Comment fonctionne le système de suivi des courriers dans l'industrie du commerce électronique

Qu'est-ce qu'un système de suivi de courrier

Chaque entreprise de commerce électronique actuellement en activité dans le secteur de la vente au détail comprend la valeur du suivi des commandes. Il n'y a pas de plus grand ennemi pour l'exécution des commandes que l'anxiété des clients. Et c'est vraiment incroyable de voir à quel point l'anxiété peut être atténuée simplement en tenant les clients informés, même lorsque les situations empirent.

En fait, la plupart des entreprises utilisent un système de suivi des coursiers pour rationaliser toutes sortes de services de logistique et de messagerie. Ce système de suivi des coursiers permet essentiellement à chaque commande d'être identifiée et suivie de manière unique tout au long de son cycle de vie.

Un système de suivi de messagerie donne aux entreprises un moyen d'effectuer des fonctions majeures telles que l'envoi de mises à jour de suivi et la surveillance d'informations sur les véhicules. En plus de cela, cela nous permet également de désigner clairement les différentes étapes de livraison que traverse chaque commande.

Cela favorise une plus grande visibilité pour les partenaires de messagerie, les entreprises et les clients. Pour voir comment fonctionne un système de suivi des coursiers dans le commerce électronique , nous examinerons certaines des caractéristiques d'un système de suivi des coursiers et comment le mécanisme de suivi fonctionne étape par étape.

Quelles sont les différentes fonctionnalités d'un système de suivi de courrier ?

Un système de suivi de courrier devient invariablement la pièce maîtresse de la fonctionnalité pour les détaillants de commerce électronique. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui traitent de gros volumes de commandes livrées à des clients dans tout le pays. Associez de grandes distances à la possibilité de difficultés véhiculaires, d'incidents de circulation / routiers et d'éventuelles exigences douanières.

C'est le mélange de folie auquel chaque commande pourrait être confrontée lors de son parcours jusqu'au client. Pour rendre le processus global plus efficace et donc plus susceptible de maximiser l'exécution, un bon système de suivi des coursiers offrira probablement les fonctionnalités suivantes.

1. Intégration avec divers systèmes

Les intégrations de suivi fonctionnent parallèlement aux intégrations avec d'autres systèmes, comme les WMS (systèmes de gestion d'entrepôt), les vitrines comme Shopify et WooCommerce, et les places de marché en ligne comme Amazon. Cela permet aux clients d'afficher les mises à jour de suivi sur votre site Web de commerce électronique et d'aider à gérer l'inventaire.

2. Mises à jour de maintenance

Un système de suivi des coursiers vous permet de suivre non seulement le cycle de vie de vos commandes, mais également la performance globale de votre mécanisme de livraison. Cela signifie que toutes les exigences de maintenance qui peuvent survenir et qui doivent être exécutées immédiatement vous sont notifiées rapidement. Vous pouvez donc continuer à améliorer votre mécanisme de livraison au fur et à mesure qu'il fonctionne.

3. Mettre à jour les clients sur les paramètres du véhicule

En utilisant un système de suivi de messagerie, les commandes seules ne sont pas suivies. Les véhicules transportant des commandes peuvent également être suivis pendant le transport et ils atteignent chaque destination ou hub. Les itinéraires suivis peuvent être envoyés aux clients avec des informations actualisées sur l'heure de livraison. Même la vitesse et le temps de repos des véhicules peuvent être suivis grâce à un système efficace de suivi des coursiers.

4. Mises à jour de visibilité et de livraison

L'objectif principal d'un système de suivi des coursiers est de tenir les clients informés et mis à jour avec des informations de suivi en temps réel. Cela aide à répondre à toute anxiété ou inquiétude que les clients pourraient avoir en attendant la livraison de leur commande.

Les mises à jour de suivi en temps réel permettent aux clients de revivre leur enthousiasme d'achat initial chaque fois qu'ils reçoivent un message concernant le délai de livraison estimé de leur commande. La transparence qui leur est offerte de cette manière renforce également leur confiance dans votre activité de commerce électronique et leur fidélité à la marque.

5. Preuve de livraison informatisée

Une fois qu'une commande a été mise à jour comme livrée, vous pouvez confirmer la réussite de la livraison. Cela peut contribuer grandement à améliorer l'expérience de livraison des clients et à réduire les pertes potentielles.

Un système de suivi de messagerie efficace peut automatiser le processus par lequel les partenaires de messagerie fournissent une preuve de livraison. Ainsi, dès qu'une livraison est terminée, la preuve de la livraison peut être partagée avec vous immédiatement. Vous pouvez donc activement traiter et réduire les faux rapports de livraison.

6. Optimisation des itinéraires

Si vous voulez atteindre n'importe quelle destination rapidement, l'itinéraire que vous empruntez est d'une immense importance. Un bon système de suivi des coursiers analyse les données pour déterminer l'itinéraire optimal pour chaque livraison. Le suivi de l'itinéraire du véhicule peut vous aider à fournir aux clients l'heure exacte de livraison.

Comment fonctionne le système de suivi du courrier ?

Maintenant que nous avons examiné les différentes manières d'utiliser un système de suivi des coursiers, il est temps d'approfondir le fonctionnement de ces systèmes. L'objectif principal de l'utilisation de ce système est de faciliter le suivi d'une commande, même s'il s'agit d'une seule commande parmi des milliers passées ce jour-là.

Il permet à chaque commande d'avoir son propre code d'identification unique, de sorte que le suivi de votre commande est une tâche rapide, quelle que soit l'étape de livraison qu'elle a atteinte. Pour vous donner une meilleure compréhension, nous avons répertorié les étapes qui permettent à un système de suivi des coursiers de fonctionner. Ces étapes vous donnent également un aperçu du cycle de vie de chaque commande.

1) Génération AWB

Une fois qu'une commande a été passée et que le partenaire de messagerie a été sélectionné, la commande doit être créée sur la plateforme des partenaires de messagerie. Une fois créée, la LTA (lettre de transport aérien) doit être générée pour la commande. Le numéro AWB servira d'identifiant unique de la commande à des fins de suivi. Les détails de la commande sont stockés dans un code-barres unique avec l'AWB.

2) Numérisation des détails du code-barres/AWB

La génération de l'AWB et du code-barres de la commande n'est que la première étape du processus de manifestation de la commande. Une fois l'étiquette d'expédition imprimée, la commande est emballée et préparée pour le ramassage. Enfin, au moment de préparer la commande pour commencer son parcours, le code-barres est scanné. Cette numérisation initiale signifie le premier jalon de livraison à franchir par la commande.

3) Stockage des informations numérisées

Lorsque le code-barres de la commande est scanné, toutes les informations sur la commande contenues dans le code-barres sont collectées et stockées par la plate-forme partenaire de messagerie. Cela inclut des informations de suivi des commandes en temps réel, telles que l'emplacement de l'entrepôt d'origine, la destination de livraison et l'heure à laquelle elles ont été récupérées chez le vendeur ou l'entrepôt d'origine.

4) Stockage en transit

Une fois la commande récupérée à l'entrepôt, elle commence son long voyage jusqu'à l'emplacement du client. La plupart des commandes doivent parcourir de longues distances pour atteindre les clients. Pour rendre le voyage plus facile et plus sûr pour les agents de livraison et les commandes, les entreprises de logistique disposent généralement d'installations de stockage en transit. Les commandes peuvent être conservées jusqu'au début de la prochaine phase de livraison.

5) Re-scanner les informations

Chaque hub atteint par une commande est une autre étape de livraison. Cela signifie que le code-barres attribué à chaque commande doit être re-scanné dès qu'il arrive à chaque point de stockage en transit. La plate-forme partenaire de messagerie collecte et stocke à nouveau les détails de la commande, y compris l'heure à laquelle elle a été remise au hub de transit.

6) En livraison

La prochaine étape majeure est la préparation de la commande pour le dernier kilomètre de livraison. Il s'agit du tronçon entre le hub de transit final et le lieu de livraison du client. Lorsque l'agent de livraison du dernier kilomètre récupère la commande, l'article est à nouveau scanné. Les données collectées par la plate-forme partenaire de messagerie sont à nouveau mises à jour pour inclure l'heure à laquelle la commande a été récupérée par l'agent de livraison du dernier kilomètre.

7) Livraison réussie

Cela devrait idéalement être la dernière étape du cycle de vie de chaque commande, c'est-à-dire lorsque la commande est livrée avec succès au client. Une fois l'article remis, le système de suivi du courrier met à jour le statut de la commande sur « Livré ». L'heure de livraison est notée avec le nom de la personne qui a reçu l'article.

Conclusion finale

Compte tenu du volume considérable de commandes que la plupart des entreprises de commerce électronique traitent, le suivi d'une commande peut donner l'impression de chercher une aiguille dans une botte de foin. C'était le cas avant l'introduction des systèmes de suivi des courriers. Le numéro AWB généré par ce système agit comme un identifiant unique pour chaque commande. Le code-barres attribué à chaque commande agit comme un mécanisme de transmission des informations de commande à chaque étape.

Le suivi d'une commande donne aux clients un sentiment de sécurité et de confiance que leurs commandes seront dûment livrées, même si elles peuvent être en retard. Les opérations peuvent être optimisées avec les données collectées par un système de suivi des coursiers conçu pour noter les défauts et les mises à niveau indispensables dans le processus de livraison. Un système efficace de suivi des coursiers peut permettre aux entreprises de gérer l'augmentation des volumes de commandes et des demandes croissantes des clients.