Comment faire un suivi auprès des clients après l'envoi d'une facture

Lorsque vous envoyez une facture correctement détaillée à un client, vous vous attendez généralement à recevoir le paiement rapidement. Malheureusement, il y aura inévitablement des moments où vous serez confronté à des clients oublieux, désorganisés ou simplement peu disposés à payer.

Quelle que soit la raison, vous devez toujours être payé pour votre travail, ce qui peut vous obliger à faire le suivi de vos factures en souffrance. Bien que ces situations puissent être frustrantes, il est toujours important de rester professionnel lorsque vous approchez des clients au sujet de paiements impayés.

Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils sur la façon de faire un suivi par e-mail si une facture n'est pas payée à temps. Nous discuterons également de la manière dont vous pouvez gérer la situation avec diplomatie, afin de conserver une bonne relation (si possible). Commençons!

Pourquoi il est important de suivre (et de prévenir) les factures impayées

Recevoir le paiement peu de temps après avoir envoyé vos factures à vos clients est essentiel pour maintenir votre entreprise à flot et assurer un flux de trésorerie fluide. Malheureusement, il y aura des moments où les factures ne seront pas payées à temps, pour un certain nombre de raisons.

Dans ces situations, vous devrez faire un suivi auprès de vos clients sur les retards de paiement, rapidement et avec soin. Si vous négligez de le faire, vous risquez de perdre l'argent qui vous est dû, car le client pourrait avoir perdu ou oublié la facture. Ils pourraient également ne pas savoir comment et quand vous payer.

Dans un instant, nous verrons comment traiter réellement les factures impayées. Cependant, il est également judicieux de réfléchir à la manière dont vous pouvez éviter que cela ne devienne un problème. Dans cet esprit, voici quelques moyens d'éviter de voir des factures impayées à l'avenir :

• Rédigez des factures détaillées et claires. Ils doivent contenir toutes les informations dont le client a besoin pour effectuer le paiement.
• Incluez des informations exactes sur ce que vous facturez. Indiquez clairement quels services vous avez fournis, décomposés en éléments individuels, le cas échéant. Cela supprimera toute ambiguïté potentielle qui pourrait faire hésiter le client à payer.
• Indiquez une date d'échéance précise. Cela rend moins probable que le client mette votre facture en veilleuse et oublie de vous payer.
• Offrez un mode de paiement facile. Apprenez à connaître le mode de paiement qui convient à votre client (par exemple, le paiement en ligne) et, si possible, offrez-lui plusieurs options.
• Facturer des frais pour retard de paiement. Indiquez clairement dans vos conditions de paiement que si le paiement n'est pas reçu à une certaine date, vous appliquerez des frais supplémentaires.

En suivant ces étapes simples, vous devriez être en mesure d'éviter de nombreuses situations où une facture aurait autrement été impayée. Cependant, il y aura toujours des moments où un paiement ne sera pas envoyé comme convenu, auquel cas vous devrez contacter directement le client.

Comment faire le suivi d'une facture (4 conseils)

Dans les prochaines sections, nous verrons comment vous devez procéder lorsque vous effectuez un suivi auprès d'un client concernant une facture en souffrance. En appliquant ces quatre conseils clés, vous pouvez améliorer les chances de recevoir votre argent et de ne pas couper les ponts avec le client.

1. N'attendez pas trop longtemps pour un paiement en retard

Tout d'abord, il est important que vous ne laissiez pas les factures impayées très longtemps. Parfois, les gens ont l'impression que le suivi trop tôt peut sembler insistant ou non professionnel. Cependant, cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité.

En fait, rien de plus professionnel que de s'attendre à ce que votre accord soit honoré par toutes les parties. En tant que tel, vous devez faire le suivi des factures en souffrance dès que la date d'échéance est passée. Soyez poli et ne présumez pas de la malveillance ou de l'incompétence. Quelque chose de simple devrait suffire, comme : « Je voulais juste vous rappeler que ce paiement était dû hier. Pourriez-vous me dire quand m'y attendre ? »

Dans les cas où le client a tout simplement oublié de payer ou perdu votre email, cela suffit souvent à résoudre le problème. Une fois que vous avez envoyé l'e-mail de rappel de paiement initial, vous souhaiterez un suivi dans la semaine si vous ne recevez pas de réponse.

2. Soyez professionnel à tout moment dans votre e-mail de suivi de facture

Bien que ne pas être payé soit sans aucun doute une expérience frustrante, il est important que vous mainteniez un ton et une attitude professionnels tout au long du processus. Cela s'applique même si la date d'échéance du paiement est largement dépassée et que vous n'avez reçu aucune nouvelle du client.

La réalité est qu'il n'est tout simplement pas constructif de se mettre en colère ou de prendre personnellement l'absence d'un paiement rapide. En fait, vous êtes beaucoup plus susceptible de résoudre la situation rapidement si vous maintenez un ton calme et poli dans toutes vos communications avec les clients au sujet des paiements en souffrance.

Rester professionnel est votre meilleure chance de vous assurer que le client fera de même, alors que devenir émotif est susceptible de provoquer une réponse similaire. Il convient également de se rappeler que la facture impayée peut être due à une erreur de bonne foi, ce qui signifie que vous risquez de brûler un pont précieux en envoyant un e-mail de facture en souffrance ou en lançant des accusations.

3. Si l'envoi par e-mail ne fonctionne pas, appelez les clients au sujet des retards de paiement

Si vous avez envoyé quelques e-mails au cours d'une semaine ou deux et que vous n'avez rien reçu, c'est peut-être parce que le client rencontre des problèmes avec sa boîte de réception. Vos messages pourraient se retrouver dans leur filtre anti-spam, ou ils pourraient simplement avoir changé leur adresse ou vous avoir fourni la mauvaise adresse par erreur.

Dans cette situation, c'est toujours une bonne idée de tendre la main par une méthode différente. Si vous avez le numéro de téléphone du client, par exemple, vous pouvez simplement l'appeler. De plus, voyez si vous avez une autre adresse e-mail enregistrée ou s'il y a quelqu'un d'autre dans leur organisation que vous pouvez joindre. N'ayez pas peur d'être persistant et d'essayer diverses formes de communication jusqu'à ce que quelque chose clique.

4. Si tout le reste échoue lors du suivi de la facture, contactez votre avocat

Si ce processus a duré plus d'un mois sans réponse ni paiement, vous devrez peut-être intenter une action en justice. À ce stade, vous devez contacter votre avocat, qui pourra envoyer une mise en demeure au client. Cela inclura le montant impayé qui vous est dû, comme indiqué sur la facture originale.

Naturellement, il s'agit d'une stratégie de dernier recours. Espérons que vous ne vous retrouverez jamais dans une situation où cela est justifié, mais vous devez être conscient que cela peut être nécessaire. Si le client vous ignore ou refuse de payer, vous êtes tout à fait en droit de demander de l'aide.

Conclusion

Il est essentiel d'être payé pour votre travail, mais vous pouvez rencontrer des situations où les clients oublient ou choisissent de ne pas vous envoyer l'argent qu'ils doivent. Dans ces cas, vous devrez faire attention à la façon dont vous les suivez.

Pour récapituler, voici ce que vous devez garder à l'esprit lors du suivi de vos factures :

1. N'attendez pas trop longtemps pour une facture en souffrance.
2. Soyez professionnel à tout moment.
3. Si l'envoi par e-mail ne fonctionne pas, appelez le client.
4. Si tout le reste échoue, contactez votre avocat.

Vous avez des questions sur le traitement des factures impayées ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!