Le guide complet des RH pour les petites entreprises en 2022

En tant que propriétaire ou gestionnaire de petite entreprise, vous avez l'habitude de porter plusieurs chapeaux. Non seulement vous êtes responsable de la surveillance stratégique et de la direction de votre entreprise, mais vous êtes également fortement impliqué dans les tâches quotidiennes, en particulier en ce qui concerne les RH.

Mais l'étendue des fonctions RH, même pour une petite entreprise, est vaste. Cela peut rapidement submerger votre temps et vous pourriez vous retrouver à passer des heures sur la paperasse et l'administration des RH. Vous avez à peine assez de temps pour vous assurer que rien ne vous échappe, et encore moins vous concentrer sur le développement et la croissance de votre entreprise.

Sans surprise, avoir suffisamment de temps pour tout faire est l'une des cinq principales préoccupations des propriétaires de petites entreprises.

C'est pourquoi le besoin de déléguer les RH, soit à une autre personne, soit à une équipe au sein de votre organisation, se fait inévitablement sentir. Mais comment savoir quand c'est le bon moment pour le faire ? Et comment mettre en place une personne ou une équipe RH dédiée ?

Continuez à lire pour le découvrir!

Qu'est-ce que les RH ?

RH signifie ressources humaines. La Society for Human Resource Management (SHRM) définit la gestion des ressources humaines comme « le processus de gestion des employés d'une organisation… pour atteindre efficacement les objectifs d'une organisation ».

Une équipe RH est ultimement responsable de l'expérience complète des employés, de l'embauche à la résiliation, à la démission ou à la retraite, et tout le reste.

Ceci comprend:

• Recrutement et rétention
• Gestion des rémunérations et avantages sociaux
• Paie, y compris la conformité fiscale
• Satisfaction, engagement, sécurité et bien-être des employés
• Embarquement et débarquement
• Examens des performances
• Récompenses et reconnaissance des employés
• Développer et maintenir des ressources pour les employés telles que des manuels de formation et des manuels d'employés
• Créer une culture d'entreprise
• Participation et communication des employés
• La formation et le développement
• Suivi du temps et présence
• Respect du droit du travail

Les petites entreprises traitent les questions de RH dès le moment où elles embauchent leur premier employé. Avec seulement une poignée d'employés, il pourrait être possible de gérer vous-même les tâches RH en plus de vos responsabilités de gestion et de propriété. Mais au fur et à mesure que votre entreprise grandit, il est facile de voir à quel point cette liste devient trop lourde à gérer pour une seule personne !

Fonctions RH clés pour les petites entreprises

Les domaines clés des ressources humaines pour les petites entreprises sont les suivants :

1. Recrutement et rétention
2. Avantages et compensation
3. Contrat d'employé
4. La formation et le développement
5. Respect du droit du travail.

Examinons de plus près chacun d'entre eux et pourquoi ils sont importants pour votre entreprise.

Attirer et retenir les meilleurs talents est l'une des fonctions RH les plus importantes pour les petites entreprises. Mais ce n'est pas bon marché. Il faut du temps et de l'argent pour développer et mettre en place des pratiques de recrutement et de rétention de qualité.

Le recrutement consiste à préparer des descriptions de poste, à créer un cadre pour les décisions d'embauche, à gérer le processus de recrutement, y compris les entretiens, à remplir les documents de conformité tels que les contrats de travail et les documents d'admissibilité au travail, et à concevoir et mettre en œuvre un processus d'intégration.

La diversité, l'équité et l'inclusion (DEI) sont un aspect important du recrutement pour les entreprises de toutes tailles. DEI doit être plus qu'un geste symbolique. Elle doit imprégner tous les niveaux et toutes les fonctions de votre organisation, y compris les RH. DEI est un facteur important pour attirer les meilleurs talents - près de 80% des employés souhaitent travailler pour une organisation qui valorise DEI.

En plus d'attirer de nouveaux talents, les RH sont également responsables des politiques et pratiques de rétention. Les stratégies visant à accroître la satisfaction et l'engagement des employés, ainsi que la formation et le perfectionnement, sont de bons moyens d'améliorer la rétention des employés.

Les RH sont généralement chargées de déterminer la philosophie de rémunération, la stratégie de rémunération et la structure de rémunération d'une organisation, y compris le salaire de base et le salaire supplémentaire.

Lors de la conception d'une structure de rémunération, vous devez être conscient de tout salaire minimum légal ainsi que de ce que vos concurrents offrent aux employés.

Les avantages sociaux, tels que l'assurance maladie, les congés payés, les horaires de travail flexibles, les commissions et les programmes de bien-être des employés, constituent une partie importante de votre rémunération globale. Les avantages sociaux comptent pour les employés. Bien que le salaire soit important, 79 % des employés accepteraient de nouveaux avantages ou des avantages supplémentaires en plus d'une augmentation de salaire.

Comme pour le salaire minimum légal, il est important d'identifier tous les avantages que vous devez fournir en vertu de la loi. Ceux-ci dépendent de votre emplacement et peuvent inclure des avantages tels que l'indemnisation des accidents du travail, les congés payés et l'assurance invalidité.

Un autre aspect de la rémunération est la masse salariale et les impôts. Même pour les petites entreprises avec un nombre limité d'employés, ces processus peuvent rapidement devenir complexes et chronophages. De nombreux propriétaires de petites entreprises sous-estiment le temps que peut prendre la paie, qui peut représenter près de cinq heures par période de paie.

L'engagement des employés est le lien qu'un employé entretient avec une organisation et ses objectifs. Il joue un rôle important dans le succès de votre entreprise. Cela peut affecter directement votre rentabilité : les employés engagés sont plus productifs et moins susceptibles de s'absenter du travail. D'autre part, 74 % des employés activement désengagés recherchent un nouveau travail ou gardent un œil sur d'autres opportunités.

Les RH s'occupent de la conception de stratégies et de processus répondant à tous les problèmes sous-jacents affectant l'engagement, tels que le renforcement du moral des employés. Cela améliore la rétention et votre résultat net.

Offrir des opportunités de développement professionnel continu à vos employés est essentiel pour augmenter les niveaux de motivation et d'engagement. Les employés sont avides d'occasions d'acquérir de nouvelles compétences. Dans une enquête de Deloitte, près de 80 % des milléniaux ont identifié la formation formelle en milieu de travail, la formation en cours d'emploi et le développement professionnel comme étant importants pour les aider à donner le meilleur d'eux-mêmes.

Un programme de formation et de perfectionnement bien conçu aide également à préparer les employés aux promotions internes, ce qui vous permet d'économiser le coût du recrutement à l'externe.

Les responsabilités de formation et de développement des RH incluent la préparation d'un manuel de l'employé qui définit la mission de votre entreprise, les valeurs fondamentales, les attentes des employés, les politiques de l'entreprise et les procédures disciplinaires et de licenciement.

Même pour les petites entreprises, il existe une vaste gamme de lois et réglementations du travail qui régissent les interactions avec les employés. L'une des principales fonctions des RH est de suivre toute évolution des lois et réglementations du travail et de s'assurer que votre organisation les respecte pleinement.

À titre d'exemple, les petites entreprises basées aux États-Unis doivent tenir compte de leurs obligations en vertu d'une série de lois fédérales, notamment :

• La loi de 1970 sur la sécurité et la santé au travail
• Titre VII de la loi sur les droits civils de 1964
• La loi de 1967 sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi
• Titres I et V de l'Americans with Disabilities Act de 1990
• La loi sur le congé familial et médical
• La loi sur les normes de travail équitables
• La loi nationale sur les relations de travail

Le coût de la non-conformité réglementaire peut être élevé, entraînant de lourdes amendes ou autres pénalités. Les autres coûts comprennent les atteintes à la réputation et la perturbation de votre entreprise pendant que vous traitez le problème. Mais surtout, les employés veulent savoir que vous vous engagez à respecter les problèmes de conformité conçus pour les protéger.

Les avantages de la délégation RH

Des RH efficaces sont essentielles au succès d'une entreprise, quelle que soit sa taille. Les RH donnent le ton à la communication interne et ont un impact direct sur la culture de votre entreprise, ainsi que sur vos résultats. Vos employés sont votre ressource la plus précieuse. Veiller à leur bien-être par le biais de politiques et de procédures RH doit être une priorité.

Nommer une personne RH dédiée ou mettre en place un service RH nécessite un investissement initial en temps et en argent. Mais cela présente de nombreux avantages, tant à court qu'à long terme.

• Vous fait gagner du temps . En tant que propriétaire ou gestionnaire d'une petite entreprise, votre temps est extrêmement précieux. Assumer des responsabilités RH en plus de la gestion de l'entreprise peut vous alourdir avec une charge de travail importante, notamment des tâches administratives et une gestion des documents chronophages. En déléguant les RH, vous pouvez libérer votre temps pour vous concentrer sur d'autres décisions stratégiques et de gestion de haut niveau visant à développer votre entreprise.
• Vous permet d'économiser de l'argent . Le coût de prendre de mauvaises décisions en matière de RH - ou de ne pas prendre de décisions du tout - peut être coûteux. Par exemple, en ce qui concerne les mauvaises embauches, Gallup estime prudemment que le coût de remplacement d'un employé peut être de 0,5 à 2 fois son salaire annuel.

Une personne ou une équipe RH dédiée peut concentrer son temps et ses ressources sur la prise de décisions RH efficaces et de qualité. Ils peuvent également développer une meilleure efficacité en normalisant et en centralisant les processus RH et la prise de décision.

• Développe une expertise RH interne . En nommant une personne ou une équipe spécifique pour gérer les RH, vous pouvez commencer à développer les connaissances institutionnelles de votre organisation. Cela permet aux personnes occupant des postes RH de devenir des spécialistes, avec une connaissance spécifique de votre organisation et de ses employés. Cette combinaison augmente les chances d'une prise de décision RH plus efficace.
• Assure la conformité . Compte tenu de la complexité et de la nature en constante évolution des lois et réglementations du travail, il est irréaliste de s'attendre à ce que vous restiez au top de la conformité tout en gérant l'entreprise en même temps. Une équipe RH dédiée dispose du temps et des connaissances nécessaires pour suivre les évolutions, conserver les enregistrements nécessaires et gérer les audits. Le non-respect des lois et réglementations nécessaires peut s'avérer coûteux, c'est pourquoi la délégation de vos responsabilités en matière de RH est un investissement rentable.

Une alternative : les entreprises d'externalisation RH

Plutôt que de nommer une personne RH dédiée ou de créer une équipe RH interne, certaines petites entreprises utilisent des services d'externalisation des ressources humaines, comme une organisation professionnelle pour l'emploi (OPE).

Un PEO agit en tant qu'employeur suppléant pour une organisation, passant des contrats avec des employés au nom de l'organisation. Cette structure permet au PEO de gérer une gamme de fonctions administratives RH au nom de la petite entreprise, y compris la paie, les impôts, les avantages sociaux, l'indemnisation des accidents du travail, la conformité et d'autres services de soutien RH.

Si vous envisagez cette option, il est important de peser les coûts et les avantages. Pour les propriétaires de petites entreprises, la perspective d'externaliser l'administration des RH peut être attrayante - cela vous fait gagner beaucoup de temps et place vos RH entre les mains d'un tiers expérimenté.

Mais les PEO facturent généralement des frais élevés pour leurs services RH pour les petites entreprises. Engager un service d'externalisation des ressources humaines peut également étouffer les connaissances institutionnelles de votre organisation, ce qui peut être particulièrement utile à mesure que votre entreprise se développe. Les employés peuvent également avoir des réserves à l'idée de traiter avec un tiers pour des questions d'emploi.

Quel est le bon moment pour déléguer les RH ?

Le bon moment pour nommer des professionnels RH dédiés ou créer une équipe RH interne dépend de la situation de votre entreprise, notamment du budget, de la croissance projetée et de la taille.

En règle générale, de nombreux spécialistes des RH disent que vous devriez envisager de déléguer les fonctions RH lorsque votre organisation compte plus de 10 employés. À ce stade, la gestion des RH peut devenir trop lourde pour un propriétaire ou un gestionnaire de petite entreprise, en particulier en ce qui concerne la conformité, car les exigences de conformité peuvent être complexes, rédigées de manière dense et évoluer souvent.

D'autres indicateurs incluent quand :

• Des erreurs commencent à se produire, par exemple, les exigences de conformité ne sont pas respectées
• L'organisation est confrontée à une période de changement ou de croissance importante
• Vous n'êtes tout simplement pas en mesure de suivre les processus RH quotidiens ainsi que vos autres tâches
• Les processus RH occupent la majorité de votre temps, vous empêchant de vous concentrer sur le travail au niveau stratégique

Lorsque vous atteignez ce point, il est temps d'envisager sérieusement de nommer une personne ou une équipe RH dédiée.

Comment mettre en place un service RH en 7 étapes

Le processus de délégation des RH est spécifique à la situation de votre entreprise et dépend de facteurs tels que l'âge et la taille de votre entreprise, sa croissance projetée et son secteur d'activité. En guise de point de départ, voici huit étapes pour vous aider à identifier vos besoins RH et mettre en place un service RH interne.

Comprendre l'état actuel des RH au sein de votre organisation vous aide à identifier les besoins et fournit un cadre pour la constitution d'une équipe RH. Examinez les fonctions clés des RH décrites au début de cet article et demandez-vous si votre organisation les exécute actuellement. Si c'est le cas, comment le fait-il ? Si non, est-ce un domaine que vous devez aborder ?

Recueillir les commentaires d'autres employés ou services sur leurs besoins en RH peut également aider à cette étape. À la fin de ce processus, vous aurez identifié les besoins et les priorités RH de votre organisation.

Une fois que vous avez identifié les besoins en RH de votre organisation, vous pouvez structurer une équipe pour y répondre.

Vous constaterez peut-être que vous n'avez besoin que d'une seule personne dédiée aux RH pour commencer, comme un généraliste des RH. Les grandes entreprises ou celles qui se développent rapidement peuvent avoir besoin d'une équipe RH plus importante. Cela peut inclure une combinaison d'un responsable des ressources humaines, d'un responsable du recrutement, d'un coordinateur des ressources humaines et d'assistants des ressources humaines.

Même avec une petite équipe RH, il est important de définir clairement les rôles et les responsabilités pour vous assurer que vous répondez aux besoins de l'organisation.

Une fois que vous savez quels postes vous devez pourvoir, vous pouvez rechercher des personnes talentueuses pour les combler. Lorsque vous recrutez à l'externe pour un poste de RH, gardez un œil sur les compétences essentielles telles que l'intelligence émotionnelle, la communication solide, la résolution de conflits, la résolution de problèmes et la gestion du temps.

N'oubliez pas vos employés actuels - vous pouvez toujours les promouvoir en interne si quelqu'un possède les compétences nécessaires.

Une autre façon de constituer votre équipe RH consiste à identifier les employés actuels à potentiel et à investir dans leur formation et leur développement en vue d'une évolution ultérieure vers un rôle RH.

L'utilisation de logiciels pour automatiser les tâches quotidiennes et rationaliser les processus RH est essentielle pour créer une équipe RH efficace.

Une grande partie des RH est la tenue de dossiers. Divers documents RH doivent être conservés à des fins de conformité et d'audit, tels que les informations sur la paie, les dossiers de formation, les documents de recrutement, les formulaires d'éligibilité à l'emploi, les mesures disciplinaires et les dossiers de licenciement. L'utilisation d'une solution logicielle RH avec une application mobile permet à vos employés et à votre équipe RH de mettre à jour et d'accéder à ces dossiers de n'importe où, à tout moment.

Vous pouvez également utiliser une application de gestion des employés pour automatiser une gamme de tâches liées aux RH, y compris le suivi du temps pour la paie, l'intégration, les sondages auprès des employés, la formation et même les récompenses et la reconnaissance.

Les indicateurs de performance clés (KPI) sont essentiels pour mesurer l'efficacité de votre équipe RH. Les KPI RH incluent la rotation du personnel, la satisfaction, les coûts de formation, la productivité, l'absentéisme et les taux de promotion interne.

La définition de ces objectifs vous aide à évaluer ultérieurement les performances de votre personne ou de votre équipe RH et leur contribution à votre stratégie commerciale globale. En attendant, ils orientent également la prise de décision RH.

La prise de décision RH est également guidée par votre budget. L'allocation de ressources financières à votre équipe RH l'aide désormais à hiérarchiser les dépenses et à garantir l'efficacité des RH.

Pour ce faire, passez en revue les dépenses RH précédentes de votre organisation et prévoyez vos besoins RH attendus. Gardez à l'esprit que votre budget RH doit couvrir des fonctions essentielles telles que les salaires, les avantages sociaux, la DEI, la sécurité et le bien-être des employés, ainsi que le recrutement, la technologie RH, la formation et le développement.

Un budget RH doit provenir du niveau de direction afin qu'il fonctionne parallèlement aux objectifs commerciaux et budgétaires plus larges d'une organisation.

Une fois que votre équipe RH est en place, elle peut se mettre au travail pour s'occuper des RH de votre organisation. Cela implique de développer une stratégie RH, ainsi que des politiques et procédures de soutien.

Bien que la délégation des fonctions RH les enlève de votre liste de tâches quotidiennes, vous devrez toujours superviser l'équipe RH. Vous devez continuer à examiner les besoins en ressources humaines de votre entreprise dans le cadre de votre stratégie commerciale plus large, d'autant plus que votre petite entreprise continue de croître. Au fil du temps, vous aurez peut-être besoin d'ajouter ou d'ajuster des rôles ou de redéfinir les priorités des RH pour refléter l'évolution des besoins de votre entreprise.

Autres ressources RH pour les petites entreprises

Lorsque vous décidez de déléguer ou non des responsabilités RH, vous souhaitez être le plus informé possible.

Voici quelques ressources supplémentaires sur les ressources humaines pour les petites entreprises :

• La Society For Human Resource Management (SHRM) a une gamme d'articles utiles
• Les petites entreprises basées aux États-Unis peuvent se référer au site Web du ministère du Travail, en particulier pour les questions sur les problèmes de conformité, ou au blog RH de la Chambre de commerce des États-Unis.
• L'Academy to Innovate HR (AIHR) propose plusieurs ressources RH en ligne gratuites, notamment des blogs, un podcast, des guides et des études de cas.
• Notre blog Connecteam propose une série d'articles sur divers sujets RH pour les petites entreprises

Il est temps de déléguer les RH dans votre petite entreprise ?

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous avez sans aucun doute passé beaucoup de temps à gérer les fonctions RH quotidiennes de votre entreprise. Mais cette approche peut rapidement devenir ingérable, d'autant plus que votre entreprise et le nombre d'employés se développent.

Déléguer les RH de votre petite entreprise à une personne ou une équipe RH dédiée libère votre temps et permet généralement à votre entreprise d'économiser de l'argent à long terme. Il garantit que votre organisation respecte toutes les lois et réglementations du travail pertinentes. En même temps, il construit une équipe interne qui connaît les tenants et aboutissants des besoins RH de votre organisation.

La vente à emporter ? Si vous gérez toujours les besoins en ressources humaines de l'entreprise que vous possédez ou dirigez, il est peut-être temps d'envisager de déléguer ces responsabilités. C'est un changement dont vous, votre entreprise et vos employés pouvez tous bénéficier.