Embaucher des entrepreneurs ou des employés pour votre petite entreprise ?

Employés ou sous-traitants : le choix est différent pour chaque petite entreprise. Cependant, la plupart des petites entreprises comptent sur un mélange des deux. Considérez ceci : en 2015, le Government Accountability Office des États-Unis a constaté que 17,2 % des travailleurs étaient des sous-traitants. Un petit nombre de ces travailleurs (1,3 %) étaient des intérimaires, tandis que 3 % étaient des contractuels et près de 13 % étaient des entrepreneurs indépendants qui fournissaient des produits et des services à leur clientèle. De plus, avec l'essor du télétravail et l'augmentation des coûts des soins de santé, davantage de travailleurs devraient rejoindre leurs collègues en tant qu'entrepreneurs dans les années à venir.

Cependant, ne négligeons pas trop rapidement la valeur des employés ! Les employés présentent également un certain nombre d'avantages, ce qui signifie que les propriétaires d'entreprise sont souvent confrontés à des choix difficiles lorsqu'ils décident entre ces deux groupes de travailleurs. Nous vous aiderons à faciliter ce choix en vous montrant la différence entre les entrepreneurs et les employés, comment chaque groupe est imposé, et plus encore.

Principales différences entre les entrepreneurs et les employés

Avant de choisir d'embaucher un entrepreneur ou un employé, il est important de comprendre les différences entre ces deux types de travailleurs. En bref, un entrepreneur indépendant est un travailleur indépendant qui gère sa propre entreprise, tandis que les employés sont employés par votre entreprise. Voici une ventilation des différences :

Caractéristiques des entrepreneurs indépendants :

• Un entrepreneur gère sa propre entreprise, ce qui implique la publicité, la facturation, les taxes, l'assurance maladie et bien plus encore. Toutes ces choses doivent être prises en compte dans les frais généraux de cet entrepreneur lorsqu'il vous présente ses tarifs.
• Les entrepreneurs opèrent souvent sous un nom commercial. Ce n'est pas toujours le cas cependant - les indépendants indépendants, comme les écrivains et les artistes, opèrent parfois sous leur propre nom en tant que travailleur indépendant.
• Les grands entrepreneurs sont des propriétaires d'entreprise tout comme vous, ce qui signifie qu'ils auront leur propre groupe d'employés.
• La plupart des entrepreneurs auront leurs propres outils. Par exemple, un électricien ne vous demandera pas de lui fournir des pinces coupantes et un écrivain sera équipé du logiciel nécessaire pour faire le travail.
• Les entrepreneurs travaillent généralement pour plus d'une personne afin de s'assurer que leur entreprise reste stable et rentable. Cela signifie qu'ils fixent souvent leurs propres heures, non seulement pour plus de flexibilité, mais pour pouvoir planifier du temps pour chacun des besoins de leurs clients.

Caractéristiques des employés :

• Les employés n'effectuent qu'un seul travail plutôt que de s'occuper de la publicité ou de la facturation de l'entreprise (à moins, bien sûr, que ce soit leur travail), et ils ne paient généralement qu'une petite partie de leur assurance maladie, l'employeur en couvrant la majorité.
• Les entrepreneurs ont tendance à terminer les travaux en utilisant leurs propres méthodes, mais les employés sont liés par les choses que vous dictez. Ils travaillent conformément à leurs descriptions de poste et restent dans les limites fixées par les procédures d'exploitation de votre entreprise.
• En parlant de procédures d'exploitation, les employés doivent normalement être formés aux méthodes de votre entreprise, tandis que les sous-traitants, comme nous l'avons indiqué ci-dessus, ont leurs propres compétences et fonctionnent selon leurs propres méthodes.
• Contrairement à un entrepreneur indépendant, un employé travaille exclusivement pour vous pendant les heures d'ouverture que vous avez définies.

Bien sûr, les caractéristiques ci-dessus ne sont pas toujours gravées dans le marbre. Par exemple, vous pouvez donner à vos employés des horaires flexibles ou exiger que les sous-traitants suivent les procédures d'exploitation de votre petite entreprise. Parce que ces lignes peuvent parfois être floues, l'IRS a quelques règles de common law qui vous aident à déterminer si quelqu'un est un entrepreneur ou un employé :

• Plus important encore, votre travailleur est-il lié par un contrat écrit ou reçoit-il des avantages tels qu'une assurance ou des vacances ? Si une personne est liée par un contrat, elle est définitivement un entrepreneur. Cependant, les entrepreneurs paient généralement leurs propres avantages sociaux, de sorte qu'une personne qui reçoit des avantages de votre entreprise (et qui n'est pas liée par un contrat) est un employé.
• En ce qui concerne le coût des affaires, les entreprises gèrent généralement ces coûts en fournissant des outils ou en remboursant un employé. Les entrepreneurs, d'autre part, sont responsables de ces coûts, ils les intégreront donc dans les frais qu'ils vous factureront.
• La règle finale est simple : si votre entreprise contrôle le temps d'un travailleur et la façon dont il aborde son travail, cela pourrait être considéré comme une relation employeur-employé.

Parce que la distinction entre les employés et les entrepreneurs est souvent si floue, l'IRS a créé le formulaire SS-8, qui est conçu pour vous aider à déterminer le statut de vos travailleurs. Même si vous n'avez encore embauché personne pour votre petite entreprise, vous pouvez consulter ce formulaire pour mieux comprendre les différences entre les employés et les entrepreneurs indépendants.

Exigences fiscales pour les entrepreneurs et les employés

Lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs, vos obligations fiscales en tant que propriétaire d'entreprise sont relativement simples : lors de l'embauche de l'entrepreneur, il devra remplir un W-9, qui est essentiellement un formulaire qui vous donne le nom et le numéro d'identification fiscale corrects de l'entrepreneur. . Après cela, vous devrez garder une trace de l'argent que vous versez à l'entrepreneur afin de pouvoir soumettre un formulaire 1099 à l'entrepreneur et à l'IRS en janvier. Notez que vous ne devez soumettre un formulaire 1099 que si vous avez payé cet entrepreneur plus de 600 $ au cours de l'année.

Si vous embauchez des employés, vos obligations fiscales seront beaucoup plus compliquées. Cela commence par demander au nouvel employé de remplir le formulaire W-4. Ce formulaire vous indiquera le montant d'impôt à retenir sur leur salaire, et vous devrez retenir l'impôt fédéral sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie, l'impôt sur le chômage et tout impôt supplémentaire requis par votre État.

À la fin de l'année, vous devrez fournir le formulaire W-2 à chaque employé et à l'IRS. Ce formulaire répertorie les salaires que vous avez payés, les pourboires et autres formes de rémunération, ainsi que tous les impôts que vous avez retenus sur les revenus d'un employé.

Ramifications de la mauvaise classification des employés et des sous-traitants

L'idée d'être dans l'eau chaude avec l'IRS est une perspective terrifiante pour quiconque, en particulier les propriétaires de petites entreprises. Si, toutefois, vous classifiez accidentellement vos travailleurs par erreur, il est peu probable que les conséquences soient la mort de votre petite entreprise. Voici à quoi s'attendre dans diverses situations d'erreur de classification des travailleurs :

• Si un employé est classé de manière déraisonnable comme entrepreneur indépendant (c'est-à-dire que vous n'avez aucune raison valable pour que cette personne soit un entrepreneur), vous devrez peut-être rembourser les taxes sur l'emploi que vous auriez dû payer pour cet employé.
• Si un travailleur estime qu'il ou elle est un employé qui a été classé à tort comme entrepreneur, il peut remplir le formulaire 8919, qui signale à l'IRS les taxes d'assurance-maladie et de sécurité sociale non perçues.

Ce qui est bien, c'est qu'il y a des dispositions en place au cas où vous classeriez mal les travailleurs - non pas que vous devriez, mais juste au cas où vous feriez une erreur. Si vous pouvez prouver qu'il y avait une raison raisonnable de traiter un travailleur comme un employé et non comme un entrepreneur, vous pourriez alors être admissible à un allégement fiscal. Dans ces situations, il est préférable de consulter la publication IRS 1976 pour connaître les conditions d'admissibilité.

Décider entre les entrepreneurs indépendants et les employés

Maintenant que vous connaissez la différence entre les sous-traitants et les employés, les responsabilités fiscales de chacun et les conséquences d'une mauvaise classification des travailleurs, comment savez-vous quelle est la bonne décision pour votre entreprise ? Ça dépend. Vous devrez faire votre choix au cas par cas.

Pour certains professionnels, il est peu probable que vous ayez besoin de leurs services à plein temps, et vous ne voudrez certainement pas être responsable des outils et autres choses dont ils ont besoin pour faire leur travail (cela inclut les professionnels comme les avocats, les plombiers et les électriciens). ). En théorie, vous ne devriez avoir besoin de ces services qu'une fois de temps en temps, il est donc préférable d'embaucher au fur et à mesure que le besoin s'en fait sentir.

Voici quelques autres facteurs à considérer :

• Analysez soigneusement les coûts. Dans de nombreux cas, vous constaterez que les entrepreneurs sont en fait plus rentables malgré le fait que leurs frais généraux sont inclus dans les frais que vous payez simplement parce que vous n'êtes pas responsable des impôts, des prestations ou de l'équipement. Tenez compte des salaires, des impôts, des avantages sociaux et de tous les autres coûts liés à l'emploi et comparez-les aux tarifs des entrepreneurs.
• Pensez au temps que prendra le travail à accomplir. Par exemple, si vous n'avez besoin d'un gestionnaire de médias sociaux que pour travailler sur votre stratégie marketing pendant une heure ou deux par jour, un entrepreneur pourrait être le meilleur choix. De même, si vous avez un nombre relativement restreint d'employés, vous pourriez être en mesure d'externaliser les tâches de ressources humaines. Si, toutefois, vos RH exigent que quelqu'un soit disponible à tout moment pour répondre aux questions sur les avantages sociaux, la paie et plus encore, un employé à temps plein pourrait être le meilleur pari.
• Tenez compte de la durée pendant laquelle vous aurez besoin de l'employé. Des choses comme le travail saisonnier ou des projets ponctuels tels que des logiciels ERP personnalisés sont mieux gérées par les entrepreneurs qui s'attendent à passer d'un emploi à l'autre. Les postes permanents sont toutefois mieux pourvus par des employés permanents.
• Pensez à la façon dont votre entreprise se présente aux étrangers. Si vous faites constamment appel à des contractuels temporaires pour combler vos besoins en main-d'œuvre, vous aurez un taux de roulement élevé qui entraînera une baisse de la perception publique de votre entreprise. Des employés heureux et loyaux ont tendance à répandre la bonne parole et à donner une belle image à votre entreprise.

Le choix entre les entrepreneurs indépendants et les employés vous appartient, à vous seul, et vous devrez fonder vos décisions sur une variété de facteurs. Si votre petite entreprise ressemble à la plupart des autres, vous vous retrouverez probablement avec un bon équilibre entre les employés et les sous-traitants.