Qu'est-ce qu'une facture — Le guide complet

Que vous gériez une petite entreprise unipersonnelle ou une grande entreprise, la création et l'envoi de factures constituent une partie importante de vos opérations. Les factures sont la façon dont les propriétaires d'entreprise sont payés : les clients vous paient lorsque vous leur facturez.

Rédiger une facture de vente pour votre produit ou service est assez simple. Cependant, il est important de s'assurer que toutes les informations requises figurent sur vos factures : une facture incomplète ou incorrecte peut entraîner des malentendus entre le client et vous, et peut même entraîner des conflits d'argent (et éviter ces problèmes est beaucoup plus facile avec une bonne logiciel de facturation pour petite entreprise).

L'envoi de la facture est également une partie importante de ce processus : une fois que vous avez créé une facture, elle doit également être envoyée au client via un support fiable : que ce soit par la poste, par e-mail ou par un autre canal.

Dans cet article, nous expliquons tous les éléments importants d'une facture, comment en créer une et comment remettre des factures à vos clients. Nous expliquons également comment un logiciel de facturation comme Hiveage peut rendre tout ce processus simple et efficace pour vous.

Dans cet article . . .

1. Qu'est-ce qu'une facture ?
2. Comment la rédaction de factures peut-elle améliorer votre entreprise ?
3. Que doit contenir une facture ?
4. Mise en page générale de la facture
5. Comment faire une facture : étapes à suivre
6. En résumé : des informations cruciales à ajouter
7. Informations facultatives à ajouter
8. Comment envoyer une facture
9. Comment rédiger un e-mail de facturation
10. Comment faire une facture dans MS Word
11. Comment rédiger une facture avec un logiciel de facturation
12. FAQ sur la rédaction d'une facture

Qu'est-ce qu'une facture ? ↩

Alors, qu'est-ce qu'une facture ? Une facture est un document que vous devez envoyer à un client après lui avoir livré un produit ou un service. Les factures indiquent le montant que le client doit payer pour les biens ou les services qu'il a reçus, et comment il doit le faire.

Il est important de se rappeler que les factures ne sont pas des factures ou des reçus ; ce sont des demandes de paiement pour services rendus. Alors que les factures impliquent une action de paiement immédiate, les factures informent les clients sur le moment et la manière de payer. De plus, les clients reçoivent des reçus après avoir payé : les factures demandent un paiement, elles ne peuvent donc pas servir de reçus.

Comment la rédaction de factures peut-elle améliorer votre entreprise ? ↩

Maintenant que nous avons traité de ce qu'est une facture, voyons comment la création et l'envoi de factures professionnelles à vos clients peuvent vous aider à être payé plus rapidement. Avec une facturation en temps opportun, vous pouvez éviter les retards de paiement ou les litiges avec les clients au sujet de l'argent qu'ils vous doivent pour les services rendus.

Avoir des factures élégantes et visuellement attrayantes peut également donner une meilleure impression à vos clients. Cela montre que la qualité et le soin sont importants pour votre entreprise.

Que doit contenir une facture ? ↩

Les éléments de base que toutes les factures professionnelles doivent inclure sont :

1. Un titre distinct contenant le mot "Facture"
2. Le nom de votre entreprise, vos coordonnées et votre logo
3. Date de facturation et date d'échéance du paiement
4. Numéro de facture
5. Nom et adresse du client
6. Les services fournis ainsi que le tarif, la quantité et le montant total pour chaque
7. Modalités de paiement

Disposition générale des factures ↩

Le style général de votre facture doit être professionnel et élégant. Rien de moins peut impliquer que vous ne prenez pas vos paiements au sérieux.

Si vous ne savez pas par où ou comment commencer, consultez nos modèles de facture gratuits ou le générateur de facture gratuit. Nous avons créé ces modèles de facture et le générateur de facture, ainsi que notre service de facturation, pour éliminer ces tracas liés au processus de facturation.

Dans tous les cas, voici les étapes clés de la création d'une facture :

Comment faire une facture : étapes à suivre ↩

1. Créez la mise en page de la facture

La première chose à faire est d'établir la mise en page de votre facture. Il aura besoin d'une section d'en-tête contenant les informations de contact, les dates, etc. (expliquées ci-dessous), et un corps principal où les détails des produits/services nécessitant un paiement seront répertoriés. Lorsque vous décidez de la mise en page, sélectionnez des polices et des couleurs qui ont l'air professionnelles. Vous voudrez peut-être inclure le logo de votre entreprise pour la cohérence et l'authenticité de la marque. Assurez-vous qu'il y a un titre qui contient le mot "Facture".

2. Ajoutez les informations de contact nécessaires

Incluez les coordonnées de votre entreprise afin que les clients sachent quel service ils ont acheté et auprès de quel fournisseur. Le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'entreprise sont des informations essentielles à avoir.

La facture doit également contenir les coordonnées du client, telles que le nom, l'adresse et éventuellement un numéro de téléphone. Il définit à qui la facture est destinée et s'assure également que la facture est remise à la bonne personne.

3. Inclure le numéro de facture, la date de facturation et la date d'échéance de la facture

Le numéro de facture est un élément essentiel de la facture globale. Lorsque vous générez une facture, assurez-vous qu'elle a un numéro unique afin que vous puissiez facilement suivre son statut de paiement. Ne répétez pas un numéro de facture, car cela peut vous embrouiller à l'avenir, surtout pendant la période des impôts. La plupart des entreprises maintiennent une séquence de numérotation des factures cohérente (par exemple, INV-001, INV-002, INV-003, . . . ). Dans certaines juridictions, il s'agit d'une obligation légale.

La date de facturation est le jour où vous émettez la facture. La date d'échéance est le dernier jour où le client doit vous payer. Inclure à la fois la date de facturation et la date d'échéance est une indication du temps dont dispose le client pour effectuer le paiement et aide à prévenir les factures en retard.

4. Assurez-vous d'avoir des éléments de ligne avec les bonnes informations

Les éléments de ligne sont l'endroit où vous décrivez les produits ou services que vous avez livrés au client. Bien que vous n'ayez pas à être trop détaillé dans vos descriptions des services, vous devez ajouter suffisamment d'explications aux éléments de ligne afin que vos clients sachent ce pour quoi ils paient.

À côté de chaque service, assurez-vous de montrer combien cela coûte. L'affichage de la quantité, du prix unitaire et du coût total des biens ou services particuliers permet au client d'avoir une idée claire de ses obligations de paiement.

5. Additionnez le total

Une fois que vous avez rempli les informations sur la ligne, additionnez le montant total. Additionnez les sous-totaux pour chaque service et, sur une ligne distincte, mettez en surbrillance le montant total du paiement (par exemple, en gras). Assurez-vous d'inclure toutes les taxes et remises applicables avant d'indiquer ce solde final.

6. Expliquez les conditions de paiement et les méthodes de paiement

Discuter des modalités de paiement avant d'effectuer la prestation est essentiel, mais vous pouvez également l'inclure lorsque vous rédigez une facture. Cela peut éviter les litiges et clarifier quand le paiement est dû et comment vos clients peuvent effectuer le paiement.

Lorsque vous expliquez les conditions de paiement et les informations, incluez :

1. Date d'échéance de la facture
2. Politiques de retour ou garanties de remboursement
3. Pénalités pour retard de paiement
4. Comment effectuer des paiements (espèces, chèque, en ligne, etc.)

Ajouter les conditions de paiement à votre facture n'est pas essentiel, mais cela peut certainement améliorer l'expérience client et rationaliser le processus de paiement.

En résumé : informations cruciales à ajouter lors de la rédaction d'une facture ↩

Maintenant que vous savez comment rédiger une facture informative, professionnelle et simple, voici une ventilation de tout ce que vous devez inclure :

1. Le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise
2. Le nom et l'adresse du client
3. Numéro de facture, date d'émission et date d'échéance
4. Descriptif des prestations
5. Quantité et sous-total de chaque service, sous forme de liste détaillée
6. Montant total dû et solde dû

Ce sont les éléments que vous devez avoir sur toutes les factures. L'absence de l'un des éléments ci-dessus peut entraîner de la confusion, de la controverse et, dans des cas extrêmes, la perte de clients.

Informations facultatives à ajouter lors de la rédaction d'une facture ↩

Certaines informations ne sont pas essentielles à la transaction mais peuvent améliorer l'expérience client pour certains types de factures. Voici quelques éléments qui peuvent améliorer votre modèle de facture :

1. Description des conditions de paiement, telles que les garanties de satisfaction
2. Comment terminer la transaction
3. Note personnelle

Comme mentionné précédemment, les garanties de satisfaction et autres informations de ce type ne sont pas nécessaires à votre facture car vous les avez probablement expliquées avant d'effectuer le service. Si vous ne l'avez pas fait, c'est une bonne idée d'inclure cette information.

Si vous ne l'avez pas non plus mentionné à votre client au préalable, vous devez lui expliquer comment effectuer la transaction. Que ce soit en ligne, par chèque ou par courrier en espèces, vous pouvez éventuellement faire savoir comment vous souhaitez que le client paie.

Enfin, une note personnelle peut être une touche agréable à la fin de la rédaction d'une facture. Voici certaines choses que vous pouvez dire :

1. Saluez-les par leur nom
2. Remerciez-les de faire affaire avec vous
3. Faites-leur savoir que vous avez hâte de refaire affaire avec eux bientôt
4. Mentionner quelques détails sur leur expérience
5. Expliquez tous les aspects de la facture, tels que les remises et les opportunités promotionnelles
6. Dans l'ensemble, gardez un ton amical

Comment envoyer une facture ↩

Maintenant que vous savez comment rédiger une facture, vous devez savoir comment en envoyer une. Il existe plusieurs façons de procéder. Parfois, la façon dont vous écrivez une facture dépend de la façon dont vous choisissez d'en envoyer une.

Voici quelques façons possibles d'envoyer vos factures :

1. E-mail
2. Courrier
3. Logiciel de facturation en ligne

Le courrier électronique est un moyen courant pour les entreprises d'envoyer une facture. La facture elle-même, cependant, est généralement un document joint. Dans l'ensemble, le courrier électronique est un moyen efficace d'envoyer des factures puisque la plupart des entreprises l'utilisent comme principale forme de communication.

Certains propriétaires d'entreprise vont aussi à l'ancienne. L'envoi de votre facture par la poste n'est pas le formulaire le plus populaire, car tout est simplifié avec le courrier électronique de nos jours. Si vous pensez que c'est la meilleure façon de gérer votre entreprise, alors allez-y !

Un logiciel de facturation comme Hiveage élimine le stress lié à la création de factures en ligne et à leur envoi. Bien que vous deviez toujours comprendre les bases de la rédaction d'une facture, un service de facturation peut vous faciliter la tâche. Ils peuvent vous offrir la possibilité d'envoyer la facture directement depuis la plateforme par e-mail, de télécharger la facture à envoyer par vos soins ou de l'imprimer pour l'envoyer par courrier.

Comment rédiger un e-mail de facturation ↩

Écrire un e-mail de facturation est assez simple. Voici les éléments importants que l'e-mail doit inclure :

1. Un objet clair et accrocheur
2. Un message électronique simple et bref
3. Document de facture joint

La ligne d'objet ne doit pas être trop longue. Vous pouvez inclure le numéro de facture ou le nom de votre entreprise, mais surtout, assurez-vous d'inclure le mot "facture".

Le message électronique n'a pas besoin d'être très long. Étant donné que la facture contient la plupart des informations, vous pouvez mettre un message court et doux. Dans la plupart des cas, laissez la facture parler le plus.

Assurez-vous de joindre la facture à l'e-mail. C'est la partie la plus essentielle de l'e-mail car elle contient toutes les informations nécessaires pour gagner de l'argent.

Comment faire une facture dans Microsoft Word ↩

Word a son propre modèle de facture, ce qui peut être pratique pour les propriétaires de petites entreprises. Voici comment créer une facture avec Word :

1. Ouvrir un nouveau document Word
2. Créer un en-tête
3. Sélectionnez l'en-tête de la facture
4. Suivez les étapes ci-dessus pour rédiger une facture complète, en vous assurant qu'il y a un numéro de facture clair

Si vous utilisez d'autres outils de la suite MS Office : Excel est également fourni avec des modèles de facture prêts à l'emploi.

Comment rédiger une facture à l'aide d'un logiciel de facturation ↩

La facturation est l'un de ces tracas inévitables de la gestion d'une petite entreprise, c'est pourquoi nous avons essayé de résoudre ce problème nous-mêmes avec Hiveage. Évidemment, nous privilégions notre propre solution, mais il existe plusieurs logiciels de facturation qui peuvent vous aider à rédiger et à envoyer des factures.

L'utilisation d'un service de facturation est l'un des moyens les plus rapides et les plus simples de créer vos factures en ligne. Vous n'aurez peut-être même pas besoin de savoir comment créer une facture, car elle contiendra tous les champs obligatoires à remplir. Certains logiciels de facturation aident également à gérer les transactions, en permettant les paiements en ligne sur la facture elle-même.

Parmi les utilisateurs de petites entreprises, Hiveage est apprécié pour sa facilité d'utilisation dans la gestion de l'ensemble du processus de facturation. Avec Hiveage, vous pouvez préparer des devis, obtenir l'approbation du client, créer et envoyer des factures régulières et récurrentes, accepter des paiements en ligne, générer des rapports financiers détaillés et bien plus encore. Inscrivez-vous gratuitement et découvrez comment vous pouvez commencer à créer des factures en quelques minutes !

Foire aux questions sur la facturation

Comment rédiger une facture ?

Marquez clairement le document comme une facture. Ajoutez vos propres coordonnées, puis le client et son adresse professionnelle. Rédigez une description des biens/services que vous facturez, les tarifs et le montant total (de préférence sous forme de tableau). Ajoutez la date de la facture et la date d'échéance du paiement. Incluez les conditions de paiement et comment vous accepterez le paiement (espèces, virement bancaire, en ligne, etc.).

Qu'est-ce qu'un exemple de facture ?

Découvrez un modèle de facture gratuit adapté à votre entreprise (voir l'article ci-dessus) ou le générateur de facture gratuit.

Pouvez-vous rédiger une facture manuscrite ?

Les factures manuscrites sont acceptables, mais ce n'est pas conseillé. Ils suffiront pour les très petites entreprises, mais la plupart des clients auront besoin de quelque chose de plus professionnel.

Mettez-vous des coordonnées bancaires sur une facture?

Lorsqu'il est utilisé comme mode de paiement préféré, fournir vos coordonnées bancaires sur la facture facilite le traitement des paiements par vos clients. Il évite les allers-retours pour confirmer les informations essentielles et accélère l'ensemble du processus.