Un guide détaillé sur le vol de temps : pourquoi et comment cela se produit, le coût et comment le prévenir

Si les employés ont la possibilité de falsifier leurs fiches de pointage ou leurs horloges, ils le feront probablement. Par exemple, ils demandent à un collègue de confiance de les pointer lorsqu'ils sont en retard. C'est ce qu'on appelle le coup de poing entre amis. Aux États-Unis, les coups de poing entre amis obligent les employeurs à payer chaque année 373 millions de dollars en coûts de main-d'œuvre inutiles.

En demandant à un collègue de vous pointer, vous sautez essentiellement un quart de travail, qu'il fasse partie d'un quart de travail complet. Si un employé est pointé mais n'arrive pas avant 20 minutes, c'est du vol de temps.

Si votre entreprise comptabilise le temps sur papier, cela donne aux employés amplement l'occasion de mentir sur le nombre d'heures qu'ils ont travaillées. Ou si vous permettez aux employés de brancher leur temps via un programme, comme une feuille Excel, ils peuvent facilement ajuster leur temps.

Les employés arrondissent généralement leur temps. Par exemple, si un employé quitte le bureau à 5h55, il arrondira l'heure à 6h00 à la place. Après tout, que sont quelques minutes ici et là ? (Eh bien, selon les chiffres, les employeurs aux États-Unis perdent 11 milliards de dollars par an à cause du vol de temps des employés .)

Le vol de temps au travail peut être causé par des employés prenant des pauses plus longues que celles autorisées dans la politique sur les temps de pause. Par exemple, l'employé peut prendre une pause déjeuner de 45 minutes mais ne marque que 30 minutes sur sa carte de pointage. Il en va de même pour les pauses cigarette excessives.

Lisez notre guide sur les pauses-repas et repos si vous n'êtes toujours pas sûr de ce que devrait être la politique.

Lorsqu'un employé effectue des tâches personnelles ou fait défiler les réseaux sociaux, alors qu'il est sur le temps de l'entreprise, c'est du vol de temps. Ces questions doivent être traitées pendant leur pause déjeuner, mais elles sont plutôt traitées au chronomètre. Par exemple, ils sont au téléphone pour payer leurs factures, organiser des rendez-vous ou la garde d'enfants, discuter avec un ami, etc. Ou peut-être qu'ils publient sur les réseaux sociaux comme Facebook ou Twitter. Ou l'employé peut jouer à des jeux sur son téléphone ou envoyer des SMS aux membres de sa famille. Ainsi, même s'il est au travail, l'employé ne travaille certainement pas.

Les employés peuvent devenir super sournois avec le vol de temps lorsqu'ils voyagent pour leur travail. Un employé peut être en train de siroter un café dans un café ou d'acheter un livre dans une librairie locale - tout cela alors qu'il est à l'heure constitue un vol de temps.

Un employé peut arriver tôt mais au lieu de se mettre au travail, il se prépare un café ou discute avec un collègue de questions non professionnelles. Ou un employé peut terminer son travail 15 minutes plus tôt, mais au lieu de pointer, il passe le temps jusqu'à la fin officielle du quart de travail.

Lorsque vous créez une politique de vol de temps, vous devez déterminer si un employé vole du temps au travail, c'est peut-être parce qu'il ne comprend tout simplement pas ce que l'on attend de son poste. Par exemple, si un serveur de restaurant envoie des SMS à des amis parce qu'il n'y a pas de client autour d'eux mais que vous voulez qu'ils nettoient les tables ou balaient le sol, vous devez être clair.

Les employés doivent comprendre exactement quelles sont leurs tâches afin de ne pas perdre de temps au sein de l'entreprise. Ne leur demandez pas simplement de faire quelque chose, comme « Pouvez-vous balayer le sol ? Comme ils peuvent considérer qu'il s'agit d'un devoir ponctuel. Au lieu de cela, dites-leur que lorsqu'ils n'aident pas les clients, ils doivent effectuer les tâches suivantes (A, B, C, D, etc.)

Cela devrait être fait dès le premier jour et peut être facilement disponible dans le manuel de l'employé sous la section politique sur le vol de temps. Établissez clairement à quoi ressemblera le premier jour, la semaine, le mois, etc. pour l'employé, en particulier en ce qui concerne son rôle et ses responsabilités.

L'utilisation d'une solution de suivi du temps mobile facilite grandement la gestion des heures de travail des employés .

Connecteam est un exemple parfait d'un système de gestion du temps et des présences qui permet aux employés de pointer leur arrivée et leur départ à l'aide de leur smartphone. Cela rend le suivi du temps accessible à tout moment, depuis n'importe quel lieu de travail. De plus, lorsqu'un employé entre ou sort, son horodatage GPS est également cartographié afin que vous sachiez toujours quand et où il se trouvait au moment où il a pointé.

Chaque employé a sa propre connexion unique, ce qui fait de Connecteam une excellente solution pour limiter les coups de poing entre amis. Découvrez ici pourquoi tant de petites entreprises choisissent Connecteam pour leurs besoins de gestion du temps.

• Les capacités de géorepérage garantissent que les employés ne peuvent pas pointer du tout lorsqu'ils ne sont pas dans la zone de travail
• Les limitations d'horloge garantissent que les employés ne peuvent pas pointer plus tôt qu'ils ne le devraient, même s'ils ont décidé de se présenter tôt et ILS SONT sur le chantier, attendant juste que leur quart de travail commence
• Le pointage automatique à la sortie permet de s'assurer que les employés n'oublient pas de pointer ou restent simplement sur le chantier un peu plus longtemps sans raison de prendre quelques minutes de plus chaque jour
• Des notifications en temps réel vous alertent sur les employés qui sont encore pointés, les employés qui ont été automatiquement pointés, et plus encore, vous, en tant que responsable, savez exactement ce qui se passe sur le terrain
• Définissez des jours verrouillés sur l'application - cela signifie qu'un administrateur disposant de l'autorisation appropriée a examiné les heures pour ce jour et approuvé les heures pour la paie
• Recevez des alertes si un employé se présente avec un nouvel appareil . Si un employé se présente avec un modèle ou une version de téléphone différent (ou même une version différente de l'application Connecteam), le responsable sera alerté car cela indique que votre employé a acheté un nouveau téléphone ou a demandé à quelqu'un de se connecter à son utilisateur dans l'application. .

De plus, via l'application mobile, les employés peuvent demander des congés, afficher les feuilles de temps actuelles ou passées, et même les exporter vers l'intégration Quickbooks Online ou Gusto de Connecteam pour une paie précise à 100 %, peuvent communiquer avec vous via le chat intégré à l'application, peuvent ajouter des détails notes à un quart de travail, et bien plus encore.

Connecteam vous donne, en tant que manager, tous les outils dont vous avez besoin pour vous assurer que vos employés ne travaillent qu'à l'heure prévue et vous fournit toutes les informations dont vous avez besoin à tout moment pour établir et suivre votre vol de temps politique est plus facile à gérer.

Via votre code de conduite pour la politique de vol de temps, indiquez clairement quelles sont les règles concernant les pointages d'entrée et de sortie. En tant que manager, il est évident pour vous que pointer pour un collègue est un non-non ou que jouer à des jeux sur votre téléphone personnel tout en étant pointé est considéré comme un vol de temps, mais cela peut être évident pour tout le monde.

Les employés ne s'arrêtent pas toujours pour réfléchir aux conséquences de leur comportement et à la façon dont cela nuira aux résultats de l'entreprise. De plus, l'intégrité de l'employé et de ses collègues est également gravement endommagée.

Alors, écrivez-le dans votre code de conduite et votre manuel de l'employé pour indiquer clairement quelle est la politique en matière de vol de temps. Signes de la main et affiches partout sur le lieu de travail. Inclure un message dans l'application de pointage. Organisez une réunion mensuelle pour rappeler à chacun les règles.

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, soyez toujours proactif et assurez-vous que tout le monde est au courant de la politique en matière de vol de temps.

De plus, assurez-vous de suivre les règles en matière de suivi des heures de vos employés.

Il ne fait aucun doute que les gestionnaires ont beaucoup de tâches à jongler et parfois, les choses passent entre les mailles du filet. Cependant, si vous ne contrôlez pas le vol de temps, vous envoyez le mauvais message à vos employés. Par conséquent, il est essentiel que vous donniez suite à votre procédure disciplinaire lorsque quelqu'un commet un vol de temps.

Par exemple, si un vol de temps est commis et détecté, vous pouvez suivre ces directives pour gérer le problème : avertissement verbal, avertissement écrit, suspension et résiliation. Écrivez cela dans votre politique sur le vol de temps afin que les employés sachent ce qui se passera et quand.

Cependant, assurez-vous que toutes les infractions sont examinées avant de réprimander un employé. Par exemple, vous surprenez un employé en train de prendre des selfies alors qu'aucun client n'est là, au lieu de donner un avertissement verbal formel ou de l'écrire, parlez avec lui pour lui rappeler les règles. Assurez-vous qu'ils comprennent quelles tâches ils doivent accomplir s'il n'y a pas de clients. Il y a une énorme différence entre arriver deux minutes plus tôt et prendre une pause déjeuner de deux heures. Soyez clair sur la politique de vol de temps pour toutes les circonstances.