10 exemples de modèles d'e-mails de facturation

Publié: 2023-02-07

Pour les entreprises, disposer d'un modèle d'e-mail de facture professionnel peut rendre la communication des attentes de paiement aux clients simple et efficace. Nous avons compilé 10 des meilleurs exemples de modèles d'e-mails de facturation qui sont faciles à personnaliser et garantissent que les factures sont envoyées rapidement, avec toutes les informations importantes incluses. Avec ces modèles, vous pouvez fournir aux clients des rappels précis, des notes conviviales et des détails de facturation précis. Commençons!

Qu'est-ce qu'un e-mail de facturation ?

Un e-mail de facturation est un message automatisé envoyé aux clients qui inclut le montant du paiement attendu et d'autres détails pertinents. Les e-mails de facturation peuvent être utilisés pour rappeler aux clients leurs obligations de paiement, leur fournir des informations de facturation détaillées et suivre les factures au fil du temps.

En automatisant ce processus, les entreprises peuvent gagner un temps précieux, assurer des paiements précis et maintenir une relation professionnelle avec leurs clients.

Pourquoi utiliser un modèle de facture par e-mail ?

L'utilisation de modèles de facture par e-mail peut vous aider à rationaliser votre processus de facturation et de facturation pour vous en tant que propriétaire d'entreprise. Avec un modèle de facture par e-mail, vous pouvez facilement créer des factures complètes à envoyer aux clients en un clic.

Les modèles de facture par e-mail offrent également plus de précision et de transparence en termes de paiements, car les commandes, les coûts, l'expédition et les informations de paiement peuvent tous être automatiquement suivis. Cela permet de s'assurer que le client reçoit des factures exactes, ce qui garantit non seulement des paiements en temps opportun, mais réduit également les retards de paiement.

modèle d'e-mail de facture

Comment rédiger des modèles d'e-mails de facturation

La rédaction d'un modèle d'e-mail de facture efficace pour votre entreprise peut aider à rationaliser le processus de facturation. Vous trouverez ci-dessous cinq conseils à prendre en compte lors de la création d'un modèle d'e-mail de facture :

Inclure les détails importants du client. Assurez-vous d'inclure les informations de contact et d'identité du client ainsi que les détails de la commande tels que les descriptions et le coût des produits, les informations d'expédition et les taxes, ainsi que les dates d'échéance de paiement.
Utilisez un ton professionnel. Gardez un langage neutre et poli tout en conservant un ton professionnel qui convient à la communication d'entreprise.
Personnalisez les e-mails. Personnalisez les modèles en ajoutant le nom du client ou d'autres touches personnelles pour les rendre plus personnalisés.
Vérifiez l'exactitude. Avant d'envoyer les e-mails, revérifiez l'exactitude de toutes les informations incluses afin d'éviter les complications sur toute la ligne.
Inclure les options de paiement. Assurez-vous d'inclure les instructions de paiement, les options ou d'autres détails sur la façon dont le client peut effectuer ses paiements en temps opportun.

Exemples utiles de modèles d'e-mails de facturation

Il existe une variété de modèles d'e-mails de facturation qui s'adressent à différents types d'entreprises et peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins et préférences spécifiques de chaque entreprise. Grâce à ces modèles, les entreprises peuvent économiser du temps et de l'énergie en créant des factures précises et opportunes en quelques clics seulement. Jetons un coup d'œil à quelques e-mails de facturation que vous pouvez utiliser dans votre propre entreprise comme source d'inspiration pour rédiger un e-mail de facturation, ou utilisez-les tels quels…

Modèle d'e-mail de facture d'introduction au client

Un e-mail de facture d'introduction client doit être utilisé lors de l'introduction d'un nouveau client à vos services. Voici un exemple :

Objet : Bienvenue à bord __________ !

Cher __________,

Nous sommes heureux de vous présenter nos services. Nous offrons __________ à des prix compétitifs.

Dans le cadre de notre accord standard, le paiement est dû dans les __________ jours/semaines suivant la livraison de la facture. Nous acceptons les paiements par __________. Il y aura une pénalité pour paiement en retard de __________ si nous recevons le paiement après la date d'échéance.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter au __________ ou à accéder à notre site Web au __________.

Merci d'avoir pris le temps de considérer nos services et nous espérons travailler avec vous bientôt!

Sincèrement,

__________

Modèle d'e-mail de facture de rappel de paiement à venir

Un modèle d'e-mail de facture de rappel de paiement à venir doit être utilisé pour rappeler aux clients un paiement imminent ou en retard. Regardons un exemple :

Objet : Rappel pour le paiement de la facture n° __________

Cher __________,

Ceci est un rappel amical que votre paiement pour la facture n° __________ est dû le __________.

La facture comprend les éléments suivants :

Description du produit/service : __________
Coût: __________
Informations sur la livraison et les taxes : __________

Nous acceptons les paiements par __________. Les retards de paiement seront assujettis à des frais de retard de __________. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour votre paiement, veuillez nous contacter au __________.

Nous vous remercions de l'attention que vous portez à cette question et nous nous réjouissons de continuer à travailler avec vous !

Sincèrement,

__________

Modèle d'e-mail de facture en souffrance

Les e-mails de factures en retard doivent être utilisés pour rappeler poliment aux clients un paiement en retard. Voici un exemple de modèle :

Objet : La facture n° __________ est en souffrance

Cher __________,

Ceci est un rappel amical que votre paiement pour la facture n° __________ est maintenant en souffrance. Nous acceptons les paiements par __________. Veuillez vous assurer d'inclure des frais de retard de __________ avec votre paiement.

N'hésitez pas à nous contacter au __________ si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour votre paiement.

Nous apprécions votre attention rapide à cette question et nous nous réjouissons de poursuivre notre relation d'affaires.

Cordialement,

__________

[Nom de l'entreprise]

Modèle d'e-mail de facture en retard

Ce modèle est mieux utilisé pour les rappels de paiements en retard de plus de deux semaines. Voici un exemple :

Objet : La facture n° __________ est en retard

Cher __________,

Nous voulions vous rappeler que la facture n° __________ est maintenant en souffrance depuis plus de deux semaines. Le paiement est exigé par __________ pour éviter d'autres pénalités et frais. Nous acceptons les paiements par __________.

Pour toute question, veuillez nous contacter au __________.

Nous vous remercions de l'attention que vous portez à cette question et apprécierions un paiement rapide.

Sincèrement,

__________

Modèle d'e-mail de facture d'informations de paiement expiré

Un modèle d'e-mail de facture d'informations de paiement expirées doit être utilisé lorsque les informations de paiement d'un client ont expiré ou sont devenues obsolètes. Voyons un exemple ci-dessous :

Objet : Informations de paiement requises pour la facture n° __________

Cher __________,

Ceci est un rappel que vos informations de paiement enregistrées pour la facture n° __________ ont expiré ou sont devenues obsolètes. Veuillez fournir les informations les plus récentes avant le __________ afin de traiter votre paiement et d'éviter des frais de retard ou d'autres pénalités. Nous acceptons les paiements par __________.

Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide, veuillez nous contacter au __________.

Nous apprécions votre prompte attention à cette question.

Sincèrement,

__________

Modèle d'e-mail de facturation pour plusieurs articles

Ce modèle est mieux utilisé pour les rappels de paiements dus sur plusieurs articles. Voici un exemple de modèle que vous pouvez utiliser dans votre entreprise :

Objet : Rappel de paiement à venir pour __________

Bonjour __________,

Cette facture a pour but de vous rappeler que les paiements de vos achats récents sont dus au plus tard le __________. Les éléments inclus dans cette facture sont les suivants :

Produit/Service 1 : __________
Produit/Service 2 : __________
Produit/Service 3 : __________

Cordialement,

__________

Modèle d'e-mail de facturation des factures récurrentes

Pour les factures récurrentes, des rappels réguliers doivent être envoyés aux clients. Voici un exemple de modèle pour vous :

Objet : __________ Rappel de paiement de facture récurrente

Bonjour __________,

Cet e-mail a pour but de vous rappeler que le paiement de votre facture récurrente pour __________ est dû d'ici le __________. Nous acceptons les paiements __________ en ligne ou par téléphone.

Vous avez des questions concernant votre paiement ? Contactez-nous à __________.

Sincèrement,

__________

Modèle d'e-mail de facture d'acompte

Si vous demandez à vos clients de verser un acompte avant de traiter leur commande, ce modèle vous aidera à leur rappeler leurs paiements en attente.

Objet : Acompte dû pour __________

Cher __________,

Ceci est un rappel amical que l'acompte pour votre commande de __________ est dû par __________. Vous pouvez effectuer votre paiement en ligne via __________.

Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour le paiement, veuillez nous contacter au __________.

Merci,

__________

Modèle d'e-mail de facture de paiement avancé

Lorsque les clients doivent effectuer un paiement anticipé, un e-mail de rappel peut les aider à rester sur la bonne voie. Voici un exemple d'e-mail de facture que vous pouvez utiliser :

Objet : Paiement anticipé requis pour __________

Cher __________,

Ceci est un rappel amical que le paiement anticipé de votre commande de __________ est dû par __________. Vous pouvez effectuer votre paiement en ligne au __________ ou en appelant le __________.

Merci pour votre prompte attention à ce sujet ! Veuillez nous contacter au __________ si vous avez besoin d'aide.

Sincèrement,

__________

Modèle d'e-mail de facture pour les clients sous contrat

Pour les clients sous contrat, envoyez des rappels de paiement à l'aide de ce modèle :

Objet : Rappel de paiement pour le contrat n° __________

Bonjour __________,

Cet e-mail sert de rappel que le paiement pour le contrat n° __________ est dû par __________.

Vous pouvez payer rapidement et facilement en ligne au __________ ou en nous appelant au __________ MF entre les heures de __________.

Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter par e-mail à __________ ou en appelant le service client à __________.

Merci,

__________

Comment envoyez-vous poliment une facture par e-mail ?

Lorsque les petites entreprises envoient des factures, elles doivent s'assurer d'inclure un message bref mais informatif qui explique pourquoi la facture est envoyée et quels modes de paiement sont acceptés avec la facture jointe. Le fait d'avoir la facture jointe permet aux clients de voir et de payer plus facilement sans avoir besoin de rechercher les informations dans un e-mail ou un site Web séparé.

Que devez-vous inclure dans une facture par e-mail ?

Une facture par e-mail doit inclure des détails clés tels que le nom de l'expéditeur, les coordonnées, les informations sur l'entreprise, les détails des biens ou services fournis, le coût total et la date d'échéance du paiement. Une description claire de la manière de payer la facture doit également être incluse. Pour faciliter le traitement, incluez un numéro de facture pour le produit/service offert et envisagez d'utiliser un logiciel de facturation ou un logiciel de comptabilité. Afin d'assurer un paiement rapide, un ton informatif mais poli doit être maintenu dans le corps de l'e-mail.

Comment envoyez-vous une facture impayée par e-mail ?

Lorsque vous envoyez des e-mails aux clients au sujet de factures en souffrance, il est important de noter le délai de paiement ou la date d'échéance, les frais de retard accumulés et un rappel poli de payer le montant total dès que possible. Vous devez utiliser un ton amical mais ferme lorsque vous demandez un paiement pour maintenir votre professionnalisme et les encourager à payer. Il est avantageux de proposer plusieurs options de paiement telles que les cartes de crédit ou les virements électroniques.

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Image : Éléments Envato