Votre guide complet sur un plan d'action correctif

Lorsque nous entendons les mots plan d'action corrective, la première chose à laquelle la plupart des gens pensent est la discipline des employés ou quelque chose du genre. Cela ne veut pas dire que cela ne couvre pas cela, mais cela va beaucoup plus loin. Alors maintenant, vous vous demandez probablement quel est le but d'un plan d'action ?

En bref, un plan d'action correctif garantit que les besoins de votre client sont satisfaits, que vos pratiques commerciales sont conformes aux réglementations gouvernementales nationales, fédérales et locales, et bien plus encore.

Le plan d'actions correctives creuse profondément dans tous les coins et recoins de votre entreprise pour exposer d'éventuelles failles et erreurs, ce qui n'est pas nécessairement une mauvaise chose. L'action corrective est effectuée par étapes afin d'identifier différentes façons de remettre votre entreprise sur les rails et de vous assurer que vous êtes aussi efficace et efficient que possible. De plus, cela vous aide à rester aligné sur votre énoncé de mission et à atteindre vos objectifs commerciaux.

Quel est le but d'un plan d'action ?

Grande question ! Pensez-y comme ceci, lorsque des erreurs se produisent au travail, il y a des moments où elles peuvent être corrigées. Cependant, il y a des occasions où il n'y a pas de remède simple. Sans un plan d'action correctif en place, les situations peuvent dégénérer et les répercussions n'en valent pas la peine. Le plan de mesures correctives met en place des mesures préventives pour que ces scénarios ne se produisent pas.

Maintenant, pour réitérer quel est le but d'un plan d'action - des plans d'action correctifs sont mis en place pour réformer les tâches, les processus, les produits, gérer les clients, le comportement des employés, etc. Alors, alors que vous continuez à vous demander, quel est le but de un plan d'actions ? Votre réponse doit inclure que le plan d'action corrective arrête les erreurs avant qu'elles ne deviennent fatales. Tout problème qui survient, vous pouvez utiliser votre plan d'action correctif pour faire face à une situation donnée.

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Le plan d'actions correctives couvre les éléments suivants :

• Améliorez les flux de travail
• Identifier les moyens de corriger les erreurs qui respectent le budget
• Améliorer la satisfaction client
• Augmenter l'efficience et l'efficacité
• Processus ou méthodes améliorés
• Empêcher les actions répétées

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Pourquoi une action corrective est-elle essentielle ?

En raison du débat sur la nécessité d'un plan d'action correctif, vous pouvez finir par vous demander, à quoi sert un plan d'action ? Vous devez garder à l'esprit que cela vous aide à localiser les problèmes et à fournir les solutions. S'asseoir sur votre chaise ne va pas aider toute situation qui se présente. Vous pensez peut-être, eh bien, j'ai occupé de nombreux emplois et posséder mon entreprise ne devrait pas être différent. Si quelqu'un sort de la ligne, je le remettrai en ligne et le travail sera fait.

Cependant, le plan de mesures correctives va beaucoup plus loin que cela. Il vous protège contre la fermeture de votre entreprise ou le paiement de grosses sommes d'argent pour des amendes. Par exemple, sans plan d'action correctif en santé et sécurité, votre employé pourrait se retourner et vous poursuivre en justice. Puisque vous n'aviez pas de plan d'action pour ce qui s'est passé, vous n'avez aucune preuve pour vous étayer si vous deviez aller au tribunal.

Si votre entreprise implique des clients, votre plan d'actions correctives aide le personnel à connaître la procédure en cas de réclamation d'un client concernant la qualité du produit/service. Les employés auront les informations qui fournissent les mesures correctives à prendre et si la plainte du client est juste. Lorsque vous y réfléchissez, vous fournissez à votre personnel tous les outils dont il a besoin.

Lorsque vous mettez en place une politique d'entreprise, votre équipe peut gérer l'approche du point de vue de l'entreprise et pas seulement une solution aléatoire jusqu'à ce que le client soit satisfait. Un plan bien rédigé vous donne la sécurité de savoir que votre équipe peut gérer tout ce à quoi elle est confrontée rapidement et efficacement.

Un plan d'actions correctives vous donne la tranquillité d'esprit en sachant que votre entreprise est protégée en cas de problème.

Créer le plan d'action correctif parfait

Pour commencer à rédiger les actions correctives que vous souhaitez inclure dans votre plan, vous devez tenir compte des points suivants :

• Identifier les problèmes clés
• Rechercher pourquoi ce sont des problèmes pour votre entreprise
• Proposez des situations théoriques sur la façon dont cela pourrait se produire
• Écrivez le remède
• Tester vos théories
• Analysez vos résultats
• Écrivez-les dans votre plan

N'oubliez pas que vous pouvez toujours revenir en arrière et améliorer votre plan. Les actions correctives correctes évitent beaucoup de maux de tête. Nous allons maintenant voir comment créer un plan.

La première chose à faire est de comprendre la racine du problème. Même si vous avez des politiques actuelles que les employés doivent suivre, parfois elles n'ont pas été suffisamment réfléchies et, par conséquent, le même scénario se reproduit. Lorsque vous pourrez comprendre la cause, vous serez souvent en mesure de fournir une solution appropriée.

Si vous vous demandez encore quel est le but d'un plan d'action ? Jetez un oeil à l'exemple suivant. Un employé soulève une boîte qui est trop lourde pour lui, se blesse et il n'y a aucune directive pour soulever des objets. Vous devrez considérer cela comme un problème de santé et de sécurité. Vous pensez, pourquoi diable ont-ils pensé qu'il était sûr de soulever quelque chose d'aussi lourd ? Savent-ils combien ils sont autorisés à soulever en fonction de leur poids et de leur force ?

Il est important d'identifier les problèmes possibles avant qu'ils ne surviennent avec une action corrective.

Maintenant que vous savez quel est le problème, vous pouvez commencer à prendre des mesures pour fournir une solution appropriée. Par exemple, toutes les boîtes doivent être clairement marquées avec leur poids, afin que les employés puissent prendre une décision calculée.

Enquêtez sur la façon dont ce problème s'est produit. Par exemple, aucune des cases n'était étiquetée. Découvrez ensuite ce qui a causé ce problème, par exemple, trop d'employés se plaignant de maux de dos. De plus, recherchez toute préoccupation pertinente.

Faites vos recherches et demandez aux employés pourquoi une situation particulière s'est produite. Si la difficulté est liée au client, demandez aux clients plus d'informations. Une fois que vous connaissez la racine et que vous avez votre solution claire, il est temps de réfléchir à la façon dont vous écrivez et mettez en œuvre votre plan.

Même si vous avez fait toutes vos recherches, demandez à vos employés quelles mesures auraient pu être prises pour éviter que le problème ne se reproduise.

Cela encourage également l'engagement et montre un niveau d'attention pour votre personnel. Plus il y a de personnes qui entrent, plus vous aurez de données lors de la rédaction de votre plan.

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Si vous êtes arrivé jusqu'ici, et que vous songez à faire tout cela dans votre tête sans l'écrire, et que vous vous demandez toujours quel est le but d'un plan d'action ? Nous avons les détails pour l'expliquer encore plus loin.

Lorsque vous commencerez à rédiger votre propre plan d'actions correctives, vous verrez comment les actions correctives ont du sens. Vous pouvez définir des délais, des cibles ou d'autres objectifs que vous souhaitez atteindre. En plus c'est écrit. Par conséquent, vous pouvez toujours vous y référer ultérieurement.

Les actions correctives doivent inclure :

• Le problème
• Les politiques de votre entreprise
• Les procédures mises en place pour éviter ce problème
• Liste des responsabilités, qu'il s'agisse d'un employé individuel, d'un gestionnaire, etc.

Maintenant que vous avez rédigé votre plan d'action correctif, vous ne vous demanderez plus à quoi sert un plan d'action. Une fois que vous en récolterez les bénéfices, vous voudrez former vos employés dès que possible.

Votre formation doit couvrir tous les scénarios possibles ainsi que toutes vos solutions. Il doit être clair afin que les employés quittent la réunion en comprenant ce qui est attendu si une situation se présentait. De plus, vos employés doivent avoir la confiance nécessaire pour effectuer toutes les tâches.

La technologie peut être votre meilleure amie pour gérer votre plan d'actions correctives car elle implique de nombreux composants mobiles. Par exemple, cela nécessite une communication efficace et un suivi pour vérifier que l'action corrective fonctionne comme il se doit.

Cela peut être lourd à gérer, surtout avec toutes vos autres tâches quotidiennes. Si vous utilisez encore des e-mails et des SMS, vos efforts de communication peuvent souvent être manqués. Le pire, c'est que vous ne pouvez même pas savoir qui a vu votre message.

Non seulement vous avez perdu du temps à essayer d'appeler et de chasser tout le monde, mais des erreurs se produisent encore parce que vos employés n'ont pas lu vos messages. Puisqu'il n'y a aucun moyen de suivre, vous n'avez aucune idée si les employés accomplissent leurs tâches.

Des applications tout-en-un telles que Connecteam vous permettent de mettre en œuvre votre plan d'actions correctives à l'échelle de l'entreprise afin que chacun ait un accès direct au plan d'actions correctives. Vous pouvez également savoir qui n'a pas encore lu vos manuels de formation et envoyer des notifications push automatisées pour leur rappeler de le faire.

De plus, vous pouvez garder un œil et suivre les progrès de votre personnel. Avec l'ajout de vidéos et d'images, vous pouvez donner vie à votre plan d'actions correctives. Les employés pourront regarder des scénarios réels directement à partir de leurs appareils mobiles à leur propre rythme au lieu de rester assis dans une pièce ennuyeuse.

De plus, vous n'avez plus à tout entasser en une seule session de formation et à vous soucier de savoir si tout le monde comprend le matériel. Les employés peuvent se former et se référer directement à l'application même lorsqu'une situation réelle se produit. De plus, les employés ont des actions correctives à portée de main. Ils n'ont plus la peine de feuilleter un gros classeur en pleine crise. Avec l'application Connecteam, vous pouvez créer des fichiers pour chaque action corrective que votre employé peut rechercher facilement pour trouver ce dont il a besoin.

Lorsqu'une action corrective nouvelle ou améliorée est publiée, envoyez une mise à jour à l'échelle de l'entreprise et tout le monde sera informé. Les employés peuvent interagir avec les goûts et les commentaires comme la plupart des applications sociales qu'ils connaissent déjà. Si vous remarquez qu'un employé n'a pas encore lu votre mise à jour, vous pouvez utiliser le chat intégré à l'application pour lui envoyer un rappel à vérifier. Si une action corrective ne s'applique qu'à une seule équipe, vous pouvez configurer des discussions de groupe sur l'application et leur envoyer un message.

Connecteam a bien plus de fonctionnalités que la formation, la messagerie et la mise à jour. Vous pouvez configurer la gestion des tâches, l'horloge (y compris les intégrations de la paie avec QuickBooks en ligne et Gusto), et bien plus encore. Avec une configuration facile, même votre employé non féru de technologie appréciera de l'utiliser et se sentira plus à l'aise en cas de problème.

Suivez votre plan d'action correctif

C'est bien d'écrire et de l'avoir en place. Cependant, vous devez surveiller et évaluer si votre nouveau processus fonctionne. Si nous revenons à l'exemple initial, vous pouvez demander à une poignée d'employés comment ils se sentent depuis le nouveau plan.

La grande chose est que vous pouvez modifier votre plan d'action corrective à tout moment. Votre employé peut vous donner une suggestion à ajouter, afin que le prochain employé ne soit pas confronté à la même expérience.

L'ajout d'une technologie à votre plan peut vous aider à suivre en temps réel et à faire des ajustements si nécessaire. Vous ne vous demanderez plus à quoi sert un plan d'action ? Vous vous demanderez plutôt pourquoi il vous a fallu si longtemps pour en écrire un !

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