Comment donner une augmentation à vos employés en utilisant la modification de la règle des heures supplémentaires de la FLSA

Quoi que vous pensiez des règles actuelles sur les salaires des heures supplémentaires dans le Fair Labor Standards Act, leur impact sur le marché de l'emploi américain ne peut être ignoré. À mesure que le marché change, les réglementations aussi. Ces modifications des politiques définies par le DOL affectent des millions d'employés et d'employeurs à l'échelle nationale, et les ignorer peut entraîner de nombreux problèmes juridiques pour les entreprises. Le maintien de la conformité dans un marché et un environnement législatif en constante évolution exige que vous restiez vigilant et agile sur le plan opérationnel .

L'amendement FLSA de 2016, sous le titre accrocheur et mémorable "Règle finale pour mettre à jour les règlements définissant et délimitant l'exemption pour les employés exécutifs, administratifs et professionnels", actualise les règlements et les critères pour déterminer l'exemption des employés salariés cols blancs de la Foire Les protections du salaire minimum et de la rémunération des heures supplémentaires prévues par la Loi sur les normes du travail.

Essentiellement, et c'est là que vous voulez vous pencher, les changements apportés au seuil salarial pour l'exonération des heures supplémentaires font qu'il vaut la peine d'offrir aux employés non exonérés une augmentation de leur salaire pour réduire les coûts des heures supplémentaires. Cependant, seulement si vous pouvez prouver que la majorité de leurs fonctions sont des «cols blancs», car alors le seuil d'exemption n'est que de 47 000 par an.

Confus? Eh bien, vous n'êtes pas le seul. Alors décomposons-le pour comprendre exactement comment vous, en tant qu'employeur, pouvez rester en conformité avec les dernières réglementations FLSA, éviter les poursuites liées aux heures supplémentaires, maintenir votre masse salariale rentable, tout en offrant une augmentation à vos employés.

Quelles sont les exigences de rémunération des heures supplémentaires de la FLSA ?

La FLSA établit les normes de salaire minimum que les employeurs doivent payer à la plupart de leurs employés, et elle établit également des lignes directrices pour la rémunération des heures supplémentaires obligatoires :

Un employeur qui exige ou permet à un employé d'effectuer des heures supplémentaires est généralement tenu de payer la prime de l'employé pour ces heures supplémentaires. Les employés couverts par la Fair Labor Standards Act (FLSA) doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail d'au moins une fois et demie leurs taux de rémunération réguliers. La FLSA n'exige pas de rémunération des heures supplémentaires pour le travail effectué les samedis, dimanches, jours fériés ou jours de repos normaux, à moins que des heures supplémentaires ne soient effectuées ces jours-là. (Source : DOL)

Cela semble assez simple, mais maintenant cela devient un peu plus compliqué. Tous les employés ne sont pas couverts par les exigences de la LSF en matière d'heures supplémentaires et de salaire minimum. La FLSA permet des exceptions à la règle pour certains employés qui occupent des postes administratifs, professionnels, de direction, hautement rémunérés, de vente à l'extérieur et de professionnel de l'informatique.

Pour être classés comme exemptés, les employés doivent répondre à des critères très spécifiques définis par le DOL. Cette exemption de la FLSA est parfois appelée exemption « cols blancs » ou « EAP » :

Depuis 1940, les règlements du Ministère exigent généralement que chacun des trois critères soit satisfait pour que l'exemption du PAE de la LSF s'applique : (1) l'employé doit recevoir un salaire prédéterminé et fixe qui n'est pas sujet à réduction en raison de variations dans la qualité ou quantité de travail effectué ("test de base de salaire"); (2) le montant du salaire versé doit respecter un montant minimum spécifié ("test de niveau de salaire"); et (3) les fonctions du poste de l'employé doivent impliquer principalement des fonctions exécutives, administratives ou professionnelles telles que définies par les règlements (« critère des fonctions »). (Source : DOL)

Les paramètres définis pour la classification des employés exonérés ont tendance à changer de temps à autre en raison des décisions du DOL. La dernière en date est la décision finale de mai 2016 qui a pris effet le 1er décembre 2016.

Qu'est-ce qui a changé avec l'amendement de 2016 à la règle des heures supplémentaires de la FLSA ?

S'il vous arrivait de cliquer sur le lien ci-dessus vers le document de décision finale, vous paniquez peut-être un peu. Plus de huit cents pages de texte en jargon juridique DOL suffisent à endormir n'importe qui ou, si leur travail les oblige à lire le tout, leur donne une crise d'angoisse. Cependant, cet amendement se concentre principalement sur la mise à jour des niveaux de rémunération et de rémunération nécessaires pour que les travailleurs du PAE soient classés comme exemptés de l'exigence de rémunération des heures supplémentaires de la FLSA.

La règle finale du DOL de 2016 a augmenté le salaire minimum requis pour la classification d'exemption administrative, professionnelle et exécutive de 455 $ par semaine (ou 47 476 $ par an) pour un poste à temps plein. Pour les employés hautement rémunérés, la barre a également été relevée, passant d'un salaire annuel de 100 000 $ à 134 004 $.

Tout le monde aime les primes et les paiements incitatifs. Avec l'amendement 2016 du DOL, vous aussi. Pour la première fois, les réglementations de la FLSA permettent aux employeurs d'utiliser des primes, des commissions et des paiements incitatifs pour satisfaire jusqu'à 10 % du salaire minimum requis pour les exemptions administratives, professionnelles et exécutives.

Il est important de noter que les primes non discrétionnaires sont généralement définies comme des primes promises ou convenues à l'avance. Les surprises ne comptent pas. De plus, ces paiements ne peuvent être inclus que s'ils sont payés au moins trimestriellement.

À compter du 1er janvier 2020, le DOL publiera des ajustements aux exigences salariales pour la classification des employés exonérés. Ces mises à jour seront publiées tous les 3 ans et ne devraient pas surprendre les employeurs et les comptables car tous les taux mis à jour seront publiés dans le Federal Register et sur le site Web de la Wage and Hour Division au moins 150 jours avant leur date d'entrée en vigueur. Cela vous donne beaucoup de temps pour vous préparer.

Se conformer aux réglementations FLSA sur les heures supplémentaires aujourd'hui

Avec l'entrée en vigueur des ajustements du seuil salarial de la règle finale du DOL en 2016, des millions de travailleurs américains ont franchi la ligne entre la classification des employés exemptés et non exemptés. Pour rester en conformité, les employeurs doivent s'assurer en tout temps d'une classification appropriée des employés. Tous les employeurs sont tenus de maintenir un suivi précis du temps et l'intégrité des dossiers pour que la paie reste rentable .

Classer (et reclasser) correctement vos employés selon les dernières directives de la FLSA est la première étape vers la conformité à la réglementation sur les heures supplémentaires. Vous devez vérifier régulièrement les classifications de vos employés et ne pas attendre les mises à jour réglementaires. Le statut d'exonération des employés peut changer non seulement en raison des ajustements des seuils salariaux (qui doivent avoir lieu tous les 3 ans à compter du 1er janvier 2020), mais également d'autres circonstances telles que des changements organisationnels.

Par exemple, un employé qui n'exerce plus de fonctions incluses dans les critères d'exemption ou qui gagne moins de 913 $ par semaine, devrait être immédiatement reclassé comme non exempté, pour être rémunéré en heures supplémentaires conformément aux réglementations du DOL .

Un changement de classification d'un employé, comme celui de l'exemple ci-dessus, peut devenir coûteux pour l'employeur. Il n'y a aucun moyen de contourner le critère des fonctions pour déterminer l'exonération, mais il est possible de réduire les dépenses en augmentant le salaire d'un employé pour le rendre éligible à l'exonération. Il vaut donc la peine de comparer les coûts d'augmentation du salaire de base des employés exonérés avec la possibilité de les reclasser comme non exonérés et de les payer pour les heures supplémentaires conformément aux exigences de la FLSA.

Par exemple, un employé dont le salaire est nettement inférieur à 913 $ par semaine et qui fait rarement des heures supplémentaires est mieux classé comme non exempté, quel que soit son rôle dans l'organisation. Cependant, pour un employé dont le salaire est proche de la même somme hebdomadaire et qui a tendance à travailler plus de 40 heures par semaine de façon régulière, il pourrait être plus rentable d'augmenter son salaire pour conserver son statut d'exonération .

L'exactitude et l'intégrité des données utilisées pour la paie sont cruciales pour la conformité aux réglementations DOL, indépendamment des paiements et des politiques d'heures supplémentaires. De plus, les registres historiques de présence peuvent vous aider à identifier les employés dont la classification pourrait changer dans le cadre de la nouvelle LSF afin que vous puissiez prendre des mesures avant que cela ne vous coûte.

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Éviter les poursuites sur les salaires des heures supplémentaires et les audits du DOL

Avec les nouvelles règles en vigueur, les petites entreprises avec des classifications d'employés obsolètes sont vouées à être des proies faciles pour les audits DOL . Mais ce n'est pas la seule raison pour vous assurer que la gestion des présences de votre entreprise est conforme aux exigences de la FLSA.

Considérant que 42 % des affaires judiciaires portant sur les salaires et les heures sont liées aux heures supplémentaires, et puisque vous voulez éviter d'être traîné devant les tribunaux, il est logique de suivre avec précision les heures supplémentaires conformément à la réglementation. Cependant, il peut être difficile de garder une trace de l'OT lorsqu'une classification d'employé passe à non exonérée alors que vous continuez à les payer comme exonérés. Le DOL et l'employé susmentionné peuvent finir par vous coûter plus que votre réputation d'employeur.

Vous ne voulez pas laisser la découverte de la mauvaise classification des employés au DOL ou à l'employé. Vous voulez avoir un bon logiciel de paie qui vous aide à suivre les changements au fur et à mesure qu'ils se produisent afin que vous puissiez agir. L'auto-audit est un bon début pour les très petites entreprises, tandis que les PME choisissent souvent des prestataires de services externes pour effectuer les audits régulièrement.

Si vous écoutez GI Joe, et vous devriez toujours écouter GI Joe, la connaissance est la moitié de la bataille. C'est vrai dans ce cas aussi. Tenir vos employés informés et éduqués sur les politiques de l'entreprise en matière d'heures supplémentaires et sur les modifications de leur statut d'exemption est le seul moyen de garantir que vos employés respectent la conformité et la productivité .

Donner à vos employés des connaissances importantes sur l'entreprise, comme les politiques de télétravail ou les manuels des employés, peut vous faire économiser sur la masse salariale et éviter ces poursuites non désirées après coup.

L'avenir, c'est maintenant, et la technologie est là pour transformer la conformité et la rentabilité d'une douleur dans le mais en quelque chose que vous faites très bien.

Les applications mobiles de suivi du temps offrent des fonctionnalités telles que des alertes d'heures supplémentaires en temps réel envoyées à la fois sur les téléphones portables de l'employé et du responsable. Les applications de partage de documents placent les politiques d'heures supplémentaires entre les mains de vos employés afin que personne ne puisse prétendre ne jamais les avoir reçues, en particulier lorsque des modifications sont apportées.

Mais pour une conformité totale et sans effort, une application de suivi du temps qui s'intègre de manière transparente à votre solution de paie est le moyen le plus rapide et le plus simple.

Etat de droit

À l'heure actuelle, les modifications des heures supplémentaires de la FLSA de 2016 sont gelées dans les limbes juridiques grâce à un juge du Texas qui a statué que le niveau de salaire de la règle finale dépassait l'autorité du ministère et a conclu que la règle finale était invalide. Le dernier communiqué de presse du DOL indique que :

Le 31 août 2017, le juge du tribunal de district des États-Unis, Amos Mazzant, a rendu un jugement sommaire contre le ministère du Travail dans des affaires consolidées contestant la règle finale sur les heures supplémentaires. Le tribunal a jugé que le niveau de salaire de la règle finale dépassait l'autorité du ministère et a conclu que la règle finale était invalide. En octobre 2017, le Département du travail a fait appel de la décision du juge. Une fois cet appel enregistré, le ministère de la Justice déposera une requête auprès du cinquième circuit pour suspendre l'appel pendant que le ministère du Travail réévalue le niveau de salaire pour l'exemption.

Pour rendre les choses encore plus compliquées, vous devez tenir compte des lois des États qui peuvent avoir des règles différentes en matière d'heures supplémentaires exigeant un niveau de salaire supérieur ou inférieur pour l'exonération du salaire des heures supplémentaires. De bons exemples sont la Californie et les Samoa américaines.

Vous voulez être un employeur respectueux des lois et éviter les redoutables audits DOL et les poursuites pour heures supplémentaires. Mais les législateurs des États et les agences fédérales ne sont pas sur le point de vous faciliter la tâche, vous n'avez donc pas d'autre choix que de faire attention et d'effectuer des ajustements de paie avant que les ennuis ne surviennent.

Gardez à l'esprit que, quels que soient les changements apportés aux heures supplémentaires FLSA, vous devrez toujours garder une trace précise des statuts d'exemption des employés et de la situation des heures supplémentaires. Être en plus des exemptions à la FLSA vous fera probablement économiser de l'argent tout en vous permettant d'accorder des augmentations à vos employés. Enfin, le suivi des statuts d'exemption vous aidera à éviter des litiges coûteux, alors n'oubliez pas de garder un œil sur le prix FLSA.