Pourquoi et comment mettre en place un logiciel de Facility Management

Dans l'environnement de travail de plus en plus complexe d'aujourd'hui, les organisations se concentrent sur la construction d'infrastructures robustes pour une croissance durable. Elle implique à la fois l'infrastructure physique et l'infrastructure sous-jacente des processus et des systèmes qui la régissent. Que vous soyez propriétaire d'un chantier de construction, d'un établissement d'enseignement ou d'un siège social, vous rencontrerez probablement de nombreux problèmes car il est difficile de maintenir les réglementations en matière d'entretien et d'organisation.

Un système de gestion des installations se trouve au centre de l'organisation pour rationaliser les processus afin de canaliser une efficacité et une utilisation maximales de l'infrastructure. Les gestionnaires d'installations doivent être conscients des plates-formes disparates et les intégrer dans une solution intégrée, ordonnée et bien gérée.

De nombreux conseils et guides de gestion des installations aident à simplifier et à accélérer le processus de gestion global. Dans cet article, nous comprendrons pourquoi et comment mettre en œuvre un logiciel de gestion des installations, mais avant cela, éclairons les bases de la gestion des installations, les types, les fonctionnalités, etc.

Qu'est-ce que le Facility Management ?

Selon l' Organisation internationale de normalisation (ISO) , la gestion des installations est une fonction organisationnelle qui intègre les personnes, le lieu et les processus dans l'environnement bâti pour améliorer la qualité de vie des personnes et la productivité de l'activité principale.

L'International Facility Management Association (IFMA), l'association professionnelle la plus largement reconnue pour les gestionnaires d'installations dans le monde, la définit comme "la pratique de la coordination du lieu de travail physique avec les personnes et le travail de l'organisation".

La gestion des installations comprend des outils, des logiciels et des services qui soutiennent le fonctionnement, la sécurité et la durabilité de l'entreprise. Quelques-unes des activités de gestion des installations impliquent :

• Gestion des baux (administration et comptabilité)
• Planification et gestion des projets d'immobilisations
• Entretien et opérations
• Gestion de l'énergie
• Expérience employé et occupant
• Gestion immobilière
• Gestion des urgences et continuité des activités
• Gestion de l'espace

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des installations ?

Le logiciel de gestion des installations est un logiciel personnalisé conçu et développé pour optimiser la gestion des bâtiments. Il permet aux organisations de gérer leurs programmes globaux de réparation et de maintenance à partir d'un tableau de bord Web ou d'une application de gestion des installations. Le logiciel FM moderne vise également à améliorer l'achèvement du flux de travail et à renforcer la communication d'équipe.

Actuellement, les logiciels de gestion des installations font partie des petites et grandes entreprises qui les aident à augmenter la productivité des actifs et à transformer les éléments exploitables en résultats significatifs. Les solutions technologiques permettent aux gestionnaires de plusieurs installations d'effectuer plusieurs fonctions dans le cadre de la maintenance et des réparations continues, telles que l'approvisionnement et la conformité des entrepreneurs commerciaux, la planification de la maintenance, la facturation et l'analyse des données.

Les solutions basées sur le cloud aident les entreprises à consulter les données en temps réel avec des mesures de sécurité supplémentaires. Il aide également à analyser les habitudes de dépenses au fil du temps et aide à réduire les coûts tout en améliorant les communications avec les fournisseurs de services et les parties prenantes internes.

Comprenons maintenant les types de logiciels de gestion des installations.

Types de logiciels de gestion des installations

En recherchant des solutions de système logiciel de gestion des installations d'entreprise, vous avez dû rencontrer de nombreuses terminologies difficiles à déchiffrer. Actuellement, sur le marché, il existe différents types de logiciels de gestion des installations qui offrent différentes fonctionnalités à différents niveaux pour une entreprise.

Vous trouverez ci-dessous les types de logiciels de gestion des installations disponibles sur le marché aujourd'hui.

Système intégré de gestion du lieu de travail

Un système intégré de gestion du lieu de travail ou IWMS est la suite complète d'outils pour gérer les installations. Avec IWMS, vous pouvez tout gérer, de votre portefeuille immobilier à la création de plans d'étage, la planification de la maintenance, le contrôle, etc. Selon les prévisions , le déploiement des solutions IWMS entraîne une réduction de la consommation d'énergie de 10 %, une amélioration de l'espace de travail de 40 % et réduit les coûts d'entretien des installations de 14 %.

Gestion des installations assistée par ordinateur

Le logiciel de gestion des installations assistée par ordinateur, également connu sous le nom de CAFM, est un logiciel de gestion des installations qui permet aux gestionnaires d'améliorer la planification à long terme de l'espace, des installations, des budgets, de la maintenance préventive et des demandes de service client afin de se conformer pleinement aux besoins de l'entreprise. Il aide à planifier, exécuter et surveiller toutes les activités impliquées dans la gestion de l'espace et du lieu de travail.

Système informatisé de gestion de la maintenance

Les GMAO ou systèmes informatisés de gestion de la maintenance sont couramment utilisés dans les industries où l'infrastructure physique est essentielle. C'est un logiciel qui centralise les données de maintenance et traite les opérations de maintenance à temps. Quelques-unes des fonctions CMMS sont le registre des actifs, la gestion des ressources et de la main-d'œuvre, la gestion des ordres de travail, les rapports, l'analyse et l'audit.

Gestion des actifs d'entreprise

L'EAM ou gestion des actifs d'entreprise est une suite de logiciels, de systèmes et de services nécessaires pour entretenir et contrôler l'équipement opérationnel. L'EAM se concentre sur l'optimisation de la qualité et de l'utilisation des actifs tout en augmentant la productivité et en réduisant les coûts d'exploitation. Cela implique la gestion des travaux, la maintenance des actifs, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et les initiatives EHS.

Un fournisseur de services de développement de logiciels personnalisés peut vous aider à concevoir, développer et déployer un logiciel de gestion des installations qui intègre diverses fonctionnalités répondant à vos besoins commerciaux en temps réel.

Fonctionnalités d'un logiciel de gestion des installations

Le logiciel de gestion des installations est doté de diverses fonctionnalités qui définissent ses capacités. Actuellement, les outils de gestion des installations deviennent plus innovants, intégrés et avancés avec des fonctionnalités supplémentaires. Voici quelques fonctionnalités que vous devez connaître lorsque vous recherchez un logiciel de gestion des installations :

Gestion simplifiée des bons de travail

Un logiciel efficace assure une gestion simplifiée des ordres de travail dans l'établissement. Le personnel peut saisir les demandes de maintenance directement dans le système et les ordres de travail peuvent être acheminés vers les sous-traitants à des tarifs approuvés.

Plateforme SaaS

Le logiciel en tant que service ou le logiciel de gestion des installations d'entreprise basé sur le cloud atténue l'augmentation des installations et des mises à niveau de logiciels tout en éliminant le besoin de prendre en charge du matériel supplémentaire, ce qui réduit les coûts de possession.

Intégrations tierces

Un système de gestion des installations capable permet des intégrations tierces transparentes telles que des systèmes de comptabilité et de paiement pour minimiser les erreurs de saisie de données et automatiser les processus de paiement et d'audit.

Répertoire accessible des entrepreneurs

Le logiciel de gestion des installations garantit un répertoire des entrepreneurs facilement accessible avec des informations sur les contrats régulièrement mises à jour et mises à jour. De plus, vous pouvez accéder au répertoire pour trouver des entrepreneurs qualifiés qui possèdent les bonnes compétences pour des projets spécifiques.

Interface utilisateur simplifiée

Un tableau de bord de système de gestion des installations doit offrir une interface utilisateur propre, simple et moderne. Une interface utilisateur simplifiée réduit l'encombrement dans l'affichage des données de l'équipe, accélère le temps de formation et permet une expansion plus rapide de l'équipe.

Pourquoi devriez-vous implémenter un logiciel de gestion des installations ?

L'exploitation et la gestion simultanées de plusieurs installations peuvent être difficiles si vous le faites traditionnellement. Vous devez gérer divers systèmes de construction, conserver un canal de communication en temps réel et utiliser efficacement tous les espaces pour maximiser la productivité et la rentabilité de l'entreprise.

Au lieu de fonctionner avec des papiers et une liste de contrôle, le logiciel de gestion des installations centralise tout dans un seul tableau de bord Web. Les tâches répétitives sont automatisées et les ressources sont utilisées de manière à fournir des installations à un niveau efficace et productif.

Vous trouverez ci-dessous plusieurs raisons qui soulignent l'importance d'un logiciel de gestion des installations :

Automatisez la réparation et la maintenance

Comme indiqué ci-dessus, un système de gestion des installations assure la rationalisation des tâches de réparation et de maintenance, afin que les gestionnaires immobiliers et les propriétaires de magasins n'aient pas à perdre leur temps à travailler avec le personnel de maintenance. Cela leur permet de consacrer leurs énergies à d'autres aspects commerciaux comme la gestion des ventes et de la livraison.

Avec un logiciel de gestion des installations comme IWMS, ils peuvent surveiller et suivre l'état de l'installation en temps réel, définir des calendriers de réparation à l'avance et automatiser l'émission de demandes de maintenance lorsque certaines conditions ne sont pas remplies.

Rendre les bâtiments économes en énergie

Les bâtiments commerciaux et industriels tels que le transport, le gaz et la fabrication exploitent plusieurs installations et systèmes tels que le CVC, la filtration de l'eau et la foudre pour fonctionner et nécessitent une grande quantité d'énergie qui nécessite des budgets de fonctionnement élevés.

Avec une solution logicielle de gestion des installations performante, vous pouvez trouver des moyens de rendre les systèmes critiques économes en énergie. Ces solutions permettent des audits énergétiques approfondis pour déterminer quels systèmes utilisent le plus d'énergie et où les niveaux d'énergie peuvent être réduits tout en maintenant les fonctions de fonctionnement standard.

Prolonger le cycle de vie des systèmes et des actifs

Un système de gestion des installations aide les organisations à tirer le meilleur parti de leurs actifs et à maximiser leur cycle de vie de service grâce à des outils et des capacités de gestion intégrés. Lorsque les systèmes sont régulièrement entretenus, ils fonctionnent efficacement pendant des périodes plus longues. Vous pouvez également obtenir des rapports de maintenance pour analyser instantanément les systèmes nécessitant une maintenance.

Il vous aide à planifier et à déterminer le meilleur moment pour planifier les réparations, la maintenance préventive ou le remplacement des machines. Il atténue les temps d'arrêt du système et augmente la productivité, générant un retour sur investissement significatif.

Optimiser la disposition et l'installation des systèmes critiques

L'installation de systèmes critiques peut creuser des trous profonds dans vos poches, mais les systèmes de gestion des installations permettent aux gestionnaires, aux architectes et aux ingénieurs d'afficher une image complète de l'ensemble de l'installation sur un seul tableau de bord. Cela leur permet de fournir une disposition plus optimisée pour les installations du système.

Les rapports de performance, les audits énergétiques et les analyses aident les parties prenantes de l'entreprise à prendre de meilleures décisions qui garantissent la performance efficace des systèmes critiques et offrent un meilleur retour sur investissement.

Comment mettre en œuvre un logiciel de gestion des installations ?

La mise en œuvre d'un logiciel de gestion des installations n'est pas qu'un travail d'une journée ; vous devez rechercher les exigences de votre organisation, telles que les activités que votre logiciel d'installation doit exécuter, comment il peut vous guider pour de meilleures performances, et plus encore.

Vous trouverez ci-dessous les cinq phases que chaque organisation traverse pour mettre en œuvre un logiciel de gestion des installations :

Étape I : Identifier le personnel

Il est nécessaire de comprendre le personnel qui interagira avec la solution de gestion des installations. Les possibilités incluent presque tout le monde, mais vous devez le comprendre. Par exemple, les employés au niveau du sol soumettent des tickets fixes via le portail CMMS, les chefs de service mettent à jour le répertoire des employés existant, les responsables de la planification s'appuient sur des données de tableau de bord perspicaces pour les décisions immobilières et financières, les gestionnaires d'installations collectent et analysent ces données pour améliorer le lieu de travail, et Les administrateurs informatiques intègrent les appareils de bureau via le système.

Déterminez qui a besoin de quoi et pourquoi et évaluez certaines caractéristiques, avantages et fonctions pour simplifier la phase suivante.

Stade 2 : Faites développer votre logiciel

La phase suivante consiste à développer le logiciel qui répond aux besoins de votre entreprise. Pour le développement de logiciels, vous pouvez soit explorer les sociétés de logiciels de gestion des installations pour fournir des solutions logicielles prêtes à déployer, soit les faire développer par un fournisseur de services de développement de logiciels personnalisés. Il ne fait aucun doute que le développement d'un logiciel de gestion des installations personnalisé est la meilleure approche pour la deuxième étape.

Un logiciel prêt à l'emploi peut ne pas avoir toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin ou peut avoir des fonctionnalités supplémentaires dont vous n'avez pas du tout besoin, de toute façon, c'est un investissement coûteux. Alors qu'en matière de développement de logiciels personnalisés, vous obtenez ce dont vous avez réellement besoin pour votre entreprise ainsi que des services d'assistance pour assurer le bon fonctionnement du logiciel.

Vous pouvez utiliser les informations recueillies pour prendre des décisions éclairées dans le processus de développement logiciel . La phase de développement logiciel est cruciale car elle consiste à implémenter avec précision votre logiciel de facility management. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez répond aux critères des besoins et des attentes de votre entreprise. Validez votre MVP en termes d'interface utilisateur, d'opportunités d'intégration, de suivi des rapports, etc.

Étape 3 : Définir et développer le système

Maintenant que vous avez enfin développé un logiciel personnalisé, il est temps de cartographier les flux de travail. Commencez par suivre les étapes ci-dessous pour intégrer le logiciel dans vos opérations existantes afin de créer un système :

• Répertoriez les processus et les tâches que vous pouvez automatiser via la plateforme
• Collecte et analyse de données que vous pouvez réorganiser dans le logiciel
• Mettre en place des modes de communication et de collaboration intégrés au logiciel
• Réorganisez les processus manuels qui doivent être réintégrés dans le logiciel

La société de développement de logiciels personnalisés vous aidera à terminer la configuration de votre entreprise et vous aidera à créer et à rationaliser chaque facette unique du système.

Étape IV : programmer et déployer

Avant de déployer le système logiciel, testez-le et assurez-vous qu'il est développé en conséquence. Cette étape est également connue sous le nom d'étape de lavage, de cire et de polissage, où le système est prêt à être mis en œuvre. Cependant, un déploiement test peut perturber les systèmes et frustrer les employés. Vous devez donc envisager les dernières étapes avant le déploiement :

• Tester les flux de travail et les processus pour s'assurer qu'ils fonctionnent comme prévu
• Établir les informations d'identification des employés conformément aux autorisations et aux conditions d'admission
• Identifier les connexions interdépartementales telles que les portails et les flux de travail
• Exécutez un audit de sécurité et d'accessibilité entre plusieurs applications

Étape V : normaliser l'utilisation

Maintenant que vous avez mis en place un système de gestion des installations, faites-en une norme pour l'exécution de toute activité dans l'organisation. Votre logiciel de gestion des installations doit être l'épine dorsale des opérations et de la prise de décision. La meilleure façon de constater le retour sur investissement consiste à normaliser son utilisation dans divers secteurs verticaux de votre établissement.

La mise en place d'un système de gestion des installations est un processus progressif qui garantit que vous répondez aux exigences de votre lieu de travail pour vous développer énormément.

Conclusion

La technologie de gestion des installations intègre chaque jour de nouvelles améliorations avec l'implication de nouvelles technologies qui aident à créer des systèmes avancés durables pour répondre aux exigences commerciales standard tout en offrant des résultats notables. Une solution de gestion des installations permet d'identifier de meilleures façons d'améliorer les procédures d'exploitation et de maintenance. Avec les meilleures pratiques en jeu, votre établissement s'avère plus proactif et moins réactif.

Appinventiv, une société de développement de logiciels à la croissance la plus rapide à l'échelle mondiale, peut vous aider à concevoir, développer et déployer un logiciel de gestion des installations personnalisé efficace pour rationaliser vos processus commerciaux. Nous sommes une équipe de plus de 800 inventeurs au service des clients du monde entier en leur fournissant des solutions interactives redéfinissant les expériences logicielles qui offrent le meilleur retour sur investissement à votre entreprise. Contactez-nous pour le développement de votre logiciel de gestion des installations sur mesure.

FAQ :

Q : Quelles sont les analyses de données qu'un logiciel de gestion des installations doit suivre ?

R : Les analyses de gestion des installations incluent les tendances, les modèles et les informations clés sur les données des installations. Il y a principalement 4 paramètres que votre logiciel de gestion des installations doit prendre en compte :

Descriptif : affiche ce qui se passe actuellement en fonction des données entrantes

Diagnostic : explique pourquoi les données sont telles qu'elles sont et pourquoi les événements se sont produits

Prédictif : aide à prévoir ce qui est susceptible de se produire dans le futur

Prescriptif : donne des instructions et fournit des suggestions sur la manière d'influencer les données et d'apporter des changements percutants

Q : Quel est le meilleur logiciel entre IWMS, CAFM, CMMS et EAM ?

R. Cela dépend de la facilité d'utilisation de l'entreprise. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez choisir parmi IWMS, CAFM, CMMS et EAM. Cependant, un système intégré de gestion du lieu de travail offre une suite complète qui répond à presque toutes les exigences de l'entreprise.

Q : Quel est le retour sur investissement d'un logiciel de gestion des installations ?

A. Le logiciel de gestion des installations a un fort retour sur investissement, en particulier lors de la gestion et de l'optimisation des entreprises multi-sites qui suivent les méthodes traditionnelles des listes de contrôle sur papier. Pour calculer le retour sur investissement, multipliez vos dépenses de maintenance annuelles totales par le pourcentage d'économies annuelles totales. Soustrayez le coût de la mise en œuvre du logiciel et les gains d'efficacité annuels totaux pour déterminer le retour sur investissement.