Comment rappeler un e-mail dans Outlook : un guide étape par étape

Nous avons tous notre part d'histoires embarrassantes par e-mail. Envoyer un e-mail à la mauvaise personne, oublier de joindre une pièce jointe, envoyer un e-mail offensant dans le feu de l'action et faire des fautes de frappe stupides ne sont que quelques-unes des nombreuses erreurs d'e-mail que nous souhaitons tous réparer dès que nous les réalisons. Et le rappel par e-mail est un moyen de corriger ces erreurs.

Dans cet article, nous allons apprendre à rappeler un e-mail dans Outlook.

Qu'est-ce que cela signifie lorsque vous rappelez un e-mail ?

Lorsque vous rappelez un e-mail, cela signifie que vous prenez des mesures proactives pour vous assurer que le message n'atteint pas les destinataires. Le rappel d'un e-mail vous permet d'éviter qu'un message important ou confidentiel ne tombe entre de mauvaises mains, ou simplement de réparer une erreur avant qu'il ne soit trop tard. Ce processus varie en fonction du fournisseur de service de messagerie. Ainsi, la façon de rappeler un e-mail dans Outlook peut être différente de la façon de rappeler un e-mail dans Gmail.

Conditions requises pour rappeler un e-mail envoyé dans Outlook

Vous et votre destinataire devez avoir un compte de messagerie Microsoft 365 ou Microsoft Exchange dans la même organisation afin de rappeler un e-mail envoyé dans Outlook.

Vous ne pouvez donc pas rappeler un message envoyé à Gmail, Yahoo ou tout autre client de messagerie. Outlook sur le Web ne dispose pas de la fonctionnalité permettant de rappeler un e-mail.

Les messages protégés par Azure Information Protection ne peuvent pas être rappelés. Vous devez également noter que vous ne pouvez pas rappeler les messages qui ont été ouverts par vos destinataires.

Un guide rapide pour rappeler un e-mail dans Outlook

• Ouvrez Outlook > accédez à Éléments envoyés > cliquez sur Message > Actions > Rappeler ce message .
• Pour confirmer un message rappelé, cochez la case Me dire si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire .
• Vous aurez besoin d'un e-mail de serveur Exchange et vous et le destinataire devrez utiliser Outlook pour que ce processus fonctionne.

Comment rappeler un e-mail Outlook

Voici un processus étape par étape pour rappeler un e-mail :

Étape 1 - Choisissez l'e-mail dans Outlook pour rappeler le message

Ouvrez votre Microsoft Outlook et accédez aux éléments envoyés pour choisir un e-mail que vous souhaitez rappeler.

Étape 2 - Message de rappel

Dans la zone du ruban, vous verrez l'onglet Actions avec une option - Rappeler ce message.

Si vous avez un ruban simplifié, vous ne verrez peut-être pas l'onglet Actions ici. Dans ce cas, ouvrez un message envoyé que vous souhaitez rappeler et cliquez sur les trois points en haut à droite du ruban. Vous trouverez l'onglet Actions dans le menu déroulant.

Lorsque vous sélectionnez l'onglet Actions, une option permettant de rappeler ce message s'affiche sur le côté droit.

Étape 3 - Supprimer les copies non lues et éventuellement créer un nouveau message

Lorsque vous cliquez sur l'option Rappeler ce message, une nouvelle fenêtre Outlook apparaît. Vous avez deux options pour rappeler votre message :

• Supprimer les copies non lues de ce message

• Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message

Choisissez l'option que vous voulez. Si vous voulez savoir si le rappel réussit ou échoue, cochez la case pour que le rappel réussisse ou échoue.

Cliquez sur le bouton Ok pour rappeler le message.

Étape 4 - Confirmer les messages rappelés

Vous obtiendrez une confirmation à l'écran pour vous informer que vous avez rappelé un message.

Si le message est rappelé avec succès, vous recevrez une notification.

Rappel d'un message dans Outlook sur le Web

Outlook sur le Web ne propose pas d'option de rappel pour les éléments envoyés. Mais vous pouvez annuler l'envoi dans les 10 secondes.

Voici comment faire:

Étape 1 - Afficher tous les paramètres Outlook

Cliquez sur l'icône de rouage dans Outlook sur le Web et accédez au menu Afficher tous les paramètres Outlook.

Étape 2 - Définir la période d'annulation de l'envoi annulé

Accédez à la section Composer et répondre et faites défiler la liste déroulante pour trouver l'onglet Annuler l'envoi. Réglez la période d'annulation sur 10 secondes.

Actuellement, vous ne pouvez pas avoir une période d'annulation de plus de 10 secondes.

Étape 3 - Annuler le bouton d'envoi

Rédigez un e-mail dans Outlook sur le Web et envoyez-le. Au bas du volet de messagerie, vous verrez la fenêtre contextuelle Envoi avec une option Annuler.

Cliquez sur le bouton Annuler pour arrêter l'envoi du message.

Alternatives au rappel d'un e-mail Outlook envoyé

Si vous ne pouvez pas utiliser la fonction de rappel dans Outlook, voici quelques alternatives pour rappeler un message Outlook envoyé :

Envoyé un e-mail d'excuses honnêtes

Faire une erreur n'est qu'humain. Si vous réalisez votre erreur assez tôt, la meilleure option est d'envoyer un e-mail d'excuses honnêtes. Assurez-vous d'expliquer en détail pourquoi vous vous excusez et comment vous vous assurerez que cela ne se reproduira pas à l'avenir. Vous pouvez également proposer de vous aider à résoudre tout problème ou problème pouvant avoir été causé par votre erreur.

Demander une conversation de suivi

Si vous pensez qu'il serait préférable d'aborder la situation en personne ou au téléphone, vous pouvez demander une conversation de suivi. Cela vous donnera l'occasion d'expliquer la situation et de vous excuser en personne ou au téléphone.

Retarder l'envoi de vos e-mails Outlook

De multiples facteurs déterminent le sort d'une demande de rappel. Tant de fois, le rappel des e-mails échoue.

Une alternative sûre consiste à retarder l'envoi de vos e-mails Outlook. Cela vous donnera suffisamment de temps pour revoir votre message électronique plus tard pour vérifier si tout est correct.

Voici comment différer la livraison de vos emails dans Outlook :

Étape 1 - Gérer les règles et les alertes

Cliquez sur les trois points dans le coin droit de votre ruban, puis survolez Règles. Cliquez sur l'onglet Gérer les règles et les alertes.

Étape 2 - Application de nouvelles règles

Cliquez sur l'onglet Nouvelle règle dans la fenêtre contextuelle Règles et alertes. Une nouvelle fenêtre de l'assistant de règles s'ouvrira. Sélectionnez la règle Appliquer dans l'onglet des messages que j'envoie et cliquez sur le bouton Suivant.

Étape 3 - Confirmer l'application des règles

Maintenant, l'assistant de règles vous demandera quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?

Ne cochez rien et cliquez sur suivant. Un écran de confirmation apparaîtra, indiquant que cette règle sera appliquée à chaque message que vous envoyez. Cliquez sur Oui.

Étape 4 - Différer la livraison

Une nouvelle fenêtre d'assistant de règles s'ouvrira, vous demandant ce que vous voulez faire avec le message. Cochez la case pour différer la livraison et modifiez la description de la règle pour sélectionner les minutes pendant lesquelles vous souhaitez retarder l'envoi de vos e-mails.

Étape 5 - Nommez et activez la règle

Cliquez sur le bouton Suivant et une nouvelle fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de créer une exception à cette règle. Décochez toutes les cases et cliquez sur le bouton Suivant.

Dans la nouvelle fenêtre de l'assistant de règles, vous pouvez donner un nom à cette règle. Cliquez sur le bouton Terminer. Et appliquer la règle.

Désormais, si vous envoyez un e-mail, Outlook retardera la livraison de 5 minutes. L'e-mail restera dans la boîte d'envoi pendant cette période, et vous pouvez apporter des modifications à l'e-mail et le renvoyer.

Comment rappeler un e-mail Outlook en ajoutant un délai

Un délai peut être ajouté aux e-mails que vous ne souhaitez pas envoyer immédiatement pour une raison quelconque. Si vous devez rappeler un e-mail avec un délai supplémentaire, suivez ces étapes.

Étape 1 - Ouvrir Outlook

Après avoir ouvert Outlook, cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche.

Étape 2 - Gérer les règles et les alertes

Après avoir cliqué sur les trois points dans le coin supérieur droit, survolez Règles et cliquez sur Gérer les règles et les alertes .

Étape 3 - Sélectionnez une nouvelle règle

Vous verrez une fenêtre contextuelle qui vous permettra de définir différentes règles. Sélectionnez Nouvelle règle .

Étape 4 - Appliquer la règle

Une nouvelle fenêtre apparaîtra sur l'ancienne avec de nombreuses options à choisir. Cliquez sur Appliquer la règle sur les messages que j'envoie puis sur Suivant .

Étape 5 - Définir le délai souhaité

À ce stade, vous verrez différentes conditions parmi lesquelles vous pouvez choisir, mais laissez-les telles quelles et cliquez sur Suivant . Cliquez ensuite sur Oui sur l'écran de confirmation. Cochez la case à côté de différer la livraison d'un certain nombre de minutes pour l'activer. Cliquez sur le lien dans la phrase et définissez le délai souhaité.

Étape 6 - Ajouter des exceptions si nécessaire

Au cours de cette étape, vous pourrez ajouter des exceptions. Si l'un d'entre eux vous sera bénéfique de quelque manière que ce soit, sélectionnez-le. Sinon, cliquez sur Suivant .

Étape 7 - Nommez votre règle

Lors de cette dernière étape, vous pouvez nommer votre règle. Après l'avoir nommée, cliquez sur Terminer et votre nouvelle règle sera enregistrée et activée.

Comment savoir si votre rappel par e-mail a réussi

Lorsqu'un e-mail a été rappelé avec succès dans Outlook, vous pouvez facilement le savoir car il y aura une note de réussite du rappel au début de la ligne d'objet de l'e-mail.

Variations entre les différentes versions d'Outlook

Globalement, la plupart des services proposés par Microsoft ne sont pas très différents et proposent des options similaires. Bien que ce guide ait été conçu pour la dernière version d'Outlook, vous pouvez suivre et trouver l'option de rappel tant que vous utilisez le guide comme un aperçu général. Si vous ne trouvez pas cette option dans votre version d'Outlook, il se peut qu'elle ne soit pas prise en charge.

Pourquoi mon rappel d'e-mail ne fonctionne-t-il pas ?

Voici quelques raisons possibles pour lesquelles votre rappel d'e-mail ne fonctionne pas :

• Vous et le destinataire n'avez pas de compte de messagerie Microsoft 365 ou Microsoft Exchange dans la même organisation
• Votre destinataire a déjà ouvert le message
• Le message est redirigé vers un autre dossier par le destinataire ou en raison d'une règle Outlook

Le rappel d'un e-mail dans différentes versions d'Outlook est-il identique ?

Oui, le rappel d'un e-mail dans différentes versions d'Outlook est le même. Cependant, pour Outlook 2007, certaines options ont des noms légèrement différents. Si vous choisissez de rappeler un e-mail dans Outlook 2007, vous aurez la possibilité de "supprimer les copies non lues" au lieu de "rappeler ce message". Outlook 2010 et Outlook 2013 vous offrent tous deux la possibilité de "rappeler ce message".

Le destinataire sait-il si vous vous souvenez d'un e-mail dans Microsoft Outlook ?

Oui, le destinataire saura si vous rappelez un e-mail dans Outlook.

Combien de temps faut-il pour voir si un rappel réussit sur Outlook ?

Cela peut prendre quelques secondes à plusieurs minutes pour voir si un rappel réussit sur Outlook. Le temps nécessaire pour traiter une demande de rappel dépend de la taille de l'e-mail et du nombre de destinataires inclus. Si vous envoyez un message volumineux, le rappel peut prendre plus de temps. De plus, s'il y a beaucoup de destinataires, Outlook peut avoir besoin de traiter la demande de rappel pour chacun d'eux, ce qui peut également augmenter le temps nécessaire pour voir si un rappel a réussi ou non.

Existe-t-il une date limite pour rappeler les e-mails dans Outlook ?

Non, il n'y a pas de date limite pour rappeler les e-mails dans Outlook. Pour qu'une tentative de rappel réussisse dans Outlook, le destinataire ne doit pas ouvrir l'e-mail. Malheureusement, cela signifie qu'il n'y a aucune garantie qu'un destinataire n'ouvrira pas l'e-mail avant que la tentative de rappel ne soit effectuée. Cependant, cela vaut toujours la peine d'essayer de rappeler un e-mail si vous avez fait une erreur ou si vous avez besoin de mettre à jour le contenu.

Conclusion

Outlook est un outil de messagerie incroyablement puissant, mais il peut être encore plus utile lorsque vous recherchez des conseils de productivité Outlook et que vous savez comment utiliser ses fonctionnalités à votre avantage. Avec la possibilité de rappeler les e-mails, vous pouvez vous assurer que vous n'envoyez jamais un message que vous regretterez. Et bien qu'Outlook ne traite pas automatiquement les demandes de rappel de messages, en suivant les étapes simples de ce guide, vous pourrez commencer manuellement à utiliser cette fonctionnalité pratique immédiatement.

Et bien que la fonction de rappel d'Outlook ne soit pas parfaite, elle peut toujours être une bouée de sauvetage, en particulier lorsque vous ne pouvez pas annuler l'envoi d'un e-mail. Pour éviter même d'avoir à utiliser la fonction de rappel, appliquez une bonne étiquette aux e-mails et passez en revue les messages avant d'appuyer sur "Envoyer" afin d'éviter des erreurs embarrassantes ou coûteuses.

Comment rappeler un message dans Outlook sans onglet ?

Rappeler un message dans Outlook sans onglet est très simple. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur Fichier puis sur Paramètres du compte . Ensuite, accédez à E-mail et recherchez les options de type . Après vous être assuré qu'il indique le compte "Microsoft Exchange/Office 365", vous verrez l'option de rappel tant que toutes les fonctionnalités sont activées.

Comment voir les rappels dans Outlook ?

Pour vérifier l'état d'un rappel, ouvrez simplement le dossier Envoyé, cliquez sur l'e-mail spécifique que vous avez rappelé, puis cliquez sur le bouton Suivi dans la barre. Répétez ce processus pour chaque e-mail dont vous souhaitez vérifier l'état du message de rappel.

Comment rappeler un e-mail dans Outlook après 1 heure ?

Vous pouvez rappeler un message dans Outlook, tant que l'e-mail envoyé n'a pas encore été ouvert par le destinataire. Dans ce cas, il vous suffit d'aller dans Message , puis Actions , et de cliquer sur Rappeler ce message . Lorsque le menu contextuel apparaît, sélectionnez l'option souhaitée pour envoyer votre demande de message de rappel.

Pouvez-vous rappeler un e-mail déjà envoyé ?

Oui, vous pouvez. Pour ce faire, ouvrez simplement Outlook et accédez à Éléments envoyés . Cliquez ensuite sur l'e-mail que vous souhaitez rappeler, sélectionnez Actions , puis cliquez sur Rappeler ce message . Cependant, comme mentionné ci-dessus, si le destinataire a déjà ouvert l'e-mail que vous lui avez envoyé, vous ne pourrez pas le rappeler.

Comment créer une liste de diffusion dans Outlook ?

Voici comment créer une liste de diffusion dans Outlook. Accédez à Accueil , puis sélectionnez Nouveaux éléments > Plus d'éléments > Groupe de contacts . Ensuite, dans le groupe de contacts , sélectionnez Ajouter des membres > À partir des contacts Outlook . Sélectionnez ensuite un contact dans votre liste et ajoutez-le au groupe en sélectionnant Membres . Vous pouvez ajouter des membres supplémentaires si nécessaire. N'oubliez pas que lorsque vous envoyez un e-mail à une liste de diffusion, l'étiquette des e-mails est importante. Consultez ces exemples de salutations par e-mail pour vous aider à rédiger le message parfait.

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