15 meilleurs outils logiciels de planification des employés (gratuits et payants)
Publié: 2024-04-02
- 7 mars 2024
Contenu
Alors que le monde continue d'évoluer vers le numérique, de nouveaux outils sont apparus pour faciliter tous les aspects de l'entreprise, de la comptabilité à la publicité en passant par la planification des employés.
Si vous êtes un employeur, vous vous demandez probablement s'il existe un moyen plus simple de planifier vos employés. Même si l’utilisation d’un stylo, d’un papier ou d’un tableur fonctionne sans aucun doute, il existe aujourd’hui des solutions beaucoup plus efficaces à envisager.
Ici, nous allons présenter certaines de vos options en matière d'outils logiciels de planification des employés. Nous aborderons 15 des meilleurs outils du marché et ce qui les rend uniques. À la fin de ce guide, vous devriez avoir une bonne idée de l’outil le mieux adapté à vos besoins.
Caractéristiques des meilleurs outils logiciels de planification des employés
Avant d'entrer dans les détails de chaque outil individuel, obtenons un aperçu plus large de ce que vous devriez rechercher dans un outil de planification des employés. Cela vous aidera à comprendre comment chaque outil s’intègre dans le paysage plus large du marché.
- Interface utilisateur : personne ne veut regarder une interface utilisateur laide : elle diminue le moral des employés et rend tout beaucoup moins agréable. De plus, certaines interfaces utilisateur sont si difficiles à naviguer qu’elles peuvent diminuer la productivité. Assurez-vous que quel que soit le logiciel que vous choisissez, l’interface utilisateur est agréable et intuitive.
- Prix : Malheureusement, l’argent n’est pas illimité et les entreprises doivent toujours respecter leur budget. Même si certaines des options haut de gamme peuvent sembler attrayantes, assurez-vous de ne pas en faire trop et de ne pas dépenser de l'argent là où vous n'en avez pas besoin.
- Fonctionnalités de planification : les outils de planification actuels offrent une grande variété de fonctionnalités différentes, telles que les demandes d'échange d'équipes, les planificateurs par glisser-déposer et la planification automatisée. Examinez attentivement chacune des offres et notez les fonctionnalités qui sont les plus importantes pour vous.
- Outils d'analyse : certains outils de planification fournissent des fonctionnalités d'analyse approfondie des coûts de main-d'œuvre qui peuvent vous aider à maximiser votre retour sur investissement et à améliorer l'efficacité des travailleurs. Tous les outils ne l'incluent pas.
- Outils RH et de paie : certains des outils que nous couvrons sont des suites RH et de paie qui incluent des fonctionnalités de planification. Pour de nombreuses entreprises, cela peut s’avérer excessif, alors gardez vos besoins à l’esprit lorsque vous lisez ce guide.
Top 15 des outils logiciels de planification des employés
Maintenant que vous avez une compréhension de base de ce que les outils de planification des employés peuvent offrir, examinons certaines des meilleures options disponibles actuellement sur le marché.
1. ZoomShift
Site Web : zoomshift.com
Tarif : à partir de 2 $ par membre actif de l'équipe/mois
ZoomShift est un outil robuste qui facilite la communication en équipe, le suivi du temps et la planification. Les employeurs peuvent ajouter des quarts de travail au calendrier, qui se met à jour en temps réel pour garantir que les membres de l'équipe sont toujours sur la même longueur d'onde.
De plus, l'application mobile ZoomShift permet aux employeurs et aux employés d'utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel lors de leurs déplacements et d'apporter des modifications depuis n'importe où. Grâce à ZoomShift, les employeurs peuvent envoyer automatiquement des rappels de quart de travail par SMS, e-mail et notifications push pour améliorer la responsabilité des employés et réduire les erreurs.
ZoomShift permet également aux employés de demander facilement de nouveaux quarts de travail, de demander des congés et d'échanger des quarts de travail avec d'autres employés. La fonction Shift Swap aide les employés à communiquer avec leurs collègues pour remplir les quarts de travail lorsqu'un membre de l'équipe a une autre obligation. Les managers peuvent exiger l’approbation des échanges de quarts de travail ou laisser les employés s’en charger de manière totalement autonome.
De plus, la fonction d'horloge GPS permet de garantir que les employés pointent au bon endroit, au bon moment. Les managers peuvent choisir d'être alertés de tout pointage invalide afin de pouvoir rester au top de leur équipe à tout moment.
2. Adjoint
Site Web : adjoint.com
Tarif : à partir de 2,50 $ par utilisateur/mois
La combinaison d'analyses approfondies et de fonctionnalités de planification uniques de Representative en fait un acteur de premier plan dans le domaine. L'une des principales fonctionnalités de Representative est la possibilité d'importer des horaires à partir de feuilles de calcul et des informations sur le personnel à partir d'autres outils tels que Gusto, Oracle NetSuite OneWorld et Quickbooks.
De plus, adjoint fournit des outils d'analyse des coûts utiles qui aident les employeurs à décider quel membre du personnel sera le choix le plus rentable pour un quart de travail particulier. Il comprend également un profil de stress, qui aide les managers à rester attentifs aux employés surmenés lors de l'établissement des horaires. Cela peut réduire l'incidence de la redoutable « fermeture » (lorsqu'un employé doit fermer une nuit puis rouvrir le lendemain matin), qui peut affecter négativement le moral des employés.
3. Quand je travaille
Site Web : wheniwork.com
Tarification : à partir de 0 $ par utilisateur/mois
When I Work est une plate-forme adaptée aux appareils mobiles dotée d'une interface utilisateur intuitive qui contribue à améliorer le processus de planification des employés. Bien qu'il ne puisse pas importer les données des employés comme le fait Representative, il permet aux employés de remplir eux-mêmes leurs informations, ce qui peut accélérer les temps de configuration.
When I Work confie une grande partie du processus de planification aux employés. Par exemple, les employés peuvent sélectionner les heures où ils sont disponibles pour travailler et échanger des quarts de travail avec d'autres collègues avec ou sans l'approbation du responsable, selon les paramètres.
Comme Representative, il fournit des analyses des coûts de main-d'œuvre pour aider à maximiser l'efficacité du point de vue du retour sur investissement. Vous pouvez également utiliser l'API de When I Work pour vous connecter à un logiciel de point de vente ou de paie.
4. Feuilles Google
Site Web : google.com/sheets/about
Prix : Gratuit
Google Sheets n'est pas spécifiquement conçu pour la planification des employés, mais il mérite une place dans cette liste car il est entièrement gratuit, très flexible et la plupart des managers et des employés en ont déjà une certaine expérience.
Google Sheets est simplement un tableur. Cependant, contrairement à Excel, il est basé sur le cloud, donc les modifications sont mises à jour en temps réel. Cela signifie que vous ne rencontrerez pas de problèmes avec des employés qui consultent d'anciennes versions de l'horaire et manquent des quarts de travail ou se présentent aux mauvais.
Dans l'ensemble, Google Sheets peut être une solution adéquate pour les équipes comptant seulement quelques employés qui ne peuvent pas se permettre de dépenser de l'argent supplémentaire pour un outil de planification. Il n'est pas conçu pour la planification, mais il fera le travail en un clin d'œil.
5. Google Documents
Site Web : google.com/docs/about
Prix : Gratuit
Comme Google Sheets, Docs offre un moyen gratuit et basé sur le cloud de planifier les employés. La seule différence est que Docs est un traitement de texte et non un tableur. Par conséquent, vous n’aurez pas la flexibilité supplémentaire d’écrire du code pour étendre ses fonctionnalités.
Google Docs se met également à jour en temps réel afin que tout le monde puisse rester sur la même longueur d'onde. Il s'agit essentiellement d'une avancée par rapport à la planification sur papier et au crayon et n'offre pas trop d'avantages.
6. Google Agenda
Site Web : calendrier.google.com/calendar
Tarif : Gratuit
Source
Comme Docs et Sheets, Calendar est un programme gratuit qui vous permet de planifier les employés à l'aide d'un calendrier. Cependant, par rapport aux deux autres produits Google, Calendar peut également envoyer des notifications par e-mail pour alerter les employés des quarts de travail.
Dans l'ensemble, il est un peu mieux adapté à la planification (c'est un calendrier, après tout), mais il ne fournit pas toutes les fonctionnalités utiles qu'un outil de planification dédié peut offrir. Néanmoins, pour le prix très bas de la gratuité, c'est une option à considérer si vous avez un budget serré.
7. Jour de planification
Site Web : planday.com
Tarif : à partir de 2 $ par utilisateur/mois
Planday est un outil de planification basé sur le cloud qui propose une pointeuse, un planificateur d'équipes, un calendrier de travail posté et un horaire de travail. L'une des fonctionnalités les plus utiles de Planday est son reporting financier programmé.
Cela permet aux employeurs de voir les coûts salariaux, les heures travaillées et le pourcentage des revenus payés en salaires directement à partir de la vue du calendrier. Planday permet également aux employeurs de créer des paramètres de conformité, qui enverront des alertes lorsqu'un horaire enfreint les règles de conformité.
8. Tableau de bord
Site Web : shiftboard.com
Prix : Inconnu
L'une des meilleures fonctionnalités de Shiftboard est son interface utilisateur – la plupart d'entre elles sont incroyablement claires et bien organisées, ce qui rend l'utilisation de l'outil une expérience agréable. Cependant, la vue du calendrier est un peu exiguë et désordonnée, de sorte que les administrateurs peuvent ne pas avoir une aussi bonne expérience avec Shiftboard que les employés.
Comme adjoint, Shiftboard peut importer les données des employés depuis Excel, ce qui accélère l'intégration. Il comporte également une sous-section pour les candidatures en attente, ce qui peut faciliter l'embauche de nouveaux employés.
9. Applications de chat (WhatsApp, Messenger)
Site Web : Divers
Tarif : Gratuit
Les applications de chat, comme WhatsApp, Messenger et Telegram, ne sont pas conçues pour la planification, mais de nombreuses entreprises les utilisent avec succès à cette fin. Ce ne sont pas les meilleurs outils pour le travail, mais ils peuvent être utilisés pour planifier les employés gratuitement.
Cependant, même si le prix inexistant est certainement attrayant, vous risquez de perdre de l’argent à cause d’une erreur humaine. Les applications de chat ne peuvent pas mettre à jour les plannings en temps réel comme d'autres outils, vous comptez donc sur les employés et les managers pour suivre manuellement les plannings et mettre à jour les employés en conséquence. Si vous avez une petite équipe, cela peut bien fonctionner, mais cela peut être un cauchemar logistique pour les grandes entreprises.
10. Asanas
Site Web : asana.com
Tarif : commence à 0 $/mois
Asana est un autre outil qui, bien qu’il ne soit pas conçu pour la planification des employés, peut être bricolé pour le faire très bien.
À la base, Asana est un outil de gestion de projet. Pour l'utiliser pour la planification des employés, vous pouvez configurer des tâches qui correspondent aux équipes et leur affecter différents employés. Asana peut ensuite envoyer des e-mails pour alerter les membres du personnel de l'approche des quarts de travail, et les employés peuvent commenter les tâches pour communiquer entre eux.
Les équipes qui utilisent déjà Asana ou un logiciel similaire pourraient envisager cette option. Cependant, Asana ne fournit aucune fonctionnalité supplémentaire pour les échanges d'équipes, l'analyse des coûts de main-d'œuvre ou tout autre élément directement lié à la planification des employés.
11. L'humanité
Site Web : humanity.com
Tarification : commence à 3 $ par utilisateur/mois avec un minimum de 80 $/mois
Humanity est l'un des meilleurs choix pour les entreprises qui utilisent déjà des outils RH ou POS dans leurs opérations quotidiennes. Il s'intègre à de nombreux outils standards de l'industrie et propose également une API afin que les utilisateurs experts puissent réaliser leurs propres intégrations.
L'outil permet aux employeurs de planifier, d'intégrer et de mettre à jour les employés. Deux caractéristiques uniques de la plateforme sont ses prévisions de ventes et sa planification automatisée. L'humanité extrait les données des logiciels de point de vente pour analyser le nombre d'employés qui doivent travailler pour maximiser les ventes.
Pour automatiser les plannings, les employeurs saisissent les données et les exigences des équipes, et Humanity les compare aux prévisions de ventes pour créer un planning optimisé. Cependant, les employeurs intéressés à utiliser cette fonctionnalité devront payer des frais supplémentaires.
12. Élingue
Site Web : getsling.com
Tarif : Gratuit
Sling est un outil de planification des employés de premier plan auquel font confiance des entreprises comme Amazon, Subway et The UPS Store. La chose la plus impressionnante à propos de Sling est peut-être que les principales fonctionnalités de l'outil sont disponibles gratuitement.
En effet, pour la modique somme de 0 $ par mois, les employeurs ont accès à la planification des quarts de travail, aux demandes de quarts de travail, aux offres de quarts de travail, aux alarmes de quarts de travail, aux demandes de congés et à de nombreuses autres fonctionnalités pour un nombre illimité d'utilisateurs.
Cependant, des fonctionnalités plus avancées, telles que le géorepérage, le suivi des heures supplémentaires, la synchronisation de Google Calendar et les échanges d'équipes, ne sont disponibles que sur les forfaits payants. Dans l’ensemble, Sling est un bon moyen de tester le terrain avant de réaliser un investissement monétaire important dans un outil de planification.
13. Kronos Workforce est prêt
Site Web : kronos.com/products/workforce-ready-suite
Tarif : à partir de 6 $ par employé/mois
Kronos Workforce Ready est une solution RH. Bien que Kronos déclare qu'il est conçu pour les PME, son ensemble de fonctionnalités met l'accent sur les grandes entreprises. En effet, de nombreux propriétaires de petites entreprises se sentiront perdus en parcourant les fonctionnalités étendues.
Bien que Kronos fournisse une plateforme RH globale, il propose également un outil de planification dans le cadre de la suite ou en tant qu'outil autonome. L'une de ses meilleures fonctionnalités est les paramètres d'horaire, qui vous permettent d'exécuter plusieurs horaires avec des règles différentes (pauses déjeuner, nombre maximum d'équipes, etc.), le tout sans interférer les uns avec les autres.
Malheureusement, Kronos n'inclut pas de fonctionnalité de chat pour faciliter la communication avec les employés.
14. APS en ligne
Site Web : apspayroll.com
Tarif : 3 $ par employé/mois pour la planification uniquement
APS OnLine est un logiciel de RH, de paie et de planification destiné aux entreprises de 100 à 3 000 salariés. De nombreuses petites entreprises le trouveront excessif (surtout compte tenu de son prix élevé de 5 $ par utilisateur et par mois), mais si vous avez besoin d'une solution qui prend en charge ces trois tâches, c'est une option à considérer.
Si vous souhaitez garder un œil attentif sur vos employés, la fonction de configuration des présences d'APS peut vous permettre de configurer des paramètres avancés pour le pointage d'arrivée et de départ. Par exemple, vous pouvez choisir de recevoir une alerte si un employé arrive cinq minutes en retard. Cependant, l'esthétique de la plateforme est plutôt sombre et grise, ce qui ne fera pas d'elle un succès auprès des salariés.
15. Horaires chauds
Site Web : quatrième.com
Tarification : à partir de 49 $/mois pour un emplacement et jusqu'à 30 utilisateurs
Contrairement à certains des autres outils que nous avons examinés, HotSchedules est entièrement axé sur la planification des employés, ce qui en fait un excellent choix pour les entreprises qui ont besoin d'outils de planification sans une tonne de fonctionnalités de paie et de ressources humaines.
Il est particulièrement adapté aux équipes qui utilisent leurs téléphones mobiles plutôt que leurs ordinateurs de bureau. Cela en fait un choix parfait pour les restaurants, les magasins de détail et autres entreprises où les employés sont debout. En fait, il existe une suite de logiciels complémentaires spécialement adaptés aux restaurants et aux entreprises hôtelières.
De plus, HotSchedules est l'une des rares plates-formes à fournir des mises à jour en temps réel sur les coûts et d'autres mesures. Cependant, l’interface utilisateur du bureau est un peu terne.
L'essentiel
Avec autant d’outils de planification des employés parmi lesquels choisir, les employeurs n’ont aucune excuse pour continuer à utiliser des méthodes de planification inefficaces et obsolètes. Au mieux, ils représentent un problème supplémentaire et, au pire, ils perdent de l'argent.
Cette liste devrait vous donner un point de départ solide pour commencer votre recherche. Même si rechercher autant d’options peut sembler intimidant, les résultats de vos efforts en valent la peine.
Marc Lindquist
Mark partage 44 % des lettres qui composent le mot « marketing », son avenir a donc été défini dès son plus jeune âge. Après un travail court mais financièrement lucratif en tant qu'imitateur de la célébrité Macaulay Culkin, Mark a réalisé sa prophétie et a rejoint l'équipe Mailshake en tant que stratège marketing.
