Développement de logiciels de comptabilité ERP - Tout ce que vous devez savoir

La planification des ressources d'entreprise (ERP) est un outil qui est normalement associé à des fonctions traitant de grandes quantités de données, par exemple, les opérations, les relations avec la clientèle et les ventes. Mais la grande question est de savoir s'il est également bénéfique pour la gestion des chiffres et les fonctions comptables ?

L'intégration de l'ERP et de la gestion financière d'une entreprise peut sembler très particulière, car on a l'impression qu'habituellement, à des fins comptables, seul un logiciel comptable peut faire ce qui est demandé. Cependant, la vérité est qu'un logiciel de comptabilité ERP offre bien plus que ce que fait un simple logiciel de comptabilité. Cet article vous aidera à comprendre tout ce que vous devez savoir sur les systèmes comptables ERP.

Que signifie ERP en comptabilité ?

Le logiciel de comptabilité de base avec un ensemble de modules est facilement capable d'effectuer des tâches financières spécifiques telles que la génération de bons de commande, la facturation, les paiements électroniques, la gestion des dépenses, les feuilles de temps, etc. Alors qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité ERP et en quoi est-il différent ?

Le système ERP conçu pour la gestion comptable et financière est capable d'effectuer toutes les tâches mentionnées ci-dessus. De plus, il peut également suivre de nombreux actifs corporels et incorporels, tels que les heures de travail, le cycle de vie du produit et d'autres mesures de performance. Un logiciel de comptabilité ERP peut également automatiser diverses tâches effectuées par les utilisateurs du service financier. Il garantit que toutes les transactions sont comptabilisées et rapportées avec précision.

Différences entre ERP et logiciel de comptabilité

Pour une meilleure compréhension, voici un résumé des principales différences entre un logiciel ERP et un logiciel comptable.

Logiciel

Il existe une grande différence dans la portée des logiciels lorsque nous comparons deux systèmes, ERP et logiciel de comptabilité. Un logiciel de comptabilité fonctionne de manière autonome, tandis qu'un système ERP financier s'intègre aux données d'autres outils utilisés pour différents processus métier.

Spécifique à l'industrie

Les logiciels de comptabilité ont une limite lorsqu'il s'agit de répondre aux besoins spécifiques à l'industrie. Un système ERP peut être personnalisé et déployé en fonction des besoins spécifiques de l'industrie ou de l'organisation, répondant à un paysage de services plus large.

Malgré les différences, il y a toujours l'illusion que l'ERP est un autre type de logiciel de comptabilité, mais la vérité est qu'un ERP est beaucoup plus robuste. Brisons certains des mythes entourant les logiciels financiers ERP.

Les idées fausses autour du système comptable ERP

Comme expliqué, un système comptable ERP fait bien plus que ce que fait un logiciel comptable. Il s'agit plutôt d'une approche avancée pour traiter les problèmes de comptabilité où les modules respectifs sont intégrés dans le cadre du progiciel ERP.

Mythe 1 : Les entreprises en herbe et les petites entreprises n'ont pas besoin d'un logiciel de comptabilité ERP

Considérant que l'entreprise est petite avec moins de personnel, les opérations et la comptabilité peuvent être gérées sans la mise en œuvre d'un logiciel de comptabilité est une fausse hypothèse. Même les petites entreprises, en particulier celles qui souhaitent se développer, ont besoin d'un système comptable efficace pour assurer le bon fonctionnement de leur lieu de travail.

Appinventiv, en tant que l'une des principales sociétés de développement de logiciels ERP, peut concevoir un logiciel de comptabilité ERP pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Le logiciel capable d'évoluer avec la croissance de l'entreprise.

Mythe 2 : Le système comptable ERP est une entreprise coûteuse

Un système de comptabilité ERP semble coûteux pour beaucoup. Le coût doit être comparé aux avantages et à la facilité que le système apporte. Laisser des tâches fastidieuses et répétitives sur un tel système permet non seulement de gagner du temps, mais également de réduire les coûts de deux manières. Premièrement, en libérant les ressources pour effectuer des tâches plus stratégiques, et deuxièmement, en rendant le processus moins sujet aux erreurs, économisant ainsi sur les retouches. Comparé aux avantages et aux résultats, le coût en vaut la peine.

Mythe 3 : L'intégration d'un système comptable ERP avec d'autres outils prend du temps

L'un des mythes les plus courants concernant la mise en œuvre du système ERP financier est qu'il peut prendre des semaines, voire des mois, pour l'intégrer à l'environnement technique existant de l'entreprise. Le logiciel de comptabilité ERP d'Appinvetiv peut vous aider à terminer la configuration et l'intégration en quelques jours seulement en fonction des besoins commerciaux initiaux clairement énoncés au moment de la planification.

Mythe 4 : Comprendre le système comptable ERP est difficile

Il est supposé qu'apprendre, comprendre et s'habituer à tout nouveau système nécessite des heures supplémentaires et de longues sessions de formation. Pourtant, l'employé finit par s'adapter au nouveau système uniquement par une méthode d'essais et d'erreurs qui prend du temps supplémentaire pour terminer son travail de base. Une formation adéquate, des modules d'apprentissage en ligne conviviaux, une assistance rapide et des services de maintenance efficaces mèneront sûrement à un apprentissage facile et à une adaptation au nouveau système qui offre une croissance individuelle aux utilisateurs.

Maintenant que nous avons compris ce qu'est le système ERP en comptabilité, comprenons divers éléments conventionnels de la comptabilité.

En langage profane, l'équipe des comptes fournisseurs est responsable de l'interaction avec les fournisseurs, de la génération des factures, des paiements aux fournisseurs et de la gestion des notes de débit et de crédit, entre autres tâches. D'autre part, l'équipe des comptes clients est responsable des recouvrements auprès des clients internes et externes, de la génération des bons de commande, etc. Il ne sera pas exagéré de dire que les transactions traitées sont volumineuses, complexes et répétitives. Ainsi, un système comptable ERP bien conçu est indispensable.

Éléments du logiciel ERP comptable

Les bases des éléments comptables servent de base aux fondamentaux comptables. Ces éléments restent intacts pour créer le logiciel ERP comptable qui permet de supporter et de suivre les activités financières de l'entreprise.

Grand livre général

Comme son nom l'indique, il s'agit du livre comptable de base. Créer des écritures de journal quotidiennes et les rassembler à la fin de la période est un travail méticuleusement fastidieux. Une erreur peut entraîner une inadéquation du bilan et vous devrez repartir de zéro.

Avec la mise en place d'un ERP comptable, la gestion de ces journaux peut être automatisée. De plus, les sous-livres peuvent également être intégrés pour refléter les transactions dans le grand livre. Les rapports financiers tels que la balance de vérification, les états des profits et pertes, les états des flux de trésorerie et les bilans peuvent être générés en quelques clics, ce qui le rend rapide et efficace.

Créances

Comme son nom l'indique, cette application garde une trace des transactions entrantes. Également connu sous le nom de grand livre des clients, son rôle principal est de suivre les factures des clients, les recouvrements, les commissions, etc. Un système ERP financier robuste, ainsi que le suivi de tout ce qui précède, aide à générer des reçus client lorsqu'il est intégré au interface du système de gestion de trésorerie.

Dettes

Contrairement aux créances, les dettes suivent les transactions sortantes. Également connu sous le nom de grand livre des fournisseurs, cet élément du logiciel ERP comptable assure le suivi des transactions des fournisseurs, notamment les factures, les paiements, les notes de crédit, les notes de débit, etc. Cela peut également être intégré à l'interface de gestion de trésorerie pour les paiements des fournisseurs.

Paie

La saisie des feuilles de temps, le calcul des jours de paie, des salaires, des déductions fiscales, des paiements d'heures supplémentaires, des paiements de commissions de vente et bien plus encore lorsqu'ils sont intégrés à un système ERP financier facilitent le processus de paiement. Le traitement correct et opportun des salaires et autres avantages peut également constituer un outil de fidélisation avantageux en gardant les clients satisfaits.

Analyses et audits

Collecter des informations et les automatiser, tout cela semble bien, mais n'a de sens que s'il aide à élaborer des stratégies de processus métier pour la croissance et l'expansion. Un système comptable ERP efficace prendra en charge les exigences de conformité au moment de saisir les détails et de les traiter pour la première fois. Par conséquent, l'outil effectuera ces étapes méticuleusement sans compromettre la garantie que vos données sont conformes à l'audit à tout moment.

Les données à un endroit peuvent être converties en analyses sensibles qui vous fourniront une perspective plus large sur le processus métier qui est plus rentable que l'autre. Il vous aidera à créer des stratégies pour améliorer et combler les lacunes du processus pour de meilleurs résultats et une croissance organisationnelle globale.

La compréhension de divers éléments du processus comptable et du système ERP nous a permis de mieux comprendre ce qu'est le système ERP en comptabilité. Examinons maintenant le processus de développement du système ERP.

Processus de développement ERP

Avec tous les mythes brisés et comprenant les bases, nous pensons que vous êtes suffisamment convaincu pour opter pour le système ERP financier personnalisé. En utilisant l'expertise d'un partenaire technologique comme Appinventiv, vous pouvez démarrer le processus de développement du logiciel ERP personnalisé. Pour créer un produit capable de répondre à la plupart des besoins de votre entreprise, suivez les étapes de base mentionnées ci-dessous :

1. Définir l'objectif - Définir clairement la portée du travail et la raison du développement du système ERP. Définissez des attentes claires et discutez des moyens d'atteindre les objectifs.
2. Prototype – Créez des wireframes pour visualiser l'interface utilisateur.
3. Développer - Cette étape comprend le choix entre un serveur local et un serveur cloud, la gestion et la maintenance des bases de données dans un format facilement évolutif et flexible, une intégration fluide des applications existantes avec le système ERP, et enfin la conception de votre logiciel ERP sur la base de les wireframes créés en tant que prototypes. Sachez combien coûte la construction d'un système ERP .
4. Test - Pour une mise en œuvre réussie du système, chaque aspect du système ERP doit être soigneusement testé.

Équiper l'équipe

La mise en place d'un système comptable ERP robuste ne suffit pas à ajouter de la valeur au processus. Il est important de former votre personnel pour exploiter au maximum les avantages du système.

• Tenir l'équipe informée - Accepter le nouveau système est la clé car il entraîne l'exigence de déployer des efforts supplémentaires pour apprendre tout en remplissant le rôle existant. La phase de transformation, parfois, devient difficile car tout le monde dans l'équipe n'aime pas les changements dans le processus et n'est peut-être pas prêt à consacrer cet effort supplémentaire à l'apprentissage de nouvelles choses. Faire comprendre à tout le monde la vision qui sous-tend l'introduction du nouveau système est la clé. De plus, il est important de communiquer comment cela les aidera dans leur croissance personnelle en passant de tâches monotones à des rôles stratégiques.
• Évaluez les capacités de votre équipe – Connaître les forces et les faiblesses de l'équipe est essentiel. Comprendre les niveaux de compétence et le désir d'apprendre des équipes aidera grandement à planifier le plan d'action futur et à adopter les techniques pertinentes.
• Plan de formation ferme – Un plan de formation définitif et détaillé vous aidera, vous et votre équipe, à évaluer le temps nécessaire pour étudier et appliquer les fonctionnalités pertinentes du nouveau système. Si possible, une plate-forme d'apprentissage à votre rythme fonctionne mieux pour les professionnels en activité. Cependant, des échéanciers seront toujours nécessaires.
• Progrès et commentaires - Offrir une formation via un LMS robuste vous aidera à suivre leurs progrès d'apprentissage. Cela vous aidera également à recueillir des commentaires constructifs sur le produit et les modules de formation.

Comment Appinventiv peut-il aider au développement de logiciels ERP ?

Avec une expérience éprouvée et des milliers de produits livrés, nous avons l'expertise et la bande passante pour gérer les projets de toutes tailles et de tous types. Avec une équipe d'environ 1 000 techniciens créatifs, nous sommes fiers de livrer les projets en utilisant les dernières technologies dans les délais spécifiés et convenus.

Les témoignages positifs de nos clients et le portefeuille diversifié de projets dans tous les secteurs nous motivent à servir chaque client avec le même dévouement. Un tel exemple est la mise en œuvre réussie des services de développement de logiciels ERP pour l'un des plus grands détaillants de meubles au monde, IKEA.

Quelle que soit la taille de l'organisation, l'automatisation du système et des processus comptables n'est jamais trop tard. Appinventiv peut vous aider à construire un système comptable ERP adapté à vos besoins organisationnels.

Contactez nos experts pour discuter de vos besoins en logiciel de comptabilité ERP.

Emballer!

Avec le monde des affaires en évolution rapide et les progrès technologiques, il est impératif pour les organisations de mettre en œuvre les derniers outils et techniques. Cela facilitera non seulement la croissance personnelle des employés, mais permettra également à votre entreprise d'élaborer des stratégies et de planifier la croissance future, vous permettant de suivre le rythme concurrentiel du monde des affaires. Les systèmes de comptabilité ERP peuvent vous aider à franchir une étape qui peut n'être que le début de votre devenir un leader dans votre secteur.

FAQ

Q. Quelles sont les technologies utilisées pour développer un logiciel financier ERP ?

R. Bien qu'il soit important de consacrer du temps de qualité à la conception du système en gardant à l'esprit des objectifs spécifiques, il est tout aussi important de s'assurer que l'aspect technique du projet est bien pris en charge. Les systèmes ERP financiers contiennent différents modules, fonctions et autres éléments similaires. De plus, l'intégration avec les systèmes existants en fait un système complexe multicouche.

Il existe plusieurs langages de programmation que vous pouvez choisir en fonction des besoins de votre entreprise et du type de données que vous allez utiliser.

• Java – Si vos systèmes backend et vos flux de travail sont complexes, le système ERP basé sur Java prendra en charge le système de comptabilité ERP basé sur le cloud.
• .NET - En utilisant .NET, ou mieux encore, ASP.NET, vous pouvez développer un système ERP qui ne doit pas nécessairement être basé sur le cloud. Votre module de comptabilité ERP peut fonctionner sans problème sur une connexion Internet de base.
• Python - Comme le logiciel financier ERP est basé sur la logique métier et les données, développer le système financier basé sur Python est tout à fait logique, car la force principale du langage est la programmation de la logique métier.

Q. Quels sont les principaux avantages de l'utilisation du système ERP financier ?

A. Il y a plusieurs avantages que l'on peut tirer de sa mise en œuvre. Certains d'entre eux sont:

• Récupération de rapports financiers détaillés
• Moins d'erreurs grâce à l'automatisation du flux de travail
• Réduction de la redondance des ressources
• Pas de duplication des saisies de données donc meilleur contrôle
• Sécurité des données financières

Q. Quel est le meilleur? Logiciel de comptabilité ERP prêt à l'emploi ou personnalisé ?

R. Comme le logiciel de comptabilité ERP est intégré à d'autres fonctions internes pour la récupération de données et les rapports globaux, il est préférable de personnaliser le système requis en fonction de vos besoins et de vos objectifs commerciaux.