Un guide sur la façon de gérer une équipe à distance

Le travail à distance est un sujet brûlant depuis quelques années maintenant.

En fait, le rapport de Gallup sur l'état du lieu de travail américain a révélé qu'environ 43 % des travailleurs aux États-Unis travaillent à distance. Et à mesure que ce nombre continue d'augmenter, les managers reconnaissent qu'ils doivent élever les niveaux d'engagement avec des employés qu'ils connaissent ou voient à peine ; c'est une tâche gigantesque et difficile. Surtout si l'engagement et la communication entre le manager et l'employé sont faibles, cela affectera directement les niveaux de productivité.

Ainsi, avec la récente pandémie, les entreprises qui n'envisageaient pas encore le travail à distance ont dû réfléchir rapidement et s'adapter à leur nouvel environnement. Il était assez facile de configurer les employés avec de l'équipement pour travailler à domicile en quelques jours. Cependant, gérer efficacement des équipes à distance est devenu une toute nouvelle dynamique.

De nombreux managers s'inquiétaient de la productivité alors que les employés passaient à une situation de travail à domicile. Cependant, une étude de l'Université de Stanford a révélé que " l'augmentation de la productivité des travailleurs à distance équivaut à une journée supplémentaire par personne et par semaine ". Et les travailleurs à distance sont, en moyenne, moins susceptibles de s'épuiser et, à bien des égards, plus engageants que les travailleurs internes.

Que votre entreprise compte trois, 30 ou 300 travailleurs à distance, il est essentiel que vous sachiez gérer une équipe à distance. Lorsque vous maîtrisez parfaitement la gestion efficace des employés à distance, vous établissez une solide culture d'entreprise, attirez les meilleurs talents et conservez le meilleur de votre équipe interne pour vos travailleurs à distance.

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Si vous êtes intéressé par les conseils, faites défiler vers le bas, mais si vous cherchez à approfondir vos connaissances sur ce à quoi vous êtes confronté, jetez un œil à ces défis.

Défis de la gestion des employés distants

Vous êtes confronté à toute une série de nouveaux défis lorsque vous avez des employés distants, et la plupart d'entre eux ne sont peut-être pas ceux auxquels vous êtes habitué lorsque tout le monde se trouve dans le même immeuble de bureaux. Par conséquent, vous devez vous adapter à la façon dont vous gérez habituellement les choses au bureau, car cela ne se traduira pas toujours bien avec votre équipe distante.

Voici les défis les plus courants auxquels vous serez confronté :

• communication limitée, qui conduit souvent à des malentendus, avec la direction et les collègues
• manque de cohésion avec l'équipe
• établir des horaires, il n'y a pas de 9 à 5
• pas de tâches ou de rôles clairs
• respecter le temps de chaque employé
• limitations techniques telles que l'absence d'accès à l'ordinateur ou au courrier électronique de l'entreprise
• difficile de suivre les performances des employés distants
• faibles niveaux d'engagement
• un manque de culture d'entreprise

Lorsque vous gérez une main-d'œuvre distante, vous devez connaître les défis auxquels vous êtes confrontés, afin d'être prêt à tout ce qui se présente à vous. Notre guide vous guidera pour surmonter ces défis et vous donnera les outils dont vous n'aviez jamais pensé avoir besoin.

Meilleures pratiques pour gérer efficacement les employés distants

Avec les employés distants, vous devez vous assurer que vous utilisez des outils avec lesquels ils sont familiers. Par exemple, Zoom pour la vidéo, la communication en face à face peut aider à l'engagement. Tandis que Slack ou Google Hangouts vous aide à rester connecté en temps réel. Mais si vous êtes prêt à passer au niveau supérieur et à fournir aux travailleurs à distance tout ce dont ils ont besoin pour réussir, vous avez besoin d'une application mobile. Et pas n'importe quelle application mobile, vous avez besoin de l'application mobile conçue pour les travailleurs à distance et sans bureau - Connecteam.

Fonctionnalités clés que les employés distants apprécient et dont ils ont besoin :

• Engagement des employés, annonces et dernières nouvelles : Engagez vos employés en partageant des mises à jour fréquentes sur l'atteinte des objectifs de l'entreprise, le dépassement des objectifs, etc. Et célébrez les réussites avec des photos, des vidéos, des histoires et bien plus encore.
• Enquêtes, boîte à suggestions et sondages en direct : obtenez des informations basées sur des enquêtes internes à l'organisation, créez une boîte à suggestions pour obtenir des commentaires et des idées sans demander en face à face. Incitez une politique de porte ouverte afin que les employés se sentent libres de faire part de leurs idées aux RH et à la direction.
• Chat de groupe d'employés ou communication tranquille : envoyez des messages à l'échelle de l'entreprise n'importe où et n'importe quand. Permettez aux employés de s'engager en aimant, en commentant et en participant à la conversation. Utilisez les annonces unidirectionnelles ou l'administration du contenu.
• Partagez des fichiers et intégrez-les facilement : envoyez des images, des GIF, des vidéos, des notes audio, des manuels de formation, des formulaires, des documents, des politiques d'entreprise et bien plus encore en temps réel. Tout cela peut être fait depuis l'intérieur de l'application gratuite. Créez des médiathèques et des cours pour intégrer à distance ou former les employés actuels aux nouvelles politiques.
• Documents numériques : formulaires prêts à signer sans papier, manuels de l'employé, listes de contrôle, politiques de présence, etc.

Connecteam est si facile à utiliser que même les employés non férus de technologie peuvent s'y intégrer en quelques minutes. Connecteam a été conçu pour les entreprises sans bureau. Aucune formation n'est donc nécessaire sur l'utilisation de l'application de chat d'équipe. Inscrivez-vous en moins de 5 minutes et commencez à utiliser l'application.

"Si vous, le responsable, ne créez pas de bons canaux de communication ouverts, le travailleur à distance se sentira, eh bien," distant "et oublié", a déclaré Keith Ferrazzi, fondateur et PDG de Ferrazzi Greenlight.

Deborah Goldstein de DRIVEN Professionals, explique que pour gérer une équipe à distance productive, vous avez besoin d'une stratégie de communication efficace.

• Avoir un certain nombre de «vérifications» hebdomadaires formelles
• Fixer des objectifs de performance mensuels, trimestriels et annuels
• Soyez parfaitement clair sur les attentes et les exigences des tâches telles que les paramètres, les délais et les métriques
• Établissez les canaux à utiliser, comme les discussions en tête-à-tête, les réunions d'équipe ou les forums ouverts pour les commentaires et les idées

En vous engageant dans des activités de consolidation d'équipe, vous établissez et favorisez des relations qui mènent directement à une meilleure rétention, à une productivité accrue et à la satisfaction et au bonheur globaux des employés.

Les recherches montrent que les travailleurs à distance ont des relations beaucoup plus faibles avec leurs collègues que les employés qui travaillent en interne.

Les managers doivent donc s'engager dans une socialisation régulière de l'équipe pour établir un lien humain et renforcer la confiance et l'inclusion avec toute l'équipe. Comme les employés distants sont plus impliqués, ils ont un impact positif sur la culture d'entreprise.

Peu importe le type ou la taille de l'entreprise, il faut du temps et quelques ingrédients pour créer une culture d'entreprise positive, comme embaucher les meilleures personnes, encourager une communication saine et régulière et transmettre votre culture à l'échelle de l'entreprise. En fonction du type de culture d'entreprise que vous souhaitez adopter, vous devez être proactif pour le transférer à votre équipe distante.

Ayez un plan que vous suivez religieusement, sinon vos travailleurs à distance ne ressentiront pas vraiment de lien avec la culture de l'entreprise. Par exemple, vous vous vantez d'une communication ouverte, mais en tant que manager, vous n'êtes jamais disponible pour parler boutique et plus encore. Ce que vous devez faire est de maintenir une politique de porte ouverte virtuelle pour encourager votre équipe à distance à communiquer avec vous à tout moment. Lorsque cet état d'esprit et ce plan d'action sont intégrés à la culture de votre entreprise, la gestion des employés à distance est une tâche plus facile.

Les employés distants se sentent souvent invisibles. Pour les managers, il est plus facile de reconnaître les employés qui sont à l'interne puisque vous êtes autour d'eux cinq jours par semaine. Cependant, ce n'est pas du tout le cas avec le personnel à distance. Pendant les réunions, via des mises à jour et des annonces à l'échelle de l'entreprise, ou chaque fois que l'occasion se présente, faites signe à votre équipe distante. Se vanter de leurs réalisations, mentionner qu'ils ont participé à une vente réussie, partager des anniversaires ou des souhaits d'anniversaire, etc.

Non seulement vous améliorerez la productivité et stimulerez l'engagement. Vous montrez à vos travailleurs à distance que vous vous souciez d'eux et vous reconnaissez tout leur travail acharné. Comme le dit le proverbe, "un peu va un long chemin."

Mark Mortensen, professeur agrégé de comportement organisationnel à l'INSEAD, a déclaré : "Être généreux avec les éloges publics et la reconnaissance des employés à distance permet de s'assurer que leur travail est reconnu et indique aux collègues qu'ils font leur part."

"Ce qui fait que la distance entre les collègues ressemble à de la distance, c'est le décalage dans la communication. Si j'envoie un message à quelqu'un qui vit à des heures de route et qu'il ne répond pas pendant plusieurs heures, je souhaiterais que nous travaillions dans la même pièce pour ne pas avoir à nous en occuper. Mais si à chaque fois que je leur envoie un message, ils répondent immédiatement, c'est comme si nous étions tous les deux au bureau ensemble. – déclare Kellan, Customer Experience chez BambooHR

Assurez-vous que votre calendrier est à jour et marquez les dates sur votre calendrier lorsque vous n'êtes pas au bureau ou disponible. Faites savoir aux employés quand vous serez dans la zone des employés distants.

Demandez à vos employés distants de faire de même. S'il y a certaines heures et certains jours où ils ne sont pas disponibles, ils doivent vous en informer à l'avance. Souvent, l'indisponibilité est due à des raisons personnelles telles que la garde d'enfants ou des rendez-vous chez le médecin. En étant conseillé, vous n'essaierez pas de les joindre pendant ces périodes.

De plus, si vous organisez des réunions auxquelles un travailleur à distance ne peut pas assister, enregistrez-les afin qu'il puisse se rattraper ultérieurement.

Les meilleurs managers établissent la confiance grâce à l'individualisation, ne brisent jamais leurs promesses, demandent des commentaires et s'engagent dans des conversations fréquentes, en particulier lorsqu'il y a un chat vidéo, car cela crée une ligne de mire et encourage la confiance.

« Savoir vers qui se tourner pour obtenir de l'aide améliore la productivité et favorise le développement, mais les travailleurs à distance n'ont pas cette perspective. Les managers qui se font un mandataire dans le réseau de leur travailleur à distance se révèlent à la fois dignes de confiance pour le travailleur et indispensables à la réussite du travailleur.

"Il est important de gérer les attentes et de rester concentré sur les objectifs lors de l'adoption d'une main-d'œuvre distante. Ne vous inquiétez pas autant de ce qui est fait. Au lieu de cela, concentrez-vous sur ce qui est accompli. Si nous atteignons nos objectifs, tant mieux. Si ce n'est pas le cas, nous devons examiner la situation plus en détail. C'est une question d'accomplissement, pas d'activité. – Donald Hatter, Donald Hatter Inc.

Lorsque vous définissez et développez des objectifs et que vos attentes sont claires, c'est ce qui compte. Ne vous concentrez pas uniquement sur ce que votre travailleur à distance a fait en une seule journée de travail. Regardez la situation dans son ensemble, atteignent-ils leurs objectifs ? Est-ce qu'ils tendent la main s'ils sont bloqués et ont besoin d'aide ? Sont-ils disponibles et prennent-ils plus de responsabilités ? Qu'ont-ils accompli ?

Il n'est pas nécessaire de microgérer chaque tâche et de questionner votre employé, après tout, une fois que vous avez construit et établi la confiance, le besoin de questionner votre employé disparaît.

« Le monde évolue rapidement vers une main-d'œuvre intéressée par l'apprentissage et l'avancement des compétences plutôt que par la stabilité. Travailler pendant 30 ans pour la même entreprise a pris le chemin du dodo. Je m'intéresse personnellement aux objectifs d'apprentissage et de vie de mon équipe et, lors de nos réunions, je prends souvent un moment pour relier leurs intérêts aux objectifs de mon entreprise. L'engagement et les performances restent beaucoup plus élevés. – Tina Dietz, StartSomething Creative Business Solutions

L'essentiel sur la gestion des employés distants

Travailler avec des employés à distance n'est pas quelque chose que vous devriez hésiter, d'autant plus que cela devient de plus en plus populaire. Amazon, Capital One et American Express ne sont que quelques-unes des grandes entreprises qui s'orientent vers le travail à distance. Les recherches montrent que 91 % des employés bénéficient d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée lorsqu'ils travaillent à distance. Les niveaux de stress ont diminué, avec ces chiffres, le travail à distance est la voie à suivre.

Avec des employés plus heureux, leur gestion devient beaucoup plus facile. Les managers développent leur rôle au fil du temps, ce qui revient à comprendre la relation entre le manager et l'employé comme l'ingrédient clé du succès. Votre équipe est votre pain et votre beurre. Sans une équipe efficace, vous n'atteindrez pas la ligne d'arrivée. Au lieu de cela, concentrez-vous sur la gestion efficace de votre équipe à distance pour en faire votre plus grand atout. Vous ne croirez pas tout ce que vous pouvez accomplir lorsque la bonne communication est mise en place. Vos employés vous appelleront pour organiser des réunions et vous informer de l'avancement de leur travail. Soyez le manager dont tout le monde s'extasie.