Facturation pour les designers : 8 étapes faciles pour être payé à temps

Les concepteurs sont toujours désireux de fournir la meilleure solution à leurs clients. Cependant, ce n'est un secret pour personne que la même bande de professionnels engagés accorde moins d'attention au suivi de leurs paiements et à la gestion de leurs factures. La réalité est qu'il est aussi important d'utiliser les bons outils et processus ici que d'avoir les bons outils pour le travail de conception.

La gestion de la trésorerie fait partie intégrante d'une entreprise : lorsque vous n'êtes pas payé à temps pour le travail que vous avez déjà effectué, cela aura un impact majeur sur votre résultat net. Pour les designers, générer des factures pour les clients ou leur rappeler les retards de paiement n'est pas la partie la plus agréable de leur travail. Vous préférez passer votre temps à trouver la prochaine solution de conception. Cependant, le suivi de vos factures et l'enregistrement des paiements sont essentiels si vous dirigez une agence de design.

Dans cet article, nous examinons comment les concepteurs peuvent maîtriser l'art de la facturation de huit manières simples. Regardons:

1. Décidez de votre prix

"Combien dois-je facturer à un client ?" est la question à un million de dollars, parfois même littéralement. Le prix est toujours un élément que les concepteurs ne peuvent ignorer et en fonction de l'expérience, de la concurrence, du niveau de service (en particulier la rapidité du service) et de l'emplacement, les concepteurs peuvent décider d'un prix.

Même si le prix semble être fixe pour certains projets, il est toujours négociable. Les designers ont tendance à penser que négocier fait partie de leur jeu, mais la plupart du temps, les clients refusent tout simplement de le faire. Cependant, la plupart des concepteurs considèrent que le processus de négociation est pratique car il vous aide à mieux communiquer avec votre client et à créer un impact positif sur votre relation avec lui - une situation gagnant-gagnant pour les deux parties.

Rachel Christmas, utilisatrice de Hiveage et fondatrice de RC Design, a déclaré :

La partie la plus importante de la facturation des clients de conception graphique est d'être très franc sur les coûts afin qu'il n'y ait pas de surprises et de ne pas sous-estimer votre talent en le faisant. Je m'assure d'être très détaillé sur chaque élément de ligne - recherche, modifications, frais de conception encourus - afin qu'ils réalisent la pleine valeur du service.

Cela dit, le design est un métier qui nécessite beaucoup de compétences et de talents. Il faut des années pour maîtriser votre œil afin de choisir la combinaison de couleurs parfaite ou d'esquisser la disposition idéale. Il est donc important que vous facturiez ce que vous valez vraiment : ne vous limitez pas à la perception que vous perdrez vos clients si vous facturez des frais plus élevés. Il n'est jamais facile de travailler avec des clients qui exigent toujours l'option la moins chère. Négociez votre prix, voire offrez une remise importante, aux utilisateurs avec qui vous voyez plus d'intérêt à rester vos clients.

2. Créez de meilleurs termes

Lorsqu'un client vous contacte pour la première fois pour obtenir vos coordonnées, cela ne garantit pas que vous obtiendrez le projet. Pour garantir l'accord, vous devez établir des conditions de paiement appropriées pour votre client : vous devez faire vos propres recherches pour créer un devis/une estimation qui donne des informations claires à votre client sur vos conditions. Plus important encore, ces termes doivent également refléter vos compétences et vos talents.

Selon cet article, voici quelques-uns des termes de base que vous devez inclure dans une estimation :

• Votre prix final
• Date limite de paiement
• Type de paiement
• Frais de retard de paiement
• Paiement à l'avance : total ou partiel ?
• Nombre de révisions incluses
• Politique de remboursement

Mentionner ces termes importants évitera les confusions et les surprises au cours du projet. Vous êtes plus susceptible d'être payé en retard (ou peut-être même pas un seul centime) si vous continuez à surprendre votre client avec des ajouts tardifs.

Définir des attentes claires avec votre client est essentiel pour une relation fournisseur/client heureuse et saine. Par conséquent, l'étape la plus importante qu'un concepteur doit suivre lors de la facturation d'un client est d'être clair sur ce qui est inclus dans le projet pour lequel la facture est destinée. Des éléments tels que les formats de fichiers qui seront livrés, le nombre de séries de révisions incluses et les conditions de paiement ne sont que quelques-uns des éléments que vous devez aborder lors de la livraison de votre facture. Plus vous êtes franc et direct sur ce qui est inclus, moins il y a de place pour une mauvaise communication et de fausses hypothèses. En fin de compte, plus votre facture est détaillée, mieux c'est.

Chez O Design, nous incluons toujours une note personnalisée dans le pied de page de notre facture. Cette note remercie le client pour son entreprise et renforce les modes de paiement et les conditions de paiement préférés. Nous pensons que cela nous aide avec des paiements rapides de nos clients et la note personnalisée aide à montrer que nous apprécions leur coutume.

Avoir des conditions de paiement appropriées dès le départ garantira une relation saine avec vos clients, a déclaré Kay Mankoo de Delve Design :

Les conditions de paiement permettront à votre client de savoir exactement comment et quand vous attendez le paiement. Ces conditions doivent indiquer si vous facturez à l'heure ou au projet lorsqu'un client doit vous payer et les conséquences auxquelles il est confronté s'il manque une date de paiement. En tant qu'entreprise, nous avons besoin d'un flux de trésorerie stable, et fixer nos conditions de paiement comme celle-ci dans notre processus de facturation nous aide vraiment à être payés à temps.

Prévoyez un certain délai à partir de cette date pour que les clients effectuent le paiement et soyez clair s'il y a des frais s'ils ne paient pas à temps. Cela aide tout le monde à savoir exactement ce qui est attendu et quand et signifie que vous êtes beaucoup plus susceptible d'être payé à temps car vous avez fixé une date précise. J'aime faire savoir à mes clients que je leur enverrai également une facture un peu à l'avance, afin que rien ne soit une surprise !

3. Optez pour un service de facturation en ligne

L'utilisation d'un logiciel de facturation en ligne pour les designers vous aidera à vérifier l'état de vos factures lors de vos déplacements et vous permettra de les gérer efficacement. Embarquer avec de tels services accélérera toujours vos tâches liées à la facturation. Contrairement à la gestion de feuilles de calcul ou de documents manuels, un service en ligne apporte une meilleure organisation ainsi qu'une grande précision à vos données financières tout en réduisant considérablement les coûts et le temps. Hiveage est un service de facturation en ligne facile à utiliser avec des fonctionnalités puissantes qui vous aideront à envoyer des factures et des devis, à suivre le temps, les dépenses et le kilométrage, en utilisant une seule plateforme.

4. Concevez des factures d'aspect professionnel

Pourquoi ne pas utiliser vos incroyables compétences en conception pour créer une facture qui a l'air magnifique ? Une facture bien documentée avec un design élégant mais simple ne vous marquera pas seulement comme un grand designer, mais aussi comme un homme d'affaires bien organisé avec un sens professionnel. Prenez quelques minutes de votre emploi du temps chargé pour peaufiner votre conception. Votre facture parle de vous et de votre marque : ne la prenez pas à la légère.

Une bonne facture doit refléter avec clarté tout ce qui a été promis d'être livré au cours d'un projet. Les éléments répertoriés doivent être familiers au client, sinon il pourrait tomber sur quelque chose pour lequel il n'est pas d'accord. Inutile de dire qu'un bon système de facturation ne fonctionne que si la communication qui y conduit se fait correctement. C'est pourquoi un designer doit toujours travailler sur un devis, une proposition ou un cahier des charges parfaitement clair. Cette première étape facilitera la facturation une fois le travail terminé.

La création d'une bonne expérience pour les clients ne s'arrête pas à la fin du travail ; les messages que nous écrivons sur nos factures sont une autre occasion de communiquer avec nos clients. J'aime personnaliser les messages que j'inclus lorsque j'envoie une facture. Faire savoir aux clients que j'ai hâte de travailler à nouveau avec eux et que je suis enthousiasmé par leurs projets est une étape vers l'établissement d'une relation plus solide.

5. Préparez vos factures rapidement

Après un projet de design mouvementé, de nombreux designers aimeraient prendre une pause bien méritée. Ce qui se passe généralement avec ces longues pauses, c'est que les designers ont tendance à oublier la facture qu'ils ont dû renvoyer quelques jours au client. Cela entraînera des retards de paiement et des conflits désagréables avec le client. Vous ne pouvez vous en prendre qu'à vous-même car vous n'avez pas envoyé la facture à temps.

Pour Arika Yager d'Arika Kay Designs, la facturation est un problème depuis un certain temps. Après tant d'essais et d'erreurs, elle a découvert l'importance de remplir une facture sur-le-champ plutôt que de rester assise dessus pendant longtemps :

J'ai découvert que lorsque quelqu'un demande un devis ou que je prends en charge un projet, il est important pour moi de m'asseoir ce soir-là et de créer la facture. L'étape la plus importante est de facturer régulièrement. Une fois qu'il est créé, je l'envoie ou j'attends d'être plus avancé dans mon processus et d'exiger le paiement avant l'achèvement.

De nombreux concepteurs suggèrent que vous devriez commencer à travailler sur votre facture avant de la terminer. Évidemment, cela ne semblerait pas complet à 100%, mais cela ne prendrait que 10 à 15 minutes de votre temps pour ajouter le reste des détails à la fin du projet. Il est également préférable pour votre trésorerie de facturer rapidement et d'encaisser l'argent de votre client.

Margaret Weinberg, utilisatrice et conceptrice de Hiveage, trouve important d'avoir un calendrier de facturation et de s'y tenir.

Dans le passé, je le remettais à plus tard parce que j'avais l'impression que cela gênait mon travail créatif. Cependant, la procrastination sur la facturation est un mauvais service à mes clients et peut finalement discréditer mon statut de professionnel, entraînant des clients agacés et des non-paiements. Je fais maintenant un effort concerté pour facturer mensuellement et facturer les clients immédiatement s'ils le demandent. C'est aussi important que n'importe quel délai de conception.

6. Assurez-vous d'ajouter tous les détails nécessaires

Facilitez la recherche de vos coordonnées par vos clients en les ajoutant dans le corps de l'e-mail. Assurez-vous de les mettre également sur la facture afin qu'il leur soit facile de vous payer rapidement.

Certains des détails que vous devez ajouter dans la facture :

• Vos coordonnées bancaires
• Modalités de paiement
• Date limite de paiement
• Frais de retard de paiement

Les détails pertinents d'une facture créent une plate-forme pour une meilleure communication entre vous et le client. Si le client évite vos paiements, ces mêmes informations peuvent être utilisées à des fins légales.

"L'étape la plus importante dans la facturation de mes clients pour mon entreprise de design est une description détaillée des éléments de facturation. Vous voulez lever tout mystère entourant le processus de conception et d'optimisation en décrivant en détail le travail que vous avez effectué, le temps qu'il a fallu pour effectuer le travail et le montant des frais.

Dans la facture, vous devez mentionner quels services ont été effectués pour le client ainsi que les frais de ces services. Pour le client, cela montrera clairement ce que vous avez fait pour lui, l'aidera à identifier les éléments qui lui ont été facturés et ce qu'il a déjà payé. Pour vous, il vous aidera à gérer vos dossiers et connaître les coordonnées des clients qui ont déjà été facturés.

Millicent Flynn, fondatrice de Millicent Design, a partagé ses réflexions sur la clarté des détails que vous allez partager avec votre client.

L'étape la plus importante lors de la facturation d'un client est de justifier la valeur de vos services en communiquant clairement ce qui a été réalisé dans la description de la facture. Nous devons nous rappeler que nos clients ne sont pas des designers et peuvent contester votre facture s'ils pensent que vous ne fournissez pas de résultats immédiats. De la génération d'idées à l'étude de marché en passant par la conceptualisation - incluez tout. Cela aidera le client à reconnaître le processus et la valeur de la conception. Ils sont moins susceptibles de contester votre facture et plus susceptibles de payer à temps !

Le plus important est d'être transparent. Le client doit être en mesure de reproduire ce pour quoi il paie, c'est pourquoi j'inclus toujours une brève description du lot de travaux que je facture au client. Si j'utilise un système de billetterie comme JIRA, je fais toujours référence au numéro du billet dans la description, afin qu'il puisse obtenir la description complète dans le système de billetterie.

Jason Bumblis de Pacer Studios a déclaré que la facturation détaillée a sûrement aidé son organisation à être payée plus rapidement.

"L'étape la plus importante lors de la facturation d'un client est de prendre le temps et de fournir des détails. Personne n'aime payer lorsqu'il n'est pas sûr de ce qu'il paie. Au fil des ans, nous avons constaté que lorsque nous détaillons notre facturation, cela nous permet d'être payés plus rapidement et entraîne moins de demandes de la part des clients quant à la raison des frais.

Il est très important de détailler vos services dans une facture. Ne vous contentez pas de dire « travail de conception » : les clients veulent savoir exactement ce pour quoi ils paient.

Un article paru dans Entrepreneur discute de l'importance de mettre tous les détails nécessaires dans une facture, en utilisant le bon langage. Cela peut réduire considérablement votre temps de paiement et crée également une connexion avec votre client, définit un processus pour être payé et supprime les obstacles qui entraveraient autrement le paiement.

[Une estimation] fournit au client une idée précise de ce qu'il doit payer. En outre, cela atténuera (espérons-le) toute confusion ou ambiguïté quant aux attentes et aux devoirs du concepteur et, bien sûr, à ce que le client paie. Essentiellement, il faut deviner et je trouve que les clients sont plus enclins à remettre le paiement lorsqu'ils savent exactement ce qu'ils obtiennent !

7. Facilitez le paiement de vos clients

Offrez à vos clients la possibilité d'effectuer le paiement dès qu'ils reçoivent la facture. Lorsque vous ajoutez tous les détails pertinents dans la facture comme mentionné ci-dessus, ce n'est qu'une question de temps pour recevoir votre paiement sur votre compte bancaire.

Elisa Gutierrez d'Elisa Design a recommandé que le paiement soit divisé en différents éléments à différentes étapes de la facturation. Voici ce qu'elle a dit :

Par exemple, si le paiement est divisé en trois parties, le premier paiement sera attendu lorsque la direction de conception aura été approuvée. Ainsi, immédiatement après l'approbation de la direction de conception, une notification doit être envoyée au client, l'avertissant que la première facture sera envoyée et qu'elle est due immédiatement. Le deuxième paiement sera facturé lors de la première présentation d'une preuve complète du projet. Là encore, une note pourra être envoyée préalablement à la présentation du justificatif, avertissant le client qu'une nouvelle facture sera envoyée. Et enfin, le paiement final sera facturé une fois les fichiers approuvés et prêts, mais avant que les fichiers aient été envoyés à l'imprimeur.

Pourquoi ne pas essayer un moyen de paiement en ligne ? Vous pouvez facilement activer une passerelle de paiement dans votre facture pour faciliter le paiement de votre client. L'activation de ces passerelles vous permettra d'accepter le paiement par carte de crédit ou par prélèvement automatique sans avoir à mettre en place de facilités particulières avec votre banque. Hiveage prend en charge un certain nombre de passerelles de paiement en ligne et vous permet d'accepter les paiements en ligne de vos utilisateurs.

8. Faites un suivi pour éviter les retards de paiement

Lorsque vous faites une entreprise, vous trouvez des clients qui sont plutôt laxistes quant au paiement de leurs factures, et une autre bande d'entre eux qui disparaîtront sans payer du tout. C'est assez frustrant.

Lorsque vos factures impayées approchent de leur échéance, cet article de Vandelay Design vous suggère de prendre un moment pour faire un suivi avec le client, lui rappeler et voir si le paiement est en cours ou s'il y a des problèmes. Envoyez-leur simplement un e-mail occasionnel. Demandez-leur comment ils vont et rappelez-leur très poliment leur paiement, en utilisant des mots tels que « s'il vous plaît » et « merci ». Vous pouvez également faire un suivi avec un appel téléphonique poli. Ne soyez pas impoli et ne demandez pas d'argent : discutez simplement avec eux et saisissez le moment idéal pour leur rappeler le paiement.

Ramon Thompson de Newsaturday Design Studio a déclaré :

Les clients, contrairement à nous, s'inquiètent d'un million d'autres choses concernant leur entreprise. Il est utile d'envoyer un rappel pour garder votre facture à l'esprit, réduisant ainsi le risque qu'un paiement soit manqué. Des clients m'ont remercié d'avoir envoyé des rappels et ont insisté pour que je continue à le faire car ils oublieraient.

Si tout cela ne fonctionne pas, soyez très ferme et demandez le paiement. N'oubliez pas de leur rappeler à quelle vitesse vous leur avez rendu service sans poser de questions et il faut en faire de même lors du paiement des services offerts.

Conclusion : facturation en ligne pour des paiements plus rapides

La facturation ne vous aide pas seulement à développer votre entreprise et à être payé à temps en tant que designer, mais aussi à renforcer le professionnalisme dans vos relations avec vos clients. Dans cet article, nous avons creusé 8 conseils simples mais efficaces que chaque designer devrait suivre afin d'être payé à temps en facturant correctement ses clients. Elles sont:

1. Décider d'une stratégie de prix
2. Créez des conditions pratiques pour vos clients
3. Optez pour un service de facturation en ligne
4. Créez de belles factures
5. Agir rapidement pour remplir les factures
6. Ajoutez tous les détails pertinents
7. Activer les méthodes de paiement faciles
8. Suivre l'avancement du paiement

Avez-vous d'autres conseils qui feront de la facturation une expérience agréable pour les designers ? Faites-nous part de vos réflexions dans la section des commentaires ci-dessous!