Des centaines de professionnels de l'entretien des pelouses font confiance à Connecteam pour leurs besoins quotidiens d'affaires et de gestion

La gestion d'une entreprise d'entretien de pelouse nécessite que vous soyez au courant de diverses tâches à tout moment. De la communication avec le personnel et les clients à l'entretien de l'équipement, à la planification des heures et au marketing de votre entreprise, la liste est interminable. Et vous êtes aussi à la merci de la météo, par exemple s'il y a une forte averse, vous ne pouvez pas tondre l'herbe.

Fondamentalement, vous souhaitez plus d'heures dans la journée pour vous attaquer à chaque tâche. C'est précisément pourquoi nous avons décidé d'interroger des centaines de professionnels de l'entretien des pelouses qui utilisent Connecteam chaque jour pour relever ces défis quotidiens courants. Ce blog présente les meilleures pratiques pour aider à surmonter ces défis.

Défis auxquels les entreprises d'entretien des pelouses étaient confrontées avant Connecteam :

• Un horaire organisé qui fonctionne à tous les niveaux

"J'ai l'impression de perdre beaucoup de temps à créer le planning de travail, ce n'est même pas une de mes principales responsabilités mais ça me prend toujours tout mon temps."

"Si un employé appelle, je perds beaucoup de temps à trouver un remplaçant parce que je cherche dans l'horaire et que je cherche les coordonnées d'un remplaçant potentiel - c'est assez épuisant."

• Communiquer efficacement avec mon équipe

"La communication de mises à jour et d'annonces avec mon équipe prend beaucoup de temps et n'est pas un processus fluide - qu'il s'agisse d'envoyer un e-mail ou un SMS ou d'organiser une conférence téléphonique, je perds beaucoup de temps."

"Si j'envoie un message, je n'ai aucun moyen de suivre qui a ouvert et lu le message, ce qui signifie que je ne sais pas si tout le monde est aligné !"

• Suivi des listes de contrôle et des rapports

« La gestion et le suivi des rapports de réparation des équipements peuvent prendre des heures, voire des jours. C'est toujours un gâchis de le traverser. Et si j'attrape une erreur, il faut encore plus de temps pour la faire.

"Il y a beaucoup de dossiers papier que je dois examiner, il est donc difficile de comprendre si tout a été fait de la bonne manière et dans les délais."

• Suivi précis du temps

"Le suivi du temps et la paie peuvent prendre une journée entière ou deux car je dois parcourir des centaines de feuilles Excel ou de gribouillis sur papier. Le plus souvent, j'attrape une erreur. J'ai besoin d'un moyen plus efficace de suivre le temps.

"Je joue toujours au ping-pong avec mes employés car des erreurs peuvent se produire ou j'ai besoin de quelqu'un pour faire plus d'heures ou il y a toujours des questions sur les heures supplémentaires."

• Former les nouvelles recrues

« Faire venir mon équipe pour une session de formation prend du temps. Non seulement c'est compliqué de trouver une journée qui convient à tout le monde, mais souvent, mes employés n'aiment pas perdre une journée pour apprendre une nouvelle méthode. Et pour être honnête, je n'aime pas m'installer ces jours-ci !

« Dans le domaine de l'entretien des pelouses, j'ai beaucoup d'employés temporaires et saisonniers et généralement, les gens démissionnent au cours des trois premiers mois. Cela signifie donc que je perds beaucoup de temps et de ressources pour intégrer et former mon personnel. Ce que je veux vraiment, c'est un moyen efficace et rapide d'effectuer la formation.

Comment Connecteam vous aide à relever les défis courants

Automatisez les listes de contrôle et les rapports quotidiens

Les entreprises d'entretien des pelouses s'appuient sur des listes de contrôle et des rapports pour maintenir les opérations quotidiennes afin de réduire les frictions, le flux d'informations est automatisé et une meilleure surveillance peut être obtenue. Les listes de contrôle et les rapports typiques créés sur Connecteam incluent :

• Bon de commande de réparation
• Commande de stock
• Rapport récapitulatif des services
• Rapport d'incident
• Rapport d'accident de véhicule
• Remboursement de frais
• Examen du rendement des employés

De plus, toutes les entrées soumises par les employés sont enregistrées numériquement, peuvent être automatiquement envoyées à une adresse e-mail prédéfinie sous forme de copie PDF et peuvent être exportées dans une feuille Excel.

Planification des tâches

Les entreprises d'entretien des pelouses sont constamment confrontées à des besoins de planification complexes, mais avec Connecteam, c'est une tâche beaucoup plus facile à gérer :

• Affectez les employés aux appels de service en fonction des différents emplacements et des besoins des clients.
• Conservez des enregistrements des heures d'enregistrement et de départ et de l'emplacement avec des tampons GPS.
• Les employés peuvent ajouter des notes d'équipe et des commentaires pour plus d'explications si nécessaire.
• Permettez aux employés d'accepter et de refuser des quarts de travail.

Suivi précis du temps

En ce qui concerne le suivi précis du temps et les feuilles de paie, les entreprises d'entretien des pelouses utilisent Connecteam pour s'assurer que le processus est fluide.

• Pour pointer les quarts de travail avec un tampon de localisation GPS.
• Envoi de notifications push pour rappeler aux employés de pointer à l'arrivée ou au départ.
• Utilisez des notes et des balises pour répondre à des besoins spécifiques (comme le filtrage par client ou par dates spécifiques).
• Exportez les fiches de paie, par quart de travail ou au total.
• Afficher les feuilles de temps actuelles et passées.
• Demande de congé - les employés reçoivent une alerte dès qu'une demande est approuvée ou refusée.

Rationalisation des communications

Il est essentiel pour les professionnels de l'entretien des pelouses de communiquer instantanément, mais ce n'est pas une tâche facile à accomplir. Cependant, les outils de communication de Connecteam facilitent cette réalisation.

• Annuaire des employés : trouvez facilement les bonnes coordonnées de vos collègues, managers et plus encore.Effectuez simplement une recherche par nom, fonction, service, etc.
• Groupes et canaux de chat : rationalisez la communication quotidienne facilement et efficacement, discutez de l'employé du mois, des mauvaises conditions météorologiques, du meilleur itinéraire vers le chantier, des avis clients élogieux, et plus encore.Démarrez une discussion en tête-à-tête ou créez des groupes spécifiques séparés par emplacement, compétences, etc.
• Notifications push et mises à jour en temps réel : envoyez des annonces formelles et informelles, y compris des modifications de service, des mises à jour RH, des annonces, la diffusion d'informations, des rapports de sécurité, etc.
• Enquêtes périodiques - qu'il s'agisse d'un simple sondage de rétroaction à deux questions ou d'une solide enquête de satisfaction des employés, les responsables de l'entretien des pelouses utilisent Connecteam pour permettre aux employés de partager leurs commentaires avec facilité et efficacité.
• Boîte à suggestions - permet aux membres de l'équipe de partager facilement leurs idées et leurs réflexions en temps réel.

Tous les outils de communication facilitent également la stimulation de l'engagement des employés, car les employés sont au premier plan.

Faire de la sécurité et de la sensibilisation une priorité

Connecteam permet aux entreprises d'entretien des pelouses de sensibiliser et de respecter les normes, car la sécurité est un aspect crucial des opérations quotidiennes.

• Rapports rapides et faciles : les employés peuvent envoyer instantanément des rapports lors de leurs déplacements afin que le responsable concerné puisse évaluer et répondre en temps réel.Par exemple signaler un incident.
• Ressources numériques de sécurité : assurez-vous que les protocoles de sécurité, les conseils et les ressources sont disponibles d'un simple clic, y compris les éléments clés tels que les « leçons apprises », les résultats d'incidents et les conseils de sécurité périodiques.
• Formation continue à la sécurité : les managers ont besoin de savoir qui a terminé un cours ou un quiz et peuvent même envoyer des rappels à ceux qui n'ont pas terminé une session de formation à la sécurité obligatoire.Cela permet de s'assurer que tous les professionnels de l'entretien des pelouses possèdent les compétences requises sur une base continue.
• Communication sur la sécurité d'abord : il est facile de distribuer et de communiquer des mises à jour et des protocoles liés à la sécurité, tels que des rapports de recherche d'incidents, des mises à jour de procédures en temps réel ou des facteurs de risque tels que des conditions météorologiques difficiles ou des itinéraires fermés.

Les protocoles de l'entreprise sont disponibles instantanément

Les entreprises d'entretien des pelouses doivent avoir des ressources communes disponibles instantanément pour tous les membres de l'équipe afin d'assurer la conformité :

• Procédures opératoires normalisées (SOP)
• Protocoles de sécurité et d'urgence
• Manuel des employés
• Code d'éthique
• Politique sur le harcèlement sexuel
• Politique uniforme

Former tous les employés

Avec Connecteam, les responsables de l'entretien des pelouses proposent une formation via l'application pour s'assurer que les employés sont contactés régulièrement. De plus, vous pouvez suivre les progrès et exécuter la formation à tout moment et les employés peuvent compléter le matériel à leur propre rythme.

• Formation en santé et sécurité
• Formation sur le harcèlement sexuel
• Utilisation et entretien du matériel
• Test et quiz.

Cependant, il ne s'agit pas seulement d'intégrer de nouvelles recrues, mais aussi d'améliorer les compétences professionnelles de vos employés « seniors » de manière continue afin d'éviter les lacunes dans les connaissances.

Connecteam est une application tout-en-un pour les employés dotée de multiples fonctionnalités conçues pour vous aider à faire évoluer votre entreprise. De plus, le prix incroyable fait du choix de Connecteam un choix facile ! Commencez votre essai gratuit maintenant et n'hésitez pas à nous envoyer un message à [email protected] .