Tirer parti des chatbots IA pour les ERP : principaux avantages et stratégies à mettre en œuvre pour les entreprises

Dans l’écosystème commercial actuel en évolution rapide, les entreprises sont constamment à la recherche de moyens innovants pour rationaliser leurs opérations et obtenir un avantage concurrentiel.

L'un des outils sur lesquels ils s'appuient pour atteindre cet objectif est un logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP). En réponse, le domaine des logiciels ERP est devenu un logiciel éprouvé qui aide les entreprises à optimiser et à automatiser leurs processus, permettant ainsi aux employés d'effectuer des tâches de manière plus simplifiée. Tout cela quand ils sont extrêmement bien construits.

Dans la majorité des cas, les solutions ERP sont dotées d'une interface complexe qui oblige les utilisateurs à naviguer en passant d'un onglet à un autre pour accéder aux informations importantes. Le résultat final ? Les utilisateurs passent plus de temps à travailler dans le système ERP qu’à travailler. Pour résoudre ce problème, les entreprises ont commencé à se tourner vers des solutions qui permettraient à leurs employés d'obtenir facilement les données dont ils ont besoin sans avoir à passer par des processus en plusieurs étapes.

C’est là qu’un chatbot ERP AI entre en scène.

Le chatbot IA pour ERP, en tant que concept, représente une plate-forme qui reste à l'intérieur du logiciel ERP et aide les utilisateurs dans leurs requêtes concernant les informations commerciales. Par exemple, si vous avez besoin des détails des profits et pertes du dernier trimestre, il vous suffit de taper « quels ont été mes chiffres de profits et pertes du deuxième trimestre 2023 » dans les solutions de chatbot ERP AI et vous obtiendrez le numéro.

Examinons le concept en détail en devenant un peu technique.

L'architecture typique des assistants ERP basés sur l'IA

Il existe plusieurs façons d’effectuer l’intégration des systèmes ERP de chatbot IA, mais celle qui est considérée comme la plus sécurisée est cette architecture :

1. L'utilisateur saisit des expressions dans l'un des multiples canaux connectés à l'ERP (Webchat, slack, etc.) et celles-ci sont ensuite transmises aux connecteurs du bot.
2. Le connecteur Bot est généralement hébergé sur une plateforme cloud. Il envoie l'expression à la logique du bot qui est hébergée sur votre réseau sur site.
3. La logique du bot gère l'expression et génère une requête pour :

• Le système backend si cela est nécessaire pour faire avancer la conversation.
• Le moteur NLP dans le cloud pour extraire les intentions et les entités de l'expression.

1. Une fois les informations collectées, la logique du robot obtient toutes les données dont elle a besoin pour mener la conversation.

L'avantage de cette automatisation ERP avec une architecture de chatbots est que les données saisies par l'utilisateur sont les seules informations exposées sur le cloud. Toutes les informations sensibles contenues dans les expressions sont cryptées via la logique du robot avant d'être envoyées au moteur NLP. De plus, les données backend restent dans le pare-feu puisque la logique est stockée sur site.

Voici une vue de l'architecture d'intégration SAP NLP présentant la représentation visuelle de son fonctionnement

Alors qu’il se passe tant de choses en backend, en frontend, la conversation entre les utilisateurs et l’ERP chatbot IA se déroule en quelques secondes.

Mais comment ce processus se traduit-il en avantages commerciaux ? Jetons un coup d'oeil…

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Les avantages des chatbots IA dans les ERP

Imaginez utiliser un élément qui étudie les données de plusieurs segments du logiciel ERP, puis revient avec une réponse à votre question commerciale ou vous assiste dans les tâches de reporting et de saisie de données. L'automatisation ERP avec des chatbots rend cela possible. Et voici le résultat de cette facilité.

1. Résolution efficace des problèmes

L’un des plus grands avantages des chatbots IA dans les ERP réside dans leur approche multiforme de résolution des problèmes. Généralement, cela fonctionne de trois manières :

• Assistance FAQ – Ils fournissent des réponses en temps réel aux questions fréquemment posées telles que « télécharger ma fiche de salaire », « où puis-je trouver le rapport de performance SEO du mois dernier »
• Dépannage – Diagnostiquez rapidement les solutions en temps réel aux problèmes courants.
• Processus étape par étape – Accompagnez les utilisateurs à travers des processus et des étapes complexes, réduisant ainsi les erreurs.

1. Automatisation des processus

Les assistants ERP basés sur l'IA prennent en charge sans effort les tâches répétitives telles que la génération de rapports, la saisie de données et les flux de travail d'approbation. Cette inclusion contribue à rationaliser les opérations et à favoriser l’efficacité tout en maintenant la précision.

En gérant ces activités de manière autonome, Bits élimine les risques d'erreur, tout en libérant les employés des tâches banales.

1. Informations sur les données

Alimenté par les capacités d'IA et d'apprentissage automatique, le chatbot IA pour ERP est capable de disséquer les données ERP et de recueillir des informations inestimables qui favorisent une prise de décision éclairée. Cela aide les entreprises à accélérer leurs choix fondés sur les données et à capitaliser sur les opportunités, tout en leur donnant confiance lorsqu'il s'agit d'adapter leurs plans en fonction des évolutions du marché et de la demande.

1. Assistance personnalisée

En travaillant avec une quantité massive d'ensembles de données sur l'historique de recherche, les rôles et responsabilités et les interactions passées, le chatbot ERP AI est en mesure d'offrir des conseils personnalisés aux utilisateurs. Par exemple, si vous demandez au bot de vous indiquer les performances marketing, il peut vous suggérer de rechercher quelle campagne a été la plus performante ou une feuille de retour sur investissement spécifique au marketing.

1. Réponse simplifiée aux problèmes

La proactivité est une fonctionnalité qui distingue un ERP moyen d’un logiciel véritablement impactant sur l’entreprise. La mise en œuvre d'ERP AI prend en charge des alertes améliorées où les utilisateurs peuvent interagir avec la notification depuis leurs appareils mobiles ou PC.
Ainsi, en cas d'événements exceptionnels comme une panne de machine, un retard de livraison ou des problèmes d'inventaire, les utilisateurs peuvent demander plus d'informations au bot afin d'agir à temps.

Maintenant que nous avons examiné les avantages de l’intégration des chatbots IA avec les systèmes ERP, il est essentiel de comprendre que pour que les entreprises bénéficient des avantages spécifiques à l’ERP des chatbots IA, elles devront disposer d’une stratégie solide comme le roc.

Chez Appinventiv, lorsque nous travaillons sur un projet impliquant le développement de chatbot ERP AI, nous suivons certaines stratégies clés. Même si chaque projet est différent, certains facteurs restent les mêmes dans chaque champ d’exigence.

Facteurs déterminant le succès de votre projet ERP

Objectif bien défini – Nous commençons par un objectif clairement défini qui explique ce que vous souhaitez que le chatbot réalise au sein de votre système ERP. L'ensemble des activités peut être l'automatisation de tâches, la fourniture d'informations ou simplement une assistance. Cet objectif aide ensuite à préparer les données pour le chatbot IA pour ERP.

Sélectionnez la bonne plate-forme d'IA – Dans nos offres de services de développement d'IA, nous mettons l'accent sur la construction de votre chatbot ERP sur une pile technologique et des modèles d'IA qui s'alignent sur le logiciel sur site. Certaines des options sur lesquelles nous travaillons sont : Dialogflow, Microsoft Bot Framework, ou même le développement personnalisé avec Python et des bibliothèques comme NLTK ou spaCy.

Concevoir des flux conversationnels – Une partie essentielle de nos efforts de développement de chatbot ERP AI consiste à créer des flux conversationnels et des dialogues pour le chatbot en identifiant les requêtes courantes des utilisateurs et en créant des réponses en conséquence. Nous implémentons également des composants NLU pour aider le chatbot à comprendre efficacement l'intention et le contexte de l'utilisateur. Cela implique également de former le chatbot au langage et à la terminologie spécifiques au secteur.

Déployer et surveiller – Après avoir formé votre chatbot ERP IA avec des interactions utilisateur réelles et affiné ses réponses au fil du temps, nous déployons le chatbot au sein de votre système ERP, ou développons le système ERP compatible IA et surveillons ses performances en analysant continuellement les interactions des utilisateurs et en affinant le réponses du chatbot.

En utilisant ces stratégies pour définir les meilleurs cas d’utilisation de chatbot IA ERP, nous avons développé et déployé plus de 20 solutions de planification des ressources d’entreprise, dont au moins 5 disposent d’un chatbot IA pour ERP. Pour nous, l'accent est toujours mis sur la création de logiciels qui donnent des informations détaillées en temps réel sur les requêtes des utilisateurs. Investissez dès aujourd’hui dans nos services de développement de logiciels d’entreprise pour découvrir les capacités de l’IA dans les ERP.

FAQ

Q. Qu'est-ce qu'un chatbot IA dans le contexte d'un ERP ?

A. Le chatbot ERP AI est une fonctionnalité intégrée au logiciel dans le but de répondre aux requêtes des employés en temps réel. Il fonctionne sur une architecture qui prend en compte les requêtes des utilisateurs, utilise des modèles d'apprentissage automatique, de PNL et d'IA pour comprendre le contexte de la conversation et les convertir en réponses appropriées.

Q. Quels sont les principaux avantages de l’utilisation de chatbots IA dans les systèmes ERP ?

A. Il existe un certain nombre d’avantages/cas d’utilisation de chatbot ERP AI dont les entreprises modernes sont témoins. Certains des principaux avantages incluent : une meilleure efficacité, une productivité améliorée, des recommandations personnalisées et une meilleure prise de décision.