Comment rédiger un e-mail de facturation — Modèle d'e-mail de facturation

Payday est l'une des meilleures parties de la réalisation d'un projet. Si vous avez récemment travaillé avec un client et terminé le projet, vous devrez probablement facturer votre client pour être payé.

Néanmoins, de nombreux indépendants et petites entreprises craignent de ne pas être payés pour leur travail et de se retrouver impayés. Même les retards de paiement peuvent être très pénibles lors de la gestion de votre trésorerie.

La meilleure façon d'éviter cela est de suivre quelques étapes simples mais importantes lors de la communication avec votre client au sujet des questions de facturation. Par conséquent, il est sage d'avoir un modèle d'e-mail de facture pour vos factures qui soit simple et facile à comprendre.

Dans cet article, nous partageons avec vous des astuces et des conseils que vous pouvez utiliser lors de l'envoi d'un e-mail de facturation. Nous partagerons également un modèle d'e-mail de facture facilement utilisable qui vous permettra d'être payé plus facilement !

Dans cet article . . .

• Pourquoi utiliser un modèle d'e-mail de facture ?
• Comment créer un modèle d'e-mail de facture ?
• Qu'écrivez-vous dans les e-mails de facturation ?
• Exemple de modèle d'e-mail de facture
• Comment rédiger une lettre de motivation pour une facture
• Comment envoyer une facture par e-mail ?
• Comment rédiger une facture formelle ?
• Automatisation des e-mails de facturation avec un logiciel de facturation

Pourquoi utiliser un modèle d'e-mail de facturation ?

La réponse rapide est que les modèles d'e-mail vous font gagner du temps : avec un modèle, vous n'auriez pas à taper le message chaque fois que vous devez écrire un e-mail de facturation à un client.

Ceci est particulièrement utile pour les entreprises proposant des produits ou services variés, afin qu'elles sachent quelles informations sont nécessaires dans le message et comment elles doivent être formatées.

Un modèle est également un outil utile si vous envoyez une facture à plusieurs clients, car il garantit la cohérence des messages.

Un autre avantage de l'utilisation de modèles pour vos factures est qu'ils peuvent être personnalisés pour chaque client en insérant à l'avance son nom et d'autres informations pertinentes dans des espaces réservés.

Comment créer un modèle d'e-mail de facturation ?

L'une des choses les plus importantes à considérer lors de la création d'un modèle d'e-mail est qu'il soit pertinent et personnalisé pour votre entreprise ou votre travail. Il doit refléter non seulement le type de travail que vous faites, mais aussi le type de relation que vous entretenez avec vos clients.

Cependant, votre modèle d'e-mail doit également être suffisamment générique pour pouvoir être appliqué à la plupart ou à tous vos clients, vous permettant ainsi d'apporter simplement des modifications rapides si nécessaire avant de l'envoyer.

Une fois que vous êtes prêt à rédiger votre e-mail, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour créer le modèle parfait à envoyer à vos clients. Il peut être fastidieux de créer des factures à partir de zéro, donc avoir un exemple générique peut rendre le processus beaucoup plus rapide.

Gardez votre e-mail de facturation professionnel et simple

Les propriétaires d'entreprise ont souvent du mal à rédiger leurs e-mails de facturation. Ils s'inquiètent de savoir à quel point ils doivent être formels ou de ce qui doit figurer dans la lettre.

L'objectif d'un e-mail de facturation est d'être payé, mais vous voulez que votre client soit plus disposé que de simplement recevoir son argent. Vous voulez également qu'ils se sentent respectés pour la transaction commerciale qu'ils ont conclue avec vous.

Si vous voulez vous assurer que votre message électronique n'est pas ignoré, il est important que ledit courrier soit professionnel. Gardez un langage simple mais précis : évitez d'utiliser trop d'abréviations, de mots complexes ou de jargon que seul un initié de l'entreprise pourrait comprendre.

Le but d'un e-mail de facturation est simplement d'envoyer la facture à votre client : il n'a pas besoin de contenir beaucoup d'autres informations. Dans l'intérêt de votre temps ainsi que de celui de votre client, tout ce que vous devez inclure est un bref message le remerciant pour son travail et indiquant que vous avez joint une facture pour votre travail. Si vous voulez être payé à temps, il est utile d'utiliser un e-mail court et précis.

Avoir une ligne d'objet descriptive

Nous vous recommandons d'inclure les informations les plus importantes dans la ligne d'objet de l'e-mail lui-même. L'objet doit être sans ambiguïté : le client doit savoir que vous lui facturez lorsqu'il voit l'objet de votre message dans la liste des e-mails de sa boîte de réception. Sinon, ils pourraient même ne pas se rendre compte que vous avez envoyé une facture, retardant ainsi par inadvertance votre paiement.

Nous vous recommandons d'inclure le numéro de facture et la date d'échéance dans la ligne d'objet lorsque vous écrivez votre e-mail. Par exemple:

Facture [numéro] pour [produit/service] due le [date]

De cette façon, vous pouvez vous assurer que votre client sait exactement pourquoi vous le contactez et qu'il est temps pour lui de vous payer pour vos services.

Qu'écrivez-vous dans les e-mails de facturation ?

Votre message doit inclure une brève description du travail que vous avez effectué pour le client. Vous devez indiquer si vos frais sont par projet ou par temps travaillé.

De plus, vous devez inclure votre tarif, afin que le client sache clairement combien vous facturez. Il est également judicieux d'ajouter toute autre dépense qui pourrait ne pas être couverte par le paiement du client (comme l'expédition) afin qu'il n'y ait pas de surprises.

Comme d'habitude, votre lettre ou e-mail de facturation doit commencer par une salutation. Si vous n'avez pas communiqué avec le destinataire depuis un certain temps, il est d'usage d'inclure un bref message.

Ensuite, vous devez informer votre client que vous prenez contact pour lui facturer le travail que vous avez effectué et que vous avez joint la facture à cet e-mail.

Joindre la facture

Nous vous recommandons de joindre votre facture sous forme de fichier/document au lieu de l'inclure dans le corps de l'e-mail. Le format PDF est généralement le meilleur, car il fonctionne sur tous les types d'appareils et de systèmes d'exploitation, et vous pouvez éviter les problèmes de compatibilité. Si vous envoyez la facture en pièce jointe, votre client peut également l'imprimer facilement et l'enregistrer pour ses dossiers.

Utiliser ce modèle d'e-mail de facture

Si vous vous demandez comment rédiger un e-mail de facturation, vous pouvez essayer d'utiliser l'exemple de message de facturation suivant :

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

Notez que cet exemple de message électronique de facture est bref et clair. Il n'est pas nécessaire d'inclure des détails ou une conversation inutiles à moins que vous n'ayez une relation très étroite avec le client et que vous pensiez que ce serait approprié. C'est, bien sûr, à votre propre discrétion.

Comment personnaliser votre e-mail de facturation

Il est recommandé de personnaliser votre e-mail afin que le client n'ait pas l'impression d'avoir reçu une lettre de facture générique.

Lorsque vous envoyez vos factures par e-mail, vous devez inclure un message d'accueil personnalisé, afin que votre client sache que vous avez consacré du temps et des efforts à le contacter. Si vous pensez que c'est approprié, vous pouvez également inclure un message personnalisé dans le corps de l'e-mail.

Cela aide à différencier votre entreprise des autres qui utilisent le même modèle et donnera à votre client l'impression d'avoir une expérience plus engagée avec vous.

Comment rédiger une lettre de motivation pour une facture

Si vous avez travaillé sur un projet plus important ou plus complexe pour un client, il peut être approprié pour vous d'inclure une lettre de motivation avec vos factures. Cette lettre de facturation est l'occasion pour vous de décrire vos tarifs, le travail que vous avez effectué, ainsi que de détailler votre tarif et d'expliquer pourquoi vous avez facturé le montant que vous avez facturé.

Votre lettre de motivation doit inclure quelques détails de base sur qui vous êtes et ce que vous fournissez. Assurez-vous d'inclure le nom de votre entreprise ou le nom de votre entreprise dans la lettre de facturation. Vous devez également inclure une échelle de temps du projet sur lequel vous avez travaillé, y compris les dates de début et de fin.

Ensuite, vous devez décomposer chaque tâche que vous avez accomplie dans le cadre du projet et combien vous facturez pour cela. Si vous facturez à l'heure ou à la journée, incluez-le également dans la ventilation.

Comment rédiger un e-mail de facture en souffrance

Si votre client n'a pas manqué la date d'échéance d'une facture, vous devrez peut-être le recontacter pour faire le suivi du paiement. Il peut sembler gênant de contacter un client à plusieurs reprises pour le même problème, mais vous devez être payé pour le travail que vous avez effectué pour lui.

Soyez poli mais ferme dans votre message de facturation

La poursuite des paiements est malheureusement un grief courant lorsque l'on travaille en tant que pigiste. Votre client peut avoir une explication sur la raison pour laquelle il n'a pas pu vous payer avant la date d'échéance.

Néanmoins, vous ne devriez pas les laisser éviter de payer pour votre travail. Assurez-vous que votre e-mail est poli mais ferme. Si c'est la première fois que vous contactez votre client pour faire un suivi avec lui, il n'est pas nécessaire d'être trop personnel.

Vous pouvez utiliser l'exemple d'e-mail suivant pour faire le suivi d'un retard de paiement :

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


Comme vous pouvez le voir ci-dessus, lors du suivi d'un paiement en retard, il est important de fournir le numéro de facture et la date à laquelle elle est due.

Comment envoyer une facture par e-mail ?

Si vous envisagez d'envoyer une facture par e-mail, il est préférable de l'inclure en pièce jointe. Vous pouvez également utiliser un logiciel de facturation pour générer des factures, car cela facilite le processus (indice : nous en faisons un excellent).

Vous pouvez également utiliser un e-mail pour envoyer un lien vers une facture que vous avez générée via des services tels que PayPal. De nombreuses passerelles de paiement de ce type prennent en charge la génération de factures de base.

Lorsque vous envoyez l'e-mail avec la facture en pièce jointe, assurez-vous d'inclure les informations pertinentes dans le document, telles que le nom de votre entreprise, le montant que vous facturez et le numéro de facture.

C'est une bonne idée d'inclure le nom et l'adresse de votre entreprise dans l'en-tête de l'e-mail ou dans le bloc de signature, pour vous assurer qu'il est clair que vous envoyez une facture par opposition à d'autres types d'e-mails.

Comment rédiger une facture formelle ?

Comme nous l'avons expliqué dans notre article détaillé sur la rédaction d'une facture, il est important que votre facture comprenne toutes les informations nécessaires à votre client pour traiter le paiement. ainsi, de bons modèles de facture contiennent les détails suivants.

Éléments clés d'un modèle de facture

1. Vos coordonnées professionnelles (nom, logo, coordonnées)
2. Numéro de facture
3. Nom complet et coordonnées du client
4. Date de facturation
5. Date d'échéance
6. Montant dû
7. Liste détaillée des services/produits avec le détail des tarifs et des prix
8. Détails supplémentaires tels que les termes et conditions et les méthodes de paiement

Un bon modèle de facture devrait vous permettre de décomposer chaque produit ou service en un article, puis de décrire le montant que vous facturez pour chaque article. C'est le moyen le plus clair pour votre client de voir combien vous facturez et pourquoi.

Lorsqu'il est temps pour eux de vous payer, détailler vos services permet également au client de savoir plus facilement combien il doit. Si vous ne le faites pas, vous constaterez peut-être que certains clients essaient de contester le montant que vous avez facturé, ce qui entraîne des retards inutiles.

Malheureusement, les retards de paiement font souvent partie du travail à la pige, mais si vous décomposez les informations aussi clairement que possible, vous limitez autant que possible les risques que cela se produise.

Automatisation des e-mails de facturation avec Hiveage

Des outils comme Hiveage vous aident à automatiser le processus de création de factures et à les envoyer par e-mail à vos clients. Cela rend le processus très simple et réduit considérablement les tracas pour vous.

En utilisant un logiciel pour automatiser votre facturation, vous pouvez limiter la quantité d'énergie que vous devez consacrer au travail administratif et à la création de documents et vous concentrer plutôt sur le travail réel.

En automatisant le processus de courrier électronique de vos factures, vous pouvez également vous assurer qu'elles répondent toutes à la même norme et incluent toujours des informations pertinentes. Vous n'avez pas à vous soucier d'oublier accidentellement des détails vitaux, tels qu'un numéro unique pour la facture ou des instructions de paiement.

Avec Hiveage, vous avez également la possibilité d'avoir une copie PDF de votre facture jointe au message électronique. Un processus de facturation fiable mis en place de cette manière avec les bons outils garantira que les finances de votre petite entreprise restent saines.

Pour récapituler, les principaux avantages de l'automatisation de votre facturation sont que vous pouvez :

• Gagner du temps
• Réduisez le nombre d'erreurs et de fautes de frappe dans vos factures
• Ajoutez de nouvelles fonctionnalités aux e-mails de facturation, telles que des méthodes de paiement supplémentaires ou même un système de réapprovisionnement automatisé.

Selon le type de modèle d'entreprise que vous avez, il est important que vous choisissiez un logiciel qui réponde à vos besoins spécifiques. Dans le cas de Hiveage, nos principaux clients sont des indépendants et des petites entreprises, et le service est optimisé pour leur faciliter la vie.

En conclusion : les éléments d'un bon e-mail de facturation

L'e-mail de facturation est l'un des composants les plus importants de votre activité commerciale. Si cela n'est pas fait correctement, cela peut semer la confusion et frustrer les clients qui peuvent avoir des difficultés à comprendre ce que vous demandez ou comment ils doivent répondre à une demande de paiement. Un bon e-mail de facturation comprend un certain nombre d'éléments, notamment :

• Le numéro de facture
• Date d'échéance
• Montant dû
• Instructions de paiement claires et faciles à suivre
• Un bref aperçu des livrables ou des produits vendus
• Avisez lorsque les paiements sont en souffrance avec une offre sur la façon dont vous gérerez les soldes en souffrance.

Un e-mail bien rédigé est la première étape pour établir une bonne relation avec votre client et être payé à temps. Utilisez nos modèles d'e-mails de facturation, ou mieux encore, utilisez notre logiciel de facturation en ligne simple et puissant, pour vous assurer de ne pas perdre de paiements !