Application de communication interne : un instrument de changement et d'innovation

Changement, croissance, échelle - ces mots sont devenus des caractéristiques déterminantes d'une économie moderne obsédée par le changement. La technologie a changé notre façon de travailler et notre façon de penser le travail. Il a propulsé les entreprises à se développer plus rapidement que jamais. Cependant, le rythme rapide du progrès technologique a également laissé dans son sillage un cimetière d'entreprises qui n'ont pas pu suivre le rythme.

Sans surprise, de peur d'être laissées pour compte, la plupart des entreprises modernes sont obsédées par le changement et le progrès. Il ne fait aucun doute qu'en 2018, les dirigeants sont conscients que le changement constant est fondamental pour réussir - la « gestion du changement » n'est donc plus un concept si étranger. Mais il peut y avoir plusieurs obstacles sur le chemin des changements que vous souhaitez mettre en œuvre.

L'enquête d'IBM a révélé que les responsables de la gestion du changement citent les « facteurs humains » comme les principaux obstacles au succès . En tête de liste, il y avait le changement des mentalités et des attitudes – 58 % , suivi de la culture d'entreprise – 49 %. Le manque de soutien de la haute direction a également été cité comme raison par 32 % des répondants. Ces résultats pourraient facilement expliquer pourquoi 48 % des initiatives stratégiques échouent.

Pas de changement = pas de concurrence

Mais la gestion du changement peut également aider votre entreprise à rester compétitive et à survivre dans son secteur. Cependant, la mise en œuvre du changement dans une grande organisation peut être extrêmement difficile. Tout le monde n'est peut-être pas d'accord avec vos idées et votre vision. C'est pourquoi il est important de définir les changements que vous introduisez et de les communiquer efficacement. Néanmoins, dans l'économie moderne d'aujourd'hui, votre entreprise est comme un requin : elle mourra si elle reste immobile .

Qu'est-ce que la gestion du changement et pourquoi est-elle devenue si importante ?

Il existe différentes définitions de la gestion du changement, mais elle est souvent décrite comme une "approche structurée pour faire passer les individus, les équipes et les organisations d'un état actuel à un état futur souhaité". Des exemples de cela incluent la réduction des effectifs, l'expansion de l'entreprise ou l'adoption de nouvelles technologies.

Quoi que vous choisissiez de faire, le processus implique de faire comprendre aux employés pourquoi ce changement est nécessaire et pourquoi il profitera à l'organisation (et à eux) maintenant et à l'avenir. Cela peut signifier devoir faire des assurances, des promesses et informer tout le personnel des changements.

Les changements peuvent être stratégiques, tactiques ou impliquer l'introduction d'un nouveau leadership ou d'une nouvelle technologie. Il est important d'évaluer et de surveiller l'impact que cela aura sur votre personnel, vos processus et vos performances. Assurez-vous que les employés ne sont pas trop impactés négativement, car cela pourrait les empêcher de s'adapter sur le lieu de travail ou avoir une perception négative de la gestion du changement qui est sur le point d'être introduite. Pire encore, ils pourraient quitter l'entreprise et retarder encore plus vos projets.

C'est pourquoi il est essentiel de mettre en place des méthodologies de conduite du changement. Cela ne veut pas dire que la méthodologie utilisée pour une entreprise fonctionnerait dans une autre. Vous ou les personnes qui gérez l'entreprise devez adopter une approche adaptée aux besoins de votre entreprise et de vos employés . Trouvez votre propre chemin et suivez-le.

Quelles organisations ont besoin d'une gestion du changement ?

La plupart des organisations bénéficieraient de la gestion du changement, mais ce sont surtout les organisations au sein des industries traditionnelles qui ont des cultures déjà bien établies qui en bénéficieraient. Si vous parlez de gestion du changement, il peut y avoir des connotations négatives associées au terme. Peut-être que l'employée Joan a entendu ce terme dans son ancienne entreprise, ce qui a entraîné la suppression d'emplois.

Même si les employés ne perdront pas leur emploi à cause de votre processus de gestion du changement, vous devrez peut-être faire face à une certaine résistance de leur part. C'est pourquoi il est important de communiquer comment tous les changements seront effectués .

Lorsque vous ne communiquez pas correctement, vous êtes confronté aux défis indiqués dans le graphique ci-dessus. Cependant, avec une bonne communication, vous améliorerez considérablement l'efficacité, la conformité et la satisfaction de la clientèle, et vous connaîtrez moins de roulement - et tout cela est dû au fait que vous avez correctement communiqué avec vos employés. La communication n'est pas une tâche ponctuelle que vous cochez à la fin de la journée, c'est une tâche continue que vous devez effectuer régulièrement, sinon les conséquences l'emporteront sur les avantages à chaque tour.

Si elle est effectuée correctement, la gestion du changement profiterait à la fois à l'employeur et à l'employé. Les employés pourraient bénéficier d'une participation accrue de la direction et des autres employés. Cela pourrait remonter le moral, réduire le stress (peut-être même la charge de travail si les choses deviennent plus automatisées) et plus de contrôle. Mais s'ils ne savent pas que ce sera une possibilité, qu'est-ce qui les motiverait alors à vous aider à faire ces changements ?

Il existe également de nombreux avantages pour l'entreprise si la gestion du changement est correctement mise en œuvre. Il pourrait y avoir une amélioration de la productivité et de la qualité du travail, une meilleure collaboration et communication.

Cependant, vous ne pouvez récolter de tels avantages que si vous avez des dirigeants adéquats en place. Il ne suffit pas qu'ils suivent les mouvements ou délèguent la gestion du changement à certaines personnes de l'organisation et communiquent avec seulement quelques-uns.

Communiquer les changements

L'un des moyens de mettre en œuvre efficacement les changements au sein d'une entreprise consiste à communiquer correctement avec toutes les personnes concernées. Tenir tout le monde informé, en particulier si le processus de gestion du changement est complexe, peut être très difficile, mais peut faire la différence entre le succès et l'échec. Il existe de nombreuses façons de tenir vos employés informés du processus, mais certaines formes de communication, comme les bulletins d'information, ne font que transmettre les messages dans une seule direction. Idéalement, ce que vous voulez, c'est que vos employés répondent et partagent leurs idées et leurs préoccupations avec vous.

Une façon d'y parvenir consiste à utiliser une application de communication interne. Choisir la bonne application de communication interne est une décision qui peut avoir des résultats positifs dans l'ensemble de l'entreprise. Une application de communication interne, également connue sous le nom d'application intranet, est une plate-forme que vos employés et sous-traitants peuvent utiliser pour parler, partager et communiquer entre eux . Il remplacerait efficacement les canaux traditionnels comme les e-mails, les appels téléphoniques et les SMS. Avant les applications de communication interne, les employés et les sous-traitants se liaient par e-mail ou par téléphone. Mais cela n'était pas viable car le travailleur moyen reçoit environ 121 e-mails liés au travail.

Le coût d'une communication interne inefficace - Une infographie par l'équipe de SnapComms

Les e-mails peuvent facilement être oubliés et peuvent causer des distractions. Vos instructions et vos communications sur les modifications peuvent, par conséquent, se perdre parmi tous les autres messages. Mais la beauté des applications de communication est qu'elles vous permettent de simplifier et de centraliser les communications internes de votre entreprise. Cela signifie qu'il donnera à tous les employés concernés l'accès aux informations requises et aux prochaines étapes qui seront franchies. Une application de communication interne vous aide à simplifier et à centraliser les communications internes de votre entreprise afin d'éviter tout l'encombrement des e-mails ou des appels téléphoniques.

L'application peut être utilisée comme un outil dans le processus de gestion du changement. Lorsque vos employés et sous-traitants utilisent l'application, vous pouvez être sûr qu'ils participent pleinement au processus de gestion du changement. De plus, si l'adoption de la technologie fait partie de votre méthodologie, elle peut faire partie de votre processus.

Mettre en œuvre le changement, c'est aussi donner aux employés des outils qu'ils peuvent utiliser avec plaisir et leur donner la possibilité de concentrer leur attention sur cette période cruciale au sein de votre entreprise . L'utilisation d'une application pour concentrer la conversation est l'une des nombreuses façons de simplifier le processus et de s'assurer que tout le monde est d'accord avec les changements que vous apportez.