Comment louer une voiture via votre entreprise en 5 étapes faciles

Publié: 2023-08-13

Vous avez besoin de véhicules à des fins professionnelles et vous pesez peut-être vos options sur la façon de les acquérir. Une considération pourrait être de savoir comment louer une voiture par le biais de votre entreprise, une méthode qui signifie essentiellement que votre entreprise est officiellement désignée comme locataire du véhicule. Alternativement, vous pouvez également choisir d'acheter le véhicule au nom de l'entreprise. La location et l'achat ont leurs propres avantages, mais la location d'une voiture par l'intermédiaire de votre entreprise peut souvent offrir des avantages uniques.

Cette vidéo étape par étape de Lyfe Accounting intitulée "Comment louer une voiture au nom de votre entreprise" est un compagnon utile de cet article. Vérifiez-le après lecture si vous souhaitez:

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Location vs achat : une comparaison pour votre entreprise

comment louer une voiture par l'intermédiaire de votre entreprise - le concessionnaire remet les clés de la voiture au conducteur

Lorsqu'il s'agit d'acquérir un véhicule pour votre entreprise, vous êtes peut-être partagé entre la location et l'achat. Voici un examen plus approfondi des différences entre ces deux options pour vous aider à comprendre comment louer une voiture par l'intermédiaire de votre entreprise ou décider d'en acheter une à la place :

Louer une voiture :

Flexibilité : Permet de changer de véhicule à la fin de la durée du bail, offrant ainsi la possibilité de se tenir au courant des nouveaux modèles et technologies.
Coûts initiaux inférieurs : Nécessite généralement un acompte plus petit, et les paiements de location mensuels sont souvent inférieurs aux paiements de prêt pour l'achat.
Responsabilités limitées de la propriété : La société de leasing s'occupe généralement de l'entretien, et il n'y a pas lieu de s'inquiéter de la dépréciation à long terme du véhicule.
Avantages fiscaux potentiels : les paiements de location peuvent être déductibles en tant que dépenses d'entreprise, sous réserve de règles et de limitations spécifiques.

Acheter une voiture :

Pleine propriété : Vous êtes propriétaire du véhicule et pouvez le conserver aussi longtemps que vous le souhaitez, sans restriction de kilométrage ni de personnalisation.
Économies de coûts potentielles à long terme : Bien que les coûts initiaux et les paiements mensuels puissent être plus élevés, posséder un véhicule peut être plus rentable à long terme.
Actif pour l'Entreprise : Le véhicule est un bien corporel qui peut avoir une valeur de revente ou être utilisé comme garantie.
Amortissement et incitations fiscales : L'amortissement du véhicule peut offrir des avantages fiscaux, et d'autres incitations peuvent être disponibles pour l'achat de véhicules écologiques ou commerciaux.

Dans l'ensemble, le processus d'achat ou de location d'un véhicule par l'intermédiaire de votre entreprise ressemble assez à l'achat ou à la location d'un véhicule en tant qu'individu. Mais encore faut-il trouver un revendeur. Vous devez également sélectionner un modèle qui répond à vos besoins spécifiques et en obtenir le financement. Cependant, recherchez quelques écarts lors de l'achat.

Comment louer une voiture via votre entreprise

comment louer une voiture par le biais de votre entreprise - femme entrant dans une voiture louée

Regardez à quoi ressemble le processus.

Travaillez avec un concessionnaire qui offre un service commercial

Différents fabricants proposent différents programmes et terminologies pour cela. Mais fondamentalement, vous devez trouver un concessionnaire officiellement autorisé à travailler avec des clients commerciaux. Ford appelle ce type de concession un centre de véhicules utilitaires. Considérez Village Ford à Dearborn, Michigan, par exemple.

Le directeur général de Village Ford, Bob Wheat, a déclaré lors d'un entretien téléphonique avec Small Business Trends : "En tant que concessionnaire CVC, nous avons accès à des programmes différents de ceux des autres concessionnaires, nous pouvons offrir un financement commercial et c'est simplement un processus beaucoup plus facile."

Cela ne signifie pas nécessairement que le concessionnaire ne travaille qu'avec des véhicules utilitaires. Village Ford propose des options pour les particuliers et les entreprises. Mais ils emploient un vendeur commercial dédié et quelques autres membres de l'équipe spécifiquement autorisés à travailler avec des clients commerciaux.

Envisagez des solutions personnalisées

comment louer une voiture par l'intermédiaire de votre entreprise - voiture rouge différente des voitures argentées sur le terrain

Le type de véhicule ou de véhicules que vous choisissez peut varier considérablement en fonction de vos besoins spécifiques. Si vous recherchez simplement un véhicule de tourisme simple, cette partie du processus peut être assez similaire à l'achat ou à la location d'une voiture pour un usage personnel. Vous pouvez simplement trouver une option en stock, puis travailler avec le concessionnaire pour peaufiner les détails.

Cependant, pour les entreprises qui ont besoin de véhicules de flotte, d'options de poids lourds ou de voitures avec des caractéristiques très spécifiques, vous pouvez plutôt travailler avec un concessionnaire pour créer une solution personnalisée. Pour ce faire, vous devez d'abord avoir une idée très précise de vos besoins. Vous aurez peut-être également plus de chance d'obtenir le véhicule idéal si vous vous donnez le temps de magasiner et de travailler avec un concessionnaire sur les options de personnalisation, plutôt que de chercher désespérément quelque chose que vous pouvez conduire en une seule journée.

Wheat a également souligné l'importance de travailler avec un concessionnaire qui comprend vraiment les besoins des clients commerciaux. Ils peuvent vous aider à vous assurer que votre choix de véhicule est configuré pour répondre à vos besoins de transport spécifiques, à vos exigences de taille et à vos préoccupations budgétaires.

Choisissez entre l'achat et la location

comment louer une voiture par l'intermédiaire de votre entreprise - remplir des documents financiers

Les entreprises ont la possibilité d'acheter ou de louer certains véhicules commerciaux. Lorsque vous achetez, vous effectuez souvent des paiements légèrement plus élevés. Mais ils vont vers le remboursement du véhicule. Ainsi, une fois que vous l'avez remboursé, vous êtes propriétaire du véhicule et il devient un atout pour votre entreprise. Lorsque vous louez, vous n'êtes jamais propriétaire du véhicule. Vous effectuez simplement des paiements sur une période, généralement d'environ trois ans. Ensuite, vous rendez la voiture à la fin de cette période ou vous avez la possibilité de l'acheter. Les paiements sont souvent un peu moins élevés pour les baux, mais il y a aussi des considérations de kilométrage et de disponibilité à prendre en compte.

Une option n'est pas automatiquement meilleure que l'autre, selon Wheat. Vous devrez évaluer la situation de votre entreprise et les besoins de votre véhicule pour le meilleur ajustement.

Il dit : « Si vous ne voulez un véhicule que pour environ trois ans et que vous ne voulez pas retirer de l'argent de votre entreprise pour mettre beaucoup d'argent de côté, alors vous devriez probablement penser à la location. Il réserve de l'argent et n'immobilise pas votre ligne de crédit. Vous optez essentiellement pour l'obsolescence programmée en échange d'un nouveau véhicule. Mais si vous recherchez un véhicule hautement spécialisé pour votre entreprise et que vous voulez le conduire jusqu'à ce que les roues tombent, ces personnes devraient penser à l'acheter.

Apportez les documents financiers de votre entreprise

comment louer une voiture par le biais de votre entreprise - Femme donnant des documents financiers et signant un bail

Vous devriez avoir une copie de votre dernier bilan et de tout autre document financier pouvant vous aider à démontrer votre solvabilité. Vous devrez établir une relation avec un établissement de crédit. Ils voudront donc examiner les flux de trésorerie, les revenus, les dettes et tout autre élément de votre entreprise qui pourraient avoir une incidence sur votre capacité à rembourser votre prêt automobile ou à effectuer les paiements de location à temps.

Soyez prêt à garantir personnellement le prêt

Si votre entreprise n'a pas suffisamment de crédit pour être admissible à un prêt ou à un plan de paiement de location qui répond à vos besoins, vous devrez peut-être garantir le prêt à un niveau personnel. Vous pouvez toujours acheter ou louer officiellement le ou les véhicules par l'intermédiaire de votre entreprise. Mais vous seriez également personnellement responsable si vous n'êtes pas en mesure d'effectuer les paiements.

Travaillez avec le service des finances de votre concession pour trouver les conditions qui vous conviennent le mieux. Cela peut ne pas être idéal pour certains propriétaires d'entreprise. Mais surtout pour les entreprises nouvelles ou non établies, c'est souvent votre seule option et cela peut vous aider à commencer à établir des antécédents financiers qui pourraient vous aider à aller de l'avant.

Le tableau suivant donne un aperçu de ce processus, détaillant les phases essentielles depuis la collaboration avec un revendeur spécialisé jusqu'à la garantie éventuelle du prêt personnellement. Vous pouvez facilement vous y référer en tant que liste de contrôle ou l'afficher à proximité lorsque vous avez besoin de la consulter.

Étape	Description
Travaillez avec un concessionnaire qui offre un service commercial	Trouvez un concessionnaire autorisé pour les clients commerciaux (par exemple, le Centre des véhicules commerciaux de Ford). Envisagez des options pour les particuliers et les entreprises avec des concessionnaires spécialisés dans les services commerciaux.
Envisagez des solutions personnalisées	Sélectionnez des véhicules en fonction de besoins spécifiques, avec des options de personnalisation si nécessaire. Travaillez avec un concessionnaire qui comprend les besoins commerciaux en matière de taille, de capacités de transport et de budget.
Choisissez entre l'achat et la location	Achat : Paiements plus élevés, mais possession du véhicule en tant qu'actif après paiement. Location : Paiements moins élevés, pas de propriété, avec une option d'achat à la fin. Tenez compte de la situation de l'entreprise et des besoins du véhicule pour choisir la meilleure option.
Apportez les documents financiers de votre entreprise	Fournir le bilan et les documents financiers pour l'évaluation de la solvabilité. Établir une relation avec un établissement de crédit, démontrant les flux de trésorerie, les revenus, les dettes, etc.
Soyez prêt à garantir personnellement le prêt	Si l'entreprise n'a pas suffisamment de crédit, une garantie personnelle peut être exigée. L'achat ou la location peuvent toujours être officiels par l'intermédiaire de l'entreprise, mais la responsabilité personnelle des paiements peut s'appliquer. Cette étape peut aider à établir l'historique financier de l'entreprise.

Image : Depositphotos.com