Comment créer un modèle d'ordre de travail de maintenance

La saison des fêtes est à nos portes, mais avec la joie des fêtes viennent les pannes et les préparatifs moins jubilatoires qui font tout aussi partie intégrante de la saison. Tout bon gars (ou femme) de maintenance sait que c'est la saison pour être prêt et qu'un bon modèle de bon de travail peut faire économiser beaucoup de temps et d'argent à lui (ou elle) et à la société de gestion.

Il n'y a pas de mauvaise façon de rédiger un bon de travail de maintenance. Mais avec autant de modèles différents disponibles juste une recherche sur Google, il est facile de se perdre et de se retrouver avec un formulaire qui comprend trop de champs, trop peu de champs, ou qui ne se synchronise tout simplement pas tout à fait avec la façon dont les choses sont faites sur le travail.

Donc, avant que l'hiver n'arrive vraiment et que le travail ne devienne encore plus mouvementé, il vaut la peine de prendre le temps de revoir et d'optimiser votre modèle de bon de travail de maintenance.

La recette d'un excellent modèle de bon de travail de maintenance

La compilation du modèle est en fait la partie la plus facile .Se déplacer dans les champs du formulaire pour le rendre beau et servir son objectif n'est pas aussi difficile que de déterminer les champs dont vous avez besoin et quels sont le meilleur support et le meilleur format pour le document.

Chaque entreprise et organisation a ses propres processus et caractéristiques qui lui sont propres. Ainsi, la première étape pour créer un modèle d'ordre de travail de maintenance efficace consiste à comprendre les processus et les données impliqués, et comment ils peuvent être mieux utilisés .

Traitement des données

L'objectif principal de l'ordre de travail de maintenance est, eh bien, de commander des travaux de maintenance et de les exécuter aussi rapidement et efficacement que possible. Cette partie est évidente. La partie la moins évidente concerne les informations et données impliquées dans le processus et nécessaires à son exécution efficace.

Les données de base des bons de travail peuvent être divisées en quatre catégories principales, qui documentent essentiellement un processus :

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Calendrier

Donc, maintenant que vous savez ce qui doit être fait, vous devezdéfinir le temps nécessaire pour le faire .Dans cet esprit, un bon modèle de bon de travail de maintenance doit incluredes champs tels que l'urgence, planifier le temps du mécanicien sur le terrain, l'état actuel du bon de travail et (espérons-le) s'assurer que le travail est exécuté conformément audit calendrier.

Tous les ordres de travail de maintenance n'ont pas été créés égaux

Traditionnellement, les bons de travail de maintenance étaient traités avec des formulaires imprimés et des copies jointes qui laissaient une trace papier d'ici au Kinko le plus proche. Certains disent qu'à l'époque archaïque (lorsque l'entretien des dinosaures était nécessaire), ils utilisaient quelque chose appelé papier carbone pour créer plusieurs copies de chaque commande. Des trucs fascinants…

Heureusement pour nous tous, nous vivons dans le futur et n'avons plus besoin de sacrifier des arbres aux dieux de la productivité comptable. Il n'est pas étonnant que de nombreuses petites entreprises rattrapent les marques et les entreprises qui rationalisent leurs ordres de travail de maintenance et de garde avec des solutions avancées de logiciel de gestion de la maintenance informatisée (GMAO).

Les ordres de travail numériques peuvent être et sont plus rapides à créer, plus faciles à utiliser, simples à changer et à modifier, et sont accompagnés de rapports et d'optimisations.

Cela semble compliqué, mais il y a de fortes chances que vous n'ayez pas besoin d'une solution logicielle complexe (et coûteuse) .Beaucoup de cloches et de sifflets logiciels sonnent un peu trop fort et peuvent, ironiquement, réduire la productivité en raison de leur complexité. La plupart des entreprises acceptent un logiciel plus simple et facile à utiliser. La plupart bénéficient en fait davantage d'une application facile à utiliser, accessible de partout, qui crée des ordres de travail de maintenance. Ensuite, il transmet ces ordres de travail aux techniciens sur le terrain, aux chefs d'équipe au siège et à l'équipe comptable qui traite l'aspect financier de l'opération.

Faciliter les ordres de travail de maintenance avec Connecteam

Il existe de nombreux avantages à utiliser Connecteam par rapport aux modèles papier ou tableur archaïques pour la gestion des ordres de travail de maintenance. Par exemple,

1. Il n'y a aucun risque que les commandes de maintenance soient perdues ou que les horaires ne soient pas respectés.
2. Vous avez une visibilité complète de tous les statuts des bons de travail à tout moment.
3. Vous pouvez même configurer des notifications automatiques par e-mail à l'achèvement ou au retard des travaux.
4. Rapports détaillés des travaux d'entretien commandés et réalisés.

Un bon de travail de maintenance créé sur Connecteam n'est pas qu'un formulaire mais aussi un guide collaboratif pour tous les intervenants. Vous pouvez ajouter des liens vers des manuels, des consignes de sécurité et intégrer le bon de travail à l'horloge intégrée pour obtenir une mesure précise du temps de clé facturable.

Ajustement numérique

L'automatisation et la digitalisation des processus de maintenance est une tendance croissante mais quelque peu redoutée. Ne vous inquiétez pas tant : les techniciens de maintenance ne seront pas remplacés de sitôt par des robots. Mais ce n'est pas parce que nous n'allons pas commencer à nous agenouiller devant nos seigneurs robots de sitôt que vous ne devriez pas essayer d'améliorer notre façon de faire les choses maintenant avec un peu d'aide de la technologie.

Numériser vos ordres de travail de maintenance et de garde avec Connecteam est plus facile que vous ne le pensez, et cela vous fera économiser beaucoup de temps et d'argent à long terme. Et la meilleure partie ? Si la première ébauche de votre modèle de bon de travail ne fait pas le travail, l'ajuster est un jeu d'enfant.