivants se voient généralement confier des responsabilités d'intégration :

• Ressources Humaines (RH) : Collecte de la documentation des nouveaux employés (licences, déclarations, avantages sociaux, etc.) ; fournir des visites du lieu de travail et des ressources d'entreprise telles que des organigrammes et des manuels d'employés.
• Gestionnaires/superviseurs : s'entendre sur les rôles et les responsabilités, les normes, les attentes et le comportement au travail des nouveaux employés ; présenter aux membres de l'équipe et aux départements concernés ; établir des relations clés.
• Formateurs des employés : fournir des ressources d'intégration ; enseigner la culture, les valeurs, la vision et les objectifs de l'entreprise.
• Collègues : faire en sorte que la nouvelle recrue se sente la bienvenue ; leur donner un coup de main; montrant comment l'équipe collabore sur les travaux et les projets.
• Copains/mentors d'intégration : Aider personnellement le nouvel employé dans tous les aspects de son processus d'intégration ; s'assurer que toutes les étapes sont claires ; répondre à toute question relative à l'entreprise.

Adaptation du processus d'intégration pour différents rôles

Différents postes nécessitent différents types de programmes d'intégration. Ils doivent être adaptés pour répondre aux besoins du rôle, en fonction de leurs niveaux de responsabilité ou du statut de l'entreprise.

• Les gestionnaires et les superviseurs doivent examiner en détail toutes les politiques, processus et manuels des employés de l'entreprise. Ils doivent apprendre à encadrer et à coacher leurs subordonnés dans le cadre de leur nouveau poste.
• Les travailleurs à distance doivent être formés à la gestion de leur temps, à l'équilibre entre leur travail et leurs responsabilités personnelles, et se soumettre à des contrôles réguliers, tout en adoptant la culture et les valeurs de l'entreprise.
• Les travailleurs handicapés doivent être adaptés en fonction de leur situation particulière. Les nouvelles recrues peuvent bénéficier de documents d'intégration non écrits, de conseils plus pratiques, d'attentes ajustées, de modes de communication alternatifs, etc.
• Les anciens combattants peuvent avoir du mal à convertir leurs compétences militaires en milieu de travail. Leur programme d'intégration doit être adapté pour maximiser leurs compétences actuelles.
• Les travailleurs précédemment incarcérés peuvent avoir besoin d'un soutien supplémentaire de la part d'un compagnon d'intégration, afin de faciliter leur retour dans un lieu de travail traditionnel.
• Les entrepreneurs indépendants exigent un type d'intégration différent des employés à temps plein ou à temps partiel, y compris des instructions de facturation, des normes de conduite, des politiques et des avantages différents.
• Les cadres doivent se renseigner sur la structure organisationnelle de l'entreprise, afin de maximiser leurs relations avec les chefs de service et les parties prenantes concernées.

Maintenant que vous comprenez mieux le processus d'intégration, à qui il s'applique et les activités typiques, il est important d'adopter des habitudes saines pour que le processus soit le plus réussi possible.

Meilleures pratiques pour un processus d'intégration incroyable

Prends ton temps

Une étude a révélé que 31 % des nouvelles embauches partent au cours des six premiers mois, tandis que 68 % d'entre elles partent au cours des trois premiers mois. Pendant ce temps, il y a beaucoup d'informations à traiter et il peut être difficile de rester à flot sans une aide suffisante.

Ainsi, afin d'éviter que les nouvelles recrues ne se noient sous une surcharge d'informations, maintenez le processus d'intégration bien au-delà des premiers jours et des premiers mois. Lorsque vous faites cela, vous aidez l'employé à apprendre à son propre rythme la culture de l'entreprise, son rôle, les avantages, les politiques de l'entreprise, etc.

Fixez-vous des objectifs clairs

Ayez des objectifs clairs en place et vérifiez fréquemment pour voir les progrès, car cela aidera le salarié à se concentrer sur ce qui est réellement nécessaire et peut clairement servir le développement de son propre employé.

En aucun cas, un nouvel employé ne doit être confus et ne pas savoir sur quoi il doit travailler. Les nouvelles recrues veulent impressionner. Comment peuvent-ils faire cela s'ils ne font même pas ce que vous voulez ? Lorsque vous définissez des objectifs clairs dès le début, tout le monde est sur la même longueur d'onde et la confusion est évitée.

Avoir des mentors chevronnés

Une enquête a en fait révélé que 56 % des employés pensent qu'avoir un mentor au travail était essentiel lors du premier démarrage. Les gestionnaires au-dessus de la nouvelle recrue sont là pour s'assurer qu'ils sont sur la bonne voie et confiants. Assurez-leur que le succès et le bonheur de l'équipe sont une priorité absolue.

Passez la meilleure première semaine

En tant que manager, vous souhaitez faire bonne impression auprès de votre nouvel employé. Selon Ben Peterson, PDG de BambooHR, "la pire chose pour un nouvel employé est d'être courtisé tout au long du processus de recrutement, puis d'arriver au travail et que la réceptionniste ne vous attend même pas ou que votre bureau n'est pas aménagé".

Tout doit être mis en place dès leur entrée dans le bâtiment, par exemple : décorer leur bureau, les présenter à tout le monde, leur donner un kit de bienvenue et les inclure dans les réunions.

Enregistrement fréquent

Lorsqu'il s'agit d'intégrer de nouveaux employés, vous devez discuter avec eux aussi souvent que possible. De cette façon, ils se sentent inclus et bienvenus. S'ils ont des questions, ils n'hésiteront pas à vous contacter. Bien trop souvent, les employés font simplement ce qu'ils pensent être juste sans vraiment connaître le processus parce qu'ils sont trop nerveux pour demander.

Au cours de leur première semaine, vérifiez toutes les demi-heures. À la fin de leur première semaine, asseyez-vous avec eux et récapitulez ce qui s'est passé et ce qui devrait se passer à l'avenir. Faites ce processus chaque semaine pendant le premier mois et continuez à récapituler tous les mois ou tous les trois mois.

Évaluez vos processus d'intégration

En tant qu'employeur, vous devez toujours évaluer l'efficacité de vos processus d'intégration, ainsi que d'autres indicateurs clés de leur succès. Ceux-ci inclus:

• Temps de productivité : Combien de temps faut-il à une nouvelle recrue pour se mettre à niveau et devenir un contributeur précieux au succès de l'entreprise ? Identifier le temps qu'il a fallu pour atteindre les KPI aidera à mesurer cette métrique.
• Rotation/rétention : comparez les niveaux de rotation et de rétention des employés entre des groupes d'employés en fonction de l'année où ils ont commencé leur emploi.
• Seuil de rétention : Calculez combien de temps il faut à un employé moyen pour quitter l'entreprise. Les employeurs peuvent identifier des modèles tout en adaptant leurs entretiens de départ pour identifier les causes du roulement.
• Enquêtes auprès des nouvelles recrues : Fournissez aux nouvelles recrues des enquêtes et des points variables de leur première année pour suivre les progrès. Il peut également s'avérer utile pour les copains d'intégration de soumettre également des enquêtes similaires.
• Engagement et satisfaction des employés : l'expérience d'intégration doit être amusante et engageante, capter l'attention de l'employé et lui faire sentir qu'il est le bienvenu dès le premier jour.
• Évaluations des performances : comparez les performances de votre nouvelle recrue d'une semaine à l'autre. Par exemple, il devrait y avoir une grande amélioration des performances après un an par rapport au moment où ils ont commencé.

Avoir un retour

La vie et le travail changent fréquemment, alors assurez-vous de demander à vos employés ce qu'ils pensent de la façon dont les choses se passent. Créez des enquêtes et des sondages en direct pour obtenir des commentaires cohérents. Votre objectif est de vous assurer que vos nouvelles recrues tirent réellement profit de l'intégration.

Déplacer le processus d'intégration vers le numérique

Avec tous les processus impliqués dans un processus d'intégration des employés, il est absolument essentiel que vous disposiez des bons outils pour vous assurer que rien ne manque et que vos nouvelles recrues disposent de tout ce dont elles ont besoin pour réussir.

L'application de gestion des employés tout-en-un de Connecteam vous offre le moyen le plus simple et le plus amusant de former et de développer votre équipe en proposant une intégration, une formation de routine, des cours réglementaires, des quiz et une amélioration des compétences professionnelles.

Avec Connecteam, vous pouvez :

• Fournissez du matériel de formation aux employés en utilisant des documents existants, des fichiers PDF, des médias et des services Web tels que YouTube, Dropbox, Google Drive ou le site Web de votre entreprise.
• Créez des questionnaires en ligne par sections, utilisez une bibliothèque adaptable et surveillez les progrès de la formation à partir du tableau de bord de l'administrateur.
• Créez des sondages pour évaluer les besoins et le succès de la formation ou utilisez la boîte à suggestions pour recevoir des commentaires à tout moment.

L'un des avantages de la fonctionnalité de formation de Connecteam est qu'elle permet aux managers de suivre facilement la progression de l'employé tout au long de son intégration. Le tableau de bord montre où en est chaque employé dans son processus, quels questionnaires il a terminé (quel a été son score), quel matériel il a lu ou non, etc. Cela permet au gestionnaire de savoir ce qui se passe en temps réel afin qu'il puisse intervenir à tout moment si nécessaire.

Maintenant que vous connaissez quelques bonnes pratiques d'intégration et que vous disposez des applications pour les employés pour les mettre en œuvre, à quoi devrait ressembler le premier jour de votre nouvelle recrue ? Et les premiers mois ? Continuez à lire pour le découvrir.

Combien de temps dure le processus d'intégration ?

Jour un

Votre objectif est que le nouvel employé rentre chez lui et dise joyeusement à sa famille et à ses amis qu'il a passé la meilleure première journée de sa vie.

• Définissez les attentes . Quel est le rôle du nouvel employé ? Quelles sont leurs responsabilités ? Assurez-vous que tout le monde est au courant. Expliquez clairement toutes les attentes et partagez les politiques de l'entreprise.
• Présentez les objectifs . Acclimater les nouveaux embauchés à la culture de l'entreprise. Lorsque les employés savent à quoi s'attendre de leur environnement de travail, ils sont en mesure de prendre de meilleures décisions qui correspondent à la mission de l'entreprise.
• Emmenez-les déjeuner afin que vous puissiez facilement établir une relation. De plus, cela aide à se débarrasser de la nervosité du premier jour lorsque le nouvel employé se trouve dans un environnement détendu.
• Assurez-vous que le poste de travail est prêt . Le nouvel employé doit avoir un ordinateur avec des informations de connexion et tous les logiciels de formation téléchargés, ainsi qu'un uniforme (s'il y en a un) et un butin d'entreprise.
• Donnez-lui un copain . Le nouvel employé devrait avoir quelqu'un sur qui s'appuyer librement et avec qui déjeuner. Un copain d'intégration les présente aux gens et vérifie que tout va bien.
• Enquête après le premier jour . Enregistrez-vous avec le nouvel employé après son premier jour pour évaluer comment tout s'est passé.

Une liste de contrôle pour les nouveaux employés peut aider l'employé à effectuer toutes ses tâches nécessaires le premier jour.

Première semaine

Assurez-vous que le nouvel employé a établi une connaissance de ses responsabilités professionnelles, des processus internes et des attentes.

• Rendre la formation réelle . Partagez avec eux tous les programmes de formation qu'ils doivent suivre, comme une présentation de l'entreprise, apprendre à connaître les clients et se préparer pour l'année à venir. Pour ce faire, utilisez des présentations de cours en ligne ou des documents papier.
• Conformité . Assurez-vous que l'employé signe tous les documents pertinents et les soumet aux professionnels des ressources humaines de l'entreprise.
• Socialisation . Le nouvel employé doit déjeuner avec les membres seniors de l'équipe et être accueilli personnellement par le superviseur du groupe.
• Enquête après la première semaine . Enregistrez-vous pour voir comment la première semaine s'est déroulée, voir si la nouvelle recrue a des questions ou des préoccupations, ce qu'elle pense de ses collègues et de son manager, etc.

Enregistrement d'un mois

Vérifiez que vos nouvelles recrues sont engagées, heureuses et qu'elles n'ont pas de questions en suspens.

• Obtenez une rencontre en face à face . Asseyez-vous avec le nouvel employé et discutez avec lui pour voir comment il s'en sort. Passez en revue les premières semaines et répondez à toutes les questions. Vérifiez auprès de leur copain ce qu'ils pensent du nouvel employé.
• Socialiser . Le nouvel employé doit continuer à être impliqué dans les réunions et rencontrer continuellement des personnes de différents départements.
• Offrir des commentaires. Donnez au nouvel employé une rétroaction continue afin qu'il se sente connecté et impliqué, et qu'il sache comment il progresse au quotidien.
• Recevez des commentaires . Permettez à l'employé de partager ses commentaires avec vous. Qu'il s'agisse du processus d'intégration ou d'idées sur la croissance de l'entreprise, il devrait y avoir une plate-forme (boîte à suggestions, par exemple) pour qu'ils puissent s'exprimer.
• Gardez l'élan . Continuez à assigner des tâches et à créer des objectifs professionnels ensemble.
• Faites un plan . Établir un plan de formation annuel pour la nouvelle recrue. Vérifiez auprès d'eux pour voir s'ils manquent quelque chose et quelle formation supplémentaire ils ont besoin.

Après 3 mois (90 jours)

Assurez-vous que l'employé se sent chez lui. La plupart des nouveaux employés déterminent au cours des trois à six premiers mois s'ils souhaitent rester dans l'entreprise dans un avenir prévisible.

• 1:1 avec le gérant . Le responsable du nouvel employé doit être en mesure de partager son point de vue sur le déroulement des trois premiers mois, les objectifs atteints et ce qu'il reste à faire. Le nouvel employé doit être libre de partager son point de vue.
• Enregistrement informel . Habituellement, une entreprise dispose d'un check-in de six mois et d'un an pour discuter des KPI atteints et du prochain trimestre. Cependant, lorsque vous avez une nouvelle embauche, organisez un enregistrement informel de trois mois afin de pouvoir discuter des évaluations de performance et des objectifs.
• Créer leurs propres objectifs . Permettez au nouvel employé de fixer ses propres objectifs pour les trois prochains mois. Au fur et à mesure qu'on leur confie des missions, ils doivent toujours savoir quels objectifs ils doivent atteindre chaque mois et chaque trimestre.
• Enquête sur les 3 premiers mois . Réalisez une enquête pour voir comment les trois premiers mois du nouvel employé se sont déroulés. Déterminez s'ils ont une bonne compréhension de leurs responsabilités et de leurs objectifs.

Après six mois

Demandez au nouvel employé d'atteindre ses objectifs à temps et au-delà des attentes tout en entretenant une relation solide avec ses collègues. L'employé doit être confiant, engagé et toujours désireux d'apprendre.

• Enregistrement de six mois . Tout comme vous l'avez fait avec un enregistrement informel de trois mois, faites la même chose à six mois, mais restez formel à la place. Passez en revue les progrès accomplis jusqu'à présent et continuez à développer de nouveaux objectifs.
• Socialisation . Dans quelle mesure sont-ils impliqués dans les événements de l'entreprise ? Participent-ils à de nombreuses réunions ? À l'heure actuelle, ils devraient assister à toutes les réunions d'entreprise pertinentes. Il/elle doit être impliqué(e) dans des activités en dehors de sa description de poste.
• Rencontre avec un copain . Asseyez-vous avec le copain/mentor et discutez du déroulement des six premiers mois et voyez s'il est temps d'arrêter le processus de mentorat. Jauge quoi d'autre serait utile à la nouvelle location.

La première année

Avoir un employé pleinement engagé, confiant et développé. Il/elle doit avoir une bonne compréhension de la culture et des objectifs de l'entreprise.

• Vérifier la productivité . Quelle a été leur performance ? Quels KPI ont été atteints ? Quels sont les travaux supplémentaires à effectuer ? Célébrez les réussites et offrez une reconnaissance aux employés lorsqu'ils ont excellé.
• Planifiez à l'avance . Choisissez de développer en permanence vos employés (de première ligne ou non) et jouez cartes sur table, ils doivent savoir quelles sont les opportunités qui les attendent.
• Développement professionnel . Quels objectifs et opportunités d'apprentissage sont pertinents pour l'année à venir ? Discutez-en ensemble.
• Enquête après la première année . L'employé doit être en mesure d'exprimer pleinement comment l'ensemble du processus d'intégration s'est déroulé de son point de vue afin que vous puissiez améliorer l'intégration pour la prochaine nouvelle embauche. Il s'agit essentiellement d'une évaluation annuelle des employés.

L'essentiel sur le processus d'intégration de vos employés

Maintenant que vous connaissez les principales pratiques et activités d'intégration, et quand les mettre en œuvre, vous devez être mieux préparé lorsque vous embauchez des employés et leur donner le départ idéal pour leur parcours professionnel dans votre entreprise (même pendant la période des fêtes).

Et si vous disposez des bonnes solutions logicielles pour mettre en œuvre ces pratiques, vous pouvez rendre le processus d'intégration efficace, engageant et efficient, tout à la fois.

N'oubliez pas que l'intégration ne se termine pas une fois qu'un employé commence à vraiment travailler. Ce n'est pas fini après une semaine ou même un mois. Le processus d'intégration de vos employés doit être continu. Vous pouvez également télécharger notre liste de contrôle d'intégration gratuite pour commencer.