Comment écrire un e-mail de suivi à un client potentiel [+ 5 exemples]

Au début d'un projet prospectif avec un client, avez-vous souvent du mal à le faire répondre à vos e-mails ? Êtes-vous préoccupé par l'efficacité de vos e-mails de suivi ?

Cela peut être frustrant au plus haut point.

Dans le même temps, vous voulez éviter de gâcher vos chances de collaboration à long terme avec vos prospects en agissant avec impolitesse, impatience ou manque de professionnalisme tout en essayant de les convaincre.

La question reste alors de savoir comment aborder ce défi sans nuire au potentiel de coopération future ?

Pour vous aider à comprendre pourquoi vos clients ne répondent pas et que faire dans un tel scénario, cet article abordera certains des pièges les plus courants et les meilleurs conseils sur la façon d'envoyer des e-mails de suivi à vos clients potentiels.

Ensuite, nous vous montrerons quelques exemples d'e-mails de suivi et vous fournirons des conseils utiles pour vous aider à personnaliser vos propres e-mails et à réduire le temps que vous passez à les rédiger quotidiennement.

Plongeons-nous !

Que sont les e-mails de suivi ?

Dans le monde des affaires, il est courant d'envoyer à un client un e-mail de suivi après le premier contact.

C'est une technique que nous utilisons lorsque nous voulons ou avons besoin de quelque chose d'une autre personne.

De plus, les e-mails de suivi sont principalement utilisés pour rappeler aux destinataires les actions en attente (comme le paiement d'une facture ou la fourniture de commentaires).

Pourquoi les e-mails de suivi sont-ils pertinents pour les entreprises ?

Lors de la prestation de services à la clientèle, il est essentiel de maintenir des lignes de communication ouvertes avec le client pendant toute la durée du projet.

Devoir jongler avec plusieurs clients signifie que ce type de communication est souvent négligé, ce qui en retour peut ralentir la progression de vos projets. De plus, le fait de ne pas envoyer d'e-mails de suivi peut donner aux clients une mauvaise impression de vous et de votre entreprise.

Le but des e-mails de suivi est de :

• Rappelez aux clients potentiels de vous répondre
• Gardez les projets sur la bonne voie
• Assurez-vous que les informations ne se perdent pas dans le désordre
• Donner le sens de l'organisation et du dévouement aux projets
• Dites à vos clients, nouveaux et anciens, que vous prenez leurs affaires au sérieux.

Raisons les plus courantes de ne pas recevoir de réponse ?

La raison pour laquelle vous n'avez pas reçu de réponse n'est pas toujours un manque d'intérêt pour votre offre. Vous n'obtenez probablement pas de réponses de vos clients parce que :

• Ils sont trop occupés pour vous répondre.
• Votre e-mail a peut-être été perdu dans leurs spams ou leurs boîtes de réception.
• Ils peuvent avoir besoin de plus de temps pour examiner votre demande ou consulter d'autres personnes.

Nous hésitons tous quand l'argent est en jeu, n'est-ce pas ? Pourquoi ne le feraient-ils pas ?

C'est exactement pourquoi nous utilisons des e-mails de suivi - pour rassurer nos clients qu'ils sont entre de bonnes mains .

Nous avons couvert ce qu'ils sont, alors passons maintenant aux étapes promises pour écrire des e-mails de suivi qui obtiennent des réponses et vous permettent de vous démarquer.

Comment rédiger un e-mail de suivi

Il y a des avantages et des inconvénients à chaque situation, et il est important de reconnaître les deux avant de passer aux étapes fondamentales d'un bon e-mail de suivi.

Nous avons décomposé les étapes que vous devez suivre pour maîtriser cette méthode en choses à faire et à ne pas faire afin que vous puissiez vous familiariser rapidement.

Commençons!

Courriel de suivi - À FAIRE

1. Faites attention à votre ligne d'objet

Être concis et précis est la meilleure façon d'aborder les lignes d'objet de vos e-mails de suivi.

Expliquez clairement ce dont vous avez besoin et indiquez la raison pour laquelle vous nous contactez . Voici quelques exemples de bonnes lignes d'objet de suivi :

• Étapes de la phase #1 de [Nom du projet]
• Facture en retard du [date]
• Nous avons besoin de votre aide pour [problème]
• Mises à jour de la réunion du [date]
• Des questions ou des préoccupations ?

La ligne d'objet de votre e-mail doit être simple et claire sur ce que vous attendez du destinataire. Plus la ligne d'objet est naturelle, plus vous pouvez vous attendre à des taux de réponse élevés.

2. Faites-en à leur sujet

Si vous avez un objectif clair en tête pour l'e-mail de suivi, vous mettre à la place du client et rédiger un contenu qui le fait se sentir valorisé est un jeu d'enfant.

Les e-mails de suivi sont plus que de brefs rappels. Ce sont des lignes ouvertes pour établir des relations solides avec vos clients . Ainsi, l'accent doit être mis sur eux.

Voici quelques idées sur la façon d'attirer l'attention de vos clients de manière sophistiquée :

• Demander des commentaires sur une proposition ou un point de vue.
• Demandez un moyen d'améliorer vos offres.
• Évoquer l'étrangeté en proposant une solution à leur problème le plus pressant

Cela leur donnera l'impression que non seulement vous vous souciez d'eux, mais que vous prenez également le temps de rechercher et d'envisager diverses options afin de répondre à leurs besoins spécifiques.

3. Soyez bref

Avez-vous déjà entendu parler de la règle des 12 secondes ?

La règle des 12 secondes correspond au temps moyen que les gens passent à lire leurs e-mails.

Et, surtout dans le monde des affaires, personne n'a beaucoup de temps à consacrer à des e-mails détaillés qui prennent quelques minutes à lire.

La plupart des lecteurs ne feront que survoler vos e-mails, il est donc préférable de garder les suivis aussi brefs que possible tout en couvrant toutes les bases.

4. Appelez vos clients à l'action

Chaque e-mail de suivi doit contenir un appel à l'action, à moins qu'il ne soit strictement informatif. De nombreux spécialistes du marketing ne tiennent pas compte de ce détail crucial, qui contribue largement au fait que les personnes ne prennent pas leurs e-mails aussi au sérieux qu'elles le devraient.

En d'autres termes, si vous souhaitez que vos clients et prospects effectuent une action spécifique, vous devez leur expliquer clairement cette action.

Voici quelques réflexions pour commencer :

• Commentez s'il vous plaît.
• Contactez-nous.
• Donnez votre date préférée.
• Parlons.

Remarque : Pour mettre en place un CTA efficace, évitez de donner un sentiment d'insécurité. Par exemple, pouvez-vous remarquer une différence entre ces deux phrases :

• "S'il vous plaît, si vous trouvez le temps, j'apprécierais l'opportunité de programmer une réunion pour nous afin de discuter des détails du projet", et
• "Envoyez-nous une heure et une date préférables afin que nous puissions planifier notre prochaine réunion."

La différence réside dans le dévouement et l'audace. N'hésitez pas à l'utiliser.

5. Apprenez à être patient

Nous avons maintenant atteint le nœud du problème : combien de temps devons-nous attendre avant d'envoyer un e-mail de suivi ?

N'attendez pas trop longtemps. Les meilleures pratiques indiquent que vous pouvez vous attendre à avoir des nouvelles de vos clients dans un délai d'un jour ou deux.

Accorder à vos clients cette fenêtre de temps avant le suivi est une bonne idée.

En fait, il est beaucoup plus intelligent de simplement leur demander quand ils seraient le plus réceptifs à avoir de vos nouvelles. De cette façon, vous établirez une bonne relation basée sur ses propres décisions tout en évitant d'être trop ennuyeux.

Remarque : Tenez compte du fait que vos clients ne consultent peut-être pas leurs e-mails pendant les week-ends et les jours fériés.

Il est difficile de chronométrer vos suivis afin de ne pas paraître trop persistant juste après avoir attiré leur attention.

Il est toujours préférable de leur donner plus d'espace que d'agir trop tôt.

E-mail de suivi

Il est maintenant temps d'examiner les pièges les plus courants lors de l'envoi d'e-mails de suivi :

1. Chercher à blâmer - Même si vos clients n'ont pas envoyé les informations comme promis, un e-mail de suivi doit se concentrer sur leur rappeler doucement cette action. Se concentrer sur la collaboration future et les avantages pour le client vous apportera un autre jeu de cartes.

2. Mauvaise ligne d'objet - La ligne d'objet est la première chose que votre client voit et un filtre principal pour décider si elle est importante ou non. Soyez concis sur ce que vous attendez de vos clients. Cela aidera vos clients à filtrer vos e-mails comme pertinents.

3. Attendre une réponse trop longtemps - Si vous attendez trop longtemps, votre client peut mettre votre projet en dernier, ou l'oublier. Rappeler n'est pas égal à ennuyer si c'est bien fait. Ainsi, suivez rapidement.

4. Comportement insistant - Pour montrer à votre client qu'il s'agit d'un rappel amical, soyez poli et léger. Définissez des attentes en leur disant quand vous ferez un suivi s'ils ne répondent pas.

5. Pas de CTA - Si votre client ne scanne que vos e-mails, il risque de manquer des appels à l'action et de le mettre au repos. Fournissez-leur un aperçu clair de leurs prochaines étapes et un calendrier pour la réalisation de leur projet.

6. Communication incorrecte - Vous devez connaître les préférences de communication de vos clients. La plupart des clients préfèrent les rappels doux par e-mail, mais certains préfèrent les brefs appels téléphoniques. S'il fournit les informations dont vous avez besoin, c'est payant !

Modèles d'e-mails de suivi

1. Modèle d'e-mail "Just check in"

Si vous avez besoin de donner suite à votre offre ou de rappeler à vos clients votre précédent e-mail, évitez d'être dans le besoin.

Exprimez votre empathie sur leur emploi du temps chargé et proposez une rencontre s'ils sont intéressés.

Conseil de pro : les solutions d'intelligence artificielle (IA) telles que TextCortex peuvent vous aider à rédiger des e-mails attrayants et personnalisés lorsque vous êtes trop occupé ou lorsque vous ne souhaitez tout simplement pas utiliser de modèle.

Par exemple, le module complémentaire Chrome de TextCortex inclut une fonction utile " Bullet to email " qui peut être utilisée pour composer rapidement des e-mails à partir de vos points les plus importants.

Définissez simplement les plats à emporter principaux que vous souhaitez couvrir dans votre e-mail, sélectionnez les puces, cliquez sur le logo et appuyez sur l'option « Bullet to email ».

2. Modèle d'e-mail "Suivre le devis"

Votre client potentiel peut être en train d'analyser plusieurs offres à la fois. Un court e-mail démontre votre souhait de créer une connexion.

De plus, ce type d'e-mail démontrera également un sens du dévouement au projet lui-même. Croyez-le ou non, c'est parfois tout ce qu'il faut pour convaincre vos clients.

3. Modèle d'e-mail "Sens de l'urgence"

L'effet FOMO (fear of missing out) a été et continue d'être un puissant outil de marketing.

Mettre une date d'expiration sur votre offre peut encourager de manière subliminale les clients à répondre immédiatement à votre e-mail.

Personne ne veut rater une bonne affaire, n'est-ce pas ?

Conseil de pro : en plus de nombreuses fonctionnalités de réécriture, le module complémentaire Chrome de TextCortex dispose d'une option de changement de ton très utile qui peut réécrire votre contenu dans un ton de voix différent.

Pour l'utiliser, sélectionnez la phrase ou les paragraphes que vous souhaitez réécrire dans une variété de tons différents, cliquez sur le logo et choisissez la fonction 'Ton' .

Cliquez sur le lien du type de tonalité au bas de la fenêtre de suggestion et sélectionnez le ton de voix " Urgent " pour ajouter de l'urgence à votre e-mail lorsque vous utilisez la fonction " Tonalité ".

4. Modèle d'e-mail "Reconnectons-nous"

Les gens d'affaires sont des gens d'action. Cela dit, il est plus probable que vous obteniez une réponse sur votre e-mail de suivi si vous faites un appel direct.

Peu importe le type de demande, vos clients ne s'y tromperont pas si vos courriels de suivi conservent le même degré de professionnalisme.

Conseil de pro : quel que soit le sujet ou le public visé, la fonction de "paraphrase" de TextCortex peut vous aider à maintenir un niveau élevé de qualité d'écriture.

Sélectionnez vos phrases ou paragraphes en masse , cliquez sur le logo et choisissez l'option 'Paraphraser' .

5. Modèle d'e-mail "Suivi de réunion"

Après avoir rencontré les clients, il est recommandé d'envoyer un e-mail de suivi. C'est une étape mature qui pourrait mener à de nombreuses relations fructueuses au fil du temps.

Cette forme d'e-mail de suivi n'est qu'un remerciement rapide pour le temps du client.

Envelopper

Il ne fait aucun doute que vous devriez tirer parti des e-mails de suivi dans votre stratégie commerciale.

Passer du temps à cultiver des relations est un investissement dans la santé de votre entreprise, qui fournira des dividendes sous la forme d' un succès continu dans la conclusion de transactions et le maintien de relations .

Même encore, cela ne les rend pas divertissants. Surtout si vous devez les écrire tous les jours.

Nous vous suggérons d'essayer TextCortex si vous êtes en panne d'inspiration, si vous en avez assez d'utiliser les mêmes anciens modèles ou si vous êtes simplement curieux de voir ce qu'il y a d'autre.

De plus, l'utilisation de TextCortex peut transformer votre pire journée d'écriture en une tâche existante.

Et ce n'est pas tout.

En plus des fonctionnalités de réécriture disponibles dans l'extension Chrome, TextCortex vous donne accès à :

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