Comment automatiser votre cabinet d'avocats et réduire les déchets

Vous vous demandez comment automatiser votre cabinet d'avocats ? Tu n'es pas seul; c'est une considération courante pour les entreprises en 2020.

Ce n'est un secret pour personne que le secteur juridique est en retard sur les autres en matière de technologie, et la plupart des entreprises ont accepté le fait que la mise en œuvre de la technologie sera essentielle dans les années à venir.

Bien que faire face au volume et à la complexité accrus de l'information demeure une préoccupation pour 72 % des avocats, seulement 31 % indiquent que leur organisation est « très préparée » pour régler ce problème.

En effet, au moins pour rien d'autre, de simples stratégies de transformation numérique, notamment celles qui traitent des flux de travail sur papier, deviennent un outil nécessaire pour les entreprises pour faire face à un afflux de plus en plus important d'informations auxquelles elles doivent faire face.

Aujourd'hui, nous allons examiner comment automatiser votre cabinet d'avocats et quelques mesures simples que vous pouvez mettre en place pour vous mettre sur la bonne voie.

Les cabinets d'avocats ont besoin de se numériser

S'il y a une industrie qui a besoin de plus de numérisation, c'est bien l'industrie juridique.

C'est un coup du sort que l'industrie qui a le plus besoin d'automatiser soit à la traîne par rapport aux autres - pensez par exemple à la façon dont les prestataires de soins de santé et les détaillants utilisent les initiatives numériques pour stimuler les affaires.

Un employé de bureau typique imprimera environ 8 500 feuilles de papier par an ; une enquête auprès d'avocats a révélé qu'ils imprimaient environ 100 000 feuilles.

Compte tenu de la quantité d'informations que les avocats doivent gérer quotidiennement et des coûts cachés associés aux habitudes d'impression inutiles, les cabinets d'avocats sont d'excellents candidats à la numérisation en ce qui concerne l'automatisation de leurs flux de travail papier.

Plus de 7 avocats sur 10 en Europe et aux États-Unis déclarent que « faire face à un volume et une complexité accrus d'informations » et « mettre l'accent sur l'amélioration de la productivité et de l'efficacité » sont deux des principaux problèmes qu'ils doivent résoudre.

Résoudre les habitudes d'impression

Nous savons que le papier est effectivement au cœur des opérations d'un cabinet d'avocats, et il est peu probable que cela change, que vous ayez ou non un nouveau système en place.

Ce que vous pouvez faire, cependant, c'est mettre en œuvre un plan qui aidera à réduire le gaspillage, tout en améliorant la sécurité, la conformité et l'efficacité en même temps.

Pour aussi bon et aussi ancré dans la culture des piles de papier, il y a aujourd'hui de nombreuses complications à un système uniquement basé sur le papier.

Pour commencer, il est beaucoup plus difficile d'établir une piste d'audit si tout est sur papier, et il y a des problèmes de sécurité qui découlent du fait d'avoir des documents lâches qui ne sont pas sauvegardés ou protégés dans toute la mesure permise par la technologie moderne.

Alors, comment la refonte de vos habitudes d'impression résout-elle cela ?

De nombreux cabinets d'avocats utilisent désormais des services d'impression gérés afin de répondre à leurs besoins d'impression.

En 2018, seulement 23 % des entreprises ont convenu que les MPS (services d'impression gérés) jouaient un rôle important dans la transformation numérique. En 2020, ce nombre est passé à 54 %.

Un fournisseur de services examinera votre configuration actuelle, établira un plan d'étage à des fins d'efficacité, puis installera des imprimantes multifonctions et une base de données centrale connectée et vous aidera à gérer le contenu de l'entreprise.

Avec une configuration d'imprimante intelligente et un système ECM en place, les travailleurs peuvent capturer et numériser des documents, qui seront automatiquement stockés sur votre nouvelle base de données centralisée.

Cela offre aux cabinets d'avocats un certain nombre d'avantages :

• Amélioration de l'efficacité du stockage des données
• Récupération plus rapide des données et des informations
• Stockage dans le cloud pour les informations traitées qui répond aux normes modernes de conformité et de sécurité

Seuls 37 % des responsables juridiques et de la conformité indiquent qu'ils disposent d'un cadre formel de gouvernance de l'information dans leur entreprise.

Il y a aussi des avantages supplémentaires; De plus, avec un réseau d'imprimantes entièrement intégré à votre infrastructure informatique, vous avez désormais une visibilité totale sur vos habitudes d'impression et d'utilisation, ce qui vous permet de mettre en place des limites si nécessaire et de réduire le gaspillage.

Il convient également de noter que les fournisseurs gérés s'occupent des fournitures d'impression et des réparations pour votre flotte, ce qui est une autre raison pour laquelle ils sont populaires parmi les cabinets d'avocats - pour une industrie qui dépend tellement des documents au quotidien, cette assurance supplémentaire qu'ils vont ne jamais manquer ou avoir à faire face à un problème mécanique défectueux est un énorme avantage.

Automatisation du flux de travail

Lorsque vous envisagez d'automatiser votre cabinet d'avocats, la suppression des goulots d'étranglement qui se produisent si fréquemment dans les flux de travail des cabinets est une priorité absolue.

Une enquête de 2019 a demandé aux répondants quel était le plus grand défi pour leur entreprise concernant le flux de travail ; la principale réponse était les goulots d'étranglement causant des retards dans les opérations de travail, 36 % des avocats indiquant qu'il s'agissait de leur problème le plus problématique.

Plus de la moitié des entreprises conviennent que la gestion de leur impression est importante pour leurs stratégies numériques, et c'est principalement parce qu'elle agit généralement comme un point de lancement pour la mise en œuvre d'autres technologies sur le lieu de travail.

C'est là que l'automatisation de vos flux de travail peut être la prochaine étape dans la création d'une entreprise nettement plus productive et efficace.

L'automatisation des flux de travail n'est pas quelque chose qui passe inaperçu non plus : 57 % du personnel des cabinets d'avocats conviennent que l'ajout d'une plus grande automatisation par le biais de logiciels pourrait résoudre leurs problèmes.

Alors, à quoi cela ressemble-t-il exactement ?

L'automatisation des flux de travail dans un cabinet d'avocats peut couvrir pratiquement tous les documents traités d'une manière ou d'une autre par un ordinateur ou un MFP, et elle est mieux adaptée aux tâches manuelles et prévisibles.

Des éléments tels que la saisie de données, la facturation et la préparation de documents peuvent tous être automatisés pour vous aider à améliorer votre efficacité et à rationaliser vos opérations.

Les avocats perdent jusqu'à six heures par semaine sur des problèmes de gestion de documents.

Votre plateforme ECM sera la solution que vous utiliserez pour commencer à identifier et à automatiser vos workflows.

Vous (ou votre partenaire, si vous avez choisi un MSP pour vous aider) observerez vos flux de travail actuels et créerez une carte qui garantit automatiquement que les documents sont envoyés instantanément à ceux qui en ont besoin. En effet, plus besoin de rechercher des documents en vrac.

Vous êtes également en mesure d'automatiser des processus clés tels que la facturation et l'intégration (où les documents capturés sont automatiquement lus et indexés), ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent pour le personnel qui est coincé avec ces tâches manuelles répétitives.

Et après

Nous avons mentionné précédemment à quel point les cabinets d'avocats hésitent souvent à s'engager dans des initiatives numériques pour leurs opérations.

Comme nous l'avons vu aujourd'hui, les arguments en faveur de l'introduction de mesures d'automatisation assez simples dans votre entreprise sont convaincants, en particulier si l'on considère les avantages à en tirer.

En termes d'impression, qui est une sorte de talon d'Achille pour les cabinets d'avocats, l'automatisation de vos processus de capture et d'impression de documents en mettant en place un parc d'imprimantes connectées intelligentes peut apporter des avantages très importants.

Les organisations consacrent environ 1 à 3 % de leur chiffre d'affaires annuel à l'impression. 90 % des entreprises nord-américaines ignorent combien elles dépensent en impression.

Une fois que vous avez maîtrisé l'impression, la prochaine étape naturelle consiste à commencer à rationaliser vos flux de travail grâce à une automatisation supplémentaire.

Ceci est particulièrement utile pour les tâches manuelles qui peuvent s'avérer si chronophages pour le personnel, et la création de flux de travail plus efficaces pour votre entreprise améliorera votre productivité et vous fera économiser de l'argent sur les coûts de main-d'œuvre.

Plats à emporter

• De nombreux cabinets d'avocats ont des processus de travail inefficaces pour leurs flux de travail de documents.
• La gestion de votre impression est un excellent point de départ pour de futures initiatives numériques.
• La capture de documents avec indexation automatique permet de réduire le gaspillage, d'accélérer les processus et d'améliorer la conformité.
• L'automatisation des flux de travail réduit le temps consacré aux tâches qui n'ont plus besoin d'être effectuées par une personne, permettant au personnel de se concentrer sur les tâches qui nécessitent davantage d'attention humaine.

Vous voulez savoir comment automatiser votre cabinet d'avocats ? La gestion des impressions et des documents est un élément important de la réduction des coûts pour les cabinets d'avocats soucieux de leur budget et qui recherchent des moyens de réduire les dépenses et d'améliorer leurs flux de travail. Pour plus d'informations sur ce que nous pouvons faire pour vous, consultez notre page Enterprise Content Management et découvrez ce que vous pourriez obtenir d'un partenariat avec Impact.