Numéro de facture - Ce que vous devez savoir

L'envoi de factures est une partie importante et essentielle de la conduite des affaires : c'est, après tout, la façon dont vous êtes payé (en facilitant le processus de comptes fournisseurs de votre client). Par conséquent, bien gérer votre processus de facturation est important pour gérer la santé financière de votre entreprise. Dans cet article, nous abordons un élément clé d'une facture : le numéro de facture.

Qu'est-ce qu'un numéro de facture ? Pourquoi c'est important? Quel format doit-il prendre ? Voici quelques-unes des questions auxquelles nous répondrons en détail. Notez qu'il s'agit d'un article complémentaire à notre guide sur la rédaction d'une facture.

Qu'est-ce qu'un numéro de facture ?

Le numéro de facture, parfois appelé ID de facture, est un numéro ou un code unique attribué à chaque facture que vous envoyez. Le but du numéro de facture est d'identifier la facture particulière parmi toutes les factures que vous avez envoyées.

Le numéro de facture peut être alphanumérique et peut parfois utiliser des caractères spéciaux comme le tiret ou le trait d'union. Avec les autres détails de la facture, tels que le nom commercial et les coordonnées de l'expéditeur, le numéro de facture permet au vendeur et au client de se référer plus facilement à la transaction financière sans aucun malentendu.

Par exemple, deux de vos clients peuvent acheter exactement le même produit ou service. Vous seriez en mesure d'identifier facilement chaque transaction simplement par le numéro de facture associé, sans avoir à consulter d'autres détails de la facture. Vos clients pourront également communiquer facilement avec vous au sujet de leurs paiements, etc. en se référant au numéro figurant sur la facture que vous leur avez envoyée.

Pourquoi la numérotation des factures est-elle importante ?

Comme nous l'avons déjà souligné, les numéros de facture sont indispensables pour retrouver et identifier facilement vos transactions. Dans le cadre de vos activités commerciales, vous enverrez de nombreux documents, notamment des devis, des factures et des bons de commande. Le moyen le plus simple de référencer chacun d'entre eux serait les numéros ou identifiants que vous leur attribuez. Pour les factures, il s'agirait de l'identifiant de la facture.

Dans de nombreuses juridictions, la numérotation des factures est également une obligation légale. Ils peuvent même exiger qu'une séquence spécifique soit affectée à votre système de numérotation des factures. Avant de donner des numéros de facture à votre entreprise ou à chaque projet, veuillez vérifier les exigences légales et professionnelles de votre pays ou état.

La numérotation des factures est également essentielle pour votre système comptable. Que vous utilisiez des services comptables professionnels ou que vous embauchiez un comptable interne, ils auront besoin de numéros de facture pour gérer vos dossiers financiers.

À quoi ressemble un numéro de facture ?

Pour garder une trace de votre facturation, chaque facture doit avoir un numéro unique qui suit une séquence. Ainsi, chaque numéro de facture sera distinct, mais il y aura une séquence facilement compréhensible pour la façon dont ils sont attribués aux factures.

Un numéro de facture peut être un simple nombre ou une combinaison de chiffres et de lettres, et la composition exacte dépend de la manière dont vous choisissez d'organiser et d'attribuer les numéros de facture. Par exemple, si vous organisez vos factures par année, un nombre pourrait lire 2020-2435 : les quatre premiers chiffres ici sont basés sur l'année, et le reste du code représente l'endroit où la facture tombe dans la séquence. Si vous utilisez un logiciel de facturation en ligne comme Hiveage, cette séquence de numéros de facture peut être définie une seule fois puis automatiquement gérée pour vous lors de la création des factures.

Où puis-je trouver le numéro de facture ?

La présentation des factures varie d'un fournisseur à l'autre, mais elles suivent toutes une norme générale commune. Une facture comprendra le nom de votre entreprise, le nom du client, la date de la facture, la ou les dates auxquelles le ou les paiements sont dus, le montant total à payer, les produits ou services qui ont été offerts, les taxes et autres frais. . . et le numéro de facture.

Le numéro de facture doit apparaître à un endroit facile à trouver, généralement en haut de la facture. Leur placement doit être cohérent sur toutes vos factures afin que vous et le client n'ayez pas à le rechercher. Certaines factures peuvent avoir le numéro à plusieurs endroits sur la facture, mais ce n'est pas une exigence.

Avec quel numéro de facture dois-je commencer ?

Il n'y a pas de règle spécifique sur la façon de configurer le format de votre numéro de facture. Dans une section ultérieure, nous discuterons de plusieurs options. Si vous utilisez un logiciel de facturation en ligne comme Hiveage, vous aurez la possibilité de choisir parmi un ensemble d'options standard, ou de définir les vôtres. Le logiciel se chargera également d'incrémenter automatiquement la séquence de numéros de facture, afin que vous ne dupliquiez jamais accidentellement le nombre de factures.

Le numéro de facture est-il le même que le numéro de facture ?

Notez qu'un numéro de facture est différent d'un numéro de facture. Un numéro de facture est la somme d'argent totale due à votre entreprise. La somme d'argent sur la facture provient du total de toutes les factures.

Par exemple, disons que vous réalisez un projet qui nécessite des matériaux de plusieurs entreprises. Lorsque le travail est terminé, vous devez facturer à votre client tous les matériaux plus la main-d'œuvre. Chacun de ces articles peut figurer sur sa propre facture, avec son propre numéro de facture. Il serait alors plus pratique de créer une facture unique avec tous ces chiffres, avec son propre numéro, afin que le client puisse se référer à un seul document au lieu de plusieurs factures distinctes.

Qu'est-ce qu'une copie de facture ?

Une copie de facture est exactement ce à quoi cela ressemble : il s'agit simplement d'une copie d'une facture existante, utilisée pour générer les détails d'une transaction identique. Par exemple, si vous avez un client qui achète régulièrement le même produit ou service, au lieu de créer de nouvelles factures pour chaque achat, vous pouvez simplement créer une copie de la facture originale. Ensuite, les articles achetés, la quantité, le prix et les taxes resteront les mêmes.

Dans Hiveage, nous facilitons cela avec la fonction "Dupliquer la facture".

Meilleures pratiques en matière de traitement des numéros de facture

Voici quelques conseils pour générer vos numéros de facturation : ils rendront la communication entre vos clients et vous plus facile et moins ambigüe.

À faire

• Assurez-vous que vos numéros de facture sont classés dans l'ordre
• Créer un format de nombre qui a du sens maintenant et à l'avenir
• Utilisez un logiciel de facturation chaque fois que possible (Hiveage propose même un plan gratuit)
• Vérifiez vos lois locales pour la tenue de registres financiers
• Rendre le numéro de facture facile à trouver sur la facture
• Mettez le numéro de facture au même endroit sur chaque facture (généralement dans l'en-tête de la facture)
• Inclure le numéro de facture sur toutes les demandes de paiement de votre client pour faciliter la communication et la comptabilité
• Gardez la mise en page et la structure de vos factures cohérentes
• Inclure la date à laquelle les paiements sont dus et faire en sorte que la facturation future suive une séquence appropriée

A ne pas faire

• Ne compliquez pas trop le format du numéro de facture
• N'attribuez pas arbitrairement des numéros de facture
• Ne modifiez pas le numéro de facture en cours de transaction

Différentes façons d'organiser vos numéros de facture

Il n'existe pas d'approche unique pour un système de numérotation des factures. Cela est vrai même si vous utilisez un logiciel de facturation.

Voici quelques méthodes courantes que vous pouvez utiliser pour attribuer des numéros de facture. Trouvez celui qui vous convient et respectez-le. Changer continuellement votre méthodologie de numéro de facture unique crée de la confusion pour vous et vos clients.

Système de numérotation des factures à séquence simple

La façon la plus simple de numéroter vos factures serait de commencer à partir de 1 et d'incrémenter pour les factures suivantes. Il est courant de faire en sorte que le numéro de facture comporte quelques chiffres, il peut donc apparaître sous la forme 001, 002, 003, etc. Vous pouvez également ajouter un préfixe pour les factures, pour les séparer des autres types de documents (par exemple, des devis). L'option par défaut dans Hiveage utilise INV comme préfixe de numéro de facture pour les factures. Une simple séquence de numéros de facture basée sur ce qui précède serait : INV-001, INV-002, INV-003 . . .

Attribuer des numéros de facture par client

Une option que vous pouvez choisir est de donner à chaque client un code unique. Par exemple, il peut s'agir d'un nombre comme 760 ou d'un code alphabétique basé sur le nom du client. Chaque fois que vous facturez ce client particulier, 760 peut être le préfixe du numéro de facture. Le premier numéro de facture pour ce client pourrait être 760-001, les numéros suivants étant 760-002, 760-003, etc.

Numéros de facture par date ou année

Une autre façon courante de créer des numéros de facture est par date. Cela peut être un moyen simple de suivre vos factures tout en indiquant la date d'émission des factures. L'une de ces options consiste à utiliser la date comme préfixe, au format AAAAMMJJ (par exemple, 20201025-001).

Ceci, cependant, crée de longs numéros de facture. Vous pouvez choisir de les raccourcir en utilisant simplement l'année comme préfixe. Une telle séquence pourrait prendre la forme de 2020-001, 2020-002 et ainsi de suite.

Numéros de facture par projet

Si vous effectuez un travail basé sur un projet, une autre façon de formater votre numéro de facture est d'avoir un code de projet comme préfixe. Ainsi, cela nécessite que chacun de vos projets ait également un code unique. Ensuite, chacune des factures générées pour ce projet particulier peut avoir le code de projet comme préfixe du numéro de facture.

Par exemple, si le code de projet est WAB25, la séquence de numéros de facture pour ce projet prendrait la forme WAB25-001, WAB25-002 et ainsi de suite.

Une grande partie de ce travail peut être facilement automatisée en utilisant un logiciel de facturation comme Hiveage : vous pouvez simplement configurer le format du numéro de facture avec l'une des options ci-dessus, puis continuer à créer vos factures sans avoir à vous soucier de générer le bon numéro pour chaque facture. De cette façon, vos factures sont toujours numérotées systématiquement, ce qui facilite la recherche et la mise à jour d'une facture.

Comment utiliser les numéros de facture dans d'autres relevés

Les numéros de facture sont susceptibles d'apparaître dans divers autres documents en plus de la facture finale. Cela vous permet d'identifier tous les enregistrements associés à une tâche spécifique.

Par exemple, disons que vous préparez une estimation pour un client. Ils prennent le travail, et maintenant vous voulez suivre et identifier un achat lié à ce travail. Toutes les factures créées pour le travail devront alors faire référence au bon de commande en mentionnant son numéro. De plus, une fois qu'ils ont envoyé un paiement final ou un paiement partiel, vous voulez être certain que vos dossiers sont mis à jour. Partout où la transaction liée à la facture est enregistrée, vous souhaiterez que le numéro de facture correct soit mentionné pour faciliter les références croisées.

Comment fonctionnent les numéros de facture dans Hiveage

Un logiciel de facturation peut être le moyen le plus simple de gérer la numérotation des factures. Hiveage vous permet de définir un format de numérotation des factures pour vos factures, et l'incrémentera automatiquement à chaque fois que vous créerez une nouvelle facture. Cela vous évite d'avoir à suivre votre séquence de numérotation et vous permet de vous concentrer sur les éléments clés de la facture : le client et les produits ou services que vous facturez. Tout le reste, y compris les taxes, les remises, les frais d'expédition et les modes de paiement, peut être prédéfini et appliqué automatiquement à toutes vos factures.

Hiveage prend également en charge la facturation récurrente, où vous pouvez configurer un calendrier régulier de factures pour un client particulier (par exemple, des abonnements mensuels ou annuels). Dans de tels cas, Hiveage peut soit utiliser le prochain numéro de facture disponible lors de la génération de ces factures automatisées, soit vous pouvez définir une séquence de numérotation de facture distincte pour le calendrier de facturation récurrent. Ainsi, vous pouvez avoir à la fois une séquence de numéros de facture par défaut et des profils récurrents qui y adhèrent ou utilisent leurs propres séquences.

Une limitation dans Hiveage pour le moment est des séquences de numéros de facture distinctes et basées sur des projets (lorsqu'elles ne sont pas liées à un profil récurrent). Il s'agit de l'une des fonctionnalités à venir actuellement dans notre feuille de route produit, au moment de la rédaction de cet article.

L'automatisation du numéro de facture n'est qu'une des nombreuses fonctionnalités pratiques de Hiveage qui simplifie et facilite la gestion de vos finances. Notre objectif, comme toujours, est de réduire ces tracas administratifs afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre carrière d'indépendant ou de votre petite entreprise. Essayez Hiveage en vous inscrivant à un essai gratuit complet (aucune carte de crédit requise) et découvrez comment votre facturation peut être simplifiée.

FAQ sur le format des numéros de facture

Qu'est-ce qu'un numéro de facture ?

C'est un numéro unique qui est attribué à chacune de vos factures. Les factures professionnelles ont des numéros de facture séquentiels. Assurez-vous d'éviter les numéros de facture en double. La plupart des logiciels de comptabilité automatisent ce processus pour vous.

Ai-je besoin d'un numéro de facture ?

Oui, pour des raisons comptables, juridiques et fiscales, l'attribution de numéros de facture est indispensable.

Comment trouver un numéro de facture ?

Le numéro de facture apparaît dans l'en-tête de la facture, et est clairement indiqué comme tel.

Combien y a-t-il de chiffres dans un numéro de facture ?

Il n'y a pas de règles quant au système de numérotation des factures, à part qu'elles sont alphanumériques (elles peuvent inclure des chiffres et des lettres). Les numéros de facture ne contiennent généralement pas de symboles ou de caractères spéciaux. La plupart des entreprises numérotent les factures à trois ou quatre chiffres.