10 façons d'améliorer la communication du personnel dans les grandes organisations

Nous savons qu'une communication efficace avec le personnel est quelque chose que la plupart des gestionnaires et des propriétaires d'entreprise considèrent comme une partie insignifiante de leur quotidien. Après tout, il y a d'autres tâches bien plus importantes dont il faut s'occuper.

Cependant, les recherches de l'industrie ont prouvé qu'"une mauvaise communication sur le lieu de travail coûte désormais aux chefs d'entreprise la somme stupéfiante de 37 milliards de dollars en perte de productivité, avec des pertes moyennes dépassant 62 millions de dollars par an".

Alors qu'un rapport de Willis Tower Watson a révélé que les entreprises ayant une communication efficace avec le personnel entraînaient en faitdes rendements totaux supérieurs de 47 % pour les actionnaires que les entreprises ayant des problèmes de communication.

On ne saurait trop insister sur l'importance vitale d'une communication efficace avec le personnel. Mais avec les bonnes méthodes et stratégies, vous pouvez changer les choses pour maintenir la productivité sans dommages monétaires graves.

Ci-dessous, nous explorons 10 façons d'améliorer la communication avec le personnel dans les grandes organisations. Comme mentionné, ces conseils sont axés sur l'utilisation d'une application de communication, comme Connecteam, mais vous pouvez appliquer les conseils à votre méthode de livraison actuelle avec de petites modifications.

Afin de rendre votre méthode de communication avec le personnel vraiment efficace, vous devez considérer vos employés car une taille unique ne convient pas à tous !

Considérez ce qui suit pour améliorer la communication avec le personnel :

• Quel est le meilleur moment pour envoyer une communication au personnel ?
• Qu'est-ce qui les excite? De quoi se soucient-ils ?
• Quel est le meilleur moment pour envoyer une communication ? Première chose le matin ou après le déjeuner ?

Il est également important de se rappeler que vos employés n'ont aucun moyen de s'engager ou de vous envoyer des commentaires.

De plus, assurez-vous que la communication du personnel est segmentée en différents groupes, par exemple, emplacement, fonction, service, etc. Ceci est essentiel car si votre message n'est pas pertinent pour chaque employé, vous ne faites que créer du bruit.

Assurez-vous d'envoyer des communications au personnel à ceux pour lesquels cela est pertinent - par exemple, l'équipe de Brooklyn a mis en place de nouvelles heures, mais celles de Manhattan ne sont pas affectées, elles ne doivent donc pas recevoir de message.

Les employés s'engageront davantage lorsque le contenu partagé sera pertinent pour eux.

« Pour assurer la résonance et encourager l'adoption continue du canal, adaptez les messages en fonction des motivations, des intérêts et de l'expérience des employés, et assurez-vous que le moment est pertinent.

Gartner

Il est essentiel de créer les bonnes habitudes, en particulier en ce qui concerne la communication avec le personnel.

Vous devez vous assurer d'avoir une communication fréquente et structurée. Par exemple, des newsletters mensuelles, une mise à jour trimestrielle du PDG ou un briefing opérationnel hebdomadaire.

Rendez ces habitudes de communication encore plus faciles à exécuter en créant un modèle facile à utiliser pour tout le monde et nécessitant moins d'énergie à mettre en place. Et d'un autre côté, en s'en tenant à un modèle, vos employés s'habituent à consommer la communication d'une manière spécifique et digeste en un coup d'œil.

Les habitudes de communication de votre personnel doivent fonctionner comme sur des roulettes.

La communication n'est pas à sens unique.

Vos employés veulent se sentir entendus et valorisés, sinon le moral et la productivité sont abattus avec des taux de roulement en hausse.

Surtout lorsque Gallup a mené une enquête qui a révélé que les employés ne reçoivent pas suffisamment de commentaires ou ne fournissent pas suffisamment de commentaires.

Avec une application de communication avec les employés, il existe d'innombrables fonctionnalités à utiliser pour obtenir des commentaires, comme :

• Enquêtes
• Sondages en direct
• Boîte à suggestion
• Discussion privée

Cependant, ne vous limitez pas, vous ou vos employés, à simplement partager des commentaires. Assurez-vous qu'ils sont habilités et à l'aise pour vous approcher de toutes les idées, problèmes, réussites et tout ce qui est nécessaire.

Il est important de construire une relation saine avec vos employés surtout quand 12% des employés quittent leur emploi pour des salaires plus élevés alors que 75% quitteront l'entreprise directement à cause d'une mauvaise relation avec leur manager.

En tant que tel, le fait de recueillir régulièrement des commentaires, d'agir en conséquence et d'établir une relation de travail saine avec votre équipe conduit tous à une meilleure communication avec le personnel.

Vous pensez peut-être que la communication avec le personnel n'est qu'une question de travail, tout le temps. Cependant, c'est une idée fausse.

Pour rendre le travail vraiment engageant, vous devez fournir des pistes pour un environnement de travail sain et amusant. C'est cette culture d'entreprise qui améliore le moral et la productivité.

Comment pouvez-vous faire preuve de créativité avec la communication du personnel ? Utilisez votre application de communication avec les employés pour envoyer les éléments suivants :

• Lancez le concours d'animaux de compagnie de l'animal de compagnie le plus mignon / le plus stupide des employés
• Partager une interaction positive avec un client
• Partagez un GIF amusant pour commencer la journée
• Votez pour qui a le meilleur déguisement d'Halloween

Il existe de nombreuses façons créatives d'améliorer la communication du personnel, alors sortez un peu des sentiers battus et ajoutez cette connexion humaine pour favoriser la communication interne du personnel.

Vous voudrez peut-être envisager d'embaucher un gestionnaire de l'engagement des employés pour vraiment passer à un autre niveau.

Vous ne devriez pas vous demander comment amener les employés à mieux communiquer, car si vous mesurez vos méthodes et canaux de communication, vous saurez instantanément ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Cela semble un peu intimidant, mais avec une application de communication avec les employés, vous avez un accès direct aux résultats en temps réel. Comme le nombre d'employés qui ont ouvert votre message, s'y sont engagés, n'ont pas ouvert ou n'ont pas agi, etc. Tout est sous vos yeux.

Sinon, vous pouvez définir une base de référence pour comprendre ce que vous mesurez et ses performances afin de déterminer au mieux l'efficacité de vos efforts.

Grâce à une approche ciblée et mesurable de la communication avec le personnel, vous disposez d'un chemin plus fluide pour améliorer la communication avec le personnel. Commencez par envoyer des mises à jour en temps réel à votre personnel ou simplement aux membres de l'équipe désignés. Et assurez-vous que les messages les plus importants parviennent à tous les employés, depuis une annonce de dernière minute ou des nouvelles du PDG, des mises à jour opérationnelles, etc.

Il n'y a pas qu'une seule façon de maîtriser la communication avec le personnel, mais vous devriez envisager toutes les méthodes. La réunion 1:1 crée et établit une méthode directe de conversation avec vos employés.

Si vous travaillez dans un bureau, les réunions individuelles peuvent avoir lieu n'importe où – à l'extérieur du bâtiment pour prendre l'air ou dans une salle de conférence. Si vous avez des employés distants ou sans bureau, un chat vidéo est le meilleur moyen de dialoguer avec eux.

Les entretiens individuels peuvent être rapides, les discussions d'informations telles que les idées, les projets, les délais, etc. Ou vous pouvez planifier des réunions individuelles plus formelles. C'est à vous et à votre employé de choisir la meilleure méthode.

N'oubliez pas que les entretiens individuels ne sont pas obligatoires : « S'il n'y a rien à discuter, vous pouvez annuler. Les gens, trop souvent, considèrent les 1: 1 comme obligatoires, mais c'est rafraîchissant quand vous reconnaissez tous les deux que tout va bien pour le moment, ou que le temps peut être mieux utilisé d'une autre manière… et vous pouvez le faire tant que vous acceptez tous les deux de ne pas prendre une demande d'annulation personnelle », déclare Ben Saitz, directeur de la clientèle chez RocketFuel.

Nous avons tous entendu dire qu'une image vaut mille mots et il y a une raison à cela !

La communication visuelle fonctionne. Cela peut inclure des infographies, des cartes, des organigrammes, des rapports visuels, des présentations, des affiches, des brochures, etc.

Ou vous pouvez opter pour une communication visuelle amusante comme des mèmes, des GIF, des images ou des vidéos.

Assurez-vous que votre message visuel est engageant et motivant tandis que le design est accrocheur.

Les visuels aident à créer une meilleure compréhension là où les mots seuls ne peuvent pas faire le travail.

En fait, la communication visuelle est vraiment importante car elle aide à engager votre équipe, communique facilement des informations complexes, raconte une histoire et simplifie les informations.

Nous avons mentionné la valeur des réunions individuelles, mais si possible, organisez également des réunions d'équipe.

Cela aide à créer un environnement professionnel où tous les membres de votre équipe se sentent à l'aise pour communiquer les uns avec les autres. Mais restez cohérent. Est-ce une fois par semaine ? Bihebdomadaire ou mensuel ?

La fréquence de ces réunions peut aider à éliminer les barrières de communication ou les malentendus entre les gestionnaires et les employés, car vous êtes tous dans un environnement pour parler ouvertement des projets sur lesquels vous travaillez, des défis auxquels vous êtes confrontés ou des questions que vous pourriez avoir.

Qu'il s'agisse d'un e-mail, d'une publication sociale, d'une mise à jour sur l'application de chat de communication ou de la méthode de communication que vous utilisez, il est important de développer le message avant d'appuyer sur envoyer.

Vous devez être précis afin que tout le monde comprenne le but.

Considérer ce qui suit:

• Quoi : Qu'est- ce que ça veut dire ?Qu'est-ce qui a conduit à ce message ?
• Pourquoi : pourquoi est-ce important ?
• Où : Où/quels lieux sont concernés par cela ?Où pouvez-vous obtenir des informations supplémentaires ?
• Quand : Quand est-ce que cela va avoir lieu ?
• Comment : Comment cela sera-t-il mis en œuvre ?
• Qui : Qui a pris la décision ?Qui contacter pour plus d'informations ?

Si nous mettons cela en contexte, vous avez peut-être récemment modifié vos protocoles de santé et de sécurité en raison de la pandémie mondiale. Ainsi, au lieu d'envoyer simplement des messages pour dire "c'est à cause du COVID", rendez-le plus clair et précis. "Pour assurer la santé et la sécurité de notre personnel et de nos clients et pour nous conformer aux directives du CDC, nous allons déployer de nouveaux protocoles…." Vous avez maintenant compris.

Être précis peut aider à éviter toute confusion sur la route.

Le choix du support de communication approprié est essentiel ici, en particulier lorsque vous prenez en compte quel outil est le meilleur pour optimiser votre message. Et vous devez également réfléchir à la manière dont votre public préférerait recevoir ces informations.

Il existe de nombreux supports comme une newsletter imprimée ou numérique, des groupes Facebook et WhatsApp, des écrans de télévision, des babillards, des réunions en face à face, des rassemblements comme une réunion quotidienne ou une assemblée publique, un intranet (que personne n'utilise), des e-mails et des bien sûr, l'application de communication avec les employés.

Nous décomposons ces supports ci-dessous :

• La communication en face à face vous permet de créer une connexion personnelle afin que vous puissiez améliorer l'engagement et obtenir des commentaires bruts.
• Le courrier électronique vous permet de joindre facilement des fichiers et des pièces jointes de manière logique et fiable.
• Les réunions d'équipe renforcent la camaraderie tout en garantissant que votre message atteigne plusieurs employés en une seule fois.Envisagez de vous engager dans des jeux et des exercices de renforcement d'équipe pour améliorer l'engagement de manière amusante.
• La vidéo vous aide à raconter visuellement une histoire et à partager des présentations visuelles qui peuvent faire passer le message.
• Un tableau d'affichage est plus efficace lorsque vous ne comptez pas sur la technologie pour partager des informations telles que les mises à jour des politiques, les offres d'emploi, les changements d'horaire, les souhaits d'anniversaire, etc.
• L'envoi de SMS ou WhatsApp est courant car il est gratuit et facile à utiliser lorsque vous avez besoin de partager des mises à jour rapides, de joindre des fichiers, etc.
• Une application de communication avec les employés est le support et l'outil le plus moderne qui garantit que rien ne tombe entre les mailles du filet.De plus, il permet un canal de communication bidirectionnel.
  • La communication est gérée en temps réel, lors de vos déplacements, pour mieux stimuler l'engagement, le moral et la productivité
  • Créez des canaux par emplacement, titre de poste, service ou autre, pour communiquer rapidement avec la bonne équipe au bon moment
  • Toutes les communications professionnelles sont stockées en un seul endroit et sont séparées de l'espace de stockage personnel d'un travailleur

Trouver le bon média est essentiel pour établir une communication interne efficace et stimuler l'engagement.

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Aller de l'avant avec la communication avec le personnel

Le succès à long terme de l'entreprise est directement lié à l'efficacité réelle de la communication avec le personnel.

Ci-dessus, nous vous avons présenté des stratégies pratiques pour améliorer la communication avec le personnel afin que vous puissiez garder les employés heureux et faire prospérer l'entreprise.

De plus, assurez-vous de rester à jour sur les dernières tendances en matière de communication sur le lieu de travail pour vous assurer que vous ne manquez rien qui puisse aider à améliorer la communication du personnel.