Comment rédiger un e-mail formel qui obtient des résultats (avec des modèles)
Publié: 2023-09-13
- 20 août 2023
Contenu
Avez-vous déjà été en train d'écrire un e-mail et vous êtes-vous déjà demandé si vous n'étiez pas trop décontracté ? Que vous soyez un vendeur rédigeant un e-mail formel, envoyant une demande professionnelle ou travaillant avec un nouveau client, il existe quelques bonnes pratiques à suivre si vous souhaitez obtenir des résultats.
Comment rédiger un e-mail formel en 9 étapes
Suivez ces neuf étapes pour donner le bon ton à votre prochain e-mail formel, qu'il s'agisse de votre première sensibilisation ou d'un suivi.
1. Tenez compte de votre adresse e-mail
Lorsque vous envoyez un e-mail formel à partir de votre adresse e-mail personnelle, il est important de vous assurer qu'il a un aspect professionnel et qu'il reflète fidèlement le ton que vous souhaitez obtenir.
Si vous en utilisez encore un il y a des années avec des lettres absurdes, des chaînes de chiffres aléatoires, votre équipe sportive préférée ou tout autre élément qui pourrait être jugé non professionnel par un associé ou un client, il est temps de procéder à une mise à jour. La meilleure adresse e-mail pour envoyer des e-mails formels a tendance à être une combinaison de votre prénom et de votre nom.
2. Utilisez les bonnes polices
Le bleu est peut-être votre couleur préférée, mais cela ne signifie pas qu'il convient comme couleur de texte pour un e-mail formel. Dans le même ordre d'idées, même si vous avez une police préférée lorsque vous envoyez des messages à vos amis et à votre famille, tenez-vous-en aux styles sans distraction pour les e-mails formels : Arial, Calibri ou Times New Roman.
Vous voulez que votre message soit ce qui attire l'attention de quelqu'un, et non la police que vous choisissez.
3. Choisissez soigneusement votre ligne d'objet
Plus c'est court, mieux c'est, dans une certaine mesure. Selon Kinsta, la majorité des lignes d'objet des e-mails comportent 100 caractères ou moins, mais le point idéal pour des taux d'ouverture et de clics plus élevés se situe entre 110 et 140 caractères.
Il y a quelques éléments à prendre en compte lors de la rédaction de votre ligne d'objet :
- Quel est votre public ? Votre ligne d'objet sera différente lorsque vous envoyez un e-mail formel à un responsable marketing ou à un collègue professionnel.
- Qu’est-ce qui intéresse vos lecteurs ? Outre votre adresse e-mail, la ligne d’objet de votre e-mail formel est ce qui donne à votre lecteur sa première impression de vous. Incitez-les à l'ouvrir en vous concentrant sur ce qui les intéresse, qu'il s'agisse des problèmes des clients ou d'une connexion mutuelle.
L'un des aspects les plus importants de votre ligne d'objet est qu'elle doit refléter avec précision le message de votre e-mail formel. Les lignes d'objet spammées sont un excellent moyen de perdre confiance et crédibilité.
Besoin d’idées de ligne d’objet ? Découvrez ces bonnes pratiques et exemples .
4. Utilisez le bon message d'accueil
Une fois ces trois étapes effectuées, il est temps de choisir un message d'accueil formel par e-mail approprié. Enregistrez les salutations informelles comme « Hey » et « Salut » pour vos amis et votre famille.
Voici quelques salutations formelles par courrier électronique qui portent le bon ton :
- Bonjour
- Salutations
- Cher
Si vous envoyez un e-mail à un prospect ou à un associé, un ton plus formel est nécessaire. Vous souhaitez également toujours inclure le nom de votre destinataire. Si vous ne le savez pas, trouvez-le. Si cela n'est pas plausible, vous pouvez adresser votre e-mail formel à « à qui cela peut concerner » ou à « l'équipe commerciale », « l'équipe marketing », etc., mais ces salutations ne devraient jamais être votre premier choix.
5. Présentez-vous de manière appropriée
La première phrase de votre e-mail formel doit vous présenter brièvement ainsi que votre entreprise. Le destinataire n’a pas besoin de l’histoire de votre vie.
Voici quelques conseils pour vous présenter officiellement par e-mail :
- Soyez bref. Si vous prenez plus d'une phrase pour vous présenter, le lecteur sautera probablement le paragraphe en entier.
- Commencez par une question. « Pourriez-vous utiliser plus de trafic Web ? Je m'appelle John Smith chez GenericSEOCompany et j'aimerais vous aider.
Gardez à l’esprit que le lecteur veut savoir ce que vous pouvez faire pour lui ; ils ne sont pas aussi intéressés par qui vous êtes ou pourquoi vous faites ce que vous faites (encore).
6. Coupez les peluches
Les e-mails formels doivent toujours être courts et précis. Il est préférable d'envoyer un e-mail de deux ou trois phrases plutôt que d'inclure des informations non pertinentes. Dans le même ordre d'idées, n'envoyez pas vos e-mails sous la forme d'un seul gros bloc de texte : divisez-le en utilisant des paragraphes courts et des puces.
Des morceaux de texte empêchent le destinataire de trouver les principaux points de votre e-mail formel. Le formatage de votre e-mail pour inclure beaucoup d'espaces blancs facilite la lecture et la recherche d'informations importantes ; cela augmente également la probabilité d’obtenir une réponse.
7. Terminez-le de manière appropriée
Prêt à conclure ? Assurez-vous de terminer votre e-mail formel de manière appropriée.
Comme votre salutation, laissez les phrases informelles pour correspondre avec votre famille et vos amis. Par exemple, plutôt que de terminer par « Merci », optez pour le « Merci », plus formel.
Certaines clôtures formelles d'e-mails qui portent le bon ton sont :
- Sincèrement
- Avec respect
- Cordialement
- Hâte d'avoir de vos nouvelles
Une fois que vous avez établi une relation avec votre correspondant, vous pouvez choisir des fins de courrier électronique formelles plus décontractées et amusantes. D’ici là, respectez les phrases de clôture formelles énumérées ci-dessus.
8. N'oubliez pas une signature professionnelle
L'adresse e-mail et la ligne d'objet donnent à votre destinataire sa première impression de vous, et votre signature électronique lui laisse la dernière.
Une signature électronique formelle doit inclure votre :
- Nom et prénom
- Titre d'emploi
- Coordonnées
- Liens vers vos profils de réseaux sociaux pertinents
Ne vous contentez pas d'une signature générique et ennuyeuse : découvrez les meilleurs générateurs de signatures d'e-mails pour les e-mails professionnels et formels.
9. Relisez (et relisez encore)
Une fois que vous avez envoyé votre e-mail formel, vous ne pouvez plus revenir en arrière. Même si vous le lisez plusieurs fois avant d’appuyer sur envoyer, il est facile d’oublier de simples erreurs.
Grammarly et Hemingway sont tous deux des outils gratuits que vous pouvez utiliser pour détecter les fautes d'orthographe et les erreurs grammaticales que vous avez peut-être manquées.
Les éléments les plus importants à vérifier deux, trois ou quatre fois sont le nom de votre destinataire et le nom de son entreprise. Si vous ouvriez un e-mail et que votre nom était mal orthographié, prendriez-vous même la peine de le lire ? Probablement pas. Il en va de même pour le nom de l’entreprise : Milkshake et Mailshake sont deux choses très différentes.
10 modèles d'e-mails formels à utiliser en 2023
Pour terminer l'article, voici 10 modèles d'e-mails plus formels que vous pouvez personnaliser et utiliser.
1. Demande d'informations
Objet : Demande d'informations sur [Produit/Service]
Cher [Nom du destinataire],
Je m'appelle [Votre nom] de [Votre entreprise]. Je vous contacte pour obtenir plus d'informations sur votre [produit/service].
Pourriez-vous s'il vous plaît fournir des informations détaillées ou suggérer un moment approprié pour une discussion ?
Merci d'avance,
[Votre signature électronique]
2. Demande de rendez-vous
Objet : Demande de réunion le [Date]
Bonjour [Nom du destinataire],
Il s'agit de [Votre nom] de [Votre entreprise]. J'aimerais organiser une réunion le [Date] pour discuter de [Sujet]. Merci de me faire part de vos disponibilités.
Cordialement,
[Votre signature électronique]
3. Suivi après une réunion
Objet : Points de suivi et notes de notre réunion
Cher [Nom du destinataire],
Merci de m'avoir rencontré le [Date]. J'ai compilé un aperçu des mesures à prendre et des points remarquables. [Brève liste de points]. Discutons des autres étapes.
Sincèrement,
[Votre signature électronique]
4. Proposition commerciale
Objet : Proposition commerciale de [Votre entreprise]
Bonjour [Nom du destinataire],
Je suis [Votre nom] de [Votre entreprise]. Nous avons une proposition commerciale qui pourrait profiter aux deux parties. [Décrivez brièvement la proposition]. Pouvons-nous en discuter plus en détail ?
Avec respect,
[Votre signature électronique]
5. Demande d'emploi
Objet : Demande d'emploi chez [Nom de l'entreprise]
Salutations,
Je m'appelle [Votre nom] et je suis intéressé par le poste de [Titre du poste] dans votre entreprise estimée. [Décrivez brièvement vos qualifications et votre expérience]. Pourrions-nous en discuter davantage ?
Cordialement,
[Votre signature électronique]
6. Demande de commentaires des clients
Objet : Demande de vos précieux commentaires
Cher [Nom du destinataire],
Je suis [Votre nom], [Votre poste] dans [Votre entreprise]. Nous apprécions votre opinion et apprécierions vos commentaires sur [Produit/Service].
Merci,
[Votre signature électronique]
7. E-mail d'excuses
Objet : Nos sincères excuses pour [Problème]
Cher [Nom du destinataire],
Nous avons le regret de vous informer que [décrire le problème]. Nous travaillons avec diligence pour résoudre ce problème et nous excusons pour tout inconvénient causé.
Sincèrement,
[Votre signature électronique]
8. Devis
Objet : Devis pour [Produit/Service]
Bonjour [Nom du destinataire],
Merci de votre intérêt pour notre [Produit/Service]. Ci-joint le devis selon votre demande. Discutons de plus amples détails.
Cordialement,
[Votre signature électronique]
9. Invitation à un événement
Objet : Invitation à [Événement] le [Date] – RSVP
Salutations [Nom du destinataire],
Nous sommes ravis de vous inviter à [Événement] le [Date]. Veuillez trouver les détails de l'événement ci-joint. Cependant, l'espace et les rafraîchissements pour les invités sont limités, nous vous demandons donc de bien vouloir confirmer votre présence avant d'assister à l'événement.
Nous sommes impatients de vous compter parmi nous et espérons que vous pourrez y arriver.
Cordialement,
[Votre signature électronique]
10. Annonce de mise à jour du produit
Objet : Nouvelles fonctionnalités intéressantes dans [Nom du produit]
Bonjour [Nom du destinataire],
Nous sommes ravis d'annoncer de nouvelles fonctionnalités pour notre [Nom du produit]. Ces fonctionnalités [décrivez-les brièvement ici]. Nous pensons que ces changements [décrireont les avantages]. Planifions un appel pour vous expliquer ces améliorations.
Cordialement,
[Votre signature électronique]
Rédiger un e-mail formel ne doit pas nécessairement être un défi. Suivez ces neuf étapes et vous serez prêt à envoyer des e-mails professionnels et formels qui donneront des résultats. Si vous souhaitez maîtriser l'art de la diffusion par e-mail, consultez notre Masterclass gratuite sur les e-mails froids.
