Des centaines d'entreprises de CVC choisissent Connecteam pour relever des défis communs

Être à la tête d'une entreprise de CVC nécessite de manipuler de nombreuses pièces mobiles, au propre comme au figuré ! Régulièrement, les techniciens se rendent sur divers chantiers, les pièces et les stocks entrent et sortent, les factures sont classées, la paie et les horaires doivent être remplis, les véhicules de la flotte ont besoin d'entretien, l'engagement des employés a besoin d'attention et bien plus encore. Mais il n'y a tout simplement pas assez d'heures dans la journée.

Avec tous ces défis, nous avons décidé d'examiner de plus près pourquoi des centaines d'entreprises de CVC ont choisi Connecteam comme solution à tous leurs problèmes. Et exactement comment ils utilisent notre application pour les employés pour rester au courant de tout.

Défis auxquels les entreprises de CVC étaient confrontées avant Connecteam :

• Les protocoles de sécurité doivent être suivis

« Mettre à jour toute notre équipe sur les dangers ou les incidents prend beaucoup de temps, cela peut nous coûter beaucoup de temps et peut même mettre en danger notre personnel. Nous perdons une tonne de temps à appeler les employés pour nous assurer qu'ils sont au courant des protocoles de sécurité lorsque cela est nécessaire. Et le fait que nous devions planifier des réunions qui fonctionnent pour chaque employé pour discuter des protocoles de sécurité est un problème auquel je ne suis plus disposé à faire face.

« La mise à jour des protocoles de sécurité ne fait que gaspiller du papier pour tout imprimer et ajouter aux classeurs. La distribution de ces mises à jour sur plusieurs chantiers prend du temps et nous ne pouvons pas être sûrs que toute notre équipe est au courant des changements.

• Les rapports sont interminables

"Chaque fois qu'un rapport arrive, nous pouvons perdre une tonne de temps à jouer au ping-pong si une erreur a été commise, et c'est même si nous obtenons le rapport à temps."

« Toute la paperasse est remplie par des méthodes traditionnelles, c'est-à-dire du papier et des feuilles de calcul Excel. C'est un processus totalement inefficace car les formulaires doivent être vus et traités immédiatement par la direction, mais nous ne recevons pas toujours ces formulaires. De plus, nous envoyons beaucoup d'informations et de pièces jointes par e-mail et cela prend beaucoup de temps et nous ne pouvons pas savoir si tout le monde a ouvert l'e-mail et l'a lu.

• Le suivi du temps est un processus compliqué

« Je peux passer une journée entière uniquement sur le suivi du temps et la paie et ce n'est pas efficace parce que je suis coincé à parcourir des piles interminables de feuilles de calcul Excel et de gribouillis illisibles. Cela rend trop facile les erreurs.

"Je suis toujours engagé dans une partie de ping-pong avec mon équipe à cause d'erreurs que je vois ou j'essaie simplement de trouver quelqu'un pour couvrir un quart de travail."

Il convient également de mentionner que l'intégration de Connecteam avec QuickBooks Online et Gusto permet de rendre l'exportation des feuilles de temps pour la paie facile et précise à 100 %.

• La communication interne est une tâche difficile

« Communiquer quoi que ce soit à l'ensemble de mon personnel n'est pas facile - je dois utiliser Whatsapp et les e-mails, et je ne peux tout simplement jamais être sûr que le message est passé. Qu'il s'agisse d'un message encourageant, d'un avis positif, d'un nouveau protocole, de conditions météorologiques difficiles, d'une annonce RH ou autre. Je n'ai aucun moyen de savoir qui a reçu et lu mes messages et généralement, il est essentiel pour moi de savoir qui a lu et qui n'a pas lu ce que j'ai envoyé. Et coordonner des réunions pour transmettre ce genre de messages est un temps que nous ne pouvons pas nous permettre.

"Mon équipe ne peut pas toujours me joindre parce que je jongle avec une douzaine de tâches et quand j'y arrive, cela n'est généralement pas pertinent à ce stade."

Comment Connecteam vous aide à relever les défis courants

Faire de la sécurité et de la sensibilisation une priorité

Travaillant en hauteur et dans un environnement à haut risque, la sécurité est un aspect crucial des entreprises de CVC, c'est pourquoi la sensibilisation et les normes sont un objectif commun pour les entreprises de CVC utilisant Connecteam.

• Rapports rapides et faciles : les employés peuvent envoyer des rapports directement au bureau pendant qu'ils sont en déplacement afin que le bureau ou le superviseur concerné puisse évaluer et répondre en temps réel.Par exemple, les rapports sur l'équipement d'entretien et les rapports sur les appareils de levage et l'humidité.
• Ressources numériques de sécurité : assurez-vous que tous les protocoles, conseils et ressources de sécurité sont disponibles d'un simple clic. De plus, des documents clés tels que les « leçons apprises », les résultats d'incidents et les conseils de sécurité périodiques sont disponibles à tout moment.
• Formations continues à la sécurité : les managers et les responsables de la sécurité peuvent suivre les progrès de chaque employé afin qu'ils sachent qui a terminé un cours ou un quiz et peuvent même envoyer des rappels à ceux qui n'ont pas terminé.
• Communication sur la sécurité d'abord : il est facile de distribuer et de communiquer des mises à jour et des protocoles liés à la sécurité, tels que des rapports de recherche d'incidents, des mises à jour de procédures en temps réel ou des facteurs de risque tels que des conditions météorologiques difficiles ou des itinéraires fermés.

Listes de contrôle et rapports quotidiens

Afin de maintenir les opérations quotidiennes, des listes de contrôle et des rapports sont généralement utilisés pour réduire les frictions des activités quotidiennes, automatiser le flux d'informations et obtenir une meilleure surveillance des questions commerciales et des affaires des employés. Les listes de contrôle et les rapports courants que les entreprises de CVC créent sur Connecteam incluent :

• Observation des risques pour la sécurité
• Rapport d'incident
• Rapport d'accident de véhicule
• Formulaire d'inspection de sécurité (pour les superviseurs)
• Bon de commande de réparation
• Liste de contrôle d'inspection de sécurité
• Remboursement de frais
• Rapport d'incident client
• Examen du rendement des employés

De plus, toutes les entrées soumises par les employés sont enregistrées numériquement, peuvent être automatiquement envoyées à une adresse e-mail prédéfinie sous forme de copie PDF et peuvent être exportées dans une feuille Excel.

Rationalisation des communications

Communiquer avec chaque employé est crucial mais n'est pas facile à réaliser. Avec les outils de communication de Connecteam, il est beaucoup plus simple de joindre et de communiquer avec les collaborateurs sur le terrain :

• Groupes et canaux de discussion : pour rationaliser la communication quotidienne facilement et efficacement, discuter de l'employé du mois, des mauvaises conditions météorologiques, du meilleur itinéraire pour se rendre sur le chantier, d'excellents avis clients, etc.Démarrez une conversation en tête-à-tête ou créez des groupes spécifiques diversifiés par lieu, département ou plus.
• Notifications push et mises à jour en temps réel : envoyez des annonces formelles et informelles, y compris des mises à jour RH, des annonces, la diffusion d'informations, des rapports de sécurité, etc.
• Annuaire des employés : trouvez les bonnes coordonnées des collègues, des managers et plus encore.Effectuez une recherche par nom, fonction, service, etc.

Les protocoles de l'entreprise sont disponibles instantanément

Les entreprises de CVC ont besoin d'avoir des ressources communes disponibles en un clic pour tous leurs employés afin d'assurer la conformité :

• Procédures opératoires normalisées (SOP)
• Protocoles de sécurité et d'urgence
• Manuel des employés
• Code d'éthique
• Politique de prévention du harcèlement sexuel
• Politique uniforme

Besoins en ressources humaines

Le service des ressources humaines d'une entreprise de CVC utilise Connecteam pour la communication, l'engagement des employés et l'automatisation des processus.

• Recommandations : recommandez facilement des amis ou de la famille pour un poste dans l'entreprise afin d'augmenter la portée du recrutement.
• Demande de vacances et de congés de maladie : les employés reçoivent une mise à jour instantanée si les demandes ont été approuvées ou refusées.
• Formulaire d'informations personnelles : l'intégration de nouveaux employés nécessite certaines informations telles que des informations personnelles, des informations de contact, un contact d'urgence, des documents tels que des formulaires fiscaux / une pièce d'identité avec photo, etc.
• Mise à jour des informations de contact : les employés peuvent facilement mettre à jour leurs informations de contact directement sur l'application et le service des ressources humaines le sait en temps réel - des changements d'adresse, de nom, de numéro de téléphone portable, d'e-mail, d'informations de compte bancaire et plus encore.
• Enquêtes de satisfaction des employés ou évaluations des performances : les RH peuvent utiliser les modèles prédéfinis ou même créer les leurs pour envoyer des enquêtes et suivre les réponses en temps réel.De plus, il est facile de maintenir des évaluations de performances régulières pour des commentaires plus précis.

Objectifs de conformité

Les employés de CVC doivent être conformes et cela est réalisé grâce à des formulaires « Lire et signer » et à des cours de formation de recyclage périodiques. Avec Connecteam, tous les documents sont enregistrés et automatiquement envoyés sous forme de copie PDF à un ou plusieurs e-mails prédéfinis qui peuvent être personnalisés par formulaire. De plus, les utilisateurs peuvent exporter un rapport de synthèse chaque fois que nécessaire.

Lire et signer les documents incluent :

• Reconnaissance du manuel de l'employé
• Accord uniforme
• Politique de prévention du harcèlement sexuel
• Rapport de découverte d'incident
• Autres lire et signer des documents.

Les formations périodiques de remise à niveau comprennent :

• Conduite hivernale
• Formation sur le harcèlement sexuel
• Formation ventilatoire
• Sécurité des systèmes de chauffage et de refroidissement
• Formation de remise à niveau du protocole.

Former tous les employés

Avec Connecteam, les entreprises de CVC peuvent proposer des formations via l'application afin que tous les employés soient contactés régulièrement. De plus, vous pouvez suivre les progrès et exécuter la formation à tout moment et les employés peuvent compléter le matériel à leur rythme.

• Formation en santé et sécurité
• Formation sur la prévention du harcèlement sexuel
• Utilisation et entretien du matériel
• Test et quiz.

Cependant, il ne s'agit pas seulement d'intégrer de nouvelles recrues, mais aussi d'améliorer les compétences professionnelles de vos employés « seniors » de manière continue afin d'éviter les lacunes dans les connaissances.

Planification des tâches

Les entreprises de CVC doivent gérer des besoins de planification complexes, mais Connecteam facilite grandement la gestion :

• Répartissez les appels de service aux employés en temps réel avec toutes les informations dont ils ont besoin. Gardez des enregistrements de l'heure d'arrivée et de départ et de l'emplacement avec des tampons GPS.
• Permettez aux employés d'ajouter des notes de quart et des commentaires pour plus d'explications si nécessaire.
• Autoriser les employés à accepter et à refuser les quarts de travail (facultatif - peut être désactivé).

Connecteam est une solution tout-en-un de gestion des employés dotée de nombreuses fonctionnalités pour faire évoluer votre entreprise. Et compte tenu de son prix incroyable, c'est un choix facile à faire. Commencez l'essai gratuit maintenant et n'hésitez pas à nous envoyer un message à [email protected] .

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